行政人事工作流程图.docx

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行政人事工作流程图

合力景通汽车销售服务

人力行政部管理流程制度

1——公司组织机构图

2——员工守则

3——行政工作流程

4——行政日常管理制度

5——人力资源工作流程

6——人力资源管理制度

组织结构图

员工守则

第一条员工基本准则：

一、遵守职业操守，遵守岗位职责，遵守公司各项规章制度。

二、忠于企业，具有敬业精神，工作尽心、尽力、尽职。

三、具有团队精神，相互尊重，沟通协作，共同发展。

四、具有主人翁精神，关注企业成长。

五、具有服务意识，真诚服务每一位客户。

六、以诚为本，诚实为人，诚恳待人，诚信服人。

七、具有学习能力，善于思考，勇于创新。

八、保守商业秘密，忠诚维护公司利益和声誉。

九、听从上级安排，服从工作分配，。

十、爱惜公共财物，维护环境卫生，合理利用公共资源。

十一、遵纪守法、廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。

十二、身体健康，充满自信。

第二条员工行为规

一、仪容仪表

（一）平日注意仪容仪表，服装保持洁净平整，上班期间不得配戴过多饰物，不着奇装异服或衣衫不整。

（二）头发梳理整齐，保持清洁，发型美观大方，男性不得留长发，不得剃光头，女士不浓妆艳抹。

二、谈吐举止

（一）精神饱满，面带微笑，表情自然。

（二）注意站姿、坐姿、行姿以及日常行为，要求举止文雅，端正挺拔。

（三）通常用普通话交谈，交谈时要有礼貌，善于倾听，不随便打断他人谈话。

（四）和客户交谈热情诚恳，不卑不亢，耐心亲切，注意使用礼貌用语。

现场接待：

遇有客人进入工作场地，应礼貌接待；上班时间（包括午餐时间）办公室应保证有人接待。

三、工作纪律

（一）严格遵守各项规章管理制度。

（二）加强时间管理，提高工作效率，不消极怠工，不拖拉敷衍，不推卸责任。

（三）工作时间不得无故串岗、离岗，职员间的工作交流应在规定的区域进行（会议室、接待室），或通过公司线联系，如需在个人工作区域进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

不得私自会客、外出或办理其它私事。

（四）工作时间不得饮酒、睡觉，不得在办公区域吸烟。

（五）工作时间不得闲聊、吃零食、大声喧哗、粗言秽语、寻衅滋事,确保办公环境的安静有序。

（六）工作时间不得读报和与工作无关的书籍，不得做与工作无关的事；但鼓励员工利用业余时间参加学习培训，提高业务素质。

（七）员工不得从事第二职业或在外兼职。

（八）员工不滥用职权，不越权行为，超出自己职权围的问题及时向上级反应情况，不得擅自处理。

（九）不论何种原因，严禁与客户发生争执、争吵。

四、规

（一）在振铃响三声及时接听，如果因故迟接应表示歉意。

（二）接听使用公司规用语：

“您好，**部***职位**，请问有什么可以帮助您的吗？

”

（三）接听注意语气语调，做到亲切、热情、礼貌、简练。

（四）耐心回答提问，准确记录，及时转达，积极帮助客户解决问题和需要。

（五）通话结束，表示意，并道再见，等对方先挂断后再挂机。

（六）工作时间不打与公事无关的，如有急事，则简短扼要，私人要求三分钟结束。

五、会议规

（一）按时参加会议，不迟到，不早退，不缺席。

（二）做好会议记录，会后切实贯彻执行。

（三）专题会议，应做好会议前的相关资料准备。

（四）会议讨论踊跃发言，积极参与，善于思考，勇于创新。

（五）会议进行时，应主动将手机设为震动或会议模式，尽量不接听；如确需接听，应自觉离开会场。

（六）会议结束时，应主动将座椅复位，随身带走废物纸屑，保持座位上下洁净。

六、爱护公共财物

（一）爱护公司一切财物，注意开源节流。

（二）合理使用公司的材料、物品、设备、能源。

（三）办公用品和设备及其它公司资源不得占为私用。

（四）重要设备、材料、物品须经常整理检查和妥善保管，未经许可不得擅自移动。

如有故障、损坏和遗失，应及时向主管领导报告。

部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由人事行政部负责定期的清洁保养工作。

（五）发现办公设备（包括通信、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向人事行政部报修理，以便及时予以解决。

