公文处理制度.docx

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公文处理制度

第一章总则

第一条为使**公司（以下简称“公司”）公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，保证公文的严肃性，结合集团公司的实际情况，特制订本制度。

第二条本制度适用范围为公司及分公司、全资子公司、控股子公司；参股子公司参照本制度执行。

第二章公文的定义和种类

第一节公文的定义

第三条公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。

公文是传达党和国家的方针政策、发布和执行企业规章制度、请示和答复问题、指导和布置及商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

公文处理工作应做到及时、准确、安全，执行有关保密管理规定，严格遵守国家法律法规和公司管理制度。

（一）外来公文—指政府部门、行业协会、上级单位等外企事业单位（转）发给公司的公文。

（二）内部公文—指在公司内部使用的公文，包括公司下发的或下属分公司下发的规章制度、计划总结、报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等等。

 （三）上行文—是指**公司，或各下属分公司/各职能中心向**，报送的请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。

（四）下行文—是指**公司，或**公司向各下属分公司/各职能中心下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。

（五）平行文—是指外部平级单位，或公司内部各部门间联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。

第二节公文的种类

第四条公文种类主要有规定、决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等。

（一）规定：

为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。

（二）决定：

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。

（三）决议：

适用于经董事会、总裁办公会、总经理办公会等重要会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。

（四）通告：

适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（五）通知：

适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不相隶属机关的公文，传达要求各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。

（六）通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）报告：

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示：

适用于向上级单位请示或批准的事项。

请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。

（九）批复：

适用于答复下级单位请示的事项。

（十）意见：

适用于对重要问题提出建议和处理办法。

（十一）函：

适用于不相隶属部门或单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文的管理职责

第五条公文管理是指公司行政公文管理。

具体包括：

公司下发的公文；各下属分公司上报或下发的公文；公司各职能中心上报或下发的公文；公司及各下属分公司对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。

 第六条公司总裁办是公司公文处理的管理部门。

负责指导各职能中心和各下属分公司的公文处理工作。

同时负责建立健全公司公文管理制度，负责制度的制定、修改与实施。

（一）公司总裁办负责接收和处理公司层面的外来文件，接收和处理公司内部各职能中心和下属分公司对领导的请示、报告，负责处理以公司名义上报、下发的公文文件。

（二）公司各职能中心负责接收和处理对口相关领域的外来文件，负责处理以各职能中心名义上报、下发的公文文件。

（三）公司各下属分公司总经办负责属地地方政府相关职能部门的外来文件，负责接收、处理、宣贯和落实公司转发的外来文件和公司下发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件；负责处理以分公司名义上报、下发的公文文件。

（四）各职能中心和下属分公司根据业务需要，设置专职或兼职行政文员，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作。

第四章公文格式

第七条公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词、抄送单位和印发份数等部分组成。

（一）版头发文单位全称用套红大字居中印在公文首页上部。

（二）发文字号由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中。

联合发文一般只标明主办单位的发文字号（公司、各职能中心和下属分公司发文代字规范见附件一）。

公文应在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名，发文字号的标注放在左侧。

（三）标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

标题除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符合。

（四）主送单位主送单位指公文的主要受理单位，置于标题之下，正文之上，起头顶格。

主送单位名称应为全称或规范化简称、统称，排列顺序力求相对统—。

向上请示、报告公文，一般只有一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。

如需同时送其他单位，可用抄送形式。

（五）正文正文是公文主体部分。

要求情况确实、观点明确、文字精炼。

正文起于主送机关名称下一行，字体采用4号仿宋体。

字距、行距要清晰。

页面四周要留出适当空白，上页边距为2厘米，下页边距为2.6厘米，左、右页边距各为2.7厘米。

（六）附件对正文具有补充、说明性的附加文字材料，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后发文日期之前注明附件顺序和名称。

附件顺序使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。

（七）发文单位标注在正文下面偏右。

要写全称，并加盖单位印章。

（八）成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期，联合行文署最后签发机关领导人的签发日期。

会议纪要以会议通过日期为准。

成文日期使用汉字，并标明年、月、日，零写为“０”。

（九）印章除会议纪要外，公文应当加盖发文机关印章。

用印应当上不压正文，下压成文日期。

（十）主题词上报公文应当注明主题词。

标注在发文日期和印发说明之间，并按照规定标引，最多不超过五个。

（十一）印发说明公文的最后组成部分。

包括印发范围和公文印数。

（十二）用纸及装订公文用纸采用国际标准A4纸张（长297毫米，宽210毫米）。

装订时，公文纸右侧与下边对齐，统一在左侧装订，订2颗订书钉，书钉位置距左侧边沿1CM和距上、下边5CM的交汇处。

张贴公文用纸大小视实际需要而定。

第五章行文规则

第八条行文原则

（一）依据隶属关系行文：

一般情况下，下级单位不得越级行文，尤其不应越级请示问题。

因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级单位。

（二）依据职责范围行文：

完全属于职责范围内的事项，可直接行文；属于职责范围之内，但涉及其他部门职责的事项，应与涉及部门协商一致，进行会签。

（三）不相隶属机关的行文规则：

行文双方的关系基本上是对等的；双方公文效力的登记应是对等的。

（四）涉密公文的行文规则：

“明来明复，密来密复”；主件和附件的秘密等级一致。

（五）上行文的行文规则：

请示类公文应坚持“一文一事”制度，避免“一文数事”，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关；“报告”中不得夹带请示事项。

