A06时间管理高效职业人士必备技能.docx
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A06时间管理高效职业人士必备技能
时间的真谛
【本讲要点】
时间的意义
时间的划分
时间的运用
时间的价值
故事给我们的启示
时间的重要性
小故事
有两个人,到非洲去考察。
他们突然迷路了,正当他们在想怎么办时,突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来,其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。
另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说:
“没用啊,你怎么跑也没有狮子跑得快。
”同伴说:
“嗨,你当然不知道,在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。
”
这个故事让人联想到:
人们正处在一个激烈竞争的世界,你必须参与一场人生的竞赛,而这场竞赛的对手可能是你的同事,也可能是你生意场上的对手。
然而,不管怎样竞争,最让你感到束手无策的一样东西——时间。
时间就好比故事里的狮子一样,怎么跑也不能跑得比它快。
你不断地去尝试走在时间的前面,例如平时做事要快一点,把工作时间延长一点,但是久而久之,到了极限,你就会变得心力交瘁,最后还会感叹到:
什么都做不到,甚至会说没有时间。
虽然你经常抱怨没有时间,但是你确实从早晨忙到晚上,甚至废寝忘食,忙到没有家庭观念,没有休闲活动。
但回头来看,你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑,感到时间还是不够用。
【自检】
请回答下列问题:
(1)你的时间够用吗?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(2)你如何看待以下问题?
时间就是金钱吗?
时间=金钱
金钱对你的意义重于时间吗?
时间<金钱
时间对你比金钱更有价值吗?
时间>金钱
你选择哪一种答案?
_____________________________
相信每个人答案是不尽相同的。
【案例】
曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查,结果表明:
仅有1人认为有足够的时间;
10人认为需要10%的额外时间;
40人认为需要25%的额外时间;
其余的人认为需要多于50%的额外时间。
从这个数据可以感觉到,很多人需要有更多的额外时间。
事实上:
●时间不只是金钱;
●时间比金钱更有价值;
●时间就是生命。
时间的运用
时间运用分为几类时间:
大块时间、首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、弹性时间、交通时间。
1.大块时间
你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情,大块的时间至少需要两个小时。
其实也可以分散地安排大块时间,这样安排时间你便会觉得身心愉快,且会产生一种成就感。
2.首要时间
一日之际在于晨。
首要时间与大块时间接近,它指每天早晨的那段时间。
有人把早晨的时间用来进修,有人把早晨的时间用来运动,有人把早晨的时间用来做一些重要的思考,因人而异。
3.零碎时间
零碎时间看起来好像不太重要,但是这种时间如果能够把它积少成多,化零为整,把那些小块时间充分利用起来,以很少的时间来做一些小事,坚持下来,也是非常可观的。
零碎时间称为时间的存储器。
4.固定时间
如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好,把它固定下来,就称为固定时间。
5.安静时间
读书也好,工作也好,是否能够专心有效,环境的因素是很大的,不少办公室都感觉到非常吵闹,工作经常受到干扰,这时可以由大家互相来约定,安排一段安静的时间。
6.弹性时间
每一项工作都需要时间,最好是留有弹性,即预估的时间应该稍微宽裕些。
可以在两三项工作之后,安排一个弹性时间,来弥补以前还没有做完的事情,或者说是留作被干扰以后的调节时间。
弹性时间不能够太长,10分钟甚至20分钟是比较适当的。
7.交通时间
一般人对交通时间都是用两个字来形容:
抱怨,特别是居住在大城市或者都市里的人。
所以要工作有效率,就要学习如何去缩短或利用你的交通时间,例如早点出门,晚点回家,选择走哪条路线,坐车的时候你还可以思考一些问题,可以听听音乐,看看书,充实自己。
时间的划分
时间可以花费在不同的事情上,因此就有了工作或学习时间、休闲时间、家庭时间、个人时间、思考时间等。
1.工作或学习时间
时间用在工作,或用在学习上,称为工作或者学习时间,它是为了谋生以及充实生活。
学习是谋生前的准备,或者是工作时的进修,也是为了充实生活。
工作并不是你生命的全部,活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。
