教职员工档案管理系统使用说明及操作方法.docx
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教职员工档案管理系统使用说明及操作方法.docx
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教职员工档案管理系统使用说明及操作方法
教职员工档案管理系统使用说明及操作方法
教职员工档案管理系统,是获省级优秀科研成果一等奖的项目之一。
是实现学校管理科学化、标准化、现代化不可缺少的软件之一。
教职员工档案管理系统分单机版和网络版。
教职员工档案管理系统,是国家知识产权保护产品,登记号:
2006SRO8528。
一、软件简介
1、菜单:
有基本设置、输入数据、查询及打印、统计四个菜单。
2、功能:
教职员工档案管理。
单项信息或全项信息查询;范围或分类查询;高级查询。
打印或随机打印诸多信息资料和报表。
用扫描仪、数码相机、摄像头均可将教职员工相片以BMP的格式录入。
记事栏目可录入约650个文字,专供登录教职员工家庭主要成员、学习和工作简历、工作业绩及奖惩情况。
保存数据功能。
恢复数据功能。
清空数据功能。
压缩数据库功能。
统计功能。
Excel数据的导入和导出功能。
二、操作方法
1、系统设置。
进入系统,点击“系统设置”,有两个选项:
一是系统设置;二是打印选项。
⑴在“系统设置”对话框中,系统设置了四项功能。
①保存数据。
即备份数据,可直接将库内数据保存到硬盘中。
点击“保存数据”命令键,选择盘区(C、D、E、……),自拟文件名,就把数据保存起来了。
②恢复数据。
就是将保存在硬盘或U盘中的数据调回来,在系统中重新运行。
③压缩数据库。
使用时间越长,数据越多,库越来越大,点击此键可使数据库压缩变小。
④数据清空。
将库内数据清空。
⑵打印选项。
有一项“打印选项”功能。
打印报表,要性别选此项,不带性别不选此项。
2、输入数据菜单。
进入系统,点击“输入数据”菜单,进入“教职员工档案数据输入”对话框。
然后,在上边的窗口,从上到下、从左向右录入教职员工的数据信息。
如果按部门或科室录入更好。
每录完1名教职员工或修改数据信息之后在退出编辑之前,都要按“√”确认编辑存盘,否则会丢失数据信息。
输入相片的格式是BMP。
所以,获取相片要选BMP格式保存。
如果是JPG格式,需先转换,后录入。
输入相片方法:
将光标移到放照片的位置,单击鼠标右键,单击“由文件载入”,双击要输入教职员工的照片,按“√”确认编辑存盘。
删除相片方法:
光标指向照片,单击鼠标右键,单击“剪切”,按“√”确认编辑存盘。
要把剪掉的照片彻底清除库中,必须压缩数据库。
规范“时间”栏目输入格式:
“输入教职员工档案数据”及“查询”时,涉及输入“时间”的栏目较多,为规范输入,特设置统一写入格式:
年码2位,如03;月码1月至9月1位,10至12月2位;日码1日至9日1位,10日至31日2位。
年码和月码之间用短横线连接“-”,月码和日码之间用短横线连接“-”。
一律用阿拉伯数字。
确认后即可输入成绩。
计算机的日期设置:
短日期样式(S)为yy-M-d;长日期样式(L)为yyyy’年’M’月’d’日’。
也可按计算机的设置日期格式写入日期。
Excel的导入和导出。
为快捷方便的录入数据,与其它软件数据共享、减轻劳动强度,提高工作效率,设置了Excel的导入和导出功能。
导出。
“教职员工档案管理系统”中的教职员工信息,可以导出到Excel中去。
起一个文件名、在Excel中保存在1个页面上。
操作程序是:
系统→输入数据→Excel→导出到Excel→起文件名→保存。
导出数据的存盘格式是:
“MicrosoftExcel97-2000或97-20xx工作簿(※.xls)”。
导入。
凡是Excel教职员工信息,只要做到“四统一”基本上都能导入“教职员工档案管理系统”中去。
四统一是:
①统一导入信息的“存盘格式”。
因为“Excel”有多个版本,“存盘格式”也有多种方式。
所以统一导入信息的“存盘格式”,是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之一。
不论“Excel”安装何种版本,都有一种通用的存盘格式。
如果系统中安装的是“Excel2000”,则通用的存盘格式就是:
“MicrosoftExcel97-2000工作簿(※.xls)”;如果系统中安装的是“Excel2003”,则通用的存盘格式就是:
“MicrosoftExcel97-2003工作簿(※.xls)”;如果系统中安装的是“Excel20xx”,则通用的存盘格式就是:
