集团保密工作规定.docx
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集团保密工作规定
集团保密工作规定
一、总则
1.为提升集团保密管理水平,防范泄密风险,保护集团商业秘密安全,维护集团利益,根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》的有关规定,特制定本规定。
2.本规定所指“保密”是指保守秘密:
“保密工作”是指各单位围
绕保护好公司商业秘密而进行的组织、管理、协调、服务等职能活动,
通过法律手段、行政手段、技术手段和必要的经济手段,约束和规范
组织和个人的涉密行为,使之符合保密要求.
3.保密工作实行积极防范、突出重点、分级管理的方针,既确保
商密安全,又便利信息资源合理利用。
4.保密范围控制原则:
在不影响开展工作的前提下,对商密的知晓
范围压缩控制原则,员工只在管辖范围内根据工作需要知晓相关的
二、保密工作体制
1.集团保密工作的组织管理方式:
统一领导、逐级负责。
2.集团保密工作依据“业务工作谁主管,保密工作谁负责”的原
则,全面实行保密工作领导负责制。
集团各级领导在职贵范围内均承担相应的保密工作责任。
3.集团下属各分公司、分店各店第一负责人负责本公司及其他成员的保密工作并实行逐级负责制。
4.集团保密工作实行签订保密责任书制度(详见附件1)。
三、保密范围
1.公司商业秘密是指关系到企业的合法权益,经企业确定并采取
一定的保密措施,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
2.使用、保密和引用上级主管部门下发的带有商密的文件资料,按其
标明的密级严格执行。
3.凡载有商密的文件,资料和其他物品,均应确定并标明密级和保
密期限。
四、密级、定密、密级调整、保密期限和解密
(一)、密级
1.集团商业秘密密级分成绝密、机密、秘密三级。
2.绝密是最重要的企业商密,泄露会使公司的安全和利益遭受特
别严重的损害;机密是重要的企业商密,泄露会使公司的安全和利益
遭受严重的损害;秘密是一般企业商密,泄露会使公司安全和利益遗
受损害。
(二)、定密和密级调整
1.定密就是公司依照规定的程序和保害相关规定,对本公司公务
活动中产生的商密事项及时准确地确定其密级、保密期限,知悉范围,
并对商密的载体作出标识。
2.公司在日常工作中涉及和产生的商密事项,由该事项承办人(拟
稿人)提出密级、保密期限知悉范围或变更、解除的具体意见,在发
文函件上标明。
以部门名义行文的,由部门领导批准确定:
以公司名
义行文或需报企业领导批准确定。
(三)、保密期限
1.商密的保密期限,应当根据事项的性质和特点,按照维护公司
安全和利益的需要限定在必要的期限内:
不能确定期限的应当确定解
密条件。
2.可预见时限的以年、月、日计,不可预见的时限应当定为“长
期”或者“公布前”。
未明确标明保密期限的,除另有规定外,绝密
级不超过30年,机密级不超过20年,秘密级不超过10年。
保密期
限应当根据工作需求,酌情确定。
3.密级和保密期限已经确定和调整,须在有关载体上作出规范化
的标识。
(1)书面形式的商业秘密用黑体字小四号在其首页的右上角依次
标识:
密级、保密期限,两者之间用“★”隔开。
如“密级★公布前”
家居连锁集团(河北分公司)
93/121
“密级★XXX年X月双x日”、“绝密★30年”,“机密★20年”、
“秘密★10年”。
(2)非书面形式的商业秘密用前项标识方式在易于识别的地方标
注。
(四)、解密
1.保密期限内的商密事项,根据情况变化有下列情形之一的,由
确定密级的单位及时解密:
(1)该事项公开后无损于企业的安全和利益。
(2)从全局衡量,公开后对企业更为有利。
2.工作过程中确定需要保密的事项,根据工作需要决定公开的,
正式公布时即视为解密。
3.对商密载体划分保密期限的,保密期限届满的,自行解密:
未到
保密期限需要提前解密的或保密期限需要延长的,由原确定密级和保
密期限的单位或者其上级单位决定。
4.密级、保密期限变更后,应当在原标识位置的附近作出新标识,
原标识以明显方式废除。
保密期限内解密的,应当以能够明显识别的
方式表明“解密”的字样。
五、保密守则
1.不该说的秘密不说。
2.不该问的秘密不问。
3.不该看的秘密不看。
4.不该记录的秘密不记录。
5.不在非保密本上记录秘密。
6.不在私人通信中涉及秘密。
7.不在公共场所和无关人员中谈论秘密。
8.不在不利于保密的地方存放秘密文件,资料和实物。
