GEGFI100应付管理功能手册.docx
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GEGFI100应付管理功能手册
目录
第1章概述-1-
1.1应付管理简介-1-
1.2应付管理的业务类型-1-
1.3应付管理主窗口-2-
1.4图标说明-2-
第2章基础设置-3-
2.1风格设置-3-
2.2供应商卡片-3-
2.2.1新增供应商卡片-4-
2.2.2修改供应商卡片-7-
2.2.3批改供应商卡片-8-
2.2.4查看供应商卡片-8-
2.2.5供应商卡片清理-9-
2.3数量折扣设置-10-
2.4商业折扣设置-11-
2.5现金折扣设置-11-
2.6报警级别设置-12-
2.7账龄区间设置-12-
2.8科目设置-12-
第3章采购发票-14-
3.1发票管理-14-
3.2发票记账-17-
第4章往来核销-18-
4.1应付账款核销-18-
4.2应付账款反核销-19-
4.3成批核销-20-
4.4成批反核销-21-
4.5应付账款核销列表-21-
4.6应付冲预付-22-
4.7应付冲应收-23-
4.8债权债务转移-23-
第5章账龄分析-24-
5.1账龄分析-24-
5.2应付账款到期预警表-25-
5.3到期账款汇总表-26-
第6章应付报表-27-
6.1供应商往来账款明细表-27-
6.2供应商应付账款明细账-27-
6.3供应商往来账款汇总表-28-
6.4往来账款支付明细表-28-
6.5往来账款冲销明细表-28-
6.6往来账款支付汇总表-28-
第7章往来账簿-29-
7.1供应商往来总分类账-29-
7.2供应商往来余额表-29-
7.3单供应商往来明细账-29-
7.4多供应商往来明细账-29-
7.5辅助项明细账-31-
7.6辅助项余额表-31-
7.7供应商部门往来余额表-32-
第1章概述
1.1应付管理简介
应付管理子系统是新中大GE系统的核心系统之一,凡是与供应商或应付账款有关的操作和处理都可以在应付管理中得到反映,其发生的交易事项可以自动产生凭证并能传送至总账。
应付管理提供了全面的供应商管理和应付账管理功能;可以通过录入应付单形成应付账,也可以与采购系统无缝连接自动形成应付账,并支持应付账的回冲;全面支持多币种核算;提供强大的账龄分析;具备较强的数据挖掘和整合能力,通过供应商卡片可以了解到每一个供应商的应付账状况;还提供详尽的应付账款报表。
同时应付管理也能较平滑衔接电子商务功能。
1.2应付管理主窗口
点击“集团财务”,在功能树中点击“应付管理”功能点,如下图1.31所示:
图1.31应付管理主窗口
1.3图标说明
本功能手册基本上做到重点突出,对于用户操作中可能会引起的错误操作或可能遇到的疑惑,功能手册中都以“注意”、“提示”、“说明”、“疑难解答”的方式着重列出,以免用户理解错误;另外,本功能手册中示例丰富,基本上都以列举加图片的方式说明各功能具体的操作步骤和方法。
这是一个“注意”图标。
它提醒您注意各种需要特别注意的因素或一些有趣的事情。
这是一个“提示”图标。
它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能。
这是一个“说明”图标。
它对可能会引起您误解的问题进行解释。
这是一个“疑难解答”图标。
它提醒您一些用户在操作过程中可能带来问题的操作。
第2章基础设置
“基本设置”包括:
基本选项、供应商卡片、折扣方式、报警级别、账龄区间和科目设置。
2.1风格设置
图2.11基本选项设置
2.2供应商卡片
“供应商卡片列表”列示用户选择范围内供应商的概要情况,包括供应商名称、供应商类型、信用额度、采购净额、应付余额、供应商所属地区、分管部门和业务员等信息。