七、维护环境公约

（一）工作环境保持整洁，桌面物品摆放整齐，文件入柜。

职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区的卫生保洁工作，保持物品整齐、桌面清洁。

（二）养成文明卫生的良好习惯，不随地吐痰，不乱丢果皮纸屑、烟蒂杂物，不乱涂乱画。

（三）不得随意在工作办公区贴非业务需要的宣传印刷品。

（四）自觉保护办公室楼层通道及办公室摆放的各种花草树木，不得攀摘、损坏。

行政日常工作流程

1.办公用品申购流程：

2办公用品领用流程

3、公务车使用流程

4、工服领用流程

5、办公设备申请流程

6、计算机权限申请流程

7、档案借阅流程

8、办公设备维修申请流程

9.宿舍申请流程

员工申请入驻-部门经理确认-人事行政部审核-总经理审批

行政日常管理制度

公务车管理制度

第一条用车管理

（1）公司配备的车辆由人事行政部负责统一管理，各部门根据工作需要提出用车申请，人事行政部根据实际情况进行调度、登记、监督、维护。

其中，售后救援车可由业务部门自行管理，但必须按要求做好相关救援登记，落实责任人做好管理工作，人事行政部定期检查；

（2）公司所有车辆应建立车辆行车档案，并填写车辆登记表。

见《车辆登记信息统计表》（附件1），由租赁公司租赁的公务车辆也应建立相应的档案；

（3）办公用车、售后车辆实行专人保养责任制。

驾驶员发现故障或隐患时，应及时报告主管领导，进行维修排查，不得带病出车；

（4）申请人每次办公用车使用完，人事行政专员核对车辆的行驶里程、检查车辆卫生。

办公用车做到车身干净，定期检查等；

（5）公司车辆如遇忙发生用车矛盾时，各部门和驾驶员应顾全大局，根据轻重缓急，听从指挥调度；

（6）应将公车停放在公司规定的地点，原则上不允许在外过夜。

因保管不善造成车辆被盗、损坏的，驾驶员及相关管理者必须承担连带赔偿责任。

第二条车辆使用程序

（1）车辆使用实行预约制度。

用车部门填写《用车申请单》经部门负责人、分管领导或人事行政部经理批准后，由公司行政人事专员统一安排方可使用。

预约车辆尽量做到：

当班用车1小时前预约，下午用车上午预约，次日用车当日预约，夜间用车下班前预约，长途用车3日或一周前预约；

（2）公司职员不得私自出车，应按派车上报批准的行车路线和目的地行车；

（3）用车完毕后，由驾驶员填写《行车登记表》（附件3），必须如实填写用车实际情况记录，后援考核责任人每周进行收集整理，于次周一发到总部行政资产部备案。

总部资产处定期进行抽查。

（三）公务车使用注意事项

第一条车辆使用注意事项

（1）驾驶人必须具有相应车型的驾驶执照，原则上派驾驶经验丰富的职员出车。

如没有经验的不能独自驾车出行；

（2）未经总经理批准，公务车不得借予非本公司人员使用；

（3）驾驶人于驾驶车辆前应与派车人进行交接，对车辆做基本检查（如外观、水量、油量、机油、刹车、转向、喇叭、灯光、电池、轮胎等），如发现故障、配件缺失或损坏等现象，应立即报告，否则驾驶人要对由此引发的后果负责；