9.不私自复印,保存和销毁秘密。
10.不携带秘密文件、材料和物品参观、游览、探亲访友和出入公
共场所。
六、商密文件的范围
1.凡不能公开的涉及公司商密的文件、档案、图表、资料、图书、
刊物、教材、音像,拟制文件和资料过程中形成的草稿和清样,复印
废页、印刷余份等,均属本规定所指的商密文件的管理范围。
2.商密文件起草
(1)起草人不得与无关人员谈及文件内容。
(2)起草、修改、校对和打印时,不得有无关人员在旁边观看,应在
保密的环境中进行。
3.商密文件呈报
(1)绝密文件,一般以纸质方式呈报,原则上不通过网络传报,特
殊情况经有关领导同意后方可通过钉钉呈报;机密和秘密文件可通过
纸质方式呈报,也可通过钉钉呈报。
(2)商密文件通过纸质呈报时的保密要求:
①商密文件必须制定专人按呈报范围传递,其他人员不得代替。
②传递时须使用信封密封并标注商密等级。
③在信封封面上以箭头形式写明文件经过的整个审批节点,每经过
一个审批节点由审批者在信封封面相应处圈阅标明批过。
④传递过程中须在特定的文件登记本上实行登记签收制。
⑤公文审批结束时,由原始呈报人自行取回送至办公室文书专员,
由文书专员根据权限进行分发。
⑥商密文件在报批过程中一律不得复印,复制。
领导在审批完公文
时,应及时将临时修改保存的商密电子文件从计算机中彻底删除,终
版由办公室文书专员保存。
4.商密文件制发
(1)商密文件制发部门应根据文件内容、商密程度和工作需要,确
定适当的印发份数、发送范围和阅读权限。
(2)商密文件由办公室打印,必须严格按照批准份数打印成者由具
备保密条件的印刷单位印制,绝密文件应指定专人负责印刷。
(3)严禁打印、复印或印刷超出文件上标识的共印份数。
打印、复
印或者印刷废页、余份,应回收销毁。
文件上无标识共印份数的,应
做好印刷份数登记,以便于回收。
(4)绝密文件禁止通过邮件和钉钉发文流程发文,应采取纸质文件
等方式发文。
(5)机密和秘密文件可通过纸质文件发放,也可通过钉钉发文流程
按权限发文,但不得在网上发文。
(6)商密文件纸质发文是要制定专人负责并做好收文单位和份数序
号的对应登记,以便监管和回收。
5.商密文件的阅读
(1)商密文件应由经管文件的人员拆封,领导亲启件应由领导本人
或指定专人拆封,其他人不得自行拆阅。
(2)商密文件要严格按照规定的范围传达、阅读,未经制文单位同
意,不得自行扩大范围,也不得向无关人员泄露文件内容。
(3)传阅商密文件,要由文书专员填写传阅单,统一传递。
领导阅
读后要主动退回,不要专横。
对急办的文件,文书专员要及时催办。
(4)商密文件应在办公区阅读,不得带离办公区域。
(5)商密文件在阅读过程中未经制文单位同意一律不得自行复印、
复制、扫描、拍照。
确实因工作需要必须复印时,须经制文单位同意
并报办公室备案,并要严格控制复印份数。
6.商密文件清退
(1)清退就是定期和根据需要对收到的上级单位的商密文件和本单
位下发的商密文件进行清理和回收。
(2)办公室要制定专人负责商密文件进行收回。
(3)绝密文件应在阅读完毕后办公室及时全部收回,如费要查询,
可到办公室借阅查看。
(4)需要送领导和有关部门传阅的商密文件,要固定传阅时间,并
及时收回。
(5)各种会议印发的商密文件、材料,应在会议结束时全部及时收
回。
会议组织单位准许与会人员带走的会议文件,与会人员返回单位
后应将全套会议文件、材料交由本单位档案管理人员统一保管,个人
不得保存。
7.商密文件归档和销毁
(1)集团纸质商密文件阅读后,办公室档案专员统一收回并归档;分
公司、分店纸质商密文件由办公室统一回收并归档。
(2)销毁纸质商密文件可以采取碎纸机粉碎销毁,确保不丢失、不
漏销。
(3)任何单位或个人均不得自己销售或销毁商密文件。
8.商密文件保管和利用
(1)商密文件必须存放在有保密保障的文件柜内,对平时使用的商
密文件,应妥善保管,用后随手入柜加锁。
(2)如因工作需要查阅商密文件的,必须履行查阅审批手续:
①查阅商密文件,需报本部门负责人和商密文件呈报部门负责人
批准后由办公室负贵提供,并在《秘密文件查阅登记表》(详见附件
2)上登记,须在备注栏注明密级。
②借阅人对借出的商密文件负有安全和保密的责任。
商密文件在查
阅、借阅过程中不得涂改、损毁、丢失和转借他人,未经同意也一律
不得自行复印、复制。
确因工作需要必须复印时,须经办公室或制文
部门同意,并按要求严格复印份数。
商密文件复印管理等同于原件。
③借阅人应自觉做到借阅按期归还,核心商密文件原则上不得外
借,只可在保管部门查阅,查阅时不得拍照。
档案管理员对借出的商
