一份远程办公系统的方案教学教材.docx

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一份远程办公系统的方案教学教材

一份远程办公系统的方案

一份远程办公系统的方案

远程办公系统 

（一）系统适用范围：

从网络经济的发展来看，未来不久会出现许多虚拟办公的公司，而这种公司，就要使用基于互联网的办公平台，这种平台尽管和基于局域网的办公平台有差别，但想追求的办公效果几乎是一样的，就是利用一套基于WEB的办公方式使不同地域的员工能够缩短沟通时间、提高办公效率，同时在跨国公司中使地区时差不再困扰公司的运营及管理。

在全球所有的办公软件中，Microsoft Office软件能够做到用户的个人生产效率和办公效率，而 远程办公系统是把类似Office文档作为对象存放在Exchange Server非结构化多媒体文档数据库中进行管理和维护，让用户可以非常方便地交换和共享有关的文档。

相对于传统的文件系统和电子邮件系统， 远程办公系统以WEB方式定义的文档更加灵活地被组织管理和查找（通过定义不同的视图），同时也更加安全（通过设定用户的访问权限）。

如果要构造一个成功的信息系统，网络、服务器、系统软件和应用软件都是关键因素，但是如果没有数据一切都是空的；在很多单位，已经有大量的数字化信息已经以Office文档的形式存放在每个人的电脑或文件服务器上，所以建立一套完整、有效、方便和持续的机制把这些Office文档管理、组织以及进行安全地交流共享具有非常重要的意义。

现在， 远程办公系统就能帮助您实现多人协作、团队管理，提高整个公司的办公效率和生产效率！

而 远程办公系统不仅仅适用于远程的企业办公管理，还可以运用于企业的局域网内。

（二）系统的功能：

远程办公系统功能主要体现的组织成员间（企业各级管理人员、员工；虚拟办公企业的各级管理人员、员工）进行的公务处理、信息共享和检索、交流与沟通、文书流转、任务管理、项目团队管理、人力资源管理、财务管理等。

以下是平台的前台功能简介：

1. 个人办公：

收件箱、日历、联系人、个人计划（周计划、月计划、年计划、项目计划等）、任务（个人任务、负责的项目任务、负责的部门任务等）、日记、便签、新建和管理Office文档； 

2. 电子邮件：

收件箱、发件箱、已发送邮件、已删除邮件、草稿； 

3. 公共服务：

车辆管理、会议管理、日程安排、活动安排、公务接待、事务接洽、出差管理、费用报销、人事管理、值班管理、网上投票； 

4. 信息共享：

Web资源库、信息资源库、电子公告板、信息简报、电子刊物、单位通讯录、航班时刻表、火车时刻表、政策法规、大事记、讨论组等； 

5. 档案管理：

目录管理、档案检索、档案借阅； 

6. 公文管理：

收文管理、发文管理、督查管理； 

7. 流程管理：

表单向导、流程定义、流程角色和用户管理、流程监控、流程查询、流程统计； 

8. 系统管理：

单位信息、组织构造、讨论组安装、字段配置； 

9. 全文检索功能：

按数据库的搜索字段（如：

作者、时间、主题、关键词等）进行办公系统内所有文件的检索。

个人办公：

通过个人的用户名和密码以WEB的方式登陆到远程办公区域内，却声设置是进入“个人办公”栏目下，它包括：

1. 收件箱：

为本用户的收件箱，用来接收信息资料。

可以显示邮件的统计资料，如：

总邮件数、未阅读邮件、应批复邮件、应转交邮件、已批复邮件、已转交邮件等数据。

2. 日历：

显示事务处理提醒备忘功能。

3. 联系人：

可以查询（按姓名、Emai等）工作中所涉及的联系人的联系方式，主要包括：

姓名、Emai、办公信息（公司名称、公司电话、公司地址等）、私人信息（私人电话、家庭信息、家庭地址、个人主页等）。

点击联系人可以直接向其发送邮件。

4. 个人计划：

周计划、月计划、年计划是按固定时间段来制定计划，可以直接对其进行修改、注释、文书流转、报批或审核；项目计划是按照项目进程制定计划，再时间方面可以由自己对其进行修改，此功能可以直接与Office 之Microsoft Project软件进行捆绑。

5. 个人任务：

个人任务是记录常规性的工作；负责的项目任务是项目负责人记录项目管理进程（分析、计划、实施、控制等）；负责的部门任务是部门负责人纪录整个部门的工作任务、完成指标额度等。