（4）驾驶人必须严守交通规则，注意交通安全。

不得以任何理由违反交规；

（5）未经许可，驾驶人不得擅自将公务车开回家，或作私用，违者处以行政、经济处罚；

（6）车辆应停放于指定位置或适当、合法位置。

任意放置车辆以致违犯交规、损毁、失窃的，由驾驶人赔偿损失，并处以行政、经济处罚；

（7）驾驶人应爱护车辆，保证机件、外现良好，使用后应将车辆室清理干净不应留下水瓶、纸屑、烟灰等杂物。

（四）公务车的保养、维修

第一条公务车保养、维修的规定

（1）保养，按照行政管理部门的要求和有关规定，对车辆进行定期保养。

各个店所租用车辆到达保养期限时通知人事行政部，在租赁公司指定店进行保养；

（2）维修，发生坏损时，由人事行政部、根据车辆坏损程度和责任，确定维修围与责任分担比例上报租赁部门，送指定店维修，之后按比例分摊费用。

（五）其他费用

第一条其他费用的管理规定

（1）根据总部的预算制度要求，编制用车预算，将公务车辆实行油料及路、桥、停车费预算管理。

（2）每月各店行政主管根据本店业务情况制定油料及路、桥、停车费预算，报公司领导批准并备案。

（3）根据批准的预算，各店行政主管为每辆公务车办理专门加油卡（证），一车一卡（证），专卡（证）专用，并分别为每辆车建立《加油卡充值记录》（附件4）。

（4）路、桥及停车费用也按车辆分别登记。

（六）公务车违章与事故的处理

第一条违章与事故处理的具体细则

（1）驾驶人因违章造成的罚款，一律由个人承担，公司不予报销,对于一个月连续违章的司机，公司还将处以100至500元的罚款，如因当月违章或季度违章过多给公司造成经济损失（交管部门罚款、安委会罚款）由相关责任人一起承担，如因违章超标造成公司被挂牌整顿的，公司将对相关责任人进行处罚。

（2）在使用公用工作车的办理公务的过程中如果发生交通事故或车损，不论大小必须在当天书面报告上报各店行政管理部门，事故损失达到1000元以下的，由人事行政部报总经理处理，事故损失达到1000元以上的，上报总部备案后才能进行维修等处理，知情不报者每人每次罚款50元，故意隐瞒事情真相者记过并处以500元罚；

