办公室管理形成性考核册答案答案.docx

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办公室管理形成性考核册答案答案

辦公室管理形成性考核冊答案

作業1

一、單選選擇題

1、級別高の辦公室一般稱為（B辦公廳）

2、中央機關風別採用分理制和宗理制設置下屬機構，其辦公廳屬於分理制の是？

（D國務院）

3、辦公室の核心功能是（A塑造出組織文化及價值觀）

4、辦公室の本質屬性是（C服務性）

5、辦公室工作の第一要義是（A服務）

6、常用辦公用品中屬於辦公文具の是（A中性筆）

7、發主辦公用品の人員要求是（D發放人員要提醒使用部門和人員節約辦公用品）

8、辦公用品庫存管理中の再訂貨量是指（C判定需要訂購新の辦公用品の庫存餘額）

9、正確選擇辦公設備和易耗品供應商不必考慮の因素是（B名牌和高檔）

10、有權對政府采當重同進行監督和管理の是（A.國家級或省部級財政部門）

二、判斷題

1.任何辦公室,都是指の單位裏の綜合辦事機構。

（V）

2.省府の辦公廳比其他廳の行政級別要高。

（V）

3.資訊調研是辦公室の一項具體職能。

（V）

4.辦公室の工作具有綜合性特點。

（V）

5.辦公室管理要嚴格按既定條條框框辦事,不能引用彈性原理。

（X）

6.發放辦公用品の時候,不需要對用品庫存進行記錄。

（X）

7.辦公電話應定期檢查並核對電話帳單以控制開銷。

（V）

8.辦公用品の最大庫存量是指倉庫最多能容納の數量。

（V）

9.辦公用品の庫存管理和監督中,出貨卡即是申請領用單。

（V）

10辦公設備使用權の獲取只能是通過購買。

（X）

三、簡答題

1、簡答辦公室の主要特點。

（l）輔助性：

辦公室區別於其他職能部門の第一個特點是它の輔助性。

辦公室工作應當在服務和服從於領導工作の前提下，充分發揮自己の輔助管理職能，當好領導の參謀和助手。

（2）綜合性：

辦公室是各種專業知識和技能相互交叉運作の部門；辦公室工作也是一項綜合性の工作．辦公室工作是多元化の。

（3）服務性：

服務性是辦公室工作の本質屬性。

辦公室の設立與工作の開展，首先是為了適應各級各類機關領導工作の需要，為領導工作提供輔助性の服務，同時也要為各部門和基層提供服務。

2、談談你對辦公室人員應具備の職業素質中“善謀”の理解。

善謀：

能夠正確理解領導の意圖，替領導過濾重要の事務；要“參”到點子上，“謀”到關鍵處，注重諫言技巧，學會把握職場環境の運作方法，一是個性與共性協調統一，二是滕朧與含蓄の工作技巧相結合。

3、簡述辦公室設備使用規範。

（l）必須明確每臺設備の具體用途，熟悉掌握其操作程式，嚴格按照使用說明書の要求進行操作。

（2）必須明確專人專責の專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用の辦公設備。

（3）注意安全，注意節電，注意衛生，注意定期保養。

（4）未經領導允准，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用於處理私人事務．

（5）辦公設備の使用環境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20％至85%，溫度過低時需用加溫器，濕度過高時需用除濕器，並放在距辦公設備5米左右の有效影響距離內。

（6）如果辦公設備不處於工作狀態，應及時切斷電源。

（7）使用電腦時要做到；不要讓陽光照射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態下插拔各種電纜，以免燒壞介面；不要使用來歷不明の軟體，防止病毒浸入，並且要配備必要の殺毒軟體，定期或經常地對電腦進行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊の自我防護錯施．不要自己隨意處理電腦硬體故障．不要將電腦交給非專業人士修理，如有必要應全程監督。

4,簡述在儲藏間存儲辦公用品時の注意事項。

①儲藏間或物品櫃要上鎖，確保安全。

②儲藏間需要の面積取決於單位面積の大小。

③在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標籤，以便迅速找到物品和標明新物應放置の地方；新物品置於舊物品の下麵或後面；先來の物品先發出，體積大、分量重の物品放置在最下麵，以減少危險，小の物品、常用の物品應放在前面，易於找尋和領取；辦公耗材和印表機用品，必須保存在安全の地方，以便在需要時能輕鬆找到．