（六）公司各职能部、各下属分公司可以联合行文。

（七）各职能中心可根据领导授权，向下属分公司行文。

（八）正式公文须以“红头文件”上报。

如以“白头文”形式上报，原则应提前征得收文部门的同意。

第九条不能行文的几种情况：

（一）不能对领导者个人行文（特别是请示、报告，不能出现

领导姓名）。

（二）各职能中心内部之间的工作往来一般不行文。

（三）个人讲话一般不以正式文件的形式印发。

（四）相关部门就有关问题未协商一致时，不能各自行文。

 （五）能用简报、电话、便函等形式解决的事宜尽量不正式行

文。

第六章公文处理

第一节收文处理

第十条收文处理指对公司收到的公文的办理过程，包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办等程序。

第十一条签收、登记。

为保证公文办理的准确、及时、安全和可追溯，对收到的各级公文、各类文字材料、各种信件等，须进行签收、登记。

第十二条分发、拟办。

（一）总裁办收文：

首先由总裁办主任阅签，根据来文的内容和公司领导分工等情况，分发给相关的领导或部门。

对属于董事长、党委书记或总裁审批权限的事项，签发给董事长、党委书记或总裁；对于来文内容不能明确对应领导班子成员分工的，分发给董事长或总裁确定。

对于只涉及公司有关职能部门管理权限的事项，签发给该部门负责人直接阅知并办理。

（二）职能中心收文：

涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。

只涉及职能工作的交主管副总裁审批。

（三）总经办收文：

涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。

只涉及分公司的事项，由总经理审批。

第十三条批办。

公司领导在批阅文件时，应签署明确意见，并写上姓名和审批时间。

批办完成直接退往总裁办，不得将文件直接交给承办部门或原报送部门。

总裁办应根据领导的批示、意见内容进行登记后，再转送承办部门处理。

第十四条承办。

承办部门收到交办的公文后，应及时办理，办理结果应及时报送给本事项的主管领导，并将相关材料存档。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的事项，应当及时将来文退还给总裁办，并需附上说明。

对内容、形式要件不齐全等不符合相关要求的公文，承办部门可退还给总裁办。

第十五条催办。

总裁办对需要办理公文的承办情况要随时进行督促检查。

紧急或重要的公文应当及时、重点催办，一般公文应当定期催办，做到件件有结果，并及时向有关领导反馈。

第十六条各职能中心和下属分公司收文办理流程

（一）职能中心收文：

涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。

只涉及职能工作的交主管副总裁审批。

参照上面的批办、承办、催办程序执行。

（二）总经办收文：

涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。

只涉及分公司的事项，由总经理审批。

参照上面的批办、承办、催办程序执行。

第二节发文处理

第十七条发文处理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十八条拟稿。

非部门业务范围的综合性重要文件，由公司总裁办拟稿；内容属各职能领域业务范围内的文件，由各职能中心拟稿；内容属分公司职能领域和部门内部业务范围内的文件，由各下属分公司拟稿；相关公司部门联合行文，由主办部门拟稿。

拟稿的基本要求：

（一）要符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；符合公司的章程及有关规定；

（二）文稿必须情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清楚、文字精炼、字词规范、标点正确，篇幅力求剪短；

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文公司的职权和与主送公司的行文关系确定；

（四）公文内容一般由份号、秘级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、主页码等18项要素组成。

第十九条审核。

以公司名义发文的由总裁办主任核稿；以各职能中心名义发文，由职能中心总监核稿；以分公司名义发文，由分公司总经办主任核稿；相关公司部门联合行文，由主办部门负责人或公司主管领导核稿。

核稿的重点是：

（一）是否需要行文，是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定，与其它有关公文有无重复或矛盾；

（二）是否完整准确地体现了发文意图，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接，提出的措施和办法是否切实可行；

（三）是否与有关部门协商，涉及其他公司或部门的问题是否协商一致；

（四）文字表达、文种使用、公文格式等是否符合公文规定的要求。

第二十条会签。

联合行文的公司部门应予会签，再送有关领导签发。

 第二十一条签发。

以公司名义行文，由董事长或总裁签发；以公司各职能中心名义行文，由主管副总裁签发；以董事长或总裁名义行文，由其本人签发；以各下属分公司名义行文，由各下属分公司总经理签发，特殊行文上报公司签发。