（3）因私自使用公务车做他用（非公务）时发生事故或车损的，由当事人承担全部损失及维修费用，并视轻重由行政管理部门提出处罚意见后，由总经理签署执行，并报总部备案。

（4）驾驶人因公出车，发生轻微交通事故，不负事故责任者，不予处罚。

（5）驾驶人因公出车，发生严重交通事故负主要以上责任者，给予责任人损失金额50%的经济处罚。

并视情节、责任轻重给予管理责任人100元以上，1000元以下的经济处罚，累计发生责任事故3次/月以上的，予以辞退。

（6）因交通违章导致扣车者，处罚当事人100元/天。

因保管不善或交接不清，致使车辆行驶证、附加费证、保险卡等证件、材料遗失，除由当事人负担所有补办费用外，另处罚款200元/证（材料）。

会议管理制度

第一章总则

第一条为使公司会议管理规化和有序化，提高会议形式的行政决策效率，特制定本制度。

第二条会议制度本着精简、有效、节俭的原则运行。

第二章办公会议类型、组织、容

第三条办公会议主要包括

一、管理层办公会议

二、职能部门工作例会

三、全体员工会议

四、其它会议

第四条会议的组织

一、管理层办公会议总经理主持召开；

三、职能部门工作例会由各职能部门经理主持召开；

四、全体员工会议由总经理主持召开；

五、其他会议由公司领导成员主持，由主持人确定有关领导、顾问和部门负责人参加。

第五条会议容

一、中层办公会议（碰头会）

（一）公司重大问题决策讨论

（二）专题研究

（三）预算会审

（四）各职能部门工作汇报，下月工作安排；

业务部门：

上期销售达成情况总结检讨分析，下期销售计划预算；上期存在问题改进检讨落实情况；需协助事宜。

职能部门：

上期工作总结汇报，下期工作计划安排；存在问题原因分析及改进意见或措施。

（五）各职能部门间工作协调沟通。

二、职能部门工作例会

（一）本部门上周工作总结。

（二）下周工作安排。

（三）公司情况传达。

三、全体员工会议

（一）公司生产、经营、管理情况通报。

（二）讨论职工关心的切身利益问题讲座、培训、时事等会议。

（三）与公司前景相关的合理化建议。

（四）早会、娱乐、会餐、年终欢庆会、年度优秀员工及最佳团队评选（颁奖）等。

第六条会议时间

一、中层办公会议

每月一次，周一上午9：

00整，具体日期视情况而定。

二、职能部门工作例会

每周一次，周一上午或周五下午举行，为短会。

三、全体员工早会

每周一次，每周一上午8：

20，在一层销售大厅举行

第七条参加人员

一、中层办公会议

出席人员：

各部门经理、公司总经理（或与议题相关的其它工作人员）。

二、职能部门工作例会

出席人员：

职能部门：

部门所有人员；

第八条会议要求

一、在会前做好充分准备，提高会议质量；

二、议题要安排紧凑，提高会议效率；

三、会议充分发扬，集思广益；

四、自觉遵守会议纪律，没有特殊情况不许请假，不得迟到；

五、会议要求有议而有决，决而有果。

第九条会议记录

一、会议结束后必须形成会议纪要，并要求在会议结束后三天交人事行政部备案存档。

二、中层办公会议由办公室安排记录，会议记要需下发至参会人员及其他相关人员传阅;其它会议记录由各部门及子公司自行安排。

三、中层办公会议记录需上交公司总经理阅览；各职能部门需上交行政人事部汇总后交至总经理阅览。

档案管理制度

第一条为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，更好地为公司服务，根据《档案法》的规定，结合公司的实际情况，特制定本管理制度。

第二条本制度所称的档案，是指过去和现在公司从事经营、社会、文化等活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图案、声像等不同形式的历史纪录。

第三条公司员工都有保护档案，维护档案完整与安全，为公司各部门服务的义务。

第四条本制度适用于本公司各部门。

档案工作归档制度

第五条归档原则

各部门负责对本部门各类文件材料的搜集整理和归档立卷工作，并在确保遵循文件材料形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用的条件，按规定向档案室移交，任何人不得拒绝归档或档案资料据为己有。

第六条归档围及分类

一、文书档案：

主要指公司各部门在发挥其管理职能过程中形成的各种具有保存价值的纸质的历史纪录。

（一）行政类：

指公司日常的行政管理工作中形成的各种对对外文件材料，如各种工商证照、重要合同等。

（二）人事类：

指公司在人力资源管理工作中形成的，包括员工资料中必须在公司保存的部分文件材料，如工资等。

（三）经营类：

指公司在业务经营管理工作中形成的文件材料，如合作协议等。

（四）财务类：

指公司在投资融资及财务会计管理工作中形成的文件，如审计报告、增资验资报告等。

（五）信息类：

指公司有关应用程序开发过程中形成的有关资料。

（六）营销类：

指公司在开发和拓展市场工作中形成的俄各种文件材料。

（七）监察类：

指公司在监察审计工作中形成的各种文件材料，如审计报告等。

二、人事档案：

员工基本信息、培训纪录、任命等。

三、客户档案：

客户的基本信息、客户售后服务的记录等。

四、会计档案：

各种会计凭证、财务帐簿、财务报表、会计移交清册等。

五、车辆档案：

车辆基本信息等。

六、实物档案：

公司部奖杯、排版、证物、以及其他具有价值的实物材料，以及政府机关、客户、及其它单位颁发给公司及分支机构的奖状、奖旗、证书、证章、光荣册外宾赠送的礼品等。

七、照片档案：

照片及底片等资料。

八、磁性载体档案：

以磁带、录像带、软磁盘为载体的文件材料。

九、电子档案：

以光盘为载体的各种文件材料。

十、基建档案：

每个单项工程项目应包括工程前期依据性文件、工程勘探测绘、设计施工、竣工验收、工程创优全过程的文件材料。

第七条归档要求

一、归档的文件材料必须齐全、完整。

二、归档的文件材料必须准确反映公司各项活动的真实容和历史过程。

三、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持有机联系。

四、归档的文件材料必须符合文件材料的格式，书写工整、字迹清晰，禁止使用铅笔或圆珠笔。

五、归档的文件材料原则上必须是原件。

六、对立卷归档后又发现的文件材料，可按立卷原则进行插卷。

第八条归档时间

一、项目类档案，在项目鉴定后三个月，将应归档的文件材料组成保管单位，经总经理审定后，由专（兼）职档案员在本部门归档，由档案分室保存和管理，定期1年向人事行政部档案室移交（特殊情况例外）。

