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工作流程.docx
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工作流程
工作流程
本工作流程适用范围:
总公司及各分公司(部),部分工作流程各分公司(部)可作适当调整。
第一章人事类
各分公司(部)员工的录用、转正、考核权属各分公司(部)所有,其人员不纳入公司人事体系。
一、招聘与录用
1.公司各部门(分公司)需招聘新员工时,应该按照公司标准文本《人员增补申请表》进行填写后上交公司总经办,由总经办上报公司总经理批准后,开始招聘程序。
各分公司的招聘原则上自行办理,也可委托公司总经办代办。
2.各部门所需招聘的新员工,应该首先考虑公司内部人员的选用,在公司内无合适人选或无法调动时,开始公司对外的招聘程序。
3.总经办对外的招聘方式可以采用:
公司内部人才库寻觅、人才市场设摊招聘、登报广告征员、网上招聘等方式。
4.总经办负责应征人员资料的初审工作,并将合适的候选人材料转送录用部门审阅,并与其共同商定参加初试者人员名单。
5.初试由总经办主持,包括笔试和面试,同时填写《面试记录》与《初(复)试考核表》。
6.复试由总经办与录用部门共同主持,同时填写《面试记录》与《初(复)试考核表》。
7.录用建议由总经办与录用部门会同总经理共同作出,由总经办发放聘用通知。
8.公司各部门(分公司)新进员工报到,均应缴验以下材料:
《***员工登记表》一份、身份证复印件一份、最高学历影印件,担保手续一套,据此总经办建立《人事资料卡》,并由总经办保存并管理使用,属分公司聘用人员需将以上材料报备公司总经办。
9.录用人试岗期为一周,试岗期满时,由总经办会同部门主管对试岗员工按照公司员工考核体系进行试岗期考核,若发现有任何不符合录用条件者,随时解聘。
(见公司考核表格《试岗期考核表》)。
10.录用人试用期为三个月,试用期满时,由本人提出转正申请,总经办会同部门主管对试用员工按照公司员工考核体系进行试用期考核,若发现有任何不符合录用条件者,随时解聘;考核合格者,经总经理批准,转为公司正式员工,公司与之签定《劳动合同》,同时办理劳动人事档案关系的调动、三金等相关福利等事宜。
。
(见公司考核表格《新进人员试用期考核表》、《转正申请书》)。
11.对公司高级管理人员的聘用由总经理或董事长直接签发任命书,然后由总经办与其签订聘用合同。
12.员工人事档案由总经办建立、保存并管理,必须准确、及时、保密。
13.员工人事档案包括:
《应聘人员登记表》、履历、《面试考核表》、《录用通知书》、《人事资料卡》、《劳动合同》、职务、工资计录。
招聘流程
人员增补申请表
各部门填妥〈人员增补申请表〉
交总经办
总经理批准
内部人员调动程序
公司内部调动
可以
不可以
登报广告征员
内部人才库寻觅
设摊招聘
筛选候选人(总经办协同录用部门)
初(复)试考核表
初试(总经办)
面试记录表
时间间隔3天左右
测试打字、语言、写作
初(复)试考核表
面试记录表
复试(总经办协同录用部门)
总经理审批
总经办明确工资与福利
聘用通知书
通知报到
员工资料卡
一周
报到建档
新进员工试岗期考核表
试岗考核期
三个月
试用考核期
试用期考核表
不合格
解聘
劳动合同
合格
正式录用,签定劳动合同等相关手续
责任人:
总经办主管
监督人:
总经理
二、培训
1.总经办负责综合协调各部门之训练计划,订立各项公司全年教育训练计划。
2.总经办须督导实施教育训练计划,检讨各项训练情况并做效果分析,培训记录及考核结果将作为人员晋级、晋职的重要依据。
3.总经办协同公司其他部门进行相关人员的业务培训。
4.公司培训分为:
新员工引导培训、在职培训(主管指导、在岗司内外、脱岗司内外)与主管培训等多种。
5.员工在职培训和教育以不影响本职工作为前提,遵循学习与工作需要相结合,讲求实效,以及短期为主,业余为主,自学为主的原则。
公司迎新引导培训体系表
培训人
培训内容
培训时间
考核基准
总经理
公司介绍
总经办
《员工守则》
《行政管理制度》
《档案管理制度》
财务部
《财务管理制度》
业务部
《业务管理制度》
法律顾问
法律事务
商业秘密
合同、文本管理
商业信息
培训需求
调查表
执行人:
总经办、各部主管
负责人:
总经办
监督人:
总经理
培训考核表
评估
总经理
实施
总经理
培训计划
内容确定
需求分析
执行人:
总经办、各部主管
责任人:
总经办
监督人:
总经理
总经理
培训流程