学习的重要性与日俱增,每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。
2.休闲时间
休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。
人生就像马拉松比赛一样,你别一开始就猛冲,浪费甚至透支了你的体力,要懂得放松,要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯,才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。
3.家庭时间
家庭是你休息最佳的避风港,只有家人与你没有所谓的利害关系。
你要跟家人真心地相处,不要到了需要时你时才回家,你才懂得去珍惜亲情。
4.个人时间
个人时间是用来修身养性、充实自我的,是完全属于个人独自享受的时间。
个人时间就是自己跟自己约会的那种时间。
每个人不论是求学还是工作,甚至在家中,都有一种不允许被侵犯的个人时间,利用这些时间人们可以充实自己。
5.思考时间
思考时间就是思考未来的时间。
思考时间可着重用在计划自己未来的发展,也可用在反省以前自己所做的事情是否正确,是不是值得等。
思考如何再改进,如何再调整,如何让自己变得更好,而不必特别为了什么目的思考,可以天马行空地去想象,可以胡思乱想,如果发现了一些好的想法,或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。
时间的价值
时间的价值基本上分两种,一种叫做无形的价值,另一种叫做有形的价值。
无形价值
时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面,建立工作关系、家庭关系、人际关系等。
你为此花掉时间,但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的,这叫做无形的价值。
有形价值
时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系,会在以后带来有形的报酬。
例如你是一名销售人员,拜访客户,跟客户建立关系,最后与客户达成交易,你定会有报酬。
◆时间具有有形和无形的价值。
◆浪费自己的时间,等于是慢性自杀。
◆浪费别人的时间,等于是谋财害命。
其实:
●时间对每个人都是平等的;
●每个人都有相同的时间;
●但时间在每个人手里价值却不同。
【自检】
你的时间价值是多少,你计算过吗?
请根据下表来计算一下你的时间价值:
你的时间价值几何
年收入
(万元)
年工作时间
(天)
日工作时间
(小时)
每天价值
(元)
每小时价值
(元)
每分钟价值
(元)
1
250
8
40
5
0.08
2
250
8
80
10
0.16
3
250
8
120
15
0.25
5
250
8
200
25
0.42
10
250
8
400
50
0.83
你的时间价值:
每天________________元
每小时________________元
每分钟________________元
那么,人们该如何管理时间,让自己的时间增值,让自己更有成就?
可以支配的时间就是财富本身。
——马克思
世界上最珍贵的东西就是时间。
——爱迪生
人类都忽略了时间的可贵,失去它,才懊恼不已。
——伏尔泰
要充分利用时间,每一事务都要安排时间。
——富兰克林
时间是最高贵而有限的资源。
——彼德·杜拉克
【总结】
本讲主要从时间的意义、特征、功能、价值以及时间运用几个方面,阐述了时间的真谛。
时间不只是金钱,时间比金钱更有价值,时间就是生命。
时间具有无形的价值和有形的价值。
时间对每个人都是平等的,每个人都有相同的时间,但时间在每个人手里价值却不同。
因此珍惜时间才是你生命中最重要的事情。
学习时间的管理是非常必要的。
【心得体会】
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对时间管理的认识
【本讲要点】
时间管理的定义与目的
时间管理理论的历史演进
时间管理的定义与目的
时间管理定义
◆时间就是生命,时间就是金钱。
◆人们往往是重视生命,乐于理财,而忽略了时间管理。
◆善用时间,就是善用自己的生命!
时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧,引导并安排管理自己及个人的生活,合理有效地利用可以支配的时间。
时间管理的目的
时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作,达到“三效",即效果、效率、效能。
效果,是确定的期待结果;
效率,是用最小的代价或花费所获得的结果;
效能,是用最小的代价或花费,获得最佳的期待结果。
图2-1时间管理的“三效”关系
【自检】
描述一下你今天的主要工作,是否达到了“三效",即效果、效率、效能。
如果没有,你将如何改进?
