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工作计划管理.docx
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工作计划管理
工作计划管理
第一讲计划的作用和意义
孙子兵法“上兵伐谋”中“谋”指一个好的计划
《论语》“凡事预则立,不预则废”“预”指计划。
一、计划的作用
计划渗透在企业管理中
管理:
指企业各种活动中的一种活动,由管理者协调被管理者的一种活动,它包含计划、组织、指挥、协调和控制。
计划是管理当中不可缺少的一个部分,与组织、领导、协调共同形成了管理中必不可少的几个重要活动。
计划对于管理者的重要作用:
●迫使领导他能够认真思考干什么和应该怎么干
●在计划过程当中会有不停的一些关键点来提醒我们,回归到我们的航道上来。
●计划的制定可以有效地预测变化和制定应变的措施
●计划比存在在领导脑子里的模糊的方案要更加清晰,更加容易去贯彻实施,也更加容易被修改。
●能够更加轻松地处理突发事件和问题
●能够使得绩效和结果更加可控和可预测
●员工能够直接按照计划工作提高工作效率
●员工的工作努力能够更好地与结果匹配
●计划可以更加客观地评价最终的结果
做好计划的好处:
1、可以使预期目标的成功率大大提高
2、可以使目标更加明确更加清晰
3、可以使目标的设定更加符合实际
4、预见极少不可遇见的阻碍和危机
二、计划的概念
计划:
基于各种可能发生的情况所规划的通盘的对策,是将未来所需要步骤的罗列并必须用书面写出来的东西。
第一,计划是为了完成某项使命而调动所有的力量,达到预期结果的正确的行动指南,
第二,计划指明了行为方向,并且界定了由谁完成,历时多久,耗费多少成本,最后结果是什么,责任人是谁。
什么时候需要计划,计划的重要意义:
●对组织目标进行规划的时候
●碰到问题的时候
●想做得更好
●和别人沟通谈判的时候,为了让对方接受自己的观点
计划分类:
(一)从计划制定层次分:
战略计划(企业未来整个发展的计划)、战术计划(针对某一个板块某一个环节制定出来的计划)、作业计划(更加细分到某一项具体工作)
(二)按照时间长短分:
长期计划(企业发展十年以上计划)、中期计划、短期计划(某一天某一周)
(三)按照职能的标准分:
业务计划、财务计划、人事计划等
制定计划关注的内容:
●不准确的计划是在浪费时间,制定计划一定要准确
●计划可以消除变化
●不让计划比我们框住,计划是人制定的,人也可以去改变计划,不是计划降低了我们的灵活性降,而是我们没有灵活掌握好计划的原则性
第二讲怎样制定工作计划
计划制定需要五个步骤,计划制定的五步法。
一、基本概念:
1、制定计划是个过程,计划本身的过程效应,由一系列步骤组成的逻辑过程,最原始的是时间计划。
2、计划要素:
●计划要有使命使命指计划所最终所追求的结果。
●计划的结果和责任计划所能产生的结果,包括好的结果坏的结果甚至在过程中的结果,这些结果的责任应该由谁来分担。
●工作策略为了规避计划过程当中有可能出现的问题,应该采用什么样的策略去解决问题。
●计划的必须资源有哪些计划不是简单的对未来的预测,需要有资源才能来完成。
3、明确计划要素的重要性需要做的工作
第一,制定计划者要对计划各层次要素做详细的研究和分析
第二,对于各项要素设立要求和标准,保证计划可以控制和评估。
第三,各项要素要想清楚、说清楚、写清楚,让计划的执行者明确计划的用处和内容。
第四,明确各层次要素,计划制定者分解它可操作可测量的关键内容并落实具体的操作方法,预测计划在执行的各个阶段有可能会出现哪些问题。
二、制定计划所要重点关注的问题(制定计划的五个步骤):
第一步、陈述使命:
为什么要去做,他能解决什么问题带来哪些影响,是否与企业大的组织会产生冲突,要想清楚说清楚写清楚。
明确目标,目标就是在特定的时间和特定的成本约束下实现特定的可衡量的成果,目标就是可以量化的目的。