第二十二条编号。

以公司名义对外发文由总裁办统一编写发文字号；以分公司名义对外发文由分公司总经办统一编写发文字号。

经办公室编号后的文稿，采用A4国际标准的正式红头文纸印制、盖章后发送。

由相关部门保存原稿及一份正式文件，翌年交本单位档案室存档。

 第二十三条缮印。

以公司名义行文，由公司总裁办和各职能中心分别负责打印；以各职能中心名义行文，由各职能中心负责打印；以各下属分公司名义行文，由该分公司总经办负责打印。

 第二十四条用印。

以公司及公司各职能中心名义行文，由公司人力中心负责盖章；以董事长名义行文，由其本人签章；以各分公司名义行文，由各分公司总经办负责盖章；同时各用印和印章管理部门做好用印审批程序和严格管理。

  第二十五条发送。

以公司名义行文，由公司总裁办文员和各职能中心文员负责发送；以公司各职能中心名义行文，由各职能中心文员负责发送；以各下属分公司名义行文，由各下属子公司总经办文员负责发送；对于实效性较强的如会议纪要等公文，应当及时发送并抄送相关所有参会人员。

 第二十六条督办。

公司总裁办、各职能中心与各下属分公司总经办有权力和责任对文件所载内容的执行情况予以催办、监督，而且有义务适时予以提醒，提供必要的帮助，并将事情进展状况以口头或书面方式汇报上级领导，以保证有关公司、部门、人员依照指示按时、按质、按量完成任务，为下一步工作提供条件。

 第二十七条备案。

为使发文有备可查，公文的发送必须登记备查，所有以公司名义下发的正式公文均由各相关职能中心进行备案，以下属分公司部门名义下发的正式公文均由分公司总经办进行备案。

第二十八条公文的发文流程：

（一）公司公文签发流程：

编制（文件起草部门）→部门外会签（可缺省）→审核（各职能中心总监/总裁办主任）→会审（主管副总裁会审）→审批（董事长/总裁）→编号下发（总裁办/各职能中心）→备案（总裁办/各职能中心）。

（二）各下属分公司总经办公文签发流程：

编制（文件起草部门）→部门外会签（可缺省）→审核（分公司总经办主任）→会审（副总经理会审）→审批（总经理）→编号下发（总经办）→备案（总经办）。

各下属分公司下发公文，必须同时抄报公司董事长/党委书记/总裁/副总裁/总裁办主任及业务相关部门，以便协办或查考。

第二十九条应充分利用电子信息网络，对普发或转发类的公文实行网上处理。

在办理过程中，各职能中心、各下属分公司总经办应指定专人及时登录，确保及时收取公文。

第七章公文的归档和销毁

 第三十条公文由办公室或专职人员统一收发、归档和销毁。

第三十一条归档。

公文办理完毕后，应根据有关规定，及时立卷归档。

个人不得保存应当归档的公文。

各职能中心和各下属分公司负责本部门文件的立卷和归档。

公文归档，应根据其相互联系、特征、年度、机构、问题等分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，以便于保管和利用。

第三十二条借阅。

已归档的文件、资料为中心档案资料，查阅时按照中心《档案借阅制度规定》执行。

未立卷归档的文件材料由部门文书人员保管。

查阅一般的文件、资料，由保管人员负责办理；凡属涉密文件、资料，须经本部门经理批准后方可查阅。

 第三十三条翻印。

上级单位的公文，除绝密级和注明不得翻印的以外，经总裁办主任/总经办主任批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖印章。

第三十四条销毁。

不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管领导批准，可以定期销毁。

销毁公文，应进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销、不误销。

销毁秘密公文，应进行登记，由二人监销。

 第三十五条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第八章公文的保密

第三十六条公文处理工作须严格执行公司有关保密规定，确保公司机密安全。

第三十七条公文拆启和传送由专人负责，总裁办、各职能中心、各下属分公司总经办指定一人负责此项工作，其他人不得私自拆启或横向传递。

第三十八条公文的阅读要限定范围，除各部门主要负责人外一般只限于责任人。

需传阅的文件，应按主管领导的批示传阅，其他人不得擅自阅读。

第三十九条注意公文的安全性。

公文处理完之后，应即时送转或清缴；未处理完的要放在安全的地方，不得随处搁置；注明属“机密”级以上的文件要妥善保管。

第四十条各类文件的草稿和需清理的文件，应及时销毁。

第四十一条传送密件，送件人必须用档案袋将文件密封后，送达收件人签收。

第四十二条收发者不得阅读与自己工作无关的公司公文。

第九章附则

第四十三条本制度由总裁办负责拟订、修订和解释。

第四十四条本制度自发布之日起施行。

2017年8月25日