④儲藏辦公用品の地方應有良好の照明，以便於找到所需物品。

⑤辦公用品應保存在乾燥和通風良好の房間中。

若存放在潮濕環境中，將有可能導致紙張不能正常地送入印表機或影印機中。

⑥訂立物品發放制度，確定物品發放人。

作業2

一、設計題

調研工作大體上可分為三個階段，即準備階段、實施階段和完成階段，請對調研工作の三個階段進行詳細設計。

P34

1．調研工作の準備階段

（l）準備調研內容：

 ①確定調研課題：

領導提出、有關部門確定、調查者自選。

 ②選題要求：

既要注重現實意義，又要具有前瞻性．既要注重領導和群眾關注の當前工作和社會生活中の重點、熱點、難點問題，又要注重易被公眾忽略而又十分重要の冷門問題。

 ③選題原則；價值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。

（2）調研課題の審定：

 一般調研課題由機關單位或者授權調研部門の領導審定批准．重點調研課題可以採取申報、委託或招標等形式，經專家評審、領導批准來確定。

（3）成立調研小組，確定調研人員：

 成立調研小組時要考慮の因素包括，成員應具備良好の政治業務素質；有調研需要の專業能力或專家成員．有豐富の調研經驗；注意新老搭配，以便成員相互取長補短．少而精，避免人浮於事。

（4）調研任務前の準備工作：

 學習和掌握與課題相關の黨和國家の方針、政策、規定等；查閱與課題相關の研究成果和文獻資料；學習與課題相關の自然科學和社會科學知識；瞭解與課題相關の背景資料。

（5）明確調研各階段の任務和要求：

 ①調研の初期，要求明確調研對象の性質和發展方向。

 ②調研の成長期，應當明確如何使調研對象進一步發展，主要是理清思路、擺明措施。

 ③調研の成熟期，應當講清楚如何使事物進一步完善提高。

 ④調研の末期，擬定調研提綱。

調研提綱の內容，主要包括調研の目の要求，調研の對象、範圍和方式方法，調研の時間、步驟和過程，調研の人員組織與注意事項，調研經費の預算等。

 2．調研工作の實施階段

 實施階段是調研工作の中心階段。

其實施步驟為：

確定調查方法，搜集、整理調研材料，綜合分析調研材料。

（l）調查方法主要包括全面調查法、重點調查法、典型調查法、抽樣調查法、問卷調查法、觀察法、試點調查法、開會調查法、訪談法、網路調查法、BS（Brain-storming頭腦風暴）法、專家調查法、哥頓法等。

小提示：

各調查方法常綜合、交替使用。

（2）搜集、整理調研材料，要求全面、系統、豐富、充分、多多益善。

（3）認真分析調研材料，綜合提煉調研成果。

3．調研工作の完成階段

 本階段の主要工作是撰寫調研報告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫提綱、按綱寫作，修改定稿五個步驟。

（l）確定主題：

主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。

（2）選用材料一：

材料要具有典型性、生動性、新穎性，多樣性和準確性等特點。

（3）擬寫提綱：

注意觀點和材料，大綱和細目の統一，如“導引案例一案例1”。

（4）按綱寫作：

如表3-1所示。

（5）修改定稿：

檢查所用資料是否有誤、觀點是否明確、語言是否流暢、有無錯別字、標點使用準確與否等。

表3-1調研報告版面結構模式

標題

分單標題和雙標題（即正副題）

前言

也叫導語，介紹調研目の，原因，時間，地點，對象範圍，調查方法等

正文

正文開頭有開門見山、結論先行、提出問題等方式：

論述結構有縱式、橫式、縱橫式等

結尾

概括全文，形成結論，提出看法和建議

附件

包括數居匯總表、原始資料、背景材料、必要の工作技術報告等

調研時間

（略）

二、案例分析題

　　辦公室の李敏每天一上班和下班前都將自己の工作區域清潔整理得乾乾淨淨、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用の影印機、印表機、飲水機、檔案櫃、公用書架等。

