Excel课件1剖析.docx
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Excel课件1剖析.docx
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Excel课件1剖析
Excel2003
Excel2003是目前最流行的电子表格软件之一。
具有强大的对数据编辑、计算和管理功能,且界面直观,使用方便,被广泛应用于账务及数据分析处理工作中。
第一节初识中文Excel2003
一、Excel2003窗口的组成(见P220)
1、组成(见P220)
2、工具栏的添加、移动
二、工作簿、工作表和单元格
1、工作簿:
即Excel文件,其扩展名为.XLS,一个工作簿可包含多张工作表。
(默认3张工作表)
2、工作表:
即工作簿中的一张电子表格。
每张工作表包括256列和65536行。
列分别由字母A、B、C……表示;行分别由1、2、3……表示。
每张工作表都有一个名称,默认为Sheet1……,其名称可更改。
3、单元格:
工作表中的每一个小格即为一个单元格。
单元格的表示:
每一个单元格都有一个唯一的地址,表示为A1;B1……即由单元格所在位置的列与行的标示组成。
如D5表示第四列与第五行相交处的单元格。
单元格区域的表示:
如A1:
C5。
即由区域左上角单元格与右下角单元格中间加“:
”组成。
活动单元格:
选定的单元格即为活动单元格。
活动单元格的名称会显示在名称框中。
每张工作表只有一个活动单元格
填充柄:
用与填充单元格区域。
(一般为复制单元格填充或填充序列)
第二节创建、打开和保存工作簿
一、创建工作簿(2种方法)
1、使用模板和向导创建;2、利用“新建”按钮新建空白工作簿
二、保存工作簿(3种情况)
1、对新文件的保存;2、对旧文件的保存;3、另存为
设置工作簿密码:
在“另存为”对方框中→常规选项
自动保存:
[工具]→选项→安全性
另:
工作簿密码也可以在“选项”对话框中设置
三、打开工作簿
1、在Excel软件中打开
2、在文件夹中打开
3、“文件”菜单中会列出最近打开过的四个文件名,通过点击也可以打开文件
第三节输入工作表数据
一、选定活动单元格
1、鼠标点击;2键盘选定(P227)
3、快速定位单元格[编辑]→定位→输入单元格地址。
4、选定单元格区域
a、连续区域;b、非连续区域
二、输入数据
数据格式:
文本、数字、日期和时间、公式及函数五种
1、输入文本
①文本格式:
字母、数字、汉字等组成
②对齐方式:
默认方式:
左对齐
③输入方法:
……强行换行Alt+Enter
自动换行:
[格式]→单元格→对齐
④数字做为文本时要加“’”
说明:
每个单元格最多可放置32000字符。
2、输入数字
①数字格式:
0~9;+;-;()/.$¥E%
②对齐方式:
默认方式:
右对齐
③正负数、分数、科学计数
正负数:
+5或5;-5或(5)
分数:
01/2
科学计数:
2.34E+0911位以上的数字就记为科学记数
数字转为大写:
[格式]→单元格→数字→特殊→小写数字转为大写
3、日期和时间格式:
日期格式:
2009/09/302009-09-30
时间格式:
2:
30PM;或14:
30
当前日期:
CTRL+;
三、快速填充数据
1、输入相同数据
①利用填充柄复制单个单元格;
②先选定区域→输入内容→CTRL+回车
2、输入序列
1)序列类型:
(P230)
等差序列;等比序列;时间序列;自动填充;自定义序列(5种)
①等差数列:
1、3、5、7、9(步长值是2)
②等比数列:
1、2、4、8、16(步长值是2)
③时间序列:
9:
00、10:
00、11:
00或1992、1993、1994(步长值是1)
④自动填充:
一类特定的序列:
如一月、二月或序列1、序列2
2、输入序列的方法:
1)使用填充柄填充(自动填充选项)
可填充:
文字;等差序列;自动填充(3种)。
注:
时间序列可看做为等差序列。
2)使用对话框填充[编辑]→填充→序列
方法一:
a、先输入初始值;b、在对方框中再输入终止值等(如图)
方法二:
a、先输入初始值并选定要填充的区域;b、在对方框中选择相应项。
