管理信息质量特性分析.docx
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管理信息质量特性分析
管理信息质量特性分析
第一章绪论
1.1课题的研究背景
新的科技革命正在引起社会经济结构、生产方式和消费结构的重大变化,信息化是必然的趋势。
在各种科学技术中,以计算机为中心的现代信息技术,是当前发展最快、影响最大的技术,其发展速度也是史无前例的。
信息化之所以能有这样的发展速度,一方面是由于世界经济的全球化、高科技化、多样化与虚拟化产生了对信息技术的要求;另一方面,信息技术本身的发展提供了促进社会经济发展的多种工具和手段。
当前,信息技术的发展促进了管理变革,管理变革要求组织的信息处理与运用方式相适应,提供满足新管理模式要求的、适用的、高质量的信息,因此对管理信息质量提出了更高的要求。
由于经济和科技的发展,传统的管理思想和管理模式越来越不适应当前的需要。
20世纪90年代以来,在发达国家兴起了管理变革的浪潮。
一些有代表性的新思想和新模式创立,出现了在各领域进行管理创新的新局面,一些新的思想、模式、方法,己在不同的企业中进行试点,并正在接受实践的考验。
当前国外一些可借鉴的管理变革思想和方法,主要有:
企业再造工程、虚拟企业、电子商务、学习型组织等,这些思想与方法相互关联,相互影响,几乎无一不与信息化有关。
信息技术在管理中的应用,由20世纪50年代到60年代的处于业务流程之外“支持”作用,发展到20世纪70年代到80年代的进入业务流程的“参与”作用,现在则是要和经营管理一同变革,发挥对变革的“促进”作用。
我国在社会经济的发展过程中,十分重视信息化的建设,并且对管理信息的需求日益深化,对质量的要求也随之提高。
早在1984年,邓小平就提出了要开发信息资源,服务四化建设。
在我国,较早发展起来的一个信息分析领域是科技情报分析。
70年代以来,为管理现代化和发展经济服务的其他一些信息分析领域也十分活跃地生长起来。
特别是经济信息分析在经济体制改革和改革开放的形势下成为广泛“需要”热门领域,宏观经济管理决策和微观市场竞争都对经济信息分析提出了迫切的需求。
纵观我国信息分析工作的四十年发展,可以发现,信息分析工作正在发生着根本性的变化:
在服务的目的上,从作为科学研究的前期工作转向直接参与科学决策、R&D和市场开拓活动,成为现代科学决策、R&D和市场开拓活动的首要环节;在服务的内容和范围上,从单纯的科技领域的情报服务转向科技、经济、社会等广泛领域的信息服务,从以传播国外科技情报为主转向国内与国外信息分析相结合,特别注重了国内外信息的分析和比较研究;在服务方式上,从全盘无偿服务转向以无偿服务为基础、以有偿服务为主流的服务新方式;在研究方法上,从单纯的定性研究转向定性与定量方法相结合,从传统的单层次、单目标的单因素研究转向多层次、多目标的多因素及其相互关系的综合研究.
1.2课题的研究现状和意义
自第一个企业创立以来,信息就以其减除不确定性的功能和优势,内生于企业提高效率、节约耗费的追求中,对企业的经营和发展产生了积极的作用与重大的影响.在降低信息营运费用和最充分利用信息技术的驱使下,人们便产生了对管理信息质量特性的研究.