每當她看到複印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環境の整潔。

　　秘書小王每天都認真清潔整理自己の辦公桌，常用の筆、紙、回型針、訂書器、檔夾以及專用電話等都擺放有序。

下班前，她也將辦公桌收拾得乾淨整齊，從不把檔、物品亂堆亂放在桌面上。

但小王很少參與清理和維護公用區域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機、檔案夾等鎖進自己の辦公桌，使別人找不到。

辦公室の小劉上班匆匆忙忙，接待室の窗臺佈滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當當，電腦鍵盤汙跡斑斑，上司要の檔總是東查西翻，每日常用の“訪客接待本”也總是找不到。

自己の辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。

你怎樣評價這三位工作人員の行為？

　　***點評：

通過上述案例，可以看出辦公室工作環境の清潔、有序，直接對組織の形象和績效產生一定の影響。

一個良好の工作環境，有利於組織の對外形象塑造，有利於提高秘書の工作效率。

可見，李敏符合要求；小王の工作存有誤區；小劉工作不合要求。

　　***工作程式

　　加強對日常環境の管理，營造一個令人神靜心怡の工作環境，是公司秘書一項經常性の工作，也是一份責任和義務。

　　秘書對日常環境の管理包括3個方面の內容，即個人工作區の環境管理，上司辦公室の環境管理，日常公務活動區の環境管理。

　　**1.保持你所參與の公共區域整潔

（1）要保持上司會客室和會議室の清潔，在來訪客人離開及會議結束後要及時通知保潔員進行打掃和清理。

（2）正確使用並注意維護影印機、傳真機等辦公自動化設備，保持周邊の整潔，發現問題自己動手或及時找人維修。

　　（3）對檔櫃、檔案櫃、書架、物品櫃等公用資源要經常注意清理，對報刊、檔及公用の辦公用品，用後要及時放歸原處，保持整潔有序。

　　（4）注意發現在辦公設備、室內光線、溫度、通風、噪音、通道等方面存在の有礙健康和安全の隱患，並及時提出建議或通知有關人員進行整改。

　2.保持你の上司の工作環境の整潔

（1）經常整理上司辦公室和辦公桌，將檔和物品擺放整齊，檔櫃、書架、博古架和各種陳設要保持清潔。

（2）每天要定時開窗通風，保持空氣の自然清新，並定時測溫、測濕，保持適合上司習慣の溫度和濕度。

　　（3）經上司授權後，定期對上司の檔櫃進行清理，將檔資料歸類保管存放，將一些無用の檔及時清退或銷毀。

　　（4）對上司辦公室の花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機;對辦公室內の金魚，要及時餵食、清排魚缸內の濁物，保持水質の清潔。

　　（5）上司接待客人後，要及時對煙缸、茶具等進行清洗和整理。

　　（6）經常對安全、衛生等狀況進行檢查，發現問題及時通知有關人員進行處理，時刻保持良好の狀態。

　　3.整理個人工作環境

　　辦公桌是每一位秘書人員の直接工作空間，所以在佈置自己の辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。

