五金辅料采购管理制度.docx

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五金辅料采购管理制度

编制

高俊峰

审核

批准

文件编号

SCHP/QA-ZG-012A

生效日期

文件页数

会签

爱生雅（呼和浩特）包装有限公司

采购制度

1、目的

规范采购行为、确保采购产品质量。

2、适用范围

原料采购、辅料采购、设备采购、五金配件采购、工程施工服务、固定资产维护维修、原煤采购、外协加工服务、驻厂外包服务、办公用品采购等（适用范围解释权归商务部，未尽事宜咨询商务部）。

3、操作程序

3.1、采购前期准备

3.1.1原料采购、辅料采购、设备采购、五金配件采购、工程施工服务、固定资产维修、原煤采购、外协加工服务、驻厂外包服务、办公用品采购的采购主管（以下简称采购主管）在采购前期应进行相应的市场调研。

3.1.2采购主管应会同生产、技术、质量等主管人员（必要时包括财务、设备等主管人员），对可供原材料供应商进行考察或评价，提出《供方调查审批表》

3.1.3组织相关部门进行“供方综合能力评价”，填写《供方综合评价表》。

各部门评价合格后列入《合格供方名单》，经主管经理批准后作为采购的依据，并签订《采购合同》。

每12个月内对合格供方进行一次“供方综合能力评价”，填写《供方综合评价表》。

注：

原辅料等需小批试用的，试用合格后方可组织“评价”。

3.2、采购过程

3.2.1采购主管根据“需求部门”提供的《采购计划》进行采购。

（固定资产采购执行总部规定）

3.2.2、同等要求供应商选择需执行“货比三家”原则，选择资质齐全、价格、质量、售后服务最优厂家进行采购，下达“订单”。

3.3签订采购合同

3.3.1原料采购合同需提供材料：

3.3.1.1原料供应商资质；

3.3.1.2“货比三家资料”：

包括价格、质量、售后服务等；

3.3.1.3新产品、新供方需提供小批试用质量报告。

注：

如属总部指定供应商，提供“指定证据”。

3.3.2辅料采购合同需提供材料：

3.3.2.1辅料供应商资质；

3.3.2.2“货比三家资料”：

包括价格、质量、售后服务等；

3.3.2.3新产品、新供方需提供小批试用质量报告。

注：

如属总部指定供应商，提供“指定证据”。

3.3.3设备采购合同需提供材料：

3.3.3.1设备供应商资质；

3.3.3.2“货比三家资料”：

包括价格、质量、售后服务等；

注：

如属总部指定供应商，提供“指定证据”。

3.3.4五金配件采购合同需提供材料：

（选定三家供应商、按品种分配比例）

3.3.4.1五金配件供应商资质；

3.3.4.2“货比三家资料”：

包括价格、质量、售后服务等；

注：

如属总部指定供应商，提供“指定证据”。

3.3.5工程施工合同需提供材料：

3.3.5.1工程施工承包方资质；

3.3.5.2“货比三家资料”：

包括价格、质量、售后服务等；

3.3.5.3合同应内容包括质保金；

3.3.5.4合同内容应包括或另附《安全协议》。

3.3.6固定资产维修合同需提供材料：

3.3.6.1维修服务方资质；

3.3.6.2“货比三家资料”：

包括价格、质量、售后服务等；

3.3.6.3必要时合同应内容包括质保金；

3.3.6.4合同内容应包括或另附《安全协议》。

3.3.7原煤采购合同需提供材料：

3.3.7.1原煤供应商资质；

3.3.7.2“货比三家资料”：

包括价格、质量、售后服务等；

3.3.8外协加工合同需提供材料：

3.3.8.1外协服务方资质；

3.3.8.2“货比三家资料”：

包括价格、质量、售后服务等；

3.3.8.3必要时合同应内容包括质保金；

3.3.9驻厂外包方合同需提供材料：

（包括制版、油墨、运输）

3.3.9.1驻厂外包方资质；

3.3.9.2“货比三家资料”：

包括价格、质量、售后服务等；

3.3.9.3合同内容应包括或另附《安全协议》。

3.3.10办公用品采购合同需提供材料：

3.3.10.1办公用品供应商资质；

3.3.10.2“货比三家资料”：

包括价格、质量、售后服务等；

3.4到货过程及质量跟踪

3.4.1下达订单后，及时与供应商确认到货时间，并对实际到货时间进行跟踪，及时反馈供应商。

3.4.2采购主管跟踪到货数量及质量，原料、大宗辅料经质量部检验合格由保管员清点数量/重量办理入库手续。

检验不合格依据检验单通知供应商对货物进行“退货”或“换货”处理。

3.5付款过程

3.5.1辅料入库后，采购主管需及时到辅料库房收集《采购入库单》，并根据入库单数量与供应商进行核对，要求供应商开具发票。

3.5.2供应商发票到达后由辅料采购主管及时填写《报销单》将发票送往商务部，并制定《付款计划》。

3.5.3根据商务部付款要求填写《付款通知单》付款。

经部门经理、商务部经理、总经理审核后办理手续。

3.5.4需预付款时，填写《借款单》经部门经理、商务部经理、总经理批准办理，待发票到达后办理入账手续冲账。

附件一：

流程图

附件二：

供方调查审批表

附件三：

供方综合评价表

附件四：

合格供方名单

附件五：

采购计划

附件六：

采购入库单

附件七：

报销单

附件八：

付款通知单

附件九：

借款单

附件一：

流程图

附件二：

供方调查审批表

SCHP/QA-Ⅲ-116NO：

企业名称

地址

联系人

电话

传真

邮编

营业执照

主要产品

职工总数人，其中管理人员人、技术人员人、检验人员人、工人人

生产量/年产值（万元）：

生产能力

生产周期

生产特点：

成批生产□流水线大量生产□单机生产□

主要生产设备：

齐全、良好□基本齐全、尚可□不齐全□

使用或依据的质量标准：

1．国际标准名称/编号

2．国家标准名称/编号

3．行业标准名称/编号

4．企业标准名称/编号

5．其他

工艺文件：

齐备□有一部分□设备□

检验机构及检测设备：

有检验机构及检测人员，检测设备良好□

只有兼职检验人员，检测设备一般□

无检验人员，检测设备短缺，需外协□

测试设备校准情况：

有计量室□全部委托外部计量机构□

主要客户（公司/行业）：

能自行设计开发□能开发简单产品□

没有自行开发能力□

所有制性质：

外资企业□合资企业□合作企业□无对外合作关系□

职工培训情况：

经常、正规培训□不经常培训□无正规培训□

是否经过产品或体系认证：

是□（指出具体内容）否□

以上由供方填写.企业法人代表签名：

年月日

调查结论：

调查人/日期

审批人/日期

附件三：

供方综合评价表

SCHP/QA-Ⅲ-122NO：

供方

供方地址

电话

联系人

供应产品

合同执行情况（25%）：

采购主管签字：

日期：

供货质量评价（40%）：

品管部签字：

日期：

供方产品使用情况（25%）：

生产部签字：

日期：

可靠性和服务（10%）：

市场销售部签字：

日期：

综合评价及处理意见（是否列入合格供方名单）：

主管经理签字：

年月日

附件四：

合格供方名单

SCHP/QA-Ⅲ-118NO：

序号

供方名称

供应内容

日期

联系人

电话

评价表序号

附件五：

采购计划

采购计划表

年月日

名称

规格

数量

单价

备注

价格合计：

部门主管：

商务部审批：

经理是：

附件六：

采购入库单（在U8里）

附件七：

报销单（在OA里）

附件八：

付款通知单（在OA里）

附件九：

借款单（在OA里）