随着计算机应用及Internet的日益普及,“丰富的数据与贫乏的有用资料”问题也日渐突出,世界上的数据正以惊人的速度增长,堆积如山。
不同领域的人们都期待着从这些数据中得到自己想要的答案,将信息变为有用的资料。
现代化的管理活动有它独特而复杂的结构层次与内容。
一般分为三层:
高层是战略层,负责长远与全局;中层是战术层,进行资源配置,保证整体目标的实现;基层是运作管理,负责贯彻执行管理命令,直接调动人、财、物、信息资源。
因此各个层次的管理者所需信息也有所不同,高层管理者所需信息主要是企业外部信息,以预测性为主;中层管理者所需信息既有企业外部信息,也有企业内部信息,以现实性为主;基层管理者所需信息主要是一纪录型为主的内部信息。
所以可以对不同层次的用户所需信息进行划分。
当前国内外学术界与实践界对企业信息质量已经做出了很多研究。
但是,一般从事企业信息管理模式、管理系统开发和会计信息的研究比较多,对于企业管理信息质量的特性的研究还是一个较新的课题。
由于企业管理者每天要面对大量的对企业有利或不利的信息,可以利用各层管理层所需信息的质量特性来判断信息对企业有用性和使用价值。
这是本文探讨的主要方向。
信息在企业中的地位越来越重要,它已成为影响企业生产力、市场竞争力的决定因素。
企业管理以降低各项成本、增强企业竞争力、提高企业的效率和经济效益为目的。
由于企业的生产经营活动面临着国内外市场需求的多变和激烈的竞争,面临着生产过程的高度自动化和社会化,因此早期封闭的企业管理开始被打破,企业内部各部门之间以及企业内部和外部之间的信息交流变得越来越频繁,交流的方式越来越复杂,交流的信息量日益增大,交流的速度越来越快,丝毫不亚于企业内部之间和外部环境的物质、能量等的交流,信息流在企业系统的交流中所占份额亦逐渐上升。
而且企业竞争优势的具体表现,如人才优势、资金优势、原材料优势、技术和设备优势等所体现出来的信息优势日益明显。
人、财、物、信息是企业得以正常运行的基本要素,而IT环境提供了充分的空间,使得三者潜能的发挥更多的依赖于信息流的运转效率。
可以说,现代企业间的竞争,焦点是信息的竞争,谁优先占有了市场需求、技术、经济等信息,谁就有了发展的先机。
管理者所做的决策的科学性很大程度上依赖于信息的质量。
现代管理中存在着这样一对普遍矛盾:
管理者面对信息的海洋感到信息超载.而与此同时,针对决策要求管理者又感到信息缺乏。
这是因为大多数的管理者或许易于做到多途径和大范围地堆积信息的量,却难以实现多层次和高效率地提取信息的质。
由于管理者处于不同的层次,其管理职能有不同的侧重,如高层管理者主要从事战略决策,面对更多的不确定性,所做决策多属非程序性决策,面对企业内部与外部、中期与长期的状况进行分析,从对大量相关数据进行压缩、过滤所得到的对信息种类、内容等特定的要求,提供评价体系,以便可靠、及时地将适用信息呈现在不同管理者面前.当前,企业所处的竞争环境发生着巨大的变化。
市场需求的多样性和多变性意味着企业必须充分掌握信息,才能及时把握时机,迅速对需求做出响应,从而赢得市场和客户。
因此,对企业信息的质量进行分析、研究,对不同管理层次的信息进行划分,为企业的决策提供更多的依据,减少决策的不确定性,具有重要的理论意义与实用价值。
1.3课题的研究方法与本文的基本结构
基于管理所需要的信息特性分析是一个涉及多学科和多种研究方法的复合问题,要想从企业大量信息中提取高质量的对不同层次的管理者所需的不同信息,方法是十分重要的。
在研究过程中主要采用了文献研究法,具体分为以下研究方法:
1.理论研究法。
通过阅读大量文献,研究国内外对信息、管理信息和质量特性的研究现状;收集并研究国内外专家学者对现有有关理论的评价与批判。
2.概念研究法。
研究本文涉及的概念的深层含义,包括内涵和外延。
本文旨在多角度的分析管理信息质量特性。