确立了计划的目标的好处:
●抓住重点
●关注结果避免争论
●考核依据可以比较明确
●可以激发下属的承诺和工作的主动性
●统一目标
●职责明确
●可以提升下属的能力
制定目标要有一定的原则,这就是SMART原则,指目标制定过程中的五项原则:
S:
具体的明确的
M:
可衡量的
A:
可接受的
R:
可实行的
T:
可时间界定
第二步、明确成果、责任、指标
明确成果,成果是指完成计划所要达到的具体成果,指用来衡量目标和计划的一个重要因素。
结果是目标具体化内容,是使执行者能够清晰工作的要求,或者执行者向管理者汇报工作是必须达到的规定的要求。
结果可能是数据、图形、表格、模型、报告、具体产品等。
计划的责任,指管理者明确各项成果的具体内容和要求,划定具体执行者的范围,如果达不到预期的要求,相关的责任人应该是谁,结果必须与责任相对应,否则很难去控制或落实到人。
要制定确定计划的责任要划定执行者的责任,在确定责任的同时也为组织解决哪些问题,在计划之前要明确由谁负责相关责任。
明确指标,指标是衡量结果是否达到预期目标的关键因素,指标必须得到执行者和计划者的双方认可,指标是对责任和结果的一种量化的解释。
结果、责任、指标图
结果
责任
指标
结果A
责任a
1
责任b
2
责任c
3
结果B
责任a
1
责任b
2
责任c
3
结果C
责任a
1
责任b
2
责任c
3
第三讲拟定工作策略
制定计划的第三步:
拟定工作策略
正确的策略要紧紧围绕计划的使命和目标,策略就是在计划执行过程中所需要考虑的问题,正确的策略包括实现计划的思路,如何控制计划执行的方法,评估结果的方法,以及弥补差距以及风险的改进方法。
思路,是为了完成目标及指定的成果的整体解决方法,是计划实现的一个整体规划。
思路就是把脑子当中的想法以目标和线索的形式把它串联在一起,来逐步分解,并且把各项工作逐步细化直到可以操作的环节以及可以操作的各项步骤这样的一个过程。
思路描述:
工作分解图在项目管理中叫WBS,项目指这件事情前人没有做过,在运行过程中有可能发生意外的这样一系列的工作任务。
项目与我们所做计划的工作任务群有很强的相关性。
工作分解图WBS
WBS举例:
新设备安装06:
50
分解WBS标准:
第一,分解以后活动能够结构清晰,第二,关键任务之间有什么样的关联关系,在逻辑上能够形成一个大的活动,第三,集成了所有关键因素能够把计划执行过程当中每一个最关键的因素包含在里面,第四,包含临时的里程碑和监控点。
里程碑在计划中指一项重要的任务一件关键的事件。
计划进入执行阶段,往往不能停下来进行考核,监控点对计划进行考核,来核定先前制定的计划的指标是否合理,出现偏差如何去纠正。
监控点一般设置在里程碑这个节点上。
第五,所有的活动要全部定义清楚,每一个阶段要详细说明。
控制,为了保证和监督计划的实施过程按照预先确定的思路而进行的各项有效的措施。
为了防止计划出现太多的变化事先采取相关的一些手段去控制这种变化的产生,或者一旦变化产生能够使得我们的计划仍然不要偏离太多的轨道。
计划的实施过程就是按照计划进行控制和监督的过程。
明确要控制哪些内容,由谁来去控制。
控制必须具备两个条件,一个是确定判断或者监督的标准。
第二个条件是要界定明确的责任,如果没有达到目标责任由谁来负。
常见的控制计划的方法:
一种方式是采用里程碑和甘特图的方式。
甘特图就是监督计划当中的不同任务,还可以通过任务书的方式进行控制,计划制定的时候要落在纸面上,可能需要去填写一些任务书,通过任务书指明计划所要达到的预期目的之外,还需要详细的把过程当中的一些问题描述清楚。
对项目计划控制时的控制点:
第一类,对时间(进度)的控制,按照里程碑监控;第二类,质量问题控制;第三类,成本控制;第四类,满意度控制。
评估,预先估计计划实施过程中和结束后的各项风险,并将这些风险所导致的结果和预期的成果,相比较找出差距并适时的适应地调整工作思路的一种方法。
除了对计划实施监控外还要对计划进行评估。
