如何写一封地道又高档的商务邮件讲课讲稿.docx
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如何写一封地道又高档的商务邮件讲课讲稿
如何写一封地道又高档的商务邮件?
如何写一封地道又高档的商务邮件?
现代职场上,邮件已经成为重要的沟通形式。
然而,如何把邮件写出花儿,让同事、老板、客户看得赏心悦目却是一个大学问。
商务写作指南中,句型固然重要。
然而,在这份商务写作指南中,我们试图探讨一些句型之外的写作技巧、一些小心思和思路。
掌握了这些,你的邮件也能让人看得赏心悦目,凸显你的高情商。
一般来说,邮件开头比较重要。
春风化雨的开头能够快速拉近彼此的距离,承前启后,扫清沟通障碍。
下面给大家介绍一些既简单又经典的开头句式。
1. Ihopeyouaredoingwell.
希望你一切安好。
2. Ihopethisfindsyouwell.
希望你一切都好。
3. Justcheckingin.
这是美国人常用的句型,就跟咱们的“没事,打个电话随便问问,只是联系看看你过得好不好”差不多一个意思,让对方放松心情。
4. Justwantedtosendyouaquicknoteto…
只是给你发个信来……
5. Howiseverything?
一切还好吗?
6. Justcheckingintomakesurethat…
只是过来确认下……
7. Iwantedtoreachouttoyoubecause…
我只是联系你来……
上面只是开胃小菜,下面小编将介绍一些小技巧,教大家在一些棘手情况下,如何回复邮件,让你邮件看起来diplomaticandpolite.
1显示客气的大杀器:
情态动词和修饰词
比如,有时候要给老板汇报一个不太好的消息,如果你邮件写成下面这样,可能老板看了心情会立刻down掉。
Therewillbeadelayinthecompletionoftheproject.
那么,怎样能够缓和语气,让老板消化坏消息做好心理建设呢?
下面这个句子可以给你点参考:
Theremightbeaslightdelayinthecompletionoftheproject.
这里就是用了一些小技巧,比如情态动词mightbe,修饰词slight让整个句子变得柔和起来,负面感情低了很多。
曾经就有老外说过,在写商务邮件时,用好修饰词是多么关键:
Ifweusequalifierstodecreasethequalityofaword,theymakegreat‘softeners’.Wordsusedtosoftenthetoneofourcontentorconveypolitenesswhenwespeak.
再比如其他一些让邮件变得有礼貌的修饰词:
alittle,abit,alittlebit,slight,slightly,small,oneortwo.
下次,如果要向老板汇报不好的消息,可以用这些词试试看哦,比如:
Wearehavingproblemswiththenewproduct.
Wearehavingoneortwoproblemswiththenewproduct.
这个新产品有点小问题。
Wewillrunoverbudget.
Wemightrunslightlyoverbudget.
我们稍微有点超预算了。
Themarketingcampaignisbehindschedule.
Themarketingcampaignisalittlebitbehindschedule.
市场活动有点落后于计划了。
2化用问句,语气polite指数爆表
另一种让邮件看起来很有礼貌,诚意十足的办法就是运用问句,特别是当你想要提出某个意见的时候。
比如,你希望别人重新设计下公司logo,如果你像下面这样平铺直叙地讲,多半别人会觉得你有点霸道,也许心里面还有OS:
凭什么你说要重新设计就设计,比如这样:
Weshouldredesignthecompanylogo!
如果给上司邮件中用上面这个句子,简直就是作死的节奏。
所以,聪明人该怎么说呢?
办法就是用问句,以非直接的方式提出你的建议,比如:
Shouldn’tweredesignthecompanylogo?
一般来说,还可以用couldn't,wouldn't引导的句子表达个人意见,比如:
普通表达:
Wemusthireanewadvertisingagency.
高级表达:
Couldn’twehireanewadvertisingagency?
Wouldn’titbebettertohireanewadvertisingagency?
3活用过去进行时,你的邮件气质up,up
过去进行时也是写邮件时候的大利器,用的好,可以让邮件上一个档次,比如:
Ihopewecansignthecontracttoday.
Iwashopingthatwecouldsignthecontracttoday.
我希望今天咱们能把合约签了。
Ithinkweneedtohiremoreemployees.
Iwasthinkingweneedtohiremoreemployees.
我在想我们需要多招一些员工。
Iaimtofinishthisprojectbytheendofthemonth.
