学校电子文档管理方案.ppt

学校电子文档管理方案.ppt

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eworks学校电子文档管理方案教育教学资源管理软件教育教学资源管理软件舒义舒义学校为什么要建立电子文档管理系统学校为什么要建立电子文档管理系统v学校为了迎接教育主管部门各种检查需投入大量人力物力财力进行准备，增加了学校和老师负担。

v一个文档，经过多次修改不知道哪个版本是正确的，修改后只能重新命名保存。

v学校有很多文档、图片、视频资料，随着时间的推移，这些电子文档越积越多，查找、管理、使用起来很不方便。

v学校的很多课件、精品课程视频、题库等教学资源不能保障安全的前提下共享。

eworks学校电子文档管理系统的解决方案v学校建立电子文档管理系统后，学校所有的档案资料都电子化、规范化，教育部门仅需凭借用户名和密码进入系统即可查阅该校的相关的所有资料，大大提高了教育部门的工作效率，减少了费用支出。

同时教育部门可通过督导电子文档系统实时监控各学校的运转情况。

v学校及相关职能部门在工作过程中进行资料积累、收集、分类、归档，并及时制作电子文档，既有利于学校历史性资料的长期保存，又降低为不同的迎检工作重新分类整理而带来的资料耗损。

vework学校管理系统强大的版本管理功能，能自动记录文档版本，每一次修改都能生成新的版本，无需重新命名文件。

vework学校管理系统通过b/s架构有效实现共享，通过数据库建立文档树，使分散的、无序的各种课件、视频、题库等教学资源集中的、共享的、有序的规范的学校公共资源。

v根据学校工作性质将学校电子文档资料设置成六大类一级目录，每一类一级目录下设若干耳机目录，主要一级目录有：

行政类、教务类、德育类、总务类、安全类、其他类。

功能一：

系统访问功能一：

系统访问veworks系统只要客户端与服务器端能够正系统只要客户端与服务器端能够正常通讯，即可用浏览器登陆访问文件。

常通讯，即可用浏览器登陆访问文件。

v需要时您可以在家中、在学校、在出差途需要时您可以在家中、在学校、在出差途中的任意时间访问学校文档。

中的任意时间访问学校文档。

5eworkseworks可以通过多种方式上传文件。

可以通过多种方式上传文件。

AA、直接将文件服务器中的文件或文件夹批量导入系统、直接将文件服务器中的文件或文件夹批量导入系统BB、通过系统上传单个、多个文件或文件夹、通过系统上传单个、多个文件或文件夹CC、通过系统的文件模板在线创建文件、通过系统的文件模板在线创建文件DD、通过集成导入、通过集成导入OAOA等系统的文件等系统的文件导入文件导入文件功能二：

上传文件功能二：

上传文件6eworkseworks系统可以对文件进行多种操作：

系统可以对文件进行多种操作：

AA、支持下载、预览、打印、更新文件、签出、删除、复制、移、支持下载、预览、打印、更新文件、签出、删除、复制、移动、重命名与收藏等操作动、重命名与收藏等操作BB、支持常见格式的在线浏览、打印与修改操作、支持常见格式的在线浏览、打印与修改操作支持的格式用户可以自行增加支持的格式用户可以自行增加操作按钮操作按钮在在线预览在在线打印打印功能三：

文件日常操作功能三：

文件日常操作7eworkseworks系统支持对文件系统支持对文件/文件夹进行权限设置文件夹进行权限设置功能四：

文件权限管理功能四：

文件权限管理修修改改：

可以编辑文件，更新文件内容可以编辑文件，更新文件内容；下下载载：

可以将文件下载到客户端可以将文件下载到客户端；打打印印：

可以在线打印文件可以在线打印文件；预预览览：

可以在线浏览文件可以在线浏览文件；可可见：

见：

可以可以见到该文件见到该文件、文件夹的存在、文件夹的存在；完全控制：

可以对文件进行所有管理操作完全控制：

可以对文件进行所有管理操作更改权限更改权限：

可以对文件进行权限分配可以对文件进行权限分配；删删除除：

可以删除文件可以删除文件；8对文档进行版本管理，记录文档修改过程。

对文档进行版本管理，记录文档修改过程。

11、彻底告别只能通过文件名称才能识、彻底告别只能通过文件名称才能识别文件版本的时代，别文件版本的时代，22、文件可以通过更新的方式增加新版、文件可以通过更新的方式增加新版本，本，33、用户调用的都是文件的最新版，、用户调用的都是文件的最新版，44、可随时查看文件历史版本。

、可随时查看文件历史版本。

功能五：

文件版本管理功能五：

文件版本管理9所有操作都有详细操作日志。

所有操作都有详细操作日志。

AA、系统日志自动记录了所有用户的操作过程；、系统日志自动记录了所有用户的操作过程；BB、管理员可以在后台控制面板中对日志进行查询与管理。

、管理员可以在后台控制面板中对日志进行查询与管理。

功能六：

日志管理功能六：

日志管理10eworkseworks系统中文件与文件夹可以推荐或发布给其他用户。

系统中文件与文件夹可以推荐或发布给其他用户。

AA、用户浏览文件时可以将文件推荐给其他用户、用户浏览文件时可以将文件推荐给其他用户BB、文件的管理员可以将文件发布给指定用户去，发布时可以设、文件的管理员可以将文件发布给指定用户去，发布时可以设置授予权限置授予权限CC、接收发布的用户需要签收、接收发布的用户需要签收DD、签收信息有详细记录、签收信息有详细记录EE、管理员可以将发布撤消，收回权限、管理员可以将发布撤消，收回权限推荐与发布推荐与发布功能七：