时间管理的目的
特点
是否达到
如何改进
效果
确定的期待结果
效率
以最小的代价或花费获得结果
效能
以最小的代价和花费获得最佳的期待结果
以上效果、效能、效率三个主题,需要你慢慢地在心目中反省、检讨,找到你生命中的那种真正的具有人生方向、又有价值观的东西。
时间管理理论的历史演进
学习时间管理,首先了解一下时间管理理论的历史演进。
因为科技发展的过程中,每一个人追求的就是更好的效率、效能、效果。
在追求的过程中,如何去节约更多的时间,如何把时间投入到最有效率的结果上,历史上曾存在几种方式,这种方式间发生的变化就好像一个历史的演进。
第一代时间管理理论
基本是备忘录型。
一方面顺其自然,另一方面也会追踪时间的安排。
备忘录管理的特色就是写纸条,这种备忘录可以随身携带,忘了就把它拿出来翻一下。
如果今天一天结束完成了大部分的事情,就可以在备忘录上划掉,否则就要增列到明天的备忘录上。
这就是第一代时间管理,叫做备忘录的时间管理。
这种时间管理的优点是:
重要的事情变化时的应变力很强,是顺应事实的。
另一个优点就是没有压力,或者压力比较小。
备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。
但备忘录管理没有严整组织架构,比较随意,所以往往会漏掉一些事情。
忽略了整体性的组织规划,有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情,这是第一代时间管理的缺点。
第二代时间管理理论
强调的是“规划与准备”,特色是记事簿。
特点是制定时间表,记录应该做的事情,表明应该完成的期限,注明开会的日期等等。
这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。
通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。
缺点是容易产生凡事都要安排的习惯,找不到思考的空间。
第三代时间管理理论
主旨是“规划、制定优先顺序,操之在我”。
这一代的管理强调的是价值,制定中长短的目标以期实现一种价值观。
因此它的特色就是将每天活动,写在纸上或者输入计算机,详细地规划各式各样的规划表或者组织表。
它主要是为了提高工作和生活效率。
第三代时间管理的优点是比较强调价值观,以价值为依据,或者以价值为导向的一种生活工作的方式。
它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果,也能透过每天的规划,安排优先的顺序,可以提高生产力;它的效率比较高,可以感到井然有序。
第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则,缺乏远见。
因为它是以价值为导向,你要得到这些东西,你认为这是你生命中最重要的,所以在安排上往往会有些疏失,其实价值观未必是自然法则。
第四代时间管理
强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。
这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念,它不是换一个时钟,而是提供一个罗盘,因为人走的多快是一回事,方向对才是最重要的。
怎么走,不是求快,而是怎么向未来的目标接近。
这种管理理论强调的是每一天的行动,每一个时段的行动,都要与未来的目标很接近,所以它强调的是一种方向,也叫做正北理论。
表2-1时间管理理论的历史演进
理论的演进
特点
优点
缺点
第一代时间管理
备忘录型
应变力很强没有压力
随意忽略整体规划
第二代时间管理
记事簿规划与准备
追踪约会事件达成率比较高
产生安排的习惯
第三代时间管理
强调价值规划、制定优先顺序
以价值为导向提高生产率
忽略了自然法则缺乏远见
第四代时间管理
自然法则和罗盘理论
效率方向对
在你的生活过程当中,每一个决定不是离开你人生的目标很远,就是离你人生的目标很近。
所以你每一个时刻都在做选择,每一个时刻都在做决定。
【总结】
本讲主要阐述了时间管理的定义及时间管理的目的,时间管理理论的历史演进,对四代时间管理理论的特征、优点和缺陷分别作了阐述和分析。
时间是每一个人生命的一部分,时间对所有的人都是平等的,关键是如何规划,如何进行有效的时间管理,要从内心深处找到你生命的价值。
【心得体会】
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第四代时间管理
【本讲要点】
第四代时间管理的要素与核心
完成人生的四大需求与能力
自然法则
第四代时间管理的要素与核心
第四代时间管理的要素与核心是:
改变的是思想而不是行为,是一种思维方式的变革。
这种时间管理强调的是一种人生的远景,而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来,所以它是一种改变,这种改变是一种思想的改变,而不是行为的改变,是一种思维方式的变革。
掌握时间是迈向成功的秘诀:
◆时间是珍贵的资源;
◆时间是珍贵的日用品;
◆时间是你生命的基础;
◆没有时间,你什么事都做不成。
怎样才能掌握时间呢?
●决定哪一件事情必须马上去做;
●暂时把其他的事情抛开;
●把你的全部精力投入到这项活动。
时间的定义
时间是什么?
