第四讲商务礼仪.ppt
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教育部全国职业核心能力认证办公室教育部全国职业核心能力认证办公室第四章讲商务礼仪教育部全国职业核心能力认证办公室第1页第一节邀请与拜访礼仪一、能力目标拜访礼仪邀请礼仪接待礼仪能力目标教育部全国职业核心能力认证办公室第2页邀请礼仪1信件邀请(邀请信)邀请信内容要说明邀请对方参加什么活动、邀请的原因是什么,并将活动安排的细节及注意事项告诉对方,诸如时间、地点、参加人员、人数,做些什么样的准备及所穿的服饰等。
2请柬邀请请柬一般有两种样式:
一种是单面的,直接由标题、称谓、正文、敬语、落款构成。
一种是双面的,即折叠式;一为封面,写“请柬”二字,一为封里,写称谓、正文、敬语、落款等。
3便条邀请将邀请写在便条上留交或请人代交被邀请者,便条邀请形式使被邀请者感到亲切、自然。
4电子邮件邀请是指以电子邮件的形式,借助于互联网所发出的邀请。
5邀请名单的确定
(1)在确定被邀请者名单之时,应注意宁缺毋滥。
(2)若是获知拟邀请的个别客人之间关系不佳,最好都不要邀请或者只邀请其中一方。
教育部全国职业核心能力认证办公室第3页接待礼仪1.对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人,应首先了解对方到达的车次、航班,安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。
2.如果客人来自远方,主人到车站、机场去迎接客人,应提前到达,恭候客人的到来,决不能迟到让客人久等。
客人看到有人来迎接,内心必定感到非常高兴。
3.接到客人后,应首先问候“一路辛苦了”“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等。
然后向对方作自我介绍,如果有名片,可送予对方。
4.迎接客人应提前为客人准备好交通工具,不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具,那样会因让客人久等而误事。
5.对于外地的客人,主人应提前为客人准备好住宿,帮客人办理好一切手续并将客人领进房间,同时向客人介绍住处的服务、设施。
6.将客人送到住地后,主人不要立即离去,应陪客人稍作停留,热情交谈,谈话内容要让客人感到满意,如客人参与活动的背景材料、风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。
教育部全国职业核心能力认证办公室第4页拜访礼仪1拜访预约包括电话预约和信件预约,切忌搞突然袭击,不得已时也要提前5分钟通知被拜访人。
2预约时间公务性拜访的预约时间最好错过周一上午、周五下午和每天上下班前后一小时的时间。
3拜访前准备制定拜访目标,准备充足的名片,准备相应的资料,选择合适的礼品,熟悉交通路径。
4拜访着装准备出门拜访之前,应根据访问的对象、目的等,将自己的衣物、容貌适当的加以修饰,以形象的反映出你对被访者的尊重。
5拜访的举止与要求原则上应提前5分钟到达。
到达拜访地点后,如果与接待者是第一次见面,应主动递上名片,或作自我介绍。
对熟人可握手问候。
6交谈内容及时间与被拜访者谈话要开门见山。
在会谈过程中不打电话或接电话。
不谈私人问题。
7礼貌告辞注意把握辞行时机。
拜访时间不宜过长,一般谈完事之后即应告辞。
教育部全国职业核心能力认证办公室第5页明代文学家打小就是个喜欢读书的孩子,但是家里很穷,没有多余的钱给他买书,只好向别人借书看。
每次宋濂都会跟借给他书的人约好还书时间,并从不违约,按时还书。
一次,宋濂借到一本好书,爱不释手,还书的期限很快到了,可他还没读完,为了不错过这本好书,他决定连夜把书誊抄下来。
当时正是寒冬腊月,晚上更是寒冷,母亲看见宋濂手都冻红了,非常心痛,就说:
“孩子,等明天再抄吧,这么冷,人家又不着急看这本书。
”宋濂说:
“不行,不管人家看不看,约定了期限就要归还,这是信用问题,也是对别人的尊重,失信于人,人家怎么还会借书给我呢?
”又一次,宋濂和远方的一位有学问的先生约好了要去请教,谁知正要出发,突然下起了鹅毛大雪,宋濂义无反顾的挑起行李准备出发,家人阻止他说:
“这么糟糕的天气怎么能出门呢?
先生那里恐怕早已大雪封山了,你会被困在路上的,再说你的旧棉袄,根本抵挡不了山里的严寒。
”宋濂坚定的说:
“要是今天不出发,就会耽误了求教的日子,这样我就失约了,那我就是对老师的不尊重啊!