在供应商卡片列表的基础上,用户可以进行供应商卡片的日常维护和查询操作。
对于应付科目和预付科目,针对某一类或选定的供应商可以成批进行修改。
2.2.1新增供应商卡片
单击“供应商卡片列表”窗口工具栏中“增加”按钮即可以在系统提供的供应商卡片中进行供应商信息的录入。
1、在本系统中,供应商首先是一种单位类型,因此在基础数据模块中录入的每一个单位都可能随时成为供应商;
2、由其它单位类型转换成供应商类型的操作在基础数据子系统的往来单位中完成;
3、往来单位信息包括“单位地址”、“联系方式”和“单位类型”;单位类型有客户、供应商和内部往来单位三种类型。
新增供应商卡片需要录入“基本信息”、“财务信息”和“发展纪要”三个方面的信息。
其中财务信息和发展纪要属于供应商资料特有的;基本信息和联系信息与单位资料保持一致,用户只需要修改单位信息或供应商卡片任何一个地方,其他地方将自动更新。
财务信息
图3.11供应商卡片-财务信息
财务信息主要包括以下几方面的内容:
信用等级、信用额度
应付管理提供全面的供应商信用管理,供应商的信用等级和信用额度是信用管理的基础和重要依据。
在基础设置中系统提供专门的信用等级的维护,并可以设置信用预警指标。
系统还可以根据该供应商的信用额度和应付余额自动计算信用余额,并提供专门的供应商信用分析和报告,从而促进本单位对于供应商的信用管理。
信用等级设置
信用等级设置主要用于维护供应商的信用等级情况,为供应商的信用限额维护提供参考,是供应商财务信息的重要组成部分。
说明:
信用等级即可在本模块的基础数据中维护,也可在GE基础数据子系统中维护;
系统允许用户修改信用等级,但只允许修改名称、描述,而不能修改信用等级的代码;
财务信息中的信用等级可由下拉菜单中选择录入。
下拉菜单默认显示信用等级列表。
分管部门、分管业务员
一般一个供应商会有一个部门负责管理与其相关的日常业务,而且常常是由该部门中一个比较固定的业务员具体负责,包括发展业务、签订采购订单、跟单、运货、开发票和付款等。
系统针对各部门或各业务员管辖范围内的供应商提供各种报表,以便于各部门对其所属的供应商进行管理,也可以对各部门的供应商关系情况进行监督控制。
账务科目
在供应商卡片中提供作账时该供应商默认的应付账款、预付账款和采购收入科目,以方便用户日常操作和过账处理。
系统建议采用比较统一的应付科目。
科目要与该供应商的结算币种相一致,如与该供应商以美元结算,则对应的科目应支持美元结算,如该科目为美元户科目,则该科目为支持多币种核算科目。
折扣方式、默认折扣
在采购业务中一般存在现金折扣、商业折扣和数量折扣三种,本系统支持折扣的自动处理,并针对每个供应商或某供应商类型提供默认的折扣政策。
结算币种
即用户与该供应商进行交易计算时可能使用的币种,可以根据实际情况进行确定。
可能是单一币种,如本位币或某单一外币(如美元),也可能在不同的交易中使用不同的币种进行计算,此时需要选择“多币种”结算方式。
本系统针对每一个供应商支持完善的多币种交易管理,可以查看以某种具体币种结算的交易情况,也提供整体的应付账和交易分析,提供货币重估功能,从而可以统一置换为以某一种币种进行度量的交易报告。
运输方式、供应商类型、采购类型等其他信息
为了管理和业务的需要,根据实际情况,记载与该供应商交易的货物运输方式、供应商类型和采购类型,从而进行分类管理。
供应商状态
供应商状态包括“有效”和“冻结”两种,一般与该供应商的信用状况相关,通常情况下是有效的,即允许继续发生交易,当用户维护了有效截至日期时系统自动处理其状态。
供应商属性
“供应商属性”为必须输入项,它的选择会决定供应商在发生业务时的处理流程。
包括:
“供应链组织”、“终端用户”、“内部员工”、“外部人个”和“临时性客户”五种。
同时,您也可在“财务业务数据设置-客户属性”中进行设置,但系统内定的以上五种不得删除。