Iwasaimingtofinishthisprojectbytheendofthemonth.
我打算再本月底完成这个项目。
过去进行时到底有啥厉害之处,国外专家这么说:
Usingthepastcontinuousmakesthesentencesoundmorehypotheticalandtentative,andthereforelessdirectandisagreattechniqueforinjectingdiplomacyandpolitenessintoyourEnglish.
4善用被动态,避免说别人坏话
被动句式也是转换生硬语气的很好的办法,比如,如果邮件里出现下面这样的句子,收件人估计不会很高兴吧!
Youhavebrokenmycomputer!
你弄坏了我的电脑。
Thisactivevoicesentenceisbrutallydirectandifyouraimistoavoidconfrontationthenyoumightconsiderusingthepassivevoicetolessentheemotionalimpactofthesentence:
Mycomputerhasbeenbroken!
我的电脑坏了。
再比如下面这两个句式,去除主语之后能够避免谈论到底谁要为行为负责,让句式非常商务范。
Yousaidyouweregoingtosignthedealtoday.
Itwasunderstoodthatyouweregoingtosignthedealtoday.
据说,你今天要去签合约。
Youagreedtoloweryourfees.
Itwasagreedthatyouweregoingtoloweryourfees.
之前咱们谈妥,贵方说会降低费用。
5学会用“软化词”,做心理建设
在商务写作中,如果能用一些“软化词”(softener),用这样一种语言工具可以让整体内容语调变得更得柔和。
一般来说,传达不好的消息的时候,可以用这类词,给收件人做心理建设。
这类词有:
I’mafraid,sosorry,tobehonest,unfortunately,withallrespect
Tobehonest,Ithinkweneedtorethinkourmarketingstrategy.
老实说,我觉得我们应该重新思考下市场策略。
Withallrespect,Idon’tagreewithwhatyoujustsaid.
恕我直言,我不同意你说的话。
6活用情态动词,凸显情商
Modalverbssuchaswould,could,mayormightaregreatforsofteningarequestorgivingacommand:
Iwantmoretimetofinishthispresentation.
Icouldusemoretimetofinishthispresentation.
Itwouldbenicetohavemoretimetofinishthispresentation.
如果能多一些时间做这个报告就好了。
Handmethetelephone,please.
Wouldyouhandmethetelephone,please?
Couldyouhandmethetelephone,please?
能把电话递给我吗?
7否定句也要变着花儿说
不明白这是什么意思?
请看下面的例子。
I’mafraidIhaven’tfinishedthereport.
I’mafraidIhaven’tbeenabletofinishthereportyet.
我恐怕是没法完成这份报告了。
第一个句子是不是很生硬呢?
第二个句子中加上beableto,可是一个妥妥的心机表达,用来暗示“你还在认真做这个任务,但可能一些不可控力让你没法做好,比如很大的工作量啦等等”。
而“yet”呢?
则是用来强调你还在认真做,快要完成了,让收件人觉得你一直在努力,消除负面感。
还要一个方式,就是改变论述方式,用多元句型表达,让否定内容变得不那么消极。
Ican’tgiveyouabetterdealthanthat.
Iamnotabletogiveyouabetterdealthanthat.
Iamunabletogiveyouabetterdealthanthat.
Iamnotinapositiontogiveyouabetterdealthanthat.
8恰当使用副词,提升你的人缘
商务邮件中,用一些副词“entirely,totallyorcompletely”可以削减或强化语气程度,比如:
Iamunhappywiththisagreement.
Iamnotentirelyhappywiththisagreement.
Iamnottotallyhappywiththisagreement.
外国专家就曾经说过这样一句话,表达商务写作中语法,句型结构的重要性,小编觉得,这段话值得大家看看,在下一次提笔写邮件时,可以用来提醒自己,一封有范儿的邮件到底该如何写:
Choosingtherightwordsandtherightgrammarcangoalongwaytoremovingsomeoftheunpleasantnessofthemessagewehavetodeliver.
Itcanalsohelpustomaintainalevelofdeferencethatwewishtoshowtosuperiorsorclientsinthenormalcourseofbusiness.
说了这么多商务邮件写作小技巧,下面来看看一些具体场景下,邮件如何能写出花儿!
别人总习惯在事情最后关头请你帮助,你不想帮忙,怎么委拒?