所以,不管风雪多大,我都得马上上路。
”当宋濂到达老师家里时,老师感动得连连称赞他,不仅给予他很大帮助,还毫不犹豫地将自己心爱的藏书送给宋濂。
案例二:
准时也是一种人格魅力要取得职场成功,必须要表现出自己的诚信和诚意。
要取得职场成功,必须要表现出自己的诚信和诚意。
二、案例分析教育部全国职业核心能力认证办公室第6页第二节商务活动礼仪一、能力目标庆典礼仪能力目标剪彩仪式礼仪新闻发布会礼仪展览会礼仪礼仪教育部全国职业核心能力认证办公室第7页庆典礼仪1庆典的准备
(1)做好舆论宣传企业运用报纸、电台、电视台等传播媒介发布广告,以引起公众的注意。
(2)确定出席人员一般可邀请以下人员参加:
上级领导、社会名流、同行业负责人、社区负责人。
(3)发放请柬在庆典前,出席典礼的人员一旦确定,应提前一周发出请柬,便于被邀请者及早安排和准备。
(4)安排接待工作在举行庆典的现场一定要有专人负责来宾的接待工作,一般由年轻精干、身材和相貌较好的男女青年承担,主要负责来宾的迎送、引导、陪同、招待等。
(5)布置环境在庆典现场悬挂开业典礼(隆重开业)的横幅,两侧布置一些来宾送的贺匾、花篮,会场四周还可以张灯结彩,悬挂彩灯、气球,以烘托热烈、隆重、喜庆的气氛。
2庆典的议程及礼仪要求
(1)庆典的议程开业庆礼的议程包括:
迎宾、典礼开始、致贺词、致答谢词、揭幕、参观。
(2)庆典的礼仪要求仪容要整洁、服饰要规范、准备要充分、遵守时间、态度要友好、行为要自律、善始善终。
教育部全国职业核心能力认证办公室第8页剪彩仪式礼仪1剪彩的筹备
(1)剪彩用具的准备主要包括剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色缎带、红地毯等的准备。
(2)剪彩人员的选定主要包括上级领导、单位负责人、社会名流等人员。
另外要选定协助剪彩的服务礼仪人员。
2剪彩的程序剪彩的程序包括:
请来宾就座、宣布仪式开始、简短发言、进行剪彩、陪同参观。
3剪彩者的礼仪要求
(1)仪容仪表整洁剪彩者的着装要正规、严肃,一般着西装或职业制服,头发要梳理好,颜面要洁净。
给人的感觉应是春光焕发,精干而有修养。
(2)举止大方文雅剪彩过程中,剪彩者要保持一种稳重的姿态,做到快而不慌、忙而不乱。
(3)谈笑自然轻松当剪彩人宣布剪彩仪式开始后,剪彩者应立即中断与其他人的交谈,全神贯注地听主持人讲话,可与主人进行礼节性的交谈,或与其他剪彩者进行欣赏性的交谈,但时间不宜过长。
教育部全国职业核心能力认证办公室第9页新闻发布会礼仪1会前准备确定新闻发布会的主题、选定新闻发布会举行的时间、确定新闻发布会举行的地点、确定邀请记者的范围、选定新闻发布会的主持人和发言人、准备会议资料、其他准备工作。
2会议程序及礼仪要求
(1)签到要由专人负责,签到、分发材料、引入会场。
(2)会议开始主持人应根据会议主题调节好会议气氛,切实把握好会议的进程和时间。
(3)发言人发言在新闻发布会上发言人的发言,要切记突出重点,具体而恰到好处,语言要生动、自然,吐字要清晰,切忌啰唆过长。
(4)回答记者提问新闻发布会现场,一般由新闻发言人回答记者提问,发言人在回答记者提问时,要准确、自如,不要随便打断记者的提问。
(5)会议结束新闻发布会结束后,主办人员要向参加者一一道别,并感谢他们的光临。
主办单位还应及时收集到会记者做出的报道,检查是否达到了举办新闻发布会的预期效果。
教育部全国职业核心能力认证办公室第10页展览会礼仪展览会是指企业为了介绍企业业绩,展示本单位的成果,推销本单位产品,采用集中陈列实物、文字、图表、影像资料等方式而组织的营销宣传活动。
1展览会的组织工作明确展览会的主题,确定时间、地点,展览内容的宣传,展览会的布展制作。
2展览会的礼仪要求工作人员要注意自己形象;工作人员要热情周到接待每一位顾客;主办单位工作人员要恪尽职守,各尽其责;讲解员要语言流畅,语调清晰,声音洪亮。
教育部全国职业核心能力认证办公室第11页小李是国内某生物制药企业的营销部经理,该企业研制出一种“艾滋病疫苗”和艾滋病治疗新药“艾必克”。
该疫苗可以采用注射,也可以采用口服的方式植入人体,植入人体后,三天内即充分产生“抗体”。