注:
初始值只输入第一个值就可以。
3)创建自定义填充序列
a、先在表格中输入自已的序列内容并选定
b、[工具]→选项→自定义序列
第四节编辑工作表
一、编辑单元格中的数据
1、覆盖式修改(选定单元格后直接输入)
2、部分修改(双击单元格)
3、利用编辑栏修改
二、对行、列、单元格的操作
1、单元格区域的选定(鼠标或键鼠、不连续单元格)
2、行、列的选定
3、插入行列(选定右击或[插入]→行)
4、删除行或列(右击行号或列标)
5、行高列宽的调整
●手动调整单行(列)、多行(列)。
●精确调整
●最合适的行高、列宽
6、隐藏行或列及取消隐藏(双击缝也可以取消隐藏)
7、合并单元格
8、跨列居中
9、插入单元格
10、清除单元格与删除单元格
1)清除单元格
清除单元格内容
清除单元格格式[编辑]→清除
2)删除单元格
选定单元格→[编辑]→删除
三、移动或复制数据
1、移动行或列(覆盖式移动和插入式移动)
1)使用命令移动选定→复制→定位→粘贴(选定整行,右击→插入复制单元格)
2)使用拖动方法移动选定→指向边框拖动(选定内容就行)
2、复制单元格中的特定内容(选择性粘贴)
选定源文字→复制→定位单元格→选择性粘贴
四、插入批注
先选定单元格
1、插入批注[插入]或[右击]→批注
2、编辑批注[插入]或[右击]→编辑批注
3、删除批注[右击]→删除批注
4、批注的显示[工具]→选项→视图
第六节设置工作表格式
一、设置数字格式
●加货币样式
●加百分比样式
●增加、减少小数位数
●加千位分隔样式
方法:
1、从工具栏中设置
2、从“单元格”对话框中设置
二、设置字符格式
字体,字号,字形,字符缩放等
三、设置数据的对齐方式
●水平对齐
●垂直对齐
●文本方向
四、添加表格边框和底纹
选定区域
[格式]→单元格→边框,或[右击]→单元格设置→边框
(也可以利用“格式”工具栏中的按钮设置)
五、使用条件格式
先选定区域→[格式]→条件格式
例如:
>=300的添加红底纹,>=200的添加黄底纹
又如:
将部门是“机电科”的单元格中的文字变为“行楷”。
第五节公式与函数的使用
Excel中数据的计算有三种方法:
一、使用公式计算数据
①选定要放结果的单元格
②输入“=”(公式必须是以“=”开头)
③编辑公式:
如=(A1+A2)*A3
④确定(回车或点“√”)
二、Excel快速计算
Excel快速计算有2种方法
方法一:
①选定要放结果的单元格
②点击快速计算中的相应命令
③选择数据区(如果是两列数据可以按CTRL键加选)
方法二:
①先选定要计算的数据区
②点击快速计算中的相应命令(结果出现在相邻的单元格)
三、Excel函数
1、使用函数的一般步骤:
①选定要放结果的单元格
②点击插入函数按钮“fx”
③选择函数
④选择数据区
2、常用函数:
1)求和函数(函数对话框的使用;比较函数计算和快速计算的区别)
SUM(number1,number2,……)
2)条件求和
SUMIF(range,criteria,sum-range)
Range:
包含条件的单元格区域
Criteria:
条件
sum-range:
求和的数据区域
3)求平均函数
AVERAGE(number1,number2,……)
4)计数函数
COUNT(value1,value2,……)
注:
选定的区域必须是数字单元格
COUNTA(value1,value2,……)
注:
选定的区域不必是数字单元格
5)条件函数
IF(logical-test,value-if-true,value-if-false)
logical-test:
逻辑测试
value-if-true:
真值
value-if-false:
假值
6)求最大值
MAX(number1,number2,……)
7)求最小值
MIN(number1,number2,……)
8)截取文本(如截取身份证号中的出身年月部分)
MID(text,start-num,num-chars)
Text:
源文本(可以选定单元格获取)
start-num:
从第几位开始
num-chars:
需要截取的位数。
如:
=MID(C6,9,2)&"-"&MID(C6,11,2)&"-"&MID(C6,13,2)