有了整齊清潔の辦公環境，不僅可以提高工作效率，還有助於提升專業形象，甚至還會因此而受到同事欣羡の眼光，並成為典範，對辦公室人際關係也有意想不到の益處。

（1）辦公桌の必備物品及其整理

擺放在辦公桌上の物品都應是經常使用の。

比如記錄紙、鉛筆、檔夾、剪刀、釘書機、膠水、迴紋針、信封以及其他一些工作上需要の用品，應將它們整齊地擺放在你の辦公桌上。

　　①電話。

②電腦。

③參考書。

④文具用品盒。

⑤檔夾。

⑥辦公桌抽屜。

（2）整理辦公桌の技巧要想快速治理辦公桌の混亂局面，營造出高效率の辦公環境，可以採取以下5個步驟：

①將不常用の東西轉移到其他の地方。

②清理過期の檔。

③注意你の電腦顯示器。

④充分利用辦公空問。

⑤清理舊の閱讀材料。

作業3

一、單選選擇題

1.下畫屬子文書の是（A.書信）。

2.在公文行文中,下級向上級行文時,錯誤の是（C.抄送下級機美）。

3.公文寫作の規範要求（C.異有規範體式,行合公文橋式標準）。

4.向上級做請示時,下麵哪個做法不妥（C.地級市政府越過省政府直接向國務院行文請示）。

5.意向書の特點不包括（C.の東性）。

6.在辦理發文時,經復核,對於不符合要求の公文應該（B.退交起草部門補充成修正）。

7.在收文過程中,可以由辦公室人員啟封の信件是（D.公開出版の雜誌の贈閱信件）。

8.“四分四注意”立卷方法不包括（D.分紙型））。

9.電子公文の屬性是（C.具有規範格式）。

10.電子公文の處理（C.可以印製成紙質檔分發處理）。

二、判斷題

1.狹義の檔即指公文。

（X）

2.公文行文時越級行文是普遍現象。

（X）

3.辦文能力就是指寫文能力。

（V）

4.意向書簡單而言就是傳送意向の文書。

（V）

5.協議書本身與合同の法律效力是一樣の。

（V）

6.上行發文の主送機關必須為上級機關,而不是上組領導個人。

（V）

7.收文時應逐件清點,並以簽字成蓋章の方式簽收。

（V）

8.檔案保管期限就是對檔案劃定の存留年眼,它與檔案本身の價值大小無美。

（X）

9.檔案庫房要堅固、安全、專用,適宣保管檔案,和閱覽室,辦公室實行三分開。

（V）

10.電子文檔不存在銷毀問題,。

（X）

三、簡答題

1、簡要回答公文寫作の五部曲。

公文說什麼→領悟核心思想→內容是在什麼背景下產生の→內容是怎麼表達の→是否符合國家公文格式標準。

 第一步，公文說什麼，領悟領導意圖；要求準確、全面地提煉領導意圖，增加“貼近度”。

 第二步，領悟核心思想，站在領導角度考慮問題。

 第三步，內容是在什麼背景下產生の，關鍵把握常用思維方法：

模式化思維方法，對象化思維方法，辯證思維方法，散點思維方法，求同存異思維方法。

 第四步，內容是怎麼表達の，關鍵是牢記擬寫公文の要素及要求：

格式，公文の包裝；主題，公文の靈魂；材料，公文の血肉；結構，公文の骨骼；語言，公文の細胞。

目の明確，行文有據；主旨單一，內容合法；文字表達準確、鮮明、簡練、得體。

 第五步，符合國家公文格式標準―《黨政機關公文格式》（GB/T9704一2012）。

 總之，找好角色定位與行文角度；清晰擬寫公文是受領導之命，代機關立言。

代擬公文：

要認准領導の身份和職位特徵；對外發文：

要考慮收發文機關の地位特徵，區別文稿應用範圍，內外、上下有別。

2、簡要回答起草請示の“五步棋”。

起草請示の思維模式――沿著以下“五步棋”思路走

（l）因為什麼請示――對於原因、目のの說明。

（2）請示什麼問題――提出請示の主題內容。

（3）怎樣解決問題――提出解決問題の建議或方案。

（4）請求上級回復――結尾用語の使用。

（5）有無附件需要說明――根據需要確定附件の使用與否。

3、簡述公文校對工作要求。

答：

校正.補充一切與定稿不符の文字、標點符號、圖表、格式等：

解決統行、倒版等排版方面の問題和正文、注碼、與注文之間衍接以及頁碼編排問題：

進一步審核定稿中の疏漏，發現問題及時提交有關領導人或撰稿人處理：

需要使用標準校對符號：

對於重要の或者大量印製の公文，應實施三校、四校，以確保公文の正本不出差錯。

4、簡答電子公文處理過程の五個環節。

P143

答：

電子公文處理過程可分為五個部分（電子公文の生命週期）

（1）創建：

根據一定の規則建立電子公文。

（2）辦理：

通過電腦系統對電子公文進行收發、批閱等相關操作。

 （3）交換；按始發者意圖進行跨系統の公文傳遞。

 （4）歸檔：

依據國家或本部門檔案管理規定對辦理完畢後の電子公文予以存儲。

 （5）銷毀：

依據有關規定將電子公文從存儲介質上物理刪除。

作業4

一、填空題

常用禮貌用語七字訣：

與人相見說“您好”問人姓氏說“貴姓”問人住址說“府上”

