QP007H 订单合约审查作业程序 Order Contract Review Proc.docx
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QP007H 订单合约审查作业程序 Order Contract Review Proc.docx
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QP007H订单合约审查作业程序OrderContractReviewProc
品质系统二阶文件
QualitySystemProcedure
文件编号:
QP-007
DocumentNo.:
订单(合约)审查作业程序
文件名称:
Order(Contract)ReviewProcedure
Documentname:
版 本:
H
Revision:
页 次:
1/10~10/10
Page:
******会签单位******
Co-signedbyDivisionManagers
会签
Co-signed
分发
Distriute
部门名称
Dept.Name
签署
Signed
意见栏
Remark
□
□
(副)总经理室
□同意□不同意
■
□
AC事业部
□同意□不同意
■
□
制粒事业部
□同意□不同意
■
□
线缆事业部
□同意□不同意
□
□
行政人资部
□同意□不同意
■
□
品保中心
□同意□不同意
核准
Approvedby
审核
Checkedby
制定
PreparedBy
文件发行章
IssueSeal
*****修订履历*****
UpdateRecord
版次
Rev
修订日期
Updatedate
修订页次
Updatepage
修订内容
UpdateContent
A
2001/03/25
全部
all
新制定newreleased
B
2004/7/12
1/4~4/4
区分业务及企划功能
distinguishbusinessandplanningfunctions
C
2005/01/10
全部
all
修改封面及相关作业内容
modifythecoverandrevelantoperationcontents
D
2006/01/04
全部
all
修改相关作业内容
modifytherevelantoperationcontents
E
2008/01/28
全部
all
修改文件格式及相关作业内容
modifythefileformatsandrevelantoperationcontents
F
2009/07/20
全部
all
修改部分内容
Updatepartcontent
G
2011/05/07
6.1/6.3
6.1增加产品技术发展方向内容;
6.1producttechnicaldevelopmentdirection
6.9订单变更处理方式;
6.9thehandlingmethodfortheorderchange
H
2011-07-06
全部
all
中英对照
Chinese–Englishrevision
1.目的purpose:
达成客户订单或合约所声明之要求,确保其要求均符合明文规定,且符合公平合理之原则,并使生产部门能确实执行,完成订单或合约之要求达成客户满意,保障公司之权益。
Fulfilltheordersandcontractsrequirements.MakesurethatitisuptospecificationandtheManufacturingDepartmentcancarryitout.Achievetherequirements,satisfythecustomersandensurethecompanyrightsandinterests.
2.适用范围scope:
凡本公司产品的订单或合约均适用。
Alltheordersandcontractsforourcompanyproducts
3.权责authority:
3.1业务部MarketingDepartment:
3.1.1确保客户订单或合约之要求,能为各部门所了解与接受。
Makesuretherequirementsoftheorderandcontractcanbeunderstoodandacceptedbyalldepartments.
3.1.2确保各项订单或合约审查事宜皆已完善。
Makesuretheexaminationshavebeendone.
3.1.3协助确认合约之相关法律责任部份。
Assistinidentifyingtherelevantlegalliabilitypartofthecontracts.
3.1.4负责客户之订单或合约之交期能顺利达成。
Ensurethedeliverytimeoftheordersandcontracts.
3.1.5负责将客户的订单转为厂内的生产协调单。
ChangethecustomerordersintoProductionScheduleForm.
3.2企划部:
PlanningDepartment
3.2.1根据客户出货需求排配生产,确保顺利达成客户之交期。
Arrangeproductionaccordingtothecustomers’deliveryrequirementsandensurethedeliverytime.
3.2.2负责监督和提醒商务,确保协调单或订单的准确。
BeresponsibleinmonitoringandremingdingtheCommerceDept.,ensuringthecorrectnessoftheProductionScheduleortheorder.
3.2.3负责需求变更时提报变更通知跟催商务处理,变更通知应包含影响程度及损失。
Foranyrequirementchange,noticetheCommercetohandle,withtheeffectivescopeanddamage
included.
3.3研发部:
确保所设计产品达到客户的要求。
R&DDepartment:
makesurethedesignedproductsfulfillthecustomers’requirments.
3.4制技部:
协助产线提高效率,保证品质完成客户订单。
ManufacturingTechnologyDepartment:
assistinpromotingthelineefficiency.Completeordersandensurethequality.
3.5品质部:
协助确认合约中有关品质部份。
QualityDepartment:
assistinidentifyingtherelevantqualitypartoftheagreement.