三、考勤
1.公司每位员工在每一正常工作时日,必须自行、准确打卡。
2.凡是漏打,错打卡者须在24小时内申请补办,经部门主管核定后报总经办。
3.公司员工出差,须填报出差申请单,经主管、总经理批准后须将申请单复印件一份交总经办备查。
4.总经办将人员出差情况记入员工出勤情况表,出差期间之例假记入员工出勤资料表。
5.出差日期由总经办以公假记入员工出勤资料表。
6.如遇业务人员外出执办公务,须填写《外出登记表》并经主管核准后有效,通知总经办专职人员,作为考勤之依据。
7.员工在规定工作时制外继续工作者,须填写《加班申请表》并经本部门主管及总经办批准后方可以加班论,总经办负责加班人员之出勤考核。
8.总经办若发现申请加班人员无出勤记录,须向申请人部门核查,若无确凿证明,以作废论。
9.员工不得任意加班,若发现无经主管、总经办核准之加班单,即使有考勤记录,也不将其视作加班。
10.员工按规定进行日常工作及休假。
11.申请假期应于事前向本部门主管提出并报总经办核准,紧急事项于事后24小时内补申请。
12.假期的请休严格按照公司《管理制度》规定执行。
13.公司总经办执掌每月月底统计作业,汇集考勤卡、请假单、公务外出单、《加班申请表》等相关记录,统计填制员工《人事考勤报表》,交财务部计算工资之用,并入案备查。
对一切不合制度之情事向有关主管提出处理意见,并填写《员工假期计划表》提交给公司员工。
14.总经办主办人若发现员工旷职达2日或超出2日者、请假超出规定期限者、出勤记录有弄虚作假或涂改毁坏者,应即时提请总经办主管核办。
考勤流程
财务部
公司员工
总经办
提示单
月出勤记录
提示行为
考勤卡、请假单、加班申请单、公务外出单等
每月30日日
出勤资料卡
责任人:
总经办文员。
监督人:
总经办主管
四、加班
1、公司有权要求员工加班,员工加班后可安排等量的时间休假;
(1)员工加班须填写《加班申请单》,经部门主管同意后方可加班,未经同意的加班不给予调休;
(2)主管应合理判定是否需要加班。
在一般情况下,如需要加班,每天加班时间不宜过长,不可因加班而影响员工的身体健康;
(3)员工加班原则上给予补休,确实不能补休的可计发加班费(但须经部门主管审核、总(副)经理审批后方可);
(4)员工加班须在第二个月内补休完,否则逾期作废。
(5)员工加班应在1.5小时以上且应打下班卡,否则不计加班。
2、以下情况不视为加班:
(1)公司在节假日组织的郊游及其他娱乐活动;
(2)公司在非节假日组织的下班后的娱乐活动;
(3)出差时路途所花费的时间;
(4)非公司指派,在下班后从事属于本岗位职责范围内的工作的,不属加班范畴。
五、出差
六、假期
(一)请休假
1.公司给假分为事假、病假、公假、婚假、工伤假、丧假、计划生育假和探亲假,各种给假标准参见《管理制度》。
2.因突发事件或疾病而不得已请假者,须在半日内通知总经办负责人,并在请假后24小时补填请假单。
3.各部门主管因私或工作外出不论几天者,须提前二天填妥《请假申请单》,经总经办批签后,递交总经理批示,同时安排妥后续工作方可。
4.普通员工因私或工作外出在一天之内者,须提前一至二天填写请假单,由本部门主管批准,交总经办备案;若员工请假在一天以上者,在本部门主管允许后经总经理批示,交总经办备案。
5.总经办在经办请假手续人员审查所附请假材料,病假者需附医院诊断证明,请产假、丧假者须附出生证明或死亡通知书,请假者须有充足理由。
请假/调休流程
申请人
请假申请单
职务代理人签字
部门主管签字
1天以上总经理签字
总经办主管签字
申请单归档
责任人:
部门主管
监督人:
总经办主管
(二)假期规划
1、各部门主管在每月末将下月员工排休计划交总经办;
2、总经办负责统计下月员工补休天数并给予适当安排,补休应在下月使用完毕;
3、总经办每月末将下月员工假期计划表报总经理核准后发放至各部门并负责监督执行。
假期计划流程
部门根据工作计划安排当月公休
总经办安排当月补休
总经办拟定员工当月假期计划
总经理核准
公告各部门员工
总经办执行
责任人:
部门主管
监督人:
总经理
五、奖惩
1.奖惩依据为公司《员工守则》
2.公司各级主管均有提出奖惩的建议权
3.各级主管按公司权限行使奖惩
4.各类奖惩须报备总经办备案,登记入《人事资料卡》
奖惩流程
违规通知单、奖励通知单
产生奖惩事由
总经办备案
总经办备案
总经办执行
公告
核准
报告上级主管
报告总经理
在奖罚权限内直接执行
对处理决定有异议
总经办申诉
对处理决定不服
总经办调查
报总经理核准
总经办执行并备案
责任人:
各类具奖惩权限人员
监督人:
总经理
六、人员流动
(一)调动
1.部门内员工岗位调动,由部门主管向总经办提出调动说明;听取总经办建议后;报总经理决定;
2.部门级以上主管岗位调动,由总经理提出动议,听取有关建议后决定;
3.调动由总经办发布调动令。
部门内员工调动流程
调动申请书
总经办建议
调动说明
部门主管
报总经理决定
总经办通知调动
调动令
部门执行
部门级以上主管调动流程
相关意见
总经办意见
调动动议
总经理
决定
调动令
调动令
执行
(二)辞职、辞退
1、辞职
按制度办理辞职手续,填写《离职申请书》,经有任免权限的主管批准后由总经办办妥移交手续并填写《离职交接清单》后方得视为按正常手续辞职,总经办通知财务结算工资。
2、辞退和开除
有需解聘员工的,应填写《员工辞退通知书》,然后交总经办办理有关离职移交手续。
被解聘员工应办妥移交接手续,填写《离职交接清单》后方得离职,同时由财务部结清工资。
员工离职后,总经办须将离职人员各项手续、表单归档封存。
辞职、辞退交接流程
离职申请书
本人提出辞职/离职申请
发出员工辞退通知
员工辞退通知书
总经理批示
总经办意见
主管意见
行政出勤统计
总经办备案
财务交接
行政交接
业务交接
离职交接单
离职交接单
离职交接单
退工/结档
责任人:
总经办主管
监督人:
总经理
七、考核
1.考核管理是投资管理公司管理的一项重要内容,它的目的在于维持企业的良好秩序,更好地贯彻企业管理制度,完成计划指标和实现经济效益。
2.对司内各部门的管理状况及个人的行为活动制定相应的规范作出合理的评判,激励先进,褒扬正气,有功则奖,有过则罚。
调动员工工作积极性,完成指标,提高工作效率。
3.公司对部门的考核,主要内容为费用情况、资金状况、业绩完成进展情况以及公司运作的规范及制度的执行情况;对员工的考核主要为业绩、品德和行为的执行情况。
4.于考核作业前,总经办须备妥员工之考勤、升迁、调动奖惩诸种资料作为一般依据。
5.对部门考核一般周期为一季度一次。
6.考核由直线上级主管执行总经办参与配合,亦可设立考核小组
7.对公司员工的考核区分为月度、季度、年度考核,每月、季、年度底前5天内,总经办协同公司各部门主管对公司员工按照公司业绩指标体系,并结合相关指标,对员工月、季、年度工作情况进行考核,填写《考核记录表》,上报总经理。
8.考核结束后,总经办负责将考核等级反映于员工的奖惩与职位、薪资等级年度的相应调整。
考核流程
八、核薪
1.财务部根据《出勤资料卡》及绩效评价等级进行核薪
2.《出勤资料卡》由总经办统计提供
3.财务部汇总之薪资表报总经理核准
4.周考勤、奖惩发生薪资增减,依据公司《员工守则》
核薪流程
财务部
总经办
业绩奖确认单
出勤资料卡
薪资表
出纳支付
总经理
财务核薪
业绩资料
考勤资料
责任人:
总经办主管、财务部主管
监督人:
总经理
九保险
(一)社会统筹保险
1.养老保险
1.1
1.2
养老保险办理流程
2.医疗保险
2.1
2.2
医疗保险办理流程
3.失业保险
4.工伤保险
(二)商业保险
第二章行政管理
一、礼仪纪律
1.总经办负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督;
2.总经办主管发现不当现象,可签发“提示单”以提示警告,并报备有关部门主管;
3.总经办确认奖惩事实,可提请有关主管研究提出奖惩申请;
4.对公司礼仪纪律现象,总经办与各部门主管均可直接向总经理提出。
日常行为规范考核准则
一、岗位纪律
1、与客户争吵斗殴者,予以辞退。
2、工作时间睡觉或做与工作无关的事情者,扣3分。
3、工作时间擅离职守、贻误工作或串岗以致影响他人工作,情节较轻者,扣2分。
4、工作时间利用公司的电脑浏览、下载与工作无关的信息资料或进行游戏活动者,扣3分。
5、参加会议无故迟到者扣1分,无故缺席者扣2分。
6、工作场合嬉戏打闹者,扣2分。
二、着装、个人形象
1、工作时间不按规定着装,不佩戴工牌或着装不整洁者,扣1分。
2、工作时间女员工禁止浓妆,男员工不得蓄须、染发、穿耳,违者扣2分。
3、不注意文明用语、辱骂同事及客户者,扣5分。
4、待人接物轻慢无理者,扣5分。
三、工作职责
1、不服从上级安排和调度,违抗合理命令者,第一次给予警告,扣10分并做出书面检讨;第二次予以辞退。
2、不履行岗位职责,违反公司规章制度和操作规程者,视情节轻重,扣5~20分。
3、在不同员工、不同部门的工作协作过程中,消极抵触或故意刁难者,经公司核实后,第一次给予警告,扣5分;第二次将对责任人予以辞退。