二、基建工程项目在竣工验收后三个月（特殊情况除外），将应归档的文件材料组成保管单位，经总经理审定后，由专（兼）职档案员向人事行政部归档。

三、固定资产类的文件材料，在固定资产投入使用后一个月交人事行政部档案室保存和管理（特殊情况例外）。

四、会计档案的归档时间，按《会计档案管理办法》规定，根据公司实际，在会计年度终了后，暂由本单位财务部保管三年，期满后填写移交清单向综合档案室移交归档。

五、员工档案文件材料，一般应在办理完毕后的10天或半个月向人事档案部门归档。

六、行政、经营、信息类档案，在出文或执行期一个月由人事行政部整理归档。

七、特殊载体档案在各部门使用结束后整理完毕即填写移交清单向人事行政部归档。

第九条归档份数

一、归档文件材料一般一式一份，重要的或利用频繁的文件材料适当增加归档份数。

二、特殊载体档案归档，录音带、录像带正副片各一套。

照片、底片各一套，荣誉实物如数归档；计算机磁光盘一份原盘归档（产品类的原盘、复制盘各一份）。

办公设备维护管理制度

1.行政人事部负责复印机、打印机等办公设备的管理和保养，设备出现故障及时通知人事行政部，禁止在未授权下自行拆卸修理。

2.全体职员应遵守规定，厉行节约，对违反规定的不合理行为管理员有权制止。

3.要爱护机器设备，设备放置平稳，防止猛烈撞击，请勿在设备上叠放过重物品；

4.机器出现异常噪音，立刻关机，卡纸时，不可强拉硬拽，按照机指示，轻轻将卡

纸取出，并检查是否遗留碎纸片；

5、下班后，最后一个离开的人员，一定要将电源关闭，关闭电源三分钟后，方可重新

启动机器。

6、未经办公室同意，所有办公设施禁止外单位人员操作使用。

7.人事行政部负责与复印机、打印机、传真机等办公设备的销售厂家联系并商定设备

的维修保养细则，做到维修保养及时快捷、全面周到。

8.对使用者进行简单的培训，掌握设备的基本使用方法，以方便在大家使用的同

时，减少对机器的损害。

印章管理制度

第一章总则

第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝行为的发生，特制定本规章制度。

第二条公司总裁对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权，各印章保管权和签批权由集团总裁或其授权人根据实际工作需要进行相应的授权。

第三条办公室全面负责集团本部及下属各子公司的印章管理工作：

包括印章的刻制审批、发放、回收、销毁等；监督印章的保管和使用情况。

第四条本管理规章制度所指重要印章包括：

公章、合同章、财务专用章、法人章等。

第五条本管理制度适用于公司各部门及所有员工。

第六条本管理制度的解释权属于办公室。

第二章印章的刻制

第七条任何部门不得擅自刻制印章。

公司各职能部门因工作需要申请刻制重要印章的，均须填写《印章刻制申请表》，报总经理批准，并由人事行政部备案，由人事行政部统一办理刻制手续。

非以上重要印章的，如：

部门章、业务障、车辆验收章等由报总经理审批后人事行政部统一刻制。

第八条印章的形式、字体和规格，按国家有关规定执行。

第三章印章的启用

第九条新印章在发放前要由人事行政部做好戳记，并留样保存，以便备查。

原则上公章应报当地所属公安机关备案。

第一十条印章启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。

第四章印章的领取、保管、更新和停用

第十一条重要印章由公司指定专人保管。

其它印章由公司总经理指定专人领取并保管，印章保管人对印章的使用结果负责。

财务专用章和法人章必须分人管理。

第十二条印章保管必须安全可靠，加锁保存（保险柜存放）。

未经许可，不得转借他人或委托他人保管。

如遇保管人有特殊情况，印章由董事会办公室负责人指定专人保管。

第十三条公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。

管理卡上应注明印章名称、启用日期、领用日期、归还日期、领取人、批准人、证明人、印章图样等信息。

第十四条印章原则上不许带出公司。

确因工作需要将印章带出使用的，应由印章专管人员陪同使用人携带使用。

第十五条印章保管人发生变化的，必须办理移交手续，签署移交清单，注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。