4.定义:
无
Definition:
none
5.作业流程图workflow:
6.作业内容workcontent:
6.1明确产品技术发展方向:
Clarifytheproducttetchnologydevelopmentdirection:
6.1.1结合经营者对企业发展规划,业务对行业发展、市场空间、竞争环境进行调研,并将最后调研资料呈经营者核准;
Combiningtheboss’scompanydevelopmentprogramming,thesalesdotheresearchabouttheindustrydevelopment,marketspaceandcompetitiveenvironment.Sendthefinalinvestigationdocumenttothebossforapproval.
6.1.2经营者批准后,研发中心展开评估,对技术规范、人力资源、软硬件设施等进行筹备确认,并制样进行测试验证,确认满足市场需求,必要时迅速展开专利申请;
Afterbeingapproved,theR&DCenterexecutesrelevantevaluationandcheckthetechnologyspecification,HRrescourcesandhard/softfacilities.Dothesampleandhaveinspectionverification,ensuringsatisfyingthemarketrequest.Ifnecessary,applyforpatent.
6.1.3产品开发成功后,研发中心应通过书面报告、产品现场展示等方式将信息传达给经营者、业务及潜在客户。
Afterdevelopingsuccessfully,theR&DCentershouldcommunicatetheinformationintheformofwrittenreportandproductpresentationtotheboss,salesandpotentialcustomer.
6.2客户询价customerinquiry:
接到客户的询价要求时,业务部应仔细查询客户对有关产品品质(可用性)要求、交期、付款方式、服务(支持)及其它需要的相关条件,在获得以上信息后,还必须获得客户联络人以及供货商/产品的权利与责任义务(包括法令、法规)。
Whenreceivingthecustomerinquiryrequests,theSalesSectionshouldcheckthecustomers’requirementstothequality,thedeliverytime,paymentmethod,service(auspice)andotherrevelantdemandscarefully.Thecustomercontactsandsuppliers/products’rightsandobligationalsoshouldbedone.
6.3订单接收与评审
Orderreceivingandevaluating:
6.3.1常规订单的接收、评审:
Thereceivingandevaluatingoftheordinaryorder:
6.3.1.1商务接到客户订单后,应组织相关人员成立评审小组(评审人员包括客户),对订单信息包括料号、规格、数量、单价、交期、交货地点、包装、标示等
内容进行制造可行性评估;若不能满足客户订单要求,由商务及时与客户沟通协商;
Afterreceivingthecustomerorder,theCommerceshouldorganizetherelevantpersonstosettheevaluatingteam(withthecustomerincluded),withtheinformationoftheP/N,specification,price,deliverydate,packagingandmarkevaluated.Ifwecan’tmeettheorderrequest,theCommerceshouldcommunicatewiththecustomerintime.
6.3.1.2商务在ERP维护订单。
TheCommercemaintainstheorderinERPsystem.
6.3.2特殊订单的接收、评审:
Thereceivingandevaluatingofthespecialorder:
6.3.2.1若产品在公司是第一次试产或客户对产品有特殊要求和技术要求时,由业务将相关信息传达到研发、品质、制技、生产、企划等相关部门进行整理有关资料,以作为评审时的资料。
Fortheproductwhichisthefirsttimepilotrunordemandedbythecustomerforspecialtechniquerequest,theSalescommunicatetherelevantinformationtoR&D,Quality,ManufacturingTechnology,ManufacturingandPlanningDept,whichisreferencedforevaluation.
6.3.2.2确认是否为新产品或为现行品是否均已报价及模具状况如何。
Checkwhetheritisthenewproduct,orwhetherquoteforthepresentproducts,andthemoldinginformation.
6.3.2.3对于新产品由研发主导召集制技、品质、企划、生产等部门召开说明会,分析生产工艺的技术及质量是否达到客户要求。
Forthenewproduct,theR&DDept.isresponsibletoorganizetherelevantdepartmentsfromManufacturingTechnology,Quality,PlanningandManufacturingDepartmentstohavethemeeting,analyzingthemanufacturingtechnologyandqualitymeetingthecustomerrequest.
6.4报价quote:
将成本分析表附于报价单后经业务部主管/总经理核准后由负责相关项目的业务员进行报价。
PuttheCostAnalysisFormundertheQuotationForm.ThenthesalesmanquotesaftertheapprovaloftheMarketingDepartmentChieforthegeneralmanager.