9)日期函数
如:
A1单元格的数据为2013-9-5
YEAR()返回一个年份值如:
YEAR(A1)则返回2012
MONTH()返回一个月份值如:
MONTH(A1)则返回9
DAY()返回一个日期值如:
DAY(A1)则返回5
DATE()返回一个年月日值如:
DATE(2012,9,5)则返回2012-9-5
再如:
DATE(YEAR(A1)+3,MONTH(A1),DAY(A1))
则返回:
2016-9-5
TODAY()返回当前日期
10)到期提醒。
如:
=IF(D3-TODAY()>0,"不到期","到期")
11)统计一个区域中满足条件的个数(条件统计)。
如:
=COUNTIF(A1:
E3,">60")
12)随机函数(随机产生的0至1之间的小数)
RAND()(该函数不需要参数)
13)取整函数
INT(number)
如:
=INT(RAND()*20)+1(随机产生的1~20之间的数字)
14)DATEDIF(计算年龄)
DATEDIF(起始日期,终结日期,参数)
第七节数据管理
一、数据排序
将工作表中的数据以某列为主进行从高到低,或从低到高的顺序排列。
①定位单元格
②[数据]→排序
注意:
1、选定区域;2、有无标题行。
二、数据筛选
在工作表中筛选出符合条件的数据。
1、自动筛选
①定位单元格
②[数据]→筛选→自动筛选
注:
自动筛选不能筛选出两列之间有“或”的关系。
如:
要求筛选出:
职称为“工程师”或职称为“助工”且工龄在15年以上的员工。
2、高级筛选
对于条件中有“或”的关系时,必须使用高级筛选
①首先列出条件区域(手动)
“与”的关系可以放在一行,“或”的关系放
在另一行。
②[数据]→筛选→高级筛选(出现对话框)
选择列表区和条件区域
选择条件区域
选择复制到的位置。
三、合并计算
将记录中相同字段所对应的值进行相应计算。
(如:
求和或求平均等计算)
①选定要“存放结果”的单元格
②[数据]→合并计算(如图)
四、分类汇总
类似于合并计算,也是将记录中相同字段所对应的值进行相应计算。
(如:
求和或求平均等计算)。
但分类汇总前要进行排序。
①定位单元格
②[数据]→分类汇总(如图)
第八节图表的使用
一、创建图表
●快速创建按F11键
●
使用向导创建
二、编辑图表
1、选定图表
●选定图表区域
●选定绘图区域
●
图例
●标题:
图表标题分类轴标题数值轴标题
●分类轴
●数值轴
●数据系列
●数据点
2、调整嵌入图表的位置和大小
3、常用的三条命令:
图表类型、源数据、图表选项
三、更改图表类型
四、设置图表格式
●改变图表文本的字体和颜色
●改变图表区的填充图案
●旋转沿坐标轴的文本
●修改数值坐标轴的刻度
第九节对工作表的操作
一、切换工作表
键盘切换:
CTRL+PGUP;CTRL+PGDOWN
二、插入工作表
[右击]或[插入]→工作表
三、删除工作表
[右击]或[编辑]→删除工作表
四、重命名工作表
[右击]或[格式]→工作表→重命名
五、选定多个工作表
连续按SHIFT
非连续按CTRL
取消选定:
[右击]→取消成组工作表
六、为工作表标签添加颜色
[格式]→工作表→工作表标签颜色
或[右击工作表]→工作表标签颜色
七、移动和复制工作表
1、在同一工作簿内移动或复制
2、在不同工作簿内移动或复制
[编辑]→移动或复制工作表
八、改变工作表视图
1、缩放显示工作表
常用工具栏上的百分比框中设置或[视图]→显示比例
2、拆分窗口
1)选定行或列(也可以选定行下方、列右侧的单元格)
2)[窗口]→拆分
3、冻结窗口
[窗口]→冻结
4、隐藏行或列
5、隐藏工作表
[格式]→工作表→隐藏
九、保护工作表
锁定单元格:
[格式]→单元格→保护→锁定
保护工作表:
[工具]→保护→保护工作表
说明:
对工作表的保护只能保护锁定的单元格
十、数据的有效性
选定单元格区域
[数据]→有效性
十一、打印工作表
1、页面设置
2、打印预览
3、打印
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
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