首先要预测关键事件,他产生过程的风险或者问题,然后再确定相应的评价指标和评价内容,评估要选取关键的控制点,一般会在里程碑的结点进行评估调整计划。
改进,针对评估所得出的风险或者预计出现的问题与预期结果的差距而制定的弥补的方法和措施。
通过评估发现了问题,要采取相应的措施进行改进。
第四讲寻找资源与计划沟通
制定计划的第四步:
寻找必要的资源。
为了完成计划所要达到的目标和成果,我们必须要配备相关的资源或者支持,并调动组织内相关的力量来共同完成这项工作,我们需要界定我们需要什么样的工具,需要花费多少时间,需要何种类型的支持者,需要花费多少费用,这些就是我们所说的资源。
一些人会对资源产生误解,认为资源是指物力资源、财务资源或者人力资源、信息资源等。
其实领导的支持,权利也都是一种资源,这些资源直接影响到计划的执行和落实。
我们把这些资源归结成五个关键词。
第一,工具。
指完成计划的方法和指南以及达成目标所需要提供的支持。
找到正确的工具就能为计划的实施和统一的思想创造比较良好的条件,但是我们不能完全依赖现有的工具,我们必须找到或者开发目标成果一致的工具。
这些工具有可能是历史经验,有可能是具备历史经验的的某一个人,也有可能是外部的咨询机构、内部的专家以及我们相关的参考文献等等。
第二,人。
这里指制定完成计划的执行者的标准和要求,包括什么样的人你需要有什么样的技能,并且你执行的这个人他的阅历是什么样的,这些指计划执行当中资源要求当中对人的要求。
管理者必须按照现有的标准在组织内外选人、用人、管人。
我们需要综合去考量影响这一计划的到底有哪些人,这些人到底有哪些特征,他对我们的计划会产生出哪些影响。
第三,时间。
我们对计划必须指定一个确切的完成时间,要有一张详细的日程表,落实好完成时间对我们工作计划最终成果是很重要的,但是时间控制,往往是我们最难控制的一个环节,我们发现在我们工作中拖期的情况经常会产生,这里考虑到风险控制问题,我们要考虑意外的突发的情况,他产生的时间的拖延会有多久,以至于有些人在制定计划的时候会故意把时间把原定计划往后拖延,以使得有更多的时间去应对各种风险的产生。
对时间我们一般采用甘特图的方式进行控制,(图)
当我们时间比较赶的时候,有两件事情需要去做,我们应该先去做那件最容易影响到我们总进度的一些事情,这就是甘特图在计划时间控制当中,他能发挥的一个作用。
第四,费用。
做计划一般都会涉及到费用问题,对计划所花费的成本应该有一个清晰的概念,甚至我们应该做一个计划的预算,来估计我们每一项任务完成的具体时间和费用。
制定预算是一项十分琐碎和细致的活,同时它也是一项十分重要的工作,是保证计划顺利实现的一个关键因素。
因为我们的费用是有限的,怎样控制在各个环节当中,尽可能的降低费用以保证我们总体费用不超标,这也是我们计划管理者需要关注的环节。
第五,阶段性成果。
指在计划进行过程中各个阶段达到的成果,指在项目的里程碑的完成,意味着进入或者度过某一个阶段。
指这些阶段产生哪些成果,计划的阶段性成果是计划有所进展最有力的证据,同时也是达成我们满意度的一个重要证据。
制定计划的第五步:
沟通并颁布实施
沟通的目的在于计划的客户是执行者,所以说计划颁布之前应该去取得这些执行者他对计划的认同和支持。
计划主要由领导制定,由领导带领下属去执行,主要执行者还是下属,因为我们为了让下属能够更加有主动性和积极性的执行计划,我们必须要获得它的认同,双方对计划达成一致思想,在沟通和颁布的过程当中,不仅仅是一个统一思想的过程,同时我们也是对计划提出修改和调整的过程,因为执行人可能对于计划有更深入更直观的了解。
通过这个步骤我们可以消除执行者对于计划所持的极端的观点,比如说过于乐观或者过于悲观。
所以制定计划要求双向的沟通而不是单向的由领导来制定计划。
在制定计划过程中领导者的责任有两方面:
一是,寻求并获得高层主管的支持和赞助。
为计划执行提供政策的支持,提升计划在组织中的形象,保证计划的出发点和计划是向组织发展起到的促进作用。