6.5议价/定价bargaining:
当客户对我们的价格出现异议时,由业务与客户进行价格讨论,经双方同意后,由客户发出订单,业务必须确认客户订单的价格是否报价单的价格一致,所有议价或定价的结果必须经过总经理确认方可有效。
Whencustomersdisagreewithourprice,thesalesmanshoulddiscusswiththecustomersandthencustomersplaceorders.Salessectionshouldensurethatthepricegivenbythecustomeristhesamewiththequotation.Allbargainingorpricingresultscanbeonlyconfirmedbythegeneralmanagertobevailed.
6.6合约确认及签订identificationandthesignatureofthecontract:
6.6.1业务部门与客户协商拟定可行的合约内容;
MarketingDepartmentandcustomersnegotiatethefeasiblecontentsofthecontract
6.6.2由品质部确认合约中品质/环保内容;
QualityDepartmentvalidatethequality&environmentalpartofthecontract
6.6.3由法务部确认相关之法律责任;
LegalDepartmentvalidatetherevelantliability.
6.6.4研发确认规格;
R&DDepartmentvalidatethespecification.
6.6.5由总经理或代理人确认后,方可与客户签约;
Contractingidpermittedaftertheconfirmationofthegeneralmanageroragent.
6.6.6约满后换约流程与现流程相同。
Forrenewalaftertheexpiry,theprocessisthesamewiththecurrentprocess.
6.7订单确认orderconfirmation:
6.7.1业务部在接获订单后,须确认客户的相关要求与原始询价内容(包括品质、交期与价格等各方面)是否相符,若不相符则需重新加以确认。
Aftergettingtheorders,salessectionshouldconfirmtheorigininquiry(includingquality,deliverytime,priceandsoon)andrequirementswithcustomers.Iftherearedisagreements,confirmagain.
6.7.2当客户提出在正式订单以外的需求时,在接受前应对客户要求加以确认,并回复客户。
Whencustomerhasotherrequirementsapartfromtheorders,confirmbeforeacceptanceandreply.
6.7.3客户如有异议时业务部须与客户进行再次沟通与检讨。
Salessectionshouldcommunicatewiththecustomersagainandanalyseifcustomersexpressdissent.
6.7.4业务部需确认客户的需求及期望是否已被明确转化为本公司内部要求,以达成客户满意,业务部应考虑产品或服务的责任及义务。
Salessectionshouldconfirmwhetherthecustomers’requirementsandexpectationshavebeentranslatedtothecompany’sinternalrequirementsinordertosatisfycustomers.Salessectionshouldthinkoftheobligationoftheproductsandservice.
6.8交期确认deliveryconfirmation:
6.8.1订单确认无误后,由业务部门将客户订单转为生产协调单或将客户订单转交于企划部,并确认是否能达成客户出货交期,回复客户交期。
Afterconfirmtheorders,salessectiontranslatetheordertoProductionScheduleFormorpassittoplanningdepartmentandensuretoachievethedeliverytimeandanswercustomer.
6.8.2当无法达到客户要求交期时,业务部须与客户进行协商。
Ifunabletomeetthedeliverytime,salessectionshouldnegotiatewiththecustomers.
6.9订单变更orderchange
6.9.1当客户提出工程变更时,业务需将客户工程变更的相关信息交由研发或工程进行评估,若不可行则由业务或研发部门与客户协商。
若可行,研发部/工程应进行工程变更作业,参考《工程变更(ECN)管制作业程序》。
WhentheECisputforwardbythecustomer,theSalestaketherelevantchangeinformationtoR&DorEngineeringDept.toevaluate.Ifnotapplicable,theSalesortheR&Dshouldnegociatewiththecustomer.Ifapplicable,theR&DottheEngineeringshouldexecuretheECN.Forthedetail,plsrefertoECNControlProcedure.
6.9.2若工程变更引起库存成品或物料呆滞时,由企划统计成品(半成品)及原材料数据,提供给业务及时与客户协商处理,并由业务追踪处理结果。
Fortheproductormaterialsluggishconditionintheengineeringchange,thePlanningshouldcounttheproduct/semi-productandraw-materialdataandprovidetotheSales.Thesalesnegociatewiththecustomerintimeandtracethehandlingresult.
6.9.3当客户提出数量、交期或其它变更时,商务应及时通知企划作生产排程的变更。
若因故无法达成时,应及时同客户沟通协调。
Forthechangeofquantityanddeliverytimeorotherbycustomer,theCommerceshouldnoticethePMCintimetoadjustthemanufacturingschedule.Foranyreasonwhichmakesunsatisfied,negociatewiththecustomerintime.
6.9.4订单变更时(如紧急插单或交期提前),商务或企划必须掌握其时效性,必要时应召开紧急会议,协调厂内资源以满足
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