选择好供应商属性后,在多供应商相关报表查询中,系统将需要您在“查询条件”中录入“供应商属性”并进行过滤处理。
临时性供应商:
对于与企业很少发生业务往来关系的供应商,或者从管理角度出发考虑,无需进行严格管理、跟踪的供应商,您只需创建一张客户卡片,输入通用信息。
在日常输入单据、凭证时,这种“一次性账户”可以补充输入特定专用信息,如:
名称、地址、电话及银行相关信息等。
这样操作,为企业在日常处理节省了一定的人力和系统空间。
操作步骤:
1、我们首先在系统中建立一个临时性供应商,并输入其通用信息。
2、在相关单据或凭证录入时,选择该临时供应商代码,系统将自动弹出跟这张单据或凭证相关的专有临时供应商信息录入窗口。
内部员工:
内部员工类型的客户,是为更好的进行清账核销处理而设置,可与其他往来账一样进行账龄分析。
操作步骤:
1、在供应商属性中选择“内部员工”,系统弹出“内部员工”设置窗口进行选择。
2、选择具体员工,并指定生成的供应商代码(前缀+员工代码,总长度不能超过20位),系统提示“是否导入员工信息”,点击“确定”,系统进行导入操作,“员工姓名”自动转换为“单位名称”,部门对应到“分管部门”,员工信息卡片中的地址和电话也支持自动回填。
3、在后续的单据、凭证录入时,选择该临时供应商卡片代码,系统将弹出与该卡片有关专用临时供用商信息录入窗口。
注意:
一个内部员工只能被引用一次。
发展纪要
用于记录于该供应商相关的日常事宜和发展状况等信息。
操作技巧提示:
1、在输入信息时,鼠标“双击”可以弹出输入帮助窗口供您选择。
2、在输入客户代码时可以使用以下输入方式:
a、直接输入客户代码或客户名称,系统会自动匹配并查找出客户基本信息;
b、直接输入客户助记码,系统会自动匹配并查找出客户基本信息;
c、输入“/”+客户代码(可以为不完全的代码)或客户名称(可以为不完全的名称),系统会自动模糊匹配客户代码并查找出客户基本信息;
d、输入“*”+客户助记码(可以为不完全的代码),系统会自动模糊匹配客户助记码并查找出客户基本信息;
e、输入“&”,系统会直接打开客户帮助窗口供您选择客户。
2.2.2修改供应商卡片
根据实际的变化情况,可能需要对供应商资料进行修改,包括单位信息、信用情况、分管部门、折扣及交易情况等。
在与供应商发生交易前,该供应商资料可以根据实际情况任意修改,若已经发生交易,则需兼顾这些交易情况。
如本单位与某供应商以前以本位币进行交易的结算,现改为以美元结算,考虑到以前的交易情况,该供应商卡片的交易币种需要改为“多币种”,而不能直接改作“美元”。
2.2.3批改供应商卡片
对于应收科目和预收科目,针对某一类或选定的供应商可以成批进行修改。
若用户单击“供应商卡片列表”窗口中的“批改”按钮,弹出图3.12所示的窗口:
图3.12批改供应商卡片信息窗口
可在“批改供应商卡片信息窗口”中即可一次修改全部客户的应收/预收科目,也可以设置条件修改部分客户的应收/预收科目。
2.2.4查看供应商卡片
供应商卡片提供强大的供应商管理和查看功能,除以上介绍的单位资料和供应商资料外,还提供专门的业务简报和交易清单页面供用户了解该供应商的大概和详细情况。
业务简报:
提供各供应商本会计年度年初、本会计年度各个会计期的交易统计情况,包括各期间的采购情况(包括开票、退货)、应付账支出情况(包括付款、折扣)、应付余额等重要数据。
从而对该供应商的情况有一个整体的把握。
应付管理所有报表基本都提供本币式和外币式两种报表形式,以满足用户的不同需要。
交易清单:
提供与该供应商发生的所有交易记录,用户据此可以详细了解每一笔采购业务和应付账发生和支出情况,而且针对每一笔交易记录,双击可以直接追踪其原始单据和对应凭证,交易清单表头还提供该供应商总的交易数据和信用情况,让用户一目了然。