在坚持理论指导实践的前提下,注意实践中的多样性,对实践中经常可能遇到的环境以及要求进行比较详尽的分析,从而对理论进行丰富,达到理论与实践的统一。
基于以上的研究方法,本文的文章结构为:
1.绪论
概括说明本文的研究背景、现状、意义以及研究方法。
2.管理信息质量及其特性的界定
分析了质量的概念与信息的一般属性,进而结合管理信息的特殊性得到管理信息质量的定义和要求;提出了管理信息的五个质量特性。
同时也与第五章的内容相呼应。
3.管理信息的构成与特性分析
从企业内部和外部环境两个方面对信息进行详细分类;对企业外部环境信息和内部管理层次信息进行划分,着重分析了不同管理层次所需信息的构成以及各自的特性。
4.管理层次与管理信息的新特性
对不同管理职能和职责内容的管理者所需信息的质量特性进行分析;根据时代的需要,阐述了管理信息的新特性。
5.基于管理信息特性的质量评价方法
从管理信息质量特性评价的意义引出问题;提出了选取评价指标的原则;基于此原则和管理信息的质量特性,提出评价管理信息质量的方法。
6.基于管理信息特性的管理信息系统建设的建议
根据管理信息的质量特性的需要,提出了对管理信息系统建设的建议。
结论
对本文的研究内容结论和创新之处进行概括总结。
第二章管理信息质量及其特性的界定
2.1质量和管理信息质量
2.1.1质量的概念
ISO9O00:
2000《质量管理体系基础和术语》标准给出了质量的最新定义:
“一组固有特性满足要求的程度”这个定义虽然表达得特别简练,但它既具有较宽广的适用范围,又具有较深刻的本质含义。
可以把质量的最新定义,即“一组固有的特性满足要求的能力”理解为:
产品、体系或过程的一组固有特性满足顾客和其它相关方明示的、通常隐含的或必须履行的需求和期望的能力大小。
正因为质量特性是固有的特性,决定了质量特性的度量性和可比性,质量才可以使用形容词优、良、中、差来修饰。
由此可以把质量的本质特征概括为:
质量的载体(产品、体系或过程)具有广泛性,质量满足需要或要求的目的具有确定性,需要或要求的主体(顾客、社会和相关方)具有社会性,需要或要求的内涵具有广泛性、多元性,因为需要或要求的发展变化是没有止境的,所以满足需要或要求的质量也具有运动发展的永恒性,质量特性不仅具有总和性、综合性,而且具有度量性和相对性。
质量概念需要进一步搞清楚所谓的“一组固有特性”的含义。
ISO9000:
2000标准中对固有特性作了专门解释:
“固有性”就是在某事某物中本来就有的,尤其是那种永久性的。
质量载体固有的特性才可以是质量特性,所以质量特性就是产品、过程或体系与要求有关的固有特性。
而赋予产品、过程或体系的特性(如产品的价格,产品的所有者)不是它们的质量特性。
2.1.2信息的一般属性
究竟何为信息,学术界的说法很多,有人作过统计,至少不少于40种。
就本人个人的看法而言,所谓信息,乃是可通过一定载体传播且不为接受者预知的有关事物具有新内容的知识。
这个定义至少包括了如下五个方面的重要含义:
(1)信息是一种知识;
(2)它具有与载体的不可分性;(3)它不为接受者预知;(4)它具有某方面的新内容;(5)它通过“传播——接受——理解”的方式发挥作用。
信息现象是伴随着自然物质运动和社会生产活动而运动的。
就信息现象的三种分布状态来说,自然界信息现象和社会信息现象具有本体意义,人类思维的信息现象具有认识意义。
不管是具有本体意义的信息,还是具有认识意义的信息,一般都具有以下的基本属性:
1.客观性。
信息具有客观性特征是由信息源的客观性决定的。
信息既然是万事万物的一种表征或映像,就必然具有客观性,不被人的主观意识所控制。
2.普遍性。
信息是事物运动的状态和方式,只要有运动的事物存在,就必然有信息的产生。
3.无限性。
一种信息的存在通常会产生新的信息,而新的信息又产生更新的信息。
以此类推,信息将无限的衍生。
4.依附性。
即信息与载体的不可分性。