Iwouldlovetohelpyouout,butIalreadymadecommitmentstoother(coworkers,clients,etc.)tocompletetheirprojectstoday.
Itwouldn’tbefairtothemtonotfollowthroughonwhatIsaidIwoulddo.
Iwillbesuretofitthisinassoonaspossible.Thanksforyourunderstanding.
别人总是不直接找相关联系人,而是找你做中间人,如何回答?
That’snotmyareaofexpertise.Iwouldbehappytoconnectyouwithsomeonewhocouldbesthelpyousolvethisproblem.
如果别人总是让你在短期内赶任务,怎么回答?
Iknowthisprojectisahighpriorityforyou,andifit’sabsolutelynecessaryformetoturnsomethinginbythatdate,Icanmakeithappen.
ButifIcouldhaveafewmore(days,weeks,etc.),Icouldreallydeliversomethingofhigherquality.
Woulditbepossibleformetohaveabitmoretime?
别人让你做一些你目前没时间、没精力做的事情,怎么回答?
Iappreciateyouthinkingofme,andI’mhonoredbytherequest.
Butunfortunately,Idon’thavethetimetogivethismybestrightnow.
Ithinkyouwouldbenefitfromfindingsomeonewhocandevotemoretimeandenergytothisproject.
6个小办法,如何设定界限,在邮件中给人做心理建设?
TheDeferral:
“I’mswampedrightnow,butfeelfreetofollowup.”
当你很忙的时候,可以回答:
我现在忙不过来,但之后会跟进的。
TheReferral:
“I’mnotqualifiedtodowhatyou’reasking,buthere’ssomethingelse.”
你推荐他人做事情:
你要求的事情我现在没有权利办到,但我可以给你推荐个人。
TheIntroduction:
“Thisisn’tinmywheelhouse,butIknowsomeonewhomightbehelpful.”
介绍别人时:
这事不是我掌管,我知道XXX可以帮到你。
TheBridge:
“Youtwoareworkingtowardcommongoals.”
做中介的时候:
你们两个目标倒挺一致的。
(言下之意:
你两可以合作,别找我了。
)
TheBatch:
“Othershaveposedthesamequestion,solet’schattogether.”
面对一群人,如何回答:
别人也提了这个问题,我们大家一起来商讨看看吧。
TheRelationalAccount:
“IfIhelpedyou,I’dbelettingothersdown.”
面对关系户,怎么婉拒:
如果我帮了你的话,肯定要让别人失望了。
此外,商务英语中,哪些词能用,哪些词不能用?
最后,咱们来谈谈邮件结尾怎么收场。
平常我们写邮件,结尾的时候,是不是都是千篇一律,从下面三个句子中选用一个呢?
“Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestions.”
“Ifyouhaveanyotherproblems,justletmeknow.”
“Ifthereisanythingelseyouneed,pleaseletmeknow.”
但其实这些说法都很生硬,我们跟朋友,客户,老板写邮件,一定要这么硬邦邦吗?
下次你可以试试下面这些说法哦
“Doesthishelpyou?
”
“Didthatansweryourquestion?
Anddoesitmakesense?
”
“AnythingelsethatIcanhelpwithtoday?
”
正式的开头语
双方不熟,或者对方不认识你
AllowMetoIntroduceMyself
有一段时间没联系了
∙Hopethisemailfindsyouwell
∙Ihopeyou’redoingwell
∙Ihopeyouenjoyedyourweekend
∙Ihopeyou’rehavingagreatweek
回复对方邮件
It'sgreattohearfromyou
表达自己很急切,开门见山、直奔主题
∙I'meagertogetyouradviceon…
∙I'mreachingoutabout…
正好在跟进某件事
∙Aspromised,I'm…
∙Aswediscussedonourcall…
∙Canyouprovidemewithanupdateon…
∙I'mcheckinginon…
∙I'mgettingbacktoyouabout…
∙Tofollowuponourmeeting…
关系不错,想活跃气氛
老美喜欢幽默,如果你和收件人比较熟悉,想活跃下气氛,增加好感,那么下面的开头可能有帮助。
∙Happy“NotMonday”
∙Here'sthegoodnews:
OnlyXmoredaysuntilFriday
∙Hopeyou'resurvivinganotherworkweek
∙Ihopeyou'vehadyourcoffeealready
∙It'smeagain
∙I'llkeepthisshort
∙I'msorryifthisMessagesabotaged“inboxzero”foryou
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