“MicrosoftExcel97-20xx工作簿(※.xls)”。
②统一Excel信息中的首行“项目名头”。
Excel中的教职员工信息,首行“项目名头”必须是:
“序号、姓名、性别、出生日期、民族、行政职务、教师职务、有何特长、政治面貌、参加工作时间、入党团时间、行政编码、原学历、原毕业时间、原毕业院校、原专业、原学位、现学历、现毕业时间、现毕业院校、现专业、现学位、身份证号、本人成份、评资格时间、聘任时间、评特级教师时间、通讯地址、部门、邮编、手机、宅电、电子信箱、家庭住址、教师资格种类、资格证书编号。
”共36个栏目。
少于36项可以导入;多于36项不能导入。
凡有超出项目,则一律导入“备注”或“记事”栏目中。
名头栏目中的文字之间无空格。
这是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之二。
③统一Excel信息中的“保存页面”。
一组信息起一个文件名、在Excel中保存在1个页面上。
这是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之三。
④统一Excel信息中的“版本和版号”。
Excel信息的保存方式有多种多样。
唯有用“复制粘贴”的方法,直接将要导入的“教职员工档案信息”粘贴到Excel中去保存,才能统一Excel信息的“版本和版号”,其它的保存方式都不能做到这一点。
同时也防止了Excel信息中有隐藏给导入信息带来的麻烦。
清除下面没有用的两个存储页面,只保留一个信息的页面。
注意:
要改写表名。
必须把“sheet1”改成“教师档案”。
这是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之四。
从Excel中导入教职员工档案信息的操作程序有二步
①检查教职员工档案信息是否做到了“四统一”。
检查“存盘格式”:
打开要导入的※.xls教职员工档案信息→文件→另存为→查看“保存类型”是否符合通用的存盘格式,如果不是,要选择“MicrosoftExcel97-2000工作簿(※.xls)”或“MicrosoftExcel97-20xx工作簿(※.xls)”→保存信息。
检查“项目名头”:
打开要导入的※.xls教职员工档案信息,查看首行“项目名头”是否与标准设置一致。
凡有不一致的必须改成一致。
名头栏目中的文字之间是否无空格。
删除其它用不着的列和与教职员工信息无关的行,保存信息。
检查“保存页面”:
打开要导入的※.xls教职员工档案信息,查看是否为一个文件名、在Excel中是否保存在1个页面上,是否把表名“sheet1”改成了“教师档案”。
如果发现有多个表叠加式的保存在一起,导入前要转存一个表起一个文件名、在Excel中保存在1个页面上。
检查“版本和版号”:
导入的※.xls教职员工档案信息,是否用“复制粘贴”的方法,直接将“要导入的信息”粘贴到Excel中保存,是否转为同版同号。
②导入数据。
操作流程是:
系统→输入数据→Excel→从Excel导入→查找盘区,选中导入教职员工档案信息→打开。
※.xls教职员工档案信息,序号超过9位的,只能导入9位,小于9位的,全部导入。
从Excel中分次导入教职员工档案信息
如果把教职员工档案信息,制成多个※.xls文件,也可分次导入到“教职员工档案管理系统”中去。
①教职员工档案信息,不是1次性全部导入“教职员工档案管理系统”中去。
而是把1个文件信息或几个文件的信息组合,分几次导入“教职员工档案管理系统”中去。
②在Excel中,每个文件的信息或几个文件的组合信息,首行必须有“项目名头”,并且“项目名头”中的设置,必须都和标准设置一致。
③保存格式是:
“MicrosoftExcel97-2000工作簿(※.xls)”或“97-20xx工作簿(※.xls)”。
④操作流程:
系统→输入数据→Excel→从Excel导入→查找盘区,选中导入文件信息和组合文件信息→打开。
以下重复操作。
特别注意:
有时极少数教职员工信息会出现:
查看要导入的※.xls信息,符合Excel通用的“MicrosoftExcel97-2000工作簿”或“97-20xx工作簿(※.xls)”的存盘格式;查看要导入的※.xls信息,首行“项目名头”又与标准设置一致;查看要导入的※.xls信息,是一个文件名、在Excel中保存在1个页面上,按规定已经更改了表名,把“sheet1”改成了“教师档案”。
但就是不能把这个※.xls信息导入到“教职员工档案管理系统”中去。
为什么?