二是,符合执行者的期望以获得执行者对计划的认同。
并可以调动执行者参与计划的制定,取得他们的认同和配合。
我们的沟通包括两方面内容,第一我们要寻求支持者和外部领导的支持,另外一方面需要获得计划小组成员的支持,在获得这些支持的时候计划的沟通是显而易见的。
计划与高层主管的沟通过程中我们需要对计划的使命进行交流,我们为什么要去做这项工作,讨论计划的风险以及他控制的措施,不大包大揽说这项工作一定能完成,要明确指出在什么时候需要高层主管来提供什么样的帮助,在什么结点的时候提供帮助,而不用每天麻烦他。
和计划的执行者来沟通标准和相应的要求,以及承担的责任,以便执行者一方面是严格执行计划,同时也在过程当中对自己作出正确的评估。
计划在执行过程中我们不一定要有奖惩措施但是要对每一位执行者有一定的评估,能及时调整他的行为和风格以便使它对计划的执行能够更加到位。
我们来讨论如何弥补自己的不足以便在一定时间内提高自己的技能,告诉执行者参与计划的好处达成一致的看法,提高对工作的积极性以便能让他们能够积极主动参与计划的实施,计划是向计划执行者提前落实计划的具体工作,让执行者提前做好工作调配的准备事项。
除了向高管和计划执行者进行沟通外,还有其他需要沟通的环节。
和计划的相关部门进行沟通,计划的执行需要调动组织内的相关资源的支持,这些资源由外部提供,需要向这些外部部门进行深入地沟通。
比如人力资源部门,是人员的派遣者;财务部门是费用最相关的人员;市场部门可能就是问题的所在部门。
这些部门都需要我们去进一步沟通,计划执行也会影响到组织的所有部门,这些部门都会对你的计划执行产生影响甚至有的时候会产生冲突。
作为计划的制定者只有综合去平衡各方面因素才能够落实好使计划最终可以执行。
综合平衡要注重三方的综合平衡,第一是和高层的沟通和平衡,第二和计划执行者的沟通和平衡,第三和计划相关部门的沟通平衡。
平衡各自的意见又包含目标的平衡、部门的平衡、能力的平衡,总之整个沟通的过程就是一个平衡的过程,使得我们的计划更具有可实施性,进行完沟通之后,接下来需要去做的是颁布计划。
颁布计划之前要明确是否与计划的相关人员都已经沟通过,对于结果和责任是不是已经界定清楚,当这些问题都已经确定完毕之后,还要制定相关的任务书、责任书由双方来签字,这样才是完成一份正式的工作计划。
有了这五个步骤我们有一个比较完善的计划,我们还要在另外几个方面还要有一些小小的关注。
完善计划要关注的几个方面:
●我们计划的要素一定要想清楚、写清楚、说清楚。
特别
是目标、成果、责任、指标一定要想清楚、写清楚、说清楚,实际上想清楚、写清楚、说清楚这样一个过程也是我们从思维、从思路一直落实到具体层面的过程,同时也是一种沟通的过程。
●需要调动所有的相关参与者制定计划,计划不能凭经验
凭感觉,因为计划涉及很多人,所以要调动所有计划参与者特别是计划的执行人共同制定计划。
●确定计划以前一定要进行充分的沟通,即便你采纳了他
们的意见,在计划制定完之后仍然需要跟各个部门来进行沟通。
●每个计划必须有确定的要求和标准。
特别是对于时间和
成本我们应该有相应的考虑。
有了这几点要求,就要求在制定计划的时候我们需要有相应的工具和模板。
在计划当中必可不少的一项工具是指工作计划表。
主要工作内容
目标
策略/行动措施
责任人
完成时限
资源支持
费用预算控制
备注
工作计划表一般包含内容有:
第一,主要的工作内容;第二,目标是什么;第三,策略行动措施是什么;第四,责任是是谁;第五,完成时限;第六,资源支持;第七,费用预算和控制;第八,备注一些事情。
工作计划表与业绩考核中业绩考核卡很类似,在目标管理卡中也会详细去界定主要工作内容、我们的目标、我们的策略行动、我们的责任、完成时限、费用预算等等内容,我们从这个层次上来说目标管理本身也是一种计划。
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