4、因失职或因粗心大意丢失公司资料,泄露公司秘密,致使公司利益遭受损失,损害公司形象者,视情节轻重扣10~20分直至辞退。
5、担任主管不按时按规定进行所辖员工的业绩考核或因徇私造成考核不真实,对部属不良行为可发现而未发现或不予纠正、知情不报者,扣10分。
6、贪污、挪用公款、私收回扣、礼金,情节较轻者,扣20分。
7、故意损坏公物,因管理不严造成工具、材料丢失、浪费或消耗超出控制范围者,除赔偿损失外,扣10分。
四、公共卫生
1、日常检查中,个人办公环境不合格者,每次扣1分。
2、在办公场所随地吐痰、乱扔垃圾等故意破坏清洁卫生者,扣1分。
3、擅自在商城禁烟区吸烟者,扣1分。
二、工作计划与报告
没有计划的行为是无效率的行为。
公司强调对公司、部门、员工行为的计划性要求,用以明确和把握我们的工作方向,同时提高工作效率与工作效益。
因此,通过对计划体系的规定,并通过相关计划流程和计划表格的制作,实现工作计划的确立、执行和评估。
(一)部门、员工月度工作计划
1部门主管、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排。
2月度工作计划应该相应地包含部门、员工下月工作内容安排和时间控制。
3员工月度工作计划交部门主管核准同意后确定执行。
4部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执行。
5月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一。
年度月度工作计划
公司年度计划
部门主管
计划草案
报告
部内员工
总经理
核准
报告
稽核
计划草案
主管核准
执行
日工作计划流程
部门月度计划
部门主管
报告
稽核
员工日计划
执行
二、会议管理
会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。
公司会议区分为定期例会与非定期会议,规定的人员必须准时参与,指定人员作好会议记录,与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。
(一)定期例会
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
部门工作会议
每周一上午9:
30-10:
00
各部门人员
对外服务中相关问题讨论、日计划
各部主管
总经理办公例会
每周五下午5:
00
总经理、各部主管
每周工作计划协调
总经理
季度、年终大会
每季末、年末一次
总经理、全体员工
公司重大事项决议、各项工作总结大会
总经理
(二)非定期会议
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
公司发展研讨会
不定时
总经理、部门主管、主要经营业务人员
就市场拓展、业务推广、公司经营等相关事项的讨论
总经办主任/总经理
临时会议
不定时
总经理、部门主管、其他有关人员
特殊事宜
总经办主任/总经理
专题讨论会
因业务需要
论题相关责任人
管理工作方法、经营分析会、故障分析会等
总经理/总经办/各部主管
(三)会议安排
1.公司内会议由总经办安排,部门内会议由各部自行安排;
2.主会人会前一天需向总经办告知会议安排、会议内容;
3.总经办须提前四小时以上通知与会人地址、时间、内容;
4.总经办负责会场安排与整理。
会议计划
会议流程
总经办文员
会议通知
会议计划单
通知
责任人:
总经办文员
监督人:
总经办主管
安排
三、办公设备管理
1.电脑
1.1总经办根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统;
1.2根据保密原则需要,由总经办对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码;
1.3员工在所属部门目录下设立个人子目录
2.传真机、复印机:
2.1建立严格的使用登记制度
2.2未经许可,个人不得自行操作使用
3.可运用状态维护
3.1总经办负责电脑、传真机\复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态
四、文书作业
(一)打印
1.总经理、各部门主管交由总经办打印之文函、广告,需签字同意,并标明文件之性质,如传真、公函、内部文及保密级别,急迫性程度由总经办根据其缓急确定先后秩序。
2.打印完毕后由委办单位之经办人校核、签字.