怎样解决?
这个问题不是故障,属正常现象。
有两种情况会出现此问题:
一是要导入的※.xls信息中有隐藏;二是因为Excel的版本和版号太多,不同版本的Excel编码及语言都不相同。
即便是同一个版本,也因为版号不同,其编码及语言也不一样。
是编程人的编码及语言与Excel中的编码及语言不一致,相互不支持而造成的。
解决的办法有二:
一是再次复制粘贴要导入的※.xls教职员工档案信息。
用“复制粘贴”的方法,直接将信息粘贴到Excel中保存。
清除下面没有用的存储页面,只保留一个信息页面。
二是把不能导入的※.xls信息→在Excel中另存为国际通用存盘格式Unicode文本※.txt→再把国际通用存盘格式※.txt,在Excel中转存为“MicrosoftExcel97-2000工作簿(※.xls)或“97-20xx工作簿(※.xls)”的存盘格式。
即转存→转码→再转存。
这样处理之后,就能导入了。
“转存→转码→再转存”的操作程序是:
打开不能导入的※.xls信息→文件(F)→另存为A→起文件名→在保存类型中选Unicode文本※.txt→保存→打开→在文件类型中选:
所有文件(※.※)→选中刚转存的※.txt文件名并双击→是→下一步→下一步→完成→文件(F)→另存为A→在保存类型中选“MicrosoftExcel97-2000工作簿(※.xls)”或“97-20xx工作簿(※.xls)”的存盘格式→保存信息。
3、查询及打印菜单。
主要是查询信息,打印输出报表。
进入系统,点击“查询及打印”菜单,进入“查询及打印”对话框。
有二个选项:
一是选项,二是任务。
具体操作可分六步进行。
⑴确定查询的范围。
确定是在全体中查、还是在部门中查。
⑵选择打印输出项目。
单击“选项”,单击“设置”,进入“选项”对话框,主要是选择打印输出报表的项目。
选哪项,就点击哪项变兰(变兰项目为选中)。
如选多个项目,须一只手按住“ctrl”键,另一只手用鼠标点各个项目变兰,点击“关闭”退出。
⑶选择“查询内容”。
单击“任务”,单击“查询”,进入选择“查询内容”对话框。
①单项查询(全信息均能查询):
从“选择查询项目”中任选一项,如选择“性别”,将“男或女”写入“起始值”栏内,点击“确定”即可。
②范围查询:
点击“范围查询”前面的选项方孔。
如对出生日期进行范围查询,将起始日期86-1-1输入“起始值”栏内,终止日期86-12-31输入“终止值”栏内,单击“确定”后,即可将这个时间范围内出生的教职员工都查出来。
③排序查询:
查参加工作时间、出生年月日等信息,是升序查还是降序查。
④分类查询:
将查询内容归类。
如查询项目选“民族”,只要在“起始值”栏目中输入“满族”,点击“OK”后,所查群体中所有的满族教职工信息,全能显示在屏幕上,并可随机打印出来。
除“身份证号码、宅电”等少数信息是唯一的外,其它信息都可归类查询。
⑤高级查询:
根据复合条件查询。
选取“高级”选项框,进入“选择查询内容选择查询项目”对话框。
(此功能应由熟练操作人员完成)。
符号意义:
AND:
并且
OR:
或者
=:
等于
>:
大于
>=:
大于等于
<:
小于
<=:
小于等于
(:
左括号
):
右括号