文件的推荐与发布功能七：

文件的推荐与发布11eworkseworks系统中文件与文件夹可以标记为定稿、归档等不同的状态。

系统中文件与文件夹可以标记为定稿、归档等不同的状态。

AA、不同状态的文件操作权限不一样、不同状态的文件操作权限不一样BB、用户可以很直观的查看文件的当前状态、用户可以很直观的查看文件的当前状态CC、管理员可以根据需要撤消文件状态、管理员可以根据需要撤消文件状态DD、文件及文件夹的状态可根据需要自行设置、文件及文件夹的状态可根据需要自行设置文件的状态文件的状态功能八：

文件状态管理功能八：

文件状态管理12用户可以订阅用户可以订阅eworkseworks系统中文件的动态。

系统中文件的动态。

AA、可以订阅文件夹下文件的创建与更新、可以订阅文件夹下文件的创建与更新BB、可以订阅某具体文件的定时提醒、可以订阅某具体文件的定时提醒CC、文件管理者可以为其他用户订阅、文件管理者可以为其他用户订阅文件的订阅文件的订阅功能九：

订阅文件功能九：

订阅文件13系统外的用户可通过专用页面访问系统中允许被访问的资源。

系统外的用户可通过专用页面访问系统中允许被访问的资源。

AA、文件夹可以设置来宾预览与来宾下载、文件夹可以设置来宾预览与来宾下载BB、可设置三种来宾访问方式、可设置三种来宾访问方式11、匿名、匿名22、密码、密码33、用户名、用户名CC、可设置被访问文件的过期时间、可设置被访问文件的过期时间文件夹来宾操作文件夹来宾操作功能十：

来宾访问功能十：

来宾访问14用户可以根据文件的各种属性快速查找文件：

用户可以根据文件的各种属性快速查找文件：

AA、可以搜索文件名称、创建者等基础属性、可以搜索文件名称、创建者等基础属性BB、可以搜索文本类文件中的文字内容、可以搜索文本类文件中的文字内容CC、可以搜索图片文件的文字信息、可以搜索图片文件的文字信息DD、可以搜索文件分类及拓展属性、可以搜索文件分类及拓展属性EE、可以、可以将搜索条件保存为搜索视图将搜索条件保存为搜索视图文件搜索文件搜索功能十一：

文件查找功能十一：

文件查找15文件可以指定分类标签与设置拓展属性。

文件可以指定分类标签与设置拓展属性。

AA、新建文件可以设置分类标签、新建文件可以设置分类标签BB、分类标签可以捆绑拓展属性、分类标签可以捆绑拓展属性CC、用户可以根据分类标签快速浏览文件及拓展属性、用户可以根据分类标签快速浏览文件及拓展属性文件上传选择分类文件上传选择分类查看分类标签查看分类标签根据分类浏览文件根据分类浏览文件功能十二：

功能十二：

文件分类文件分类16通过工作流实现文件的上传、修改、审批等标准化管理。

通过工作流实现文件的上传、修改、审批等标准化管理。

AA、管理员可以根据需要设置文件对应的流程模板，、管理员可以根据需要设置文件对应的流程模板，BB、用户可以根据流程模板来发起流程，、用户可以根据流程模板来发起流程，CC、管理员可以为文件夹捆绑自动审批流程。

、管理员可以为文件夹捆绑自动审批流程。

DD、流程可以附带各类表单信息。

流程可以附带各类表单信息。

流程活动图流程活动图工作流详情工作流详情功能十三：

工作流管理功能十三：

工作流管理17系统会发送消息提醒用户：

系统会发送消息提醒用户：

AA、管理员发布的公告与广播消息、管理员发布的公告与广播消息BB、用户订阅的文件消息及文件发布、推荐消息、用户订阅的文件消息及文件发布、推荐消息CC、工作流产生的消息。

、工作流产生的消息。

DD、系统也可以通过系统也可以通过emailemail发送消息。

发送消息。

消息中心消息中心消息内容详情消息内容详情功能十四：

消息中心功能十四：

消息中心18管理员可以将文件公开到信息发布页，方便所有用户快速访问。

管理员可以将文件公开到信息发布页，方便所有用户快速访问。

AA、管理员可以定义信息发布页的分类及内容、管理员可以定义信息发布页的分类及内容BB、可以发布系统内文件、也可以发布单独的、可以发布系统内文件、也可以发布单独的htmlhtml信息与信息与urlurl地址地址CC、信息发布页所有用户都可以访问、信息发布页所有用户都可以访问功能十五：

信息发布功能十五：

信息发布使用使用eworks系统的五个有利于系统的五个有利于v有利于学校对内部各要素协调一致，实现学校管理的整体化；v有利于解决各部门检查交叉重复的矛盾，减轻学校迎检负担；v有利于学校各种资料保管的完整性和长期性；v有利于教育部门提高工作效率，减少开支；v有利于学校教育教学资源的规范化管理。

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