信息多是无形的,它必须借助于一定的载体才能存在和表现出来,才能传递和继承下来,否则它将消失。
5.可传输性。
信息作用的发挥在于信息的传输,不能传输的信息是无用的信息。
为了充分发挥信息的作用,信息的所有者必须把信息传输作为一项任务,通过信息的传输,既可以有效地发挥信息的作用,又可以实现信息拥有者的利益。
可见信息的这一特征由信息功能引发出来的。
6.可塑性和可变换性,即信息的可处理性。
信息处理也就是指信息的产生,它经过采集、加工、分类、归纳,使无序信息变成有序信息。
这样的信息可以通过传播实现其价值,也可以通过存贮、积累等手段,为人们利用信息提供方便。
同时,还可以通过对信息的使用,既继承了前人的劳动成果,又可以再生出新的信息,在更高层次上被人们所使用。
7.新质性。
既包含的新因素、新知识。
信息必须含有新内容,能使人们增加新知识,能使人们消除某些不确定性。
这既是信息的特点,也是信息吸引人们去利用它并积极主动开发其功能的根本原因所在。
8.动态性。
信息的价值受制于信息的传递及其范围,只有在不断传递信息的过程中,人们才能真正理解信息的价值。
可见,信息的价值只有通过传递才能得以实现。
9.时效性和非时效性。
信息的时效性是指信息的使用价值与其所提供的时间成正比。
信息的非时效性是指对某些特殊行业的特殊使用者而言,所提供信息的时间是无意义的,比如考古等。
10.可分享性和相对性。
信息的可分享性是指信息共享性,就是信息内容可以游离开载体被无穷多个使用者多次分享使用。
信息的相对性源于信息的共享性,即同一信息对于不同状态的使用者起效用是不同的,表现出信息的相对性特征。
在管理中,信息还具有层次性的特征。
管理是分级的,不同级别的管理者要求不同的信息,因而信息也是具有层次的。
管理一般分为高层、中层和基层,对应为作业处理层、管理控制层和战略决策层。
战略决策层的信息是关系到企业长远命运和全局的信息;管理控制层的信息是关系到企业运营管理的信息;作业处理层的信息是关系到企业业务运作的信息。
2.1.3管理信息质量的概念
信息作为一种软件产品,这种产品提供给管理者进行计划、组织、领导和控制活动。
因此,必须具备相应的质量水平,满足管理者的需要。
相应的,管理信息质量可以定义为“管理信息满足管理者有效地实施管理活动要求的程度”。
管理信息作为特殊的信息,其质量应能准确反映计划与控制等管理活动的信息,这些信息最终应用于管理工作。
因此,综合前面对质量定义和信息的一般属性的研究,管理信息质量(ManagementInformationQuality,MIQ)应该包括以下要求:
信息可以减少不确定性;信息具有“新鲜”和使人“震惊”的感觉;信息能改变决策期望收益的概率;信息可以坚定或校正未来的估计等。
管理活动的每一个环节都离不开信息,信息是计划的基础;信息是组织的依据;信息是控制的手段。
管理活动就是一种获取信息,筛选信息和利用信息来实现组织目标的信息活动。
不同的管理决策和管理职能都涉及信息的处理和提供状态。
因此,信息的收集、挑选、存储、整理、重组、转发和利用等在企业的运营中具有战略性的地位。
一般来讲,管理的职能可分为计划(Planning)、组织(Organizing)、领导(Leading),控制(Controlling)四个方面。
管理者和管理机构在行使这些职能时,都离不开信息活动。
所以说,管理信息是与管理活动相关的数据。
管理既是一门科学,又是一门艺术。
管理的艺术在于驾驭信息,也就是说,管理者要善于转换信息,实现信息的价值。
2.2管理信息的质量特性
企业的管理信息毕竟不同于个人信息,也不同于一般信息,它有一定的特殊性,它必须充分考虑企业的实际情况,为企业的生存与发展服务。
因此,结合实际,有必要首先对企业管理信息的特性进行分析。
信息需求是引发信息使用的原动力。