交易清单如下图3.13所示:
图3.13交易清单查询窗口
用户除通过“查看”功能按钮获取以上信息外,还可以通过“定位”功能按钮,针对供应商号码、名称、地区、分管部门和供应商类型进行直接定位和搜索操作。
提示:
供应商卡片查看可以定义信息限制域保密供应商卡片信息。
2.2.5供应商卡片清理
长期的积累使得供应商卡片的数目庞大,在进入新的一个年度时,需要将某些在将来不会发生业务的供应商做成批删除处理,供应商卡片清理就提供了这个功能。
供应商卡片清理功能判断数据引用关系。
点击“供应商卡片清理”菜单,系统弹出过滤窗口,选择需要清理的供应商卡片的过滤条件,点击“确认”,系统会根据过滤条件将可以删除的供应商卡片罗列出来。
如下图3.21示:
图3.21供应商卡片过滤窗口
注意:
1、只有当前年度账套中没有发生过业务的供应商才能删除。
图3.22供应商卡片列表窗口
在本窗口,用户可以根据需要通过“删除”按钮逐个删除供应商卡片,也可以使用“清理”按钮将筛选出来的供应商卡片一次性全部删除。
2、执行删除操作的供应商卡片是不可恢复的,请用户谨慎操作。
2.3数量折扣设置
所谓“数量折扣”是指按照销售交易货物的数量计算折扣。
如果在“基本选项设置”中选择数量折扣方式,那么日后数量折扣的维护操作都在本菜单中完成。
数量折扣设置需要用户录入“货物名称”、“货物代码”、“折扣名称”、“货物数量”和“折扣率”。
其中,货物取自基础数据里物料编码,可通过单击数量折扣设置窗口中“增加”按钮在弹出的“货物帮助窗口”中选择录入;“折扣名称”字节数不得超过20个;数量、折扣率不能为负数,折扣率应小于100%。
注意:
1、若在基本选项设置中选择数量折扣方式,则在现金中心进行付款或核销操作时,系统将按照采购交易中货物的数量计算出默认折扣。
2、若存货代码为空,而数量、折扣率不为空时,默认为所有的存货的折扣率。
2.4商业折扣设置
若用户在基本选项设置中选择了“商业折扣”,那么用户在采购管理或现金中心付款、核销时,系统将按照采购交易中采购净额计算折扣。
“商业折扣设置”主要包括金额折扣的增加、修改、删除。
系统默认有折扣级数15级,其中采购净额应逐级增加。
说明:
采购净额是指采购金额减去采购退回金额,采购净额、折扣率不能为负数,且折扣率不能大于100%。
2.5现金折扣设置
在本系统中主要在采购订单、销售订单、采购结算、销售结算、现金中心结算中引用。
系统最多同时支持五个时间段的折扣。
现金折扣设置窗口如下图2.12所示:
图2.12现金折扣设置
在“现金折扣设置”窗口中点击工具栏中“增加”按钮,现金折扣列表中就新增一优惠条件记录行。
优惠条件记录行由编码、信用天数、优惠天数(五种)和优惠率(五种)组成。
优惠天数和优惠率组成优惠条件。
在现金折扣设置窗口中根据信用天数用户可以设置五种不同的优惠条件。
现金折扣设置窗口中优惠天数1和优惠率1组成编码为1的优惠条件记录行中的优惠条件1。
注意:
1、优惠条件记录行中的编码必须录入且每行记录的编码不能重复;付款条件编码可以用数字0~9或字符A~Z表示,但编码中“;-以及空格禁止使用。
付款条件编码最多可输入3个字符。
2、优惠条件记录行中的优惠天数从左到右要逐级增加。
3、优惠条件记录行中的优惠天数不得大于信用天数。
4、优惠条件记录行中的付款条件由系统自动生成。
2.6报警级别设置
可以通过对报警级别的设置,将供应商按照供应商欠款余额与其授信额度的比例分为不同的类型,以便于掌握各个供应商的信用情况。
系统要求用户录入“序号”、“级别名称”和“总比率(%)”等信息。
其中“序号”宽度最大不得超过2个字节;“级别名称”可以采用编号或者喜欢的任何形式,最好能够上下对应,且必须录入。
总比率=应付余额/信用额度,应逐级增加。
2.7账龄区间设置
为了能对应付账款进行账龄分析,首先需设置账龄区间。