第十六条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分。

如员工持有公司印章的，须归还印章后方可办理离职手续。

第十七条重要印章因损坏或公司名称变更须更新的，使用部门须提交书面申请，办公室负责人签字同意后方可重新刻制。

旧印章应同时收回并予以销毁。

第十八条下列情况下，印章必须停用：

名称变更，上级或主管部门通知变更印章图样，印章损坏，印章遗失或被窃，并登报声明作废。

第十九条印章停止使用后，人事行政部应提出处理办法，及时将停用印章送办公室封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。

若销毁的，则应填写《印章销毁单》，新、旧印章留样、由批准人、销毁人、证明人签字，由办公室备案归档。

第五章印章的使用

第二十一条本管理制度的使用围：

凡属以公司名义对外发文、签订协议、开具介绍信、报送报表、签证等，需加盖公章及法人章；凡属公司部行文、通知，需加盖公司部印章；凡属部门业务围，需加盖部门印章；凡属合同类的，需加盖合同专用章；凡属财务会计业务的，需盖财务专用章。

第二十二条公司各级人员需使用印章时，须按要求填写盖章使用登记表，注明用章日期、用章事由、数量、部门、申请人。

将其余所需盖章的文件一一逐级上报，经公司有关人员审核，并最终由该印章授权签批人批准后方可由印章授权保管人盖章。

如遇该人员外出，又急需盖章的，可先通过联系，经确认核准后印章授权保管人方可盖章，但事后必须补齐签批手续。

公司所属各单位的印章使用，只限于本单位相关联的事项，且在公司授权围使用正式印章。

第二十三条印章保管人工作应认真负责，严格把关。

对盖章文件容和盖章使用登记表上载明的签署情况尤其是一些证明材料、合同协议、重要报表等认真审查，予以核对，确认无误后方可盖章。

盖章要清晰、端正，盖章部位要骑年盖日，不压正文，并尽量不要盖在空白处。

对盖公章、合同章及法人章的重要文件应保留复印件，以备待查。

第二十四条在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。

第二十五条各公司财务经理或主办会计负责财务专用章的使用和保管，同时签订财务印章管理责任书。

第二十六条盖章使用登记表作为用章凭据，由印章授权保管人留存，定期整理后交办公室归档。

盖章使用登记表保存期限不得少于五年。

第二十七条严禁在空白的信纸、介绍信、合同上盖章，印章授权保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。

第六章公章审批权限管理

第二十八条总经理或考核责任人按照《目标考核责任书》限定的授权围，对本公司的印章使用进行审批，总裁具有最终签批权，对本公司的印章使用结果负责。

第二十九条用章审批权限（附后）

第三十条无特殊情况，不得开空白介绍信，如确因工作需要开空白介绍信，经办人必须写借条给印章保管人，使用后经办人必须凭该介绍信的复印件核销。

第七章责任

第三十二条印章授权保管人必须妥善保管印章，若印章遗失或有异常情况，应立即上报，及时处理，并公告挂失。

印章保管人若将印章遗失或离任时拒不上缴归档的，要追究其主管领导和印章管理人员的责任。

第三十三条任何人员必须严格遵照本管理制度使用印章。

第三十四条违反本管理制度使用印章或私刻公司印章，并给公司造成损失的，公司将对违纪人员予以处罚。

造成严重损失或情节严重的，移送司法机关处理。

并保留追诉权。

其它管理规定

公告栏管理

一、为了使员工了解公司的日常动态、业务发展、管理规定和信息通报，公司设立了公告栏；

二、公司通知、部门公告、