信息环境的不断进化刺激着信息需求不断增长,并向多元化、大量化和高级化演进。
如果说在一种单纯的信息环境里人们只要有简单的信息即可满足生存的需要,那么,在当前这种复杂多变的信息环境里,企业要有效地生存和发展,必须大量地选择信息,并不断提升信息的层次。
管理信息的质量特性,是管理信息满足管理活动要求所体现的特征和特性。
根据管理活动的要求、管理质量的定义和管理理论研究的成果,管理信息的质量特性可以概括为:
2.2.1真实性
企业在做决策时,往往会有一大堆相关或不相关的信息出现在决策者的面前。
在众说纷纭的情况下,决策者要在充分听取各种意见的基础上,根据自己的理解和对形势的判断,对信息进行分辩。
如果信息是假的,对管理人员的决策不仅没有帮助,还有可能导致决策者做出错误的决策.因而对信息的真实性进行分析是必要的。
对企业信息进行分析时,企业的内部信息如财务状况信息、产品线及竞争地位信息、设备状况信息、市场营销能力信息、研究与开发能力信息、人员的数量及质量信息、组织结构信息、企业过去确定的目标和曾经采用过的战略信息等一般是从企业内部获得的一次信息,它们的真实性一般比较高.企业的外部信息如潜在的行业进入者信息、替代品的威胁信息、购买商讨价还价能力的信息、供应商讨价还价能力的信息、现有竞争者之间的竞争信息,以及竞争对手的长远目标、竞争对手的现行战略、竞争对手的假设、竞争对手能力的信息等,企业管理者获得的可能并非一次信息,而是经过加工、传播后的二次、三次信息,它们的真实性一般比企业内部信息要低。
2.2.2覆盖度
覆盖度指过去类似信息在企业决策中出现的概率。
在管理决策中,有这样一种说法:
今天是昨天的继续,明天是今天的延伸。
历史总是要以这种或那种方式影响着未来。
在大多数情况下,组织决策不是在一张白纸上进行初始决策,而是对初始决策的完善、调整和改革。
组织过去的决策是目前决策过程的起点;过去选择方案的实施,不仅伴随着人力、物力、财力等资源的消耗,而且伴随着内部状况的改变,带来了对外部环境的影响。
“非零起点”的目前决策不能不受到过去决策的影响。
所以一般用过去类似的信息在决策中出现的频率来表示现在信息出现的覆盖度,当频率足够大时,就可用概率表示现在信息出现的覆盖度。
把以前类似信息作为样本,过去与决策有关的信息作为样本空间。
在实际分析时,样本空间可以取自企业内部的信息,也可以取自整个行业或整个国家,甚至全球的信息,实际分析时可根据具体情况确定。
所以,一般来说,信息的覆盖度越高,过去类似信息在企业决策中出现的概率越高,说明这类信息的质量越高;信息的覆盖度越低,过去类似信息在企业决策中出现的概率越低,说明这类信息的质量越低。
2.2.3关联度
关联度是指后事件由于企业过去所作的类似决策或某信息的出现而导致的结果的可能性。
与前面分析覆盖度类似,样本空间可以取自企业内部的决策,也可以来自行业或整个国家,甚至全球的决策,实际分析时可根据具体情况而定。
关联度越高,说明该信息企业过去在作类似决策时,类似信息和企业所作类似决策同时出现的频率越高,也即是企业的管理信息的质量越高;同理,关联度越低,说明该信息企业过去在作类似决策时,类似信息和企业所作类似决策同时出现的频率越低,也即是企业的管理信息的质量越低。
2.2.4时效性
信息的时效性是指所提供信息的及时程度。
在市场经济条件下,面对出现的各种问题,要求企业管理信息能迅速做出反映,以避免或减少企业的经济损失,维护企业良好的信誉和形象。
时间就是生命,时间就是效率,对于信息来说,一条及时的信息可能挽救一个企业,而一条过时的信息则是毫无价值的。
所以,信息的时效性极大的影响了信息的价值。
2.2.5主观因素影响度
主观因素是受个人偏见或局限性所限定的某一特定的人所特有的。
在管理信息的质量特性分析中,除了要从客观角度对信息进行分析外,由于有管理人员的参与,还要考虑管理者个人的职责和作用、知识、个人特点、信息素质等因素.