6. 日记与便签：

类似“记事本功能”，方便、快捷的对突发事情的纪录，但没有提醒等功能，也不能进行文书流转。

7. 个人资料上传：

个人所撰写的文案或搜集的信息资料通过WEB的方式上传到小组“信息板”中，供小组成员查阅；管理员可以从每个小组的“信息板”上的资料转移到其他信息资料共享目录下。

图示见下：

电子邮件：

通过WEB方式进入自己的邮件系统。

1. 收件箱：

同“个人办公的收件箱”。

2. 发件箱：

可以在此对文案进行“文书流转”，并设置管理方式，包括：

等待批复、批复、传阅等；设置发送方式，包括秘密（分为绝密、机密、秘密、普通四级）抄送、要求回执、跟踪、优先级等。

3. 已发送邮件：

自发件箱发送出去的邮件的备份，可以重新发送或者删除。

4. 已删除邮件：

删除的邮件存放处，可以彻底删除（无法恢复）。

5. 草稿：

撰写邮件，但没有发送的。

图例如下：

公共服务：

整个公司的公共事务处理，权限划分比较简单。

1. 交通管理：

公司内的交通管理，包括各种交通设备（如飞机、火车、汽车、出租、轮船、地铁等）和各种形式（固定交通补贴、差旅交通补贴）。

此栏目一般由公司行政部门负责。

2. 会议管理：

公司内的会议管理，包括各种内部会议管理（小组会议、部门会议、项目会议、表彰会议、批报会议、决策性会议等）和外部会议管理（所在的直接上级会议、区级会议、市级会议、省级会议、行业会议、展览会、促销会等），包括：