在被注射人通过各种传播途径接触HIV病毒时,“抗体”将自动发挥免疫功能。
而艾滋病治疗新药“艾必克”则可控制病情,逐步达到治疗(尚不能根治,根治药品正在进一步研究中)的效果。
其有效性得到药品管理部门认可,并获得专利。
该企业准备在国内大规模上市该药品,下一步在国外寻找总代理商,为此他们准备在北京召开发布会。
因为该产品填补了国内的空白,而且也走在世界医药技术的前沿,因此,企业决定花大力气作好本次新闻发布会,由营销部负责。
活动一:
帮小李策划新闻发布会1清楚发布会所要达成的目标、类型,以确定其规格、方向和基本风格。
2成立筹委会,组织相关的人员,确定组织、人员保障。
3确定时间、流程与目标管理,并做好反馈、调整。
策划发布会三、过程训练教育部全国职业核心能力认证办公室第12页第三节会务与谈判礼仪一、能力目标会务礼仪能力目标谈判礼仪教育部全国职业核心能力认证办公室第13页会议前准备会议前准备不仅包括各种辅助器材的准备,还包括对会议全程的准备。
(1)会议时间会议开始的时间和会议持续时间。
要告诉所有参会人员会议开始的时间和会议持续时间,以便让参加会议人员安排自己工作。
(2)会议地点会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。
(3)会议通知会议通知是由标题、主题、会期、出席对象及人数、报道时间、报道地点、与会要求等事项组成,注意要保证完整与规范。
(4)起草文件会议前应该准备的文件材料有:
会议议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议。
(一)会务礼仪教育部全国职业核心能力认证办公室第14页会议座次安排
(1)大型会议大型会议参与者多、规模大、规格高,分主席台与群众席。
主席团主席团排座,前排高于后排,中央高于两侧。
公务性质的会议,左侧高于右侧。
主持人主持人席座位于前排中央或前排两侧以方便行走。
发言者发言者席座位于主席团正前方或主席团右前方。
群众群众席座可以自由式择座、单位就坐、铭牌订座。
(2)小型会议小型会议不设立专用主席台,可以自由择座、面门设座、以景设座。
(3)其他其他会议室安排,如环绕式、散座式、主席台U型、小岛U型等。
教育部全国职业核心能力认证办公室第15页会客座次安排教育部全国职业核心能力认证办公室第16页会议/会见的座次安排内宾接待席次内宾接待席次来宾随从主人随从来宾主人教育部全国职业核心能力认证办公室第17页教育部全国职业核心能力认证办公室第18页教育部全国职业核心能力认证办公室第19页座谈交流会议座次教育部全国职业核心能力认证办公室第20页会见座次教育部全国职业核心能力认证办公室第21页商务签约座次礼仪正门客方主方随从人员54321随从人员12345静态的右“面门为上、居中为上、以右为上面门为上、居中为上、以右为上”国旗的悬挂(客方)(主方)教育部全国职业核心能力认证办公室第22页商务谈判座次教育部全国职业核心能力认证办公室第23页商务谈判座次礼仪正门64213577531246客方主方横桌式竖式桌主方客方75312466421357谈判桌谈判桌正门动态的右“面门为上、居中为上、以右为上面门为上、居中为上、以右为上”教育部全国职业核心能力认证办公室第24页商务签约座次礼仪教育部全国职业核心能力认证办公室第25页会议室,B为主方教育部全国职业核心能力认证办公室第26页教育部全国职业核心能力认证办公室第27页签约座次1教育部全国职业核心能力认证办公室第28页签约座次2教育部全国职业核心能力认证办公室第29页谈判座次1(横桌式)教育部全国职业核心能力认证办公室第30页谈判座次2(竖桌式)教育部全国职业核心能力认证办公室第31页教育部全国职业核心能力认证办公室第32页会议/会见的座次安排长形座会议席次安排教育部全国职业核心能力认证办公室第33页会议/会见的座次安排主席团席次主席团席次背景板主席台演讲台主席团教育部全国职业核心能力认证办公室
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