韦氏大辞典中的定义是这样的:
◆时间是由过去、现在及未来构成的。
◆时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。
图3-1时间的过去、现在和未来
时间的基本元素
时间的基本元素是事件,是过去的事,现在的事和未来的事。
时间是由每一个时间的事件构成的。
图3-2单个时间和时间的过去、现在和未来
时间管理的关键
时间管理的关键就是事件的控制,即把每一件事情都能够控制得很好。
时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧,例如,如何安排你的生活,怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤,关键是合理有效地利用可以支配的时间。
很多人都有一句口头禅,请他帮一个忙,或者有什么事情找他,一般他总会讲:
我没有时间。
那他到底什么时候有时间呢?
成功与失败最大的差异性:
失败者总会说,我没有时间。
而一个成功的人,他一定会说自己能腾出时间来。
这就是成功与失败最大的差异性。
赢得时间,就可以赢得一切。
因为时间管理的关键就是事情的控制,所以能够把事情控制得很好,就能够赢得时间。
因为时间就是生命的本身,连自己生命本身都管理不好,还能管理些什么呢?
【管理名言】
不能管理时间的人,就不能够管理一切。
——彼得·杜拉克
时间管理的基本思路就是让自己活得更快乐,因为人生的过程中,不是快乐就是痛苦,所以时间管理的基本目的就是更能够活出你自己,有意识地掌控你自己的生命,这叫做自己做决定。
而不是为他人生活,不是为了某一项事情,或者成为被别人利用的一种工具。
学习时间管理的理由
◆时间是不能储存的
◆时间不会停止
◆时间也不可能增加
◆时间无法转让
◆时间是租不到,买不到,也借不到
时间是一种心态、心境的表现,你如何看待时间,如何运用时间,就是心态和心境的表现。
良好的时间管理,是一种习惯的养成。
有的人去锻炼,重视他的身体健康,他早晨起来去运动或者锻炼,他就是在善用每一天的这个时段,这是一种好习惯。
有的人有固定思考的时间,把这个时间运用在规划未来上,这也是一种运用时间的好习惯。
走出时间管理的误区
在时间管理中,存在许多误区。
那就是忙、盲、茫。
要走出时间管理的误区,就要抛开这三个字。
不要瞎忙,也不要去乱忙,甚至也不是那种茫茫然,走出时间管理的误区就是马上行动,调整好心态,调整好自己的思想,改变你的心境。
完成人生的四大需求
健康的定义
世界卫生组织1948年对健康的定义:
一个人的健康是精神的、物质的、心理的以及社会文化的平衡,包括心理健康、精神健康、物质健康、社会文化的健康。
生理、心理、社会文化以及精神达到了一种完善,而且是一种非常安适的状态,这叫做健康。
图3-3健康的图解
人生的需求
1.人生的四种需求
心理的需求,物质的需求,精神的需求,还有一种社会文化的需求,是人生的四种需求。
这四种需求产生一种互补的作用,带给人们的是内在的和谐、满足与快乐。
图3-4人生的四种需求示意图
在学习时间管理的过程中,首先要建立一个全方位的概念,就是你的心理层面、社会文化层面、精神层面一定要健康,同样物质层面也是能够满足的。
只有这种健康满足了,才能够提升到和谐、快乐,所以要学习从工作中去寻找工作的意义。
例如,为什么要做销售工作,销售工作是除了那种物质的满足外,还有什么?
你可能学到的是人际关系的拓展,学到了怎么样去跟别人沟通,同时也学到了怎么样去表达自己,如何去安排时间等等。
也就是说,要从工作中去找到它的意义。
从人际关系中,使自己能够成熟或者成长;在人与人之间相处的过程中,学会接纳别人,学会尊重别人。
【自检】
描述一下你的工作,从工作中你获得哪些收获?