账龄区间的时间计量单位为天,可以自定义账龄区间,包括起止期期间、相互间时间段可以不连续;系统除了提供20个封闭区间外,还存在早于第一时间段和迟于最后一个时间段这两个默认的区间。
终止日期必须大于起始日期。
如下图2.13所示:
图2.13账龄区间设置窗口
用户在设置时只要保证每段的终止日期大于起始日期就可,每段的时间段可以存在重复天数,以尽可能满足用户的需要。
2.8科目设置
科目设置包括基本科目设置和外币科目设置。
基本科目指的是本位币的科目。
基本科目设置主要用于维护常用科目,以便于日后制作记账凭证时调用。
它包括“默认往来科目”、“汇兑损益科目”和“采购相关科目”的设置。
外币科目设置主要用于维护常用的外币科目,如预付账款外币科目与应付账款外币科目,科目代码的核算币种与对应的外币应该一致,否则无法通过有效性检测,不能存入。
提示:
1、录入的基本科目必须为最末级科目。
2、如果您为不同的供应商分别设置了应付款核算科目和预付款核算科目,则可以在此处不输入这些科目。
系统提供了针对不同的供应商分别设置科目的功能。
3、如果您用同一个科目核算应付账款和预付账款,则预付账款科目可以和应付账款科目相同。
4、应付和预付科目必须是有“供应商”类辅助核算的科目。
第3章采购发票
3.1发票管理
进入“采购发票管理”窗口中,系统设置了“增加”、“修改”、“删除”、“复制”、“审核”、“审批”、“冲红”、“作废”、“凭证”、“查询”、“定位”、“打印”等主要功能按钮,下面详细介绍关于采购发票的具体操作。
增加
在增加新的采购发票时,首先确定增加的发票的类型;同时应该选择采购发票的种类。
点击“增加”按钮,系统弹出采购发票类型的选择窗口。
系统默认的来源取决于采购系统基础数据子模块的“选项设置”中对这部分选项的设置结果,只有发票来源为库存入库单(退货单)时,才能进行自动对账。
如图4.21所示:
图4.21发票类型选择窗口
下面以增加一张蓝字增值税采购发票、以采购入库通知单(退货单)作为采购发票数据来源为例说明采购发票的增加操作要点。
1、点击“增加”按钮,系统弹出窗口,发票类型选择为“增值税发票”,选择采购发票资料来源为“采购入库通知单(退货单)”,然后,执行“确认”按钮后系统弹出“采购发票录入窗口”,如下图所示:
图4.22
2、在发票录入窗口中,系统设置了“增加”、“删除”、“通知单”、“合并”、“存入”等主要功能按钮。
首先点击按钮“通知单”。
系统弹出“采购入库/退货通知单帮助窗口”,确定并选择相应的通知单并确认后,“采购入库/退货通知单”中相关的资料就回填到采购发票录入窗口的相应字段中。
3、输入或修改采购发票的相关内容,如发票号、采购数量、金额、单价等。
执行“存入”按钮,就完成了这张采购发票的增加录入处理。
说明:
a、发票录入窗口中的“增加”及“删除”按钮用于增加或删除采购发票中的物料明细记录。
利用“合并”按钮,可以实现将同一供应商和发票往来单位、同一类型的采购发票合并起来。
合并方法就是选择属于同一个供应商和发票往来单位的“采购入库/退货通知单”后,输入或修改相应资料确认无误后,点击“合并”按钮。
b、您必须输入采购发票的编号,并且保证录入的发票号长度符合规定。
发票号长度在本系统基础数据子模块的“采购发票类型”菜单中进行维护。
c、如果发票类型是运费或费用发票,还需要选择相应的“费用类型”。
修改
采购发票的修改与增加的操作基本相同,请参照“增加”的操作说明。
另外,如果想要修改的采购发票已经审核或已经经过其它操作处理了(如审批、冲红、作废记账等),就不能修改这张采购发票。
删除
采购发票的删除,是整张发票单据的删除。
如果想要删除的采购发票已经审核或已经经过其它操作处理了(如审批、冲红、作废记账等),就不能删除这张采购发票。
