行政准备工作支持流程.docx
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行政准备工作支持流程.docx
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行政准备工作支持流程
行政部对总经办工作支持流程
(适用于各地区域公司、各地百货公司)
行政部对总经办的服务支持
(一)上班前工作准备(责任人)
每天提前15分钟到公司为总经办工作进行准备。
工作准备内容:
1、开房门,配有窗户的房间,春、夏、秋季无风或微风情况下开窗通风。
2、检查办公室内各部位和设备、用品,如存在故障或不正常现象,及时联系维修或采取
其他应对措施:
(1)饮水机饮用水是否充足。
(2)空调是否正常运转。
(3)电话座机是否存在故障。
(4)照明灯具是否存在故障。
(5)绿植是否有枯叶。
(6)文件柜、衣柜柜门能否正常开启
(7)屋内卫生状况:
桌面、地面、垃圾框、烟缸、
(8)每三天查看办公室配发的签字笔等文具能否正常使用。
(9)杂志架:
刊物是否开封、报纸等是否需要清理。
(10)沙发、座椅等办公家具是否完好。
(11)打印机、加湿器、传真机等办公设备能否正常使用。
(12)有无天花板、地面渗水、破损等情况。
(13)纸巾、打印纸是否需添加。
(14)其他需要检查的内容(如有其他需要,请各地公司根据本公司实际情况增加内
容)
1、总经办领导进行商务宴请时行政部负责订餐。
(1)行政部负责收集、统计本公司周边的餐饮(包括咖啡厅、茶楼)场所的信息,根据公司实际需要,确定高、中、低档餐厅各3家,作为本公司相对固定的商务宴请场所。
(2)根据公司实际需要,可与餐厅签定长期合作协议。
餐厅情况统计表
档次
餐厅
名称
地点
菜品
风味
餐厅环
境风格
价位(元
/人)
联系方
式
高档
中档
低档
咖啡厅/茶楼情况统计表
咖啡厅/茶楼
名称
地点
环境风格
价位(元/人)
联系方式
2、进行商务宴请时根据需要安排车辆接送总经办领导和客人。
(如不需要公司司机接送,可安排代驾服务。
)
3、其他商务接待类工作(如有其他需要,请各地公司根据实际情况增加内容)
行政部对总经办的工作支持
(一)总经办领导工作日程安排及工作提醒(责任人)
1、每周五下午下班前,行政部了解公司总经理下周工作日程安排,填写以下表格,
并提交总经理,如一周工作安排发生变动,及时更新此表:
一周工作日程安排表
时间
工作
内容
工作涉及
的部门
备注
周一
周二
周三
周四
周五
2、行政部每个工作日查阅《一周工作日程安排表》,根据实际情况对总经理进行工作提醒。
3、行政部根据《一周工作日程安排表》,提前一天提醒各相关部门配合总经理的工作。
4、及时提醒领导参加重要的全公司人员参加的会议(如新员工介绍会、重要的培
训)
5、其他需要提醒的事宜:
(二)差旅安排(责任人)
1、行政部协助安排总经办领导差旅行程,负责机票和酒店预订,了解日程安排,并填写下表,于出行前一天提报领导。
差旅行程表
日期
时间
行程安排
地点
备注
例:
10:
00—12:
北京-上海
移动
入住XX酒
201121
00
航班CA1501
店
201121
13:
00—17:
00
会见供应商
XX会议室
2011.2.1
17:
30—20:
00
宴请供应商
XX酒店
2、提醒相关部门准备资料,包括但不限于会议资料、会见公司简介、会见人员简介,会同《差旅行程表》提交领导。
3、其他需要提醒的事宜:
(三)会议组织(责任人)
行政部负责协助公司总经理召集会议。
1、根据总经理一周工作日程安排表(或总经理临时交办)安排会议
2、会议准备:
(1)在会议召开前做好会议准备工作,并填写此表:
会务工作表
会议时间
会议地点
会议议题
参加人员
会议记录人
需要准备的
资料、物品
或提供的会
议服务
(2)通知参会人员出席会议、告知会议议题(或提醒进行参会准备),并确认是否参加。
(3)在会议召开前对会议室进行清理,如有需要,调试电脑、视频设备或进行其他准备(提供饮用水、茶点等)。
(4)行政部安排人员负责会议记录。
3、会议结束后行政部填写以下表格,跟进会议提出的要求的落实情况,并在会议
召开后一周内向总经理反馈(会议有时间要求的,根据时间要求反馈)
会议跟进表
会议形成的
要求
时间节点
要求
责任人
落实情况
未能完成原
因
(四)文件起草和审核(责任人)
1、行政部负责协助总经办主要领导起草文件。
2、根据工作需要起草以下文件:
(1)通知
(2)总结
(3)计划
(4)商务信函(5)其他文件
(各类文件的模板另行提供)
行政部负责人修改文件
3、文件起草流程:
根据总经办领导要求起草文件
(五)
资料、信息收集汇总(责任人)
总经办领导审核文件——定稿
行政部负责收集、整理以下资料提交给总经办主要领导:
1、集团或百货总部发布的重要通知。
(应于通知发布当日提醒总经办领导查看)
2、协助总经办领导整理重要客户或合作伙伴的名片(每两周整理一次)
3、每月25日前收集汇总各部门工作总结和计划,提交总经办领导。
各部门月度工作总结表
部门
本月主要工作
内容(不超过
五项)
本月工作存在
的不足
本月工作的
优点
与本公司、百货总部各部
门的工作配合是否存在
问题
各部门月度工作计划表
部门
下月工作计划
下月拟改进工作中的哪些方面
需要本公司和百货总
部的相关部门提供何
种支持
(六)工作督办(责任人)
行政部负责对总经办主要领导提出的工作要求进行督办,填写下表,每月28日前向
总经办主要领导汇报当月情况:
工作要求
时间节点
要求
涉及部门
责任人
工作要求
落实情况
工作未完
成原因
领导意见
注:
本流程中所有表格均为电子表格
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