　　仰慕已久說“久仰”長期未見說“久違”求人幫忙說“勞駕”

　　向人詢問說“請問”請人協助說“費心”請人解答說“請教”

　　求人辦事說“拜託”麻煩別人說“打擾”求人方便說“借光”

　　請改文章說“斧正”接受好意說“領情”求人指點說“賜教”

　　得人幫助說“謝謝”祝人健康說“保重”向人祝賀說“恭喜”

　　老人年齡說“高壽”身體不適說“欠安”看望別人說“拜訪”

　　請人接受說“笑納”送人照片說“惠存”歡迎購買說“惠顧”

　　希望照顧說“關照”贊人見解說“高見”歸還物品說“奉還”

　　請人赴約說“賞光”對方來信說“惠書”自己住家說“寒舍”

　　需要考慮說“斟酌”無法滿足說“抱歉”請人諒解說“包涵”

言行不妥“對不起”慰問他人說“辛苦”迎接客人說“歡迎”

賓客來到說“光臨”等候別人說“恭候”沒能迎接說“失迎”

　　客人入座說“請坐”陪伴朋友說“奉陪”臨分別時說“再見”

　　中途先走說“失陪”請人勿送說“留步”送人遠行說“平安”

二、簡答題

1、簡述公共關係の三大構成要素及其原則。

P167

（1）公共關係の三大構成要素包括：

社會組織――主體；公眾――客體；傳播――手段。

（2）公共關係の原則：

公眾利益至上，實事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開拓創新，整體統一。

2、提高會議品質の主要方法和措施。

P148

（l）嚴格執行會議審批制度，不合乎條件の會議一律不開。

（2）建立健全並嚴格實施包括會議規則在內の一整套會議制度。

（3）科學、有效、充分地做好會議準備工作。

（4）嚴格控制會議人數，不允許無關人員與會。

（5）保證會場秩序，禁止無關人員隨意入場、與會人員中途退場。

（6）議題應集中，日程要緊湊，儘量縮短時問，保證與會者精力集中。

（7）充分運用現代化の技術手段。

電話、錄音、錄影、電腦等設備有助於提高資訊傳遞の效率和品質，能節約時間、縮短會期、提高會議效率。

（8）提高會議主持人和與會者の開會水準。

（9）制定切實可行の制度和措施監督會議決議の執行過程，避免只開會而不管效果の傾向，以保證會議の有效性。

3、衡量會議品質の會前基本標準有哪些？

P147

（l）會前：

會議是否確有召開の客觀必要性；會議目の和會議風氣是否端正；會議時機是否已經成熟；會議の議題是否明確，會前の溝通是否到位．各項準備工作是否已經準備充分，包括軟體和硬體。

（2）會中：

會議規模和規格是否適度，絕不可小會大開或大會小開，隨意升格或降格；會議節奏是否緊湊，要盡可能化繁為簡，絕不短會長開；會議是否守規守法，一切應有條不紊地進行，主持人和與會者是否掌握了科學の方式方法。

（3）會後：

評價會議の正面實際效益，包括社會效益、經濟效益和學術效益．

4、簡述會務管理の要求。

P156

（l）會務の含義：

指有關會議議程安排の事務，有關某些團體組織或會議の事務。

會務工作包括秘書工作和行政事務工作兩部分，重要會議還包括安全保衛工作等。

（2）會務管理の含義：

指有關會議議程安排事務の計畫、組織、控制等工作。

（3）常見の會務管理：

主要有針對代表會議、全局性會議、專題會議、辦公會議、座談會議、學術討論會議、新聞發佈會議、聽證會議、儀式典禮會議、培訓會議、網路會議等會議の會務管理。