会议参加人员（评选标准）、会议时间、地点（行走路线）、会议联系人和联系方式、会议主题、会议记录、会议总结等。

此栏目一般由公司行政部门负责。

3. 日程安排：

公司内每固定时间段（天、周、月、年）的重大日程安排信息和日程主题、涉及人员等。

此栏目一般由公司行政部门负责。

4. 活动安排：

公司内部组织的各类员工活动和对外参加的活动（如：

联谊会、运动会等）。

此栏目一般由公司的工会负责。

5. 公务接待：

公司对外的接待事务，包括：

接待原因、接待时间、地点、我方人员、对方人员、停留时间、资料准备等。

此栏目一般由公司的公关部或市场部负责。

6. 事务接洽：

公司对外的项目谈判事务，包括：

接洽事务的主题、必备资料、我方人员、告知（公司信息中的商业机密不准泄漏、谈判时的注意事项等）、餐饮预定等。

此栏目一般由公司的公关部和项目负责人双方面协调。

7. 出差管理：

公司的出差制度管理，包括：

出差备忘、审批条件、预借款、出差费用报销、出差计划和总结的撰写、每固定时间段（月、季、年）的公司差旅费一览表。

此栏目一般由公司行政部负责。

8. 费用报销：

一系列公司有关员工的费用报销管理，包括报销制度（发布时间）、报销标准、每固定报销时间段（每天几时至几时）。

此栏目一般由公司的财务部负责。

9. 人事管理：

公司的人事管理，包括员工档案、员工加入审批流程、招聘计划、面试规划、既定岗位等。

此栏目一般由公司的人事部（人力资源部）负责。

10. 值班管理：

公司关于工作的所有加班加点方面的管理，包括：

加班费的制定和实施、加班人员的选取、加班时期的事务处理、加班时期的特殊管理方式等。

信息共享：

用户（通过严格的权限划分）可以对这些信息进行察看、修改、发表评论、删除等行为。

1. Web资源库：

通过系统管理员而提交的以WEB方式直接能够察看的信息资源。

2. 信息资源库：

通过系统管理员而提交的以WEB方式不能直接察看的（如不兼容的财务软件、人事管理软件、安全性差的软件系统等）信息资源。

3. 电子公告板（讨论组、BBS）：

用户在察看信息后，可以到BBS中发表自己的观点，当然也可以直接到BBS中去发表。

4. 电子刊物（Mai ist，含信息简报）：

由公司有关领导（一般是文化部或工会组织）审批，对内部员工发行的电子刊物；由公司有关领导审批，对外发行的电子刊物。

5. 单位通讯录：

按照不同的分类标准（一般是部门、小组、项目团队三种方式）统计成员的通讯方式。

6. 航班（火车）时刻表：

7. 政策法规：

国家重大政策和所属行业的重大政策。

8. 大事记：

公司的成长经历和重大事故处理等。

档案管理：

公司秘密文件的管理，权限极其严格。

1. 目录管理：

公司所有档案的察看目录。

2. 档案检索：

按照一定的字段（档案号、存档人、存档日期、档案主题等）进行档案的检索。

3. 档案借阅；通过严格的审批（多级审批或同级多次审批等）由借阅人签收后借阅出去，其中的管理项目包括：

借阅人、预借阅时间、实际借阅时间、签订保密协议、领导审批备案、借阅的档案信息等。

此栏目主要由公司的档案部负责。

公文管理：

针对不同的用户（即不同权限）的公文方面的管理，主要体现在文书流转方面。

1. 收文管理：

参考“电子邮件”的“收件箱”。

每固定时间可以进行数据分析与统计。

2. 发文管理：

参考“电子邮件”的“发件箱”。

每固定时间可以进行数据分析与统计。

3. 督查管理：

主要是在重要的执行人员（中上层级别）在收到文书但没有处理的时候，通过智能系统提醒他快速执行。

其他人员智能系统会自动记录他的日志，对其进行数据统计，以做日后绩效考核方面的参考依据。

此栏目主要由公司的总办人员负责。

流程管理：

部门负责人（或项目负责人）自己可以设计职责范围内的文档格式和形象：

1. 表单向导：

表单的设计向导。

2. 流程设计贺自定义工作流：

工作流在实际应用中需要有灵活的适应能力，利用此系统可视化流程定义工具，系统管理员可以无须编程、通过拖拉操作进行“所见即所得”的流程设计，而且工具提供了四种基本流程类型选择（普通、子流、自动、转流程），可以定义流程在不同状态的数据字段控制（不可见、可见、可改 ），设定流程中系统自动催办、督办的时间，进行规则检查以及通过流程定义文件分发用户定义流程，最强大的功能是允许用户通过COM／DCOM对象动态扩展工作流。

具体流程如下图：

3. 流程角色和用户管理：

系统管理员可以方便灵活地定义工作流中有关的角色和用户，设定其用户权限（查询范围和密级、有权催办或重发），利用此系统可视化流程监控工具，用户可以根据权限进行流程的监控和统计工作，包括流程状态动态显示、流转路径跟踪显示（处理步骤、处理时间、处理人、处理意见）以及对流转文档的催办、督办、强制撤回、跳过等 

具体流程如下图：

4. 流程监控：

在工作运作中，部门负责人（或项目负责人）可以监控整个流程是否按计划实施。

具体流程如下图：

5. 流程查询：

在工作运作中，部门负责人（或项目负责人）可以查询每个工作细目的详细状况，如：

负责人、工作时间、协调者、所需资源等。

6. 流程统计：

工作流引擎自动将所有流程处理日志记入数据库，用户可根据实际需要生成统计报表。

系统内置的统计功能如图所示，可按每固定时间段（时、天、周、月、季、年）内，按照不同统计方式：

负责人（细化到每个人）或资源（资金、设备、场地等）；不同显示顺序，对流程的收文数、签收数、已处理数、平均处理时间、平均签收时间等指标进行统计。

用户也可以利用这些数据按照自己的要求进行统计处理。

具体流程图如下：

系统管理：

后台数据库方面的管理：

1. 信息管理：

所有涉及公司的信息发布、修改、删除等管理，包括系统的开发和安装。

2. 组织构造：

包括行政方面（组织构架）、财务方面（工资、福利、待遇）、职称方面（高级、中级、初级、无）等。

3. 讨论组：

BBS的技术细节，包括系统的开发和安装。

4. 邮件系统安装：

文书流转的主要渠道。

包括系统的开发和安装。

5. 下载系统：

对用户从服务器短Down信息资料的管理，包括：

格式文件屏蔽、每日最大下载量、下载IP记录等。

包括系统的开发和安装。

6. 全文检索功能：

按数据库的搜索字段（如：

作者、时间、主题、关键词等）进行办公系统内所有文件的检索。

包括系统的开发和安装。

7. 即时通讯功能：

包括收信息者、发信息者、信息撰写框、发送、回复、联系人名单等。

可以在办公区域内察看在线人员，直接以WEB方式联系他。

8. 权限管理：

 远程办公系统在权限方面的管理非常严谨而且较为灵活。

其中，系统管理员为最高权限者，可使用流程用户角色管理器指定其他用户，并设定其权限。

术语：

“用户”—— 远程办公系统的基本参与者是用户，即Exchange Server上的一个信箱。

每个信箱与一个WEB用户的帐号关联。

用户需首先用WEB用户的帐号登录后，才能进入某一个邮箱，即以某用户的身份进行流程处理。

“角色”：

角色是指承担同一任务的一组用户，同一角色中任一用户签收并完成处理则认为该状态的任务已完成。

例如：

报销流程中部门审核可由部门的经理或副经理进行，文书流转中信文到达该状态后自动发送到经理和副经理的信箱，任何一个人批示后即转入下一步处理，同时将其他信箱中的副本删除。

与传统方法相比，自动化程度更高。

此外，一些状态的处理选择由工作流引擎自动进行，无须具体用户干预，则可指定一个空角色（不包含任何用户）作为该状态的虚拟参与人。

例如：

自动状态、结束状态等。

“用户权限”：

每个用户在同一流程中权限相同，在不同流程有不同权限。

查询范围：

权限——无：

不能查询任何本流程信文及日志 

权限——所有：

可查询所有本流程信文及日志 

权限——本用户经办：

可查询本用户经办的信文及日志 

权限——本角色经办：

可查询用户所在角色经办的信文及日志 

密级：

预定义四个密级（绝密、机密、秘密、普通），权限设置向下兼容（如有机密权限的用户可查询秘密和普通级信文及日志）。

文书流转：

预定义四个权限：

催办、重发、跳转、撤回：

可对用户在该流程中催办、重发、跳转、撤回等操作设置许可权。

9. 字段配置：

整个系统建设的程序开发。