删除的操作比较简单,选择符合删除条件的采购发票记录,然后单击“删除”按钮,就完成发票的删除操作。
复制
系统提供了三种复制的方法:
复制表头、复制表体、复制全部。
具体的操作方法是,选择被复制的采购发票记录,然后点击“复制”按钮,选择复制的方法,然后系统进入到“采购发票录入窗口”。
最后,输入或修改相应的数据辅助项,单击“存入”功能,就完成了采购发票的复制。
其后面的操作与正常的增加处理是相同的。
注意:
在增加或修改采购发票时,如果不填制“财务类型”这个辅助项。
在“采购核算管理”中将无法实现采购发票的自动记账。
审核/弃审核、审批/弃审批
这些操作与其它单据的处理是相似的,只是系统支持对采购发票的成批审核、审批,此功能通过相应窗口中的“单据成批处理”选项进行控制。
冲红
采购发票的冲红主要处理的是已经记账的采购发票。
当已经记账的采购发票做了冲红处理后,还应该执行“记账”功能。
另外,已经进行采购对账处理的采购发票不能冲红。
如果需要冲红,请到“采购对账”中删除对应的对账记录,然后再做冲红操作。
作废
采购发票的作废主要处理的是已经经过审批手续,但是没有进行记账处理的采购发票。
作废后的采购发票不能冲红、不能记账。
查询、打印
采购发票的查询及打印操作,与其它单据查询及打印操作相同。
具体可参照相关内容的操作说明。
注意:
1、在处理采购发票时,要注意发票类型的选择,不同的发票类型可有不同的业务处理方式,如采购发票和费用发票的处理一般就不同的。
2、增加采购退货发票时,点击“增加”按钮后,必须选择“红字”。
3、必须经过仓库接收后的采购入库通知单及采购退货通知单(入库后),才能在增加发票的时候引用它们。
不过,入库前的采购退货通知单不需经过仓库接收处理,可以被采购发票所直接引用。
4、采购发票录入,来自采购通知单或库存通知单,同一供应商时,可以多选主表及其明细记录,快捷操作,按住ctrl键,光标多选记录,明细记录可以通过右键弹开定位功能。
5、采购发票录入,选择费用发票时,可以取采购入库通知单(库存入库单)上录入的自定义辅助项的金额,引入时可以取多条明细,选择具体的辅助项后,表头的金额自动取明细的辅助项合计金额,通过财务类型对应的凭证模板,生成记账凭证(函数选择单据的含税金额,不含税金额进行价税分离)。
3.2发票记账
发票的记账过程是采购业务与财务总账实现资料交换的重要步骤,通过记账操作,可以自动生成记账凭证。
只有经过审批的采购发票才能记账,记账后的采购发票不能作废或删除,只能做冲红处理。
记账时产生记账凭证的模板来自于采购发票类型中对应的财务类型的凭证模板。
如何建立相关的凭证模板请参阅“采购凭证模板”的操作说明。
因此发票记账的前提是:
发票已经审批,对应的发票类型中设置了对应的财务类型,对应财务类型的凭证模板已经正确建立。
进入“发票记账窗口”,系统先弹出查询窗口,系统默认只显示已审批未记账未作废单据,单击确认进入发票记账列表窗口,选择多张发票一起记账的前提条件为:
1)所选发票的财务类型必须一致;2)所选发票必需是同一供应商;3)红蓝发票不能同时存在;4)普通发票与费用发票不能一起记账;5)财务类型中往来单位科目只能一个(即只能生成一张应付单),如果是单张发票记账则允许存在多个往来单位科目,点击“记账”按钮,进行记账处理。
发票记账成功后,系统会给出完成的提示,您可以回到发票列表窗口点击“凭证”按钮查看对应的记账凭证。
此时,产生的记账凭证将自动被总账系统接收。
第4章往来核销
4.1应付账款核销
当供应商发生退货等应付账回退的情况,开具红字单据(冲红发票、退货单或红字应付单)后需要与原始的单据进行冲销。
说明:
在应付管理的退货单录入和红字应付单录入中,系统提供“
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