3.对外传真、公函须复印存档(参见收发文流程)
4.文书处理过程中,未经同意,不得将受托文书传阅他人
文书作业流程
总经理/主管
签字、口头通知
文书打印制作委托
文员处理
保密标志
责任人:
总经办文员
监督人:
总经办主管
拟稿人校核定稿
(二)复印
1.公司各部门复印作业由部门主管批准后执行
2.商务中心于复印、装订作业后,须填写复印装订登记表(日期、内容、页数、批准人、保密标识等)
复印流程
各部门
核准
复印、装订
复印装订登记
保密标识
各部门
五、收发文
1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。
公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。
2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----文员统一办理,她是各级文件管理的直接承担者。
附《收、发文登记表》
3.文员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记,并在公文上附“文件传阅单”,分送有关部门或人员传阅承办,同时请传阅人或承办人在“收文签字簿”上签收,文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果,并对文本进行复印和留档。
4.公司的各类文件均属内部机密文件,文员不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。
属一般业务便函,只要在“收文登记簿”上登记即可,直接分送有关人员阅办。
5.文件传真的发文工作亦由文员负责,需发文者将文稿经主管人员签字后交文员处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。
凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。
6.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。
7.每月末,文员应将收、发文整理装订成册。
每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁,报总经办备查。
附《档案销毁情况记录表》
8.文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。
对公司所有订阅的报刊由文员将重要信息摘录后按分类归档,文员必须做好登记造册工作。
9.总经办定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。
信函收文流程
总经办筛选
保密标识
发函打印
传真
用印流程
发文登记表
快递
信件
分理
复印存档
用公司印
主管签字
收函登记表
总经理
登记归档
主管归档
总经理
业务部门
公函归档
私函自理
部门信函
个人信函
收件人签收
收发文流程
商务中心收函
责任人:
商务中心前台、文员
监督人:
总经办主管
发函发文流程
责任人:
文员、总台
监督人:
总经办主管
责任人:
文员、总台
监督人:
总经办主管
文件阅示单
文件阅示单
保密标志
文员处理
文件传阅
总经理/主管
文件传阅流程
六、用印
1.本公司以公司名义对外之行文由总经办负责盖印。
2.公司各部申请签章及总经理、董事长职章,应填写用印申请表(汇签)经上级核准后交总经办用印。
公司章
合同章
法人章
财务章
申请人
总经办
用印
用公司印流程
用印申请单
用印申请
总经理签准
申请单归类
责任人:
总经办主管
监督人:
总经理
七、文档
(一)图书杂志
1.公司所属图书是专供相关公司内人士参阅,由总经办统一保管,于每年6月、12月下旬详实盘点。
2.文员应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号,各部门员工由于工作需要借阅的须在总经办文员处登记借期、归还期。
如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。
附《图书登记册》
3.一般情况下,图书借书册数以三册为限,借书期限不得超出过二周,若要续借者,重新到总经办处登记。
4.对图书有损坏或遗失者,要作出一定的赔偿。
责任人:
文员
监督人:
行政主管
按时回库
图书借阅登记表
图书清点报告
借书人
每月清点一次
文员登记
借阅
图书登记表
入库
文员登记
图书购进
图书管理流程
(二)专业资料
1.资料分类:
1.1公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本及复印件;
1.2公司由政府主管部门购买的政策法规;
1.3公司各类剪报;
1.4公司搜集的各类行业(如建材、装饰等)材料
2.公司资料只可于公司内借阅当天归还,不得携出司外
3.特殊情况需复印者,须填报复印申请批准
资料管理流程
资料整理
登记表
复印申请
借阅登记
清点报告
定时清点
保密标识
借阅人
复印人
申请
登记
复印
借阅
定期归档
登记造册
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