注意事项:
查询内容必须写在单引号‘’之内;通过双击左边的列表项目直接写入的“出生日期、参加工作时间、……”所产生的“出生日期=CVDATE(‘当前日期’)”等样式,“=”号处可通过文本输入(键盘)改成“>、>=、<、<=”连接语符号;并参照“当前日期”规定的时间输入模式,在括号里面的单引号之内写入查询时间;升序或降序查询也产生ASC、DESC、……等符号。
双击左边的列表中的有些项目:
如“行政编码、……”等不产生任何符号。
机器自动产生的符号不能删,未产生的符号不能添。
否则会导致高级查询的失败。
项与项之间要有连接语符号;连接语符号与输入数字或文字之间要有空格。
双击左边列表中的项目可直接写入数据域,单击下边的按钮符号会自动产生空格,并把连接语符号直接写在所选项目的后边。
范例:
例1:
查询满足条件:
性别为女、现学历为本科的教职工。
应在数据域填写:
性别=‘女’AND现学历=‘本科’
例2:
查询满足条件:
性别为男、现学历为本科或现学历为研究生的教职工。
应在数据域填写:
性别=‘男’AND(现学历=‘本科’OR现学历=‘研究生’)
例3:
查询满足条件:
性别为男、现学历为本科或现学历为研究生,出生日期小于等于04-1-1或者行政编码等于1的教职工。
应在数据域填写:
性别=‘男’AND(现学历=‘本科’OR现学历=‘研究生’)
AND出生日期<=CVDATE(‘04-1-1’)OR行政编码=1
例4:
查询满足条件:
性别为男、出生日期大于62-1-1、政治面貌为党员、现学历为本科、民族为汉的教职工。
应在数据域填写:
性别=‘男’AND出生日期>CVDATE(‘62-1-1’)AND政治面貌=‘党员’AND现学历=‘本科’AND民族=‘汉’
⑥关于“行政职务”和“行政编码”的填写与查询:
“行政职务”栏填:
校长、书记、副校长、副书记、工会主席、教务正副主任、政教正副主任、团委书记、教师、职员、工人、其它。
“行政编码”栏填写数字:
1、2、3、4、5、6、7。
其含义如下:
正校级领导填1、副校级领导填2、中层领导填3、教师填4、职员填5、工人填6、其它填7。
如“行政职务”填“教师”,“行政编码”填编码“4”,在查询“行政编码”时,只要输入编码4,就可以查出全校的所有“教师”来。
⑷设置打印标题。
随机打印(打印当前内容),标题需根据查询内容自己拟定。
单击“选项”,单击“设置打印标题”,进入“设置打印机输出标题”对话框,在输入打印标题栏内,输入自拟标题名称,单击“OK”键即可。
⑸打印。
打印三种报表。
①打印当前内容:
即随机打印。
打印屏幕显示的查询内容。
②打印个人资料:
打印教职员工个人档案的全部资料,即可单选,又可多选。
选中变兰后才能执行打印命令。
每人1张。
如用彩色打印机,可打出彩色相片。
③打印教职员工名册。
⑹排序。
将“出生年月日”、“参加工作时间”等信息,是升序排列还是降序排列。
4、统计菜单。
主要是统计和打印输出教职员工基本情况报表。
进入系统,点击“统计”菜单,进入“统计”对话框。
即可查看或打印输出教职员工情况统计表。
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