(1)管理者的职责和作用
管理的职责和作用不仅影响着管理者所需管理信息的范围、类型和数量,而且决定了管理者所需信息的质量的保证方式。
一般说来,从事同一工作的管理者,其职责和作用决定了他们所需信息的内容、类型和结构。
(2)管理者所受的教育及知识水平
虽然管理者的职业与工作任务、职责与作用相同,但所受的教育及知识水平不同。
结果将仍然出现对管理信息特性需求的明显差异。
(3)管理者个人志趣与特点
管理者的个人志趣与特点指管理者的个人爱好、个人兴趣、个人志向、工作习惯以及心理特点等,即管理者的个体特征。
这些特征往往决定了管理者个体对信息特性的特殊需求,影响着管理者接收信息的能力,因而在某种程度上改变着原有信息的质量。
(4)管理者个人的信息素质
管理者个体的信息素质也时刻影响着管理者的信息需求。
不断提高管理者的信息素养和利用信息系统的能力,有助于他们将更多的潜在信息特性需求转变为正式的信息特性需求,进而促进企业整体信息质量的提升。
第三章管理信息的构成与特性分析
现代企业作为一个开放系统,在企业内部以及在企业和它之外的环境要素之间都发生着物质和信息的交换,通常企业的活动受到它内部和外部环境的影响。
所以,作为企业高层管理者,不仅要需要企业内部信息,更要时刻收集和分析外部环境信息,做到知己知彼,取得战略竞争优势.因而企业高层管理者的供给以企业外部环境信息为主,同时需要企业内部各职能部门的综合信息。
图3-1企业外部环境信息
3.1企业外部环境信息
企业与其外部客观的经营条件、经济组织及其它外部经营因素之间处于一个相互作用、相互联系、不断变化的动态过程之中。
这些影响企业的成败,但又在企业外部而非企业所能全部控制的外部因素就形成了企业的外部环境。
如图3-1所示,企业外部环境信息可分为三个主种:
宏观环境信息、行业环境信息和竞争环境信息。
1.宏观环境信息可以细分为六个方面:
人口信息、经济信息、法律政策信息、社会文化信息、技术信息和全球环境信息。
2、按照波特(M.E.Porter)的观点,行业环境信息主要分析潜在的行业进入者、替代品的威胁、购买商讨价还价的能力、供应商讨价还价的能力以及现有竞争者之间的竞争五种基本竞争力量的信息。
3、竞争环境信息是指与企业竞争的每一个公司的信息。
主要有以下四种要素:
即竞争对手的长远目标、竞争对手的现行战略、竞争对手的假设和竞争对手的能力。
这四方面的信息,将帮助企业建立针对每一个竞争对手的预期反应档案。
企业外部环境信息除了上面列举的三个内容外,市场信息也是高层管理者不容忽略的因素。
市场信息主要有:
一是企业的外部形象信息,包括企业的组织形象、产品形象等;二是市场需求信息,诸如市场现实需求与潜在需求的数量及变化趋势,产品满足消费者定性需要的程度,各细分市场的需求特点及产品形式等;三是客户信息,即了解客户的价值观和所需产品,潜在顾客信息及其需求性质等。
这些也都是高层管理者所需要的,信息的质量的好坏会随着不同管理者的主观判断而有所不同。
3.2企业内部管理信息
高层管理的任务是进行战略决策。
为了做好高层管理工作,需要的信息量是非常大的,涉及的范围也是非常广的。
这些信息通常是非格式化的,不限于某些固定的例行的信息。
因此,我们着重讨论高层管理层的信息种类和特点。
高层管理所需的信息主要由以下几个类别:
1、与任务陈述和目标相关的信息
2、与企业战略及其管理过程相关的信息
3、与企业战略决策相关的信息
4、与企业战略部门和战略人员相关的或者说他们所需要的信息
5、与企业竞争优势相关的信息
3.2.1高层管理者所需信息的类别和特性
高层管理者所需的企业内部环境信息一般包括下列因素的战略信息:
财务状况信息、产品线及竞争地位信息、设备状况信息、市场营销能力信息、研究与开发能力信息、人员的数量及质量信息、组织结构信息、企业过去确定的目标和曾经采用过的战略信息。
1、财务状况信息
(1)一般的财务指标情况,包括销售利润率、资产利润率、流动比率、速动比率、存货周转率和资本结构等;
(2)利润来源的分布信息;
(3)筹措短期资金和长期资金的能力、渠道;
(4)企业的现金管理系统情况;
(5)企业的成本控制系统情况;
(6)企业的成本核算系统情况。
2、产品线及竞争地位信息
(1)本企业产品和服务的优势和劣势;
(2)企业取得竞争优势的专利情况;
(3)本企业产品和服务目前的市场占有率、稳定程度和变化趋势;
(4)经济周期变化对本企业产品和服务的影响程度;
(5)现在的和潜在的顾客对本企业产品和服务的评价;
(6)不同的产品线在市场营销和生产制造等方面的协同性;
3、生产设备状况信息
(1)生产设备的数量、构成、自动化程度及运行效率;
(2)所有生产设施,包括厂房面积等情况。
4、市场营销能力信息
(1)企业市场营销人员的素质及营销工作状况;
(2)企业所采用的销售渠道及定价策略;
(3)企业收集市场信息的能力,对顾客需求情况的了解程度;
(4)本企业的促销
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