是否满足了你的物质需求、精神需求、社会文化需求以及心理需求?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2.宁静的心灵
人生的四种需求,是相互依存的。
把物质的需求、精神的需求、心理的需求、社会文化的需求,四个重叠,找到最重叠的那部分,就是心灵。
图3-5人生的四种需求重叠图
追求成功之道里有宁静的心灵,健康与获利,爱的关系,财富的自由,自我肯定,自我实现,自我目标设定等等。
很多人都认为,追求成功最重要的是宁静的心灵,四种需求重叠的部分其内在的力量就是一种心灵的平静。
这种平静,好像是轴心点,以此扩散到四大需求,又好像化学实验一样,既能够融合大家,又能够分散出去,产生一种由内而外的燃烧。
这就是生命过程中对自己生命的那种热忱。
◆我热爱我的生命
◆我热爱我的工作
◆我愿意对我的生命负责
这些积极的自我对话,已经展现了内心的那颗火花,就是为生命平添了光亮的热情,以及冒险的精神。
所以点燃内在心灵的能量的引线,是要发挥一技之长的精神需求。
怎样热爱我的生命,怎样展现在我热爱的工作之中,也就是一种个人的需求贡献的力量——我热爱我的生命,我就会对我的生命负责,我热爱我的工作,我就会为我的工作目标去奋斗,而这时,金钱、健康、学识、感情等等都已经成了你的资源,让你更有能力去满足别人的需求。
社会人际关系里强调的是服务精神,假如你是一名领导,你对工作、对生命是热忱的,对自己是负责的,同时在企业中,你把生命、时间奉献给这个团队,这种付出既是一种热忱,又是一种服务,而这种服务就是去满足别人的需求。
你自身的需求获得了满足以后,就能够去奉献给别人。
因为你热爱你的工作、你的生命,你知道对自己的责任感,以及对团队的奉献,对人际关系的服务,生活的品质自然会提升与改变。
自然法则
著名心理学家马斯洛认为生理的需求、安全的需求、自尊的需求、社会的需求一直到自我实现的需求,构成了人的需求体系。
他把自我实现视为最高层次的人生经验。
但是在晚年的时候他做了一个修正,认为人生最高层次的经验不是自我实现,而是自我的超越。
也就是生活的目标是超越自我。
第四代的时间管理,强调的是自然原则。
原则不包括做事的原则,工作的原则,或者说对什么采取信念的原则。
同样原则不等于价值,原则不等于惯例,原则也不等于宗教,原则仅是一种播种收割定律,叫做农场法则。
原则
1.原则不等于价值
以价值观为基础的观念是传统时间管理最空幻的地方,它只是纯有价值观,就是知道时间管理是实现它的价值,只知道描绘人生的蓝图,而没有目标,缺乏的是一种真正的方向,所以原则不等于价值。
而第四代时间管理的一个非常重要的观念是客观的,不受个人价值观影响。
要有高品质的生活,需将客观上的最重要的事变成主观上最重要的事。
高品质的生活不是一个人能够独立完成的,唯有真诚地与他人合作才能够丰富创造你的生活。
2.原则不等于惯例
现代生活瞬息万变,你更容易抱着那种旧有的惯例、制度,希望它预测出万中不变的一面,但是新的挑战渐渐地会抹煞掉旧的方法和功效,由此导致了旧有惯例、制度的失灵。
掌握原则不仅要更有效地解决问题,更重要的是,你所做的每一件事情,都要能够适应未来的生活情景。
3.原则不等于宗教
原则不等于宗教,而是一种追求生命高品质,导求真理的途径和规则,通过这些原则你才能够成长。
这些观念提升了,你才能够持续地追求永恒的发展。
自然法则——农场法则
在农业上有一种播种收割定律,耕作的时序以及收割多寡,都受自然法则影响。
但在谈到社会以及企业文化时,你却自以为可以顽固延续自己的传统法则,借此欺骗自己,并希望最后获得胜利。
但这是行不通的。
你今天真正应该做的,是为未来做准备,而不是临时抱佛脚。
况且那是没有效的,所以平时就要付出努力。
无论是国家或者是个人,常常不知道自己的均衡点,这是因为很多人,不知道人与社会之间、与群体之间那种相互依存、相互依赖的关系,而正是这种相互依存、相互依赖的关系能从你自己的心灵深处,满足你心理的需求,物质的需求,精神的需求,以及社会文化的需求。
只有把四个需求结合起来,把内心里那种热忱释放出来,才能够找到你真正的自己。
【总结】
本讲主要对第四代时间管理理论进行具体的阐述。
首先介绍时间、时间管理的概念和意义,然后阐述了时间管理的目标——完成人生的四大需求与能力。
最后介绍了第四代时间管理理论的原则——自然法则。
时间管理要从自己的心灵层面,满足你心理的需求、物质的需求、精神的需求以及社
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