密文件应持续跟踪和追还。
七、涉密会议及活动管理
(一)涉密会议及活动范围
涉密会议及活动泛指涉公司各种秘密的各类会议。
会谈、活动等。
(二)涉密活动及活动密级
涉密会议及活动密级分为绝密商密、机密商密和秘密商密,主要分
类如下:
1.绝密商密会议及活动:
①上市公司并购重组专题会议
②董事会会议(密级也可根据内容下调一级)
③集团年度/年中工作会议
④涉及上市公司的合作会谈
⑤其他敏感的重大专题会议
⑥根据会议内容确定的其他绝密商密会议、会谈、活动
2.机密商密会议及活动:
①董事长会议
②总裁会议(密级也可根据内容下调一级)
③集团年度战略、预算工作会议
④根据会议内容确定的其他机密密级会议、会谈、活动
3.秘密商密会议及活动
①促销活动讨论会
②招商会议
③招投标会议
④根据会议内容确定的其他秘密密级会议、会谈、活动
八、办公环境管理
1.办公桌上不得随便摆放秘密文件,人高开时必须妥善存放于有锁
的柜子中,电脑须处于锁屏状态。
2.未经允许任何人不得随便在别人办公桌椅上翻阅文件和使用别
人的计算机。
3.不得在公共场所谈及秘密文件或未审批完毕的文件内容。
4.不得
允许来访客人随意坐在办公椅上,一般情况下安排在洽谈室。
九、保密教育
各单位要重视保密教育工作,必须经常对所属工作人员进行保密教育,
树立保密观念,自觉遵宁保密法规和公司有关规章制质。
十、保密检查
集团每年要对集团各部门保密工作进行定期和不定期检查,分公
司每年也会对下属分店保密工作进行检查。
保密工作部门有权对涉及
商业机密的人员、部门、公司及所执行保密法则制度等实施保密监督
检查,对督查中发现的问题,要限期整改,并有文字记载。
十一、保密奖惩
1.各单位要严格执行本规定,对在保密工作中做出突出贡献的单位
和个人应给予表彰和鼓励,对保密工作不力的单位和个人应给予处分。
2.各单位一经发现秘密失控或泄密情况,要在2小时内如实向上级
单位负责人、集团办公室主任报告,对不及时、不准确、遗漏、故意
隐哺不报泄密事件或因错误定密导致泄密的人员,由上级单位视造成
不良后果的情节轻重,追究有关人员和其领导的责任。
3.对泄密但未造成负面影响的一教行为,由上级单位通报批评并扣
除责任人和相关负责人2个月奖金处分。
4.对泄密造成企业工作被动但未使企业受到财产损失、声誉损害等
负面影响的,由上级单位通报批评并扣除相关负责人3个月奖金处分。
5.出现下列情况之一的,公司予以辞退并要求赔偿经济损失:
①对泄密造成企业财产损失、声誉损害的。
②违反本保密制度规定、为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司
秘密的。
③利用职权强制他人违反保密规定的。
十二、附则
各分店比照此办法制定保密工作规定报分公司办公室审核备案。
本规定自下发之日起执行。
附件:
1.保密责任书
附件1:
保密责任书
一、本人作为公司(分子公司/店/部门/项目组)的负责人,愿意严格履
行下列保密义务和责任:
(一)自觉遵守分公司相关的保密制度,自觉接受保密监督,对工作职
责范围内的保密工作负有领导责任。
(二)确保职责管辖范围内企业秘密安全。
(三)结合本公司、部门、岗位的实际,制定具体的保密管理制度和
措施。
(四)与所属保密单位涉密人员签订保密责任书,建立岗位责任制,把
保密责任落实到人。
(五)有计划地组织本单位工作人员进行保密教育、培训,使所属工作
人员增强保密意识,掌握必备的保密知识和技能。
(六)对所属保密单位涉密人员辞职,调动、因私出国(境)申请提出意
见。
(七)对所属保密单位涉密人员执行保密制度、遵守保密纪律情况进行
监督、考核。
(八)定期对保密环境和涉密载体进行检查,及时消除泄密隐患。
(九)个人或所属保密单位沙害人员发生活困事件时,积根采取补救措
施并及时向所在单位或上级单位报告。
发现他人违反保密规定和泄露
企业秘密时,立即予以制止,并及时报告本单位负责人和保密工作部
门。
(十)若违反本规定和保密有关规定,愿承担相应的責任。
二、各单位要按照有关保密规定认真履行职责,为保密部门、岗位负
责人履行职责提供必要的保证。
三、本《保密责任书》未尽事宜按国家有关法律法规和企业有关
规定执行。
四、本《保密贵任书》自双方签字之日起生效。
签字人职务如有变更,
保密责任书应重新签署。
五、本《保密责任书》一式3份,签字方各执1份,存档1份。
保密部门名称:
保密责任人签字:
年月日
保密单位负责人签字:
年月日
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