控制管理费用的制度.docx

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控制管理费用的制度

控制管理费用的制度

1、管理费用构成

1.1、管理费用的定义

管理费用是指企业的行政管理部门为组织和管理企业生产经营所发生的，或由企业统一负担的各项费用。

1.2、管理费用的构成

管理费用构成明细表

管理费用明细科目

说明

管理费用

行政管理人员工资及福利费

指企业行政管理部门的员工工资及福利费

社会保险费用

指企业为员工缴纳的各项社会保险费用的总计数；

住房公积金和住房补贴

指企业支付给员工个人的住房公积金或住房补贴

办公费

指企业生产及各管理部门用的文具、纸张、印刷品、清洁卫生用品、报刊杂志及电信电话费用

业务招待费

指企业为经营的合理需要而支付的列入管理费用的业务招待费用

员工教育经费

指企业为员工学习先进技术和提高文化水平而支付的费用，按员工工资总额的2.5%计提

差旅费

指企业的差旅费，包括市内公出的交通费和外地出差的差旅费

通信费

指企业用于通信方面的费用，包括固定电话、移动电话、计算机联网等的费用

交通费

指企业用于商务汽车使用和保养方面的各项支出，包括车险、过路过桥费、停车费、修车费、耗油（天然气）费等，以及企业用于租车、打车的费用

研究开发费

指企业开发新技术或新产品等而发生的新产品设计费、工艺规程制定费、设备调试费、原材料和半成品的试验费、技术图书资料费、研发人员的工资等，不包括在“制造费用”中已填报的“研发、试验检验费”

技术转让费

指企业使用非专利技术或引进技术而需要支付的费用

咨询费

指企业向咨询机构进行生产技术、经营管理咨询所支付的费用，包括聘请经济技术顾问、法律顾问等支付的费用

诉讼费

指企业因起诉或应诉而发生的各项费用

审计费

指企业聘请中介机构（如会计师事务所、资产评估机构等）进行查账、验资，以及资产评估、清账等发生的费用和企业接受审计时发生的费用

修理费

指企业行政管理部为修理房屋、固定资产和低值易耗品等资产所支付的费用

折旧费

指企业行政管理部门的固定资产按规定折旧率计提的资产折旧费

水电费

指企业行政管理部门支付的用于外购的水费和电费

税金及上交的各种专项费用

指企业上交的税金以及上交管理部门的各种专项费用的总和，包括房产税、车船使用税、土地使用税和印花税等

2、管理费用支出审批规定

2.1、预算内管理费用审批权限及程序

2.1.1、按费用标准执行的费用性支出及核销（报账）审批程序

固定电话费用、手机费用、差旅费由费用申请人提出申请，经费用申请部门主任审批后，到财务部主管会计处办理。

2.1.2、其他费用性支出审批程序

●1000元以下（含1000元）的费用审批程序

由费用申请人提出申请，经费用申请部门主任、财务部主任审批后，到财务部会计处办理。

●1000～10000元（含10000元）的费用审批程序

由费用申请人提出申请，经费用申请部门主任、财务部主任、费用申请部门主管厂领导审批后，到财务部会计处办理。

●10000元以上的费用审批程序

由费用申请部门主任提出申请，经财务部主任、厂长审批后，到财务部会计处办理。

2.2、预算外管理费用审批权限及程序

2.2.1、预算外管理费用是指各部门根据业务的特点确需发生的，而预算内未能考虑到的费用。

2.2.2、预算外管理费用的发生，不论金额大小，其报销审批程序如下：

由费用申请部门主任提出申请、财务部主任、厂长审批后，到财务部会计处办理。

2.2.3、各部门为正常开展业务而需要一次性购置电脑、打印机、复印机、传真机时，由厂办公室审核后，向厂领导提出购置方案，经厂务会审批后，由厂办公室购置。

2.2.4、如果支付和报销工作是同时进行的，则报销工作按上述规定执行。

如果支付和报销工作是分开进行的，则支付申请按上述流程。

报销时，只需按财务部主管会计的要求贴齐相关单据，附上支付审批的原件，由费用申请部门主任签字后，到财务部主管会计处报销即可。

2.2.5、有审批权限的人员发生相关管理费用时，应由上一级领导审批。

厂级领导发生相关费用时，由厂长审批。

厂长发生相关费用时，由承包方审批。

3、办公费管理办法

3.1、相关定义

办公费是指因厂日常经营需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、印制名片、邮寄费、快递费、因工作需要厂统一订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需用品等。

3.2、办公费预算管理

3.2.1、明确预算及职责分工

预算由公共办公费预算、部门办公费预算和临时办公费三部分构成，其职责分工情况如表所示。

办公费预算构成一览表

预算

制定者/执行人

预算表内容

公共办公费预算

厂办公室主任

各个部门在各个费用科目下的预算金额

部门办公费预算

部门主任

本部门各员工在各个费用科目下的预算金额

临时办公费

厂办公室主任

财务部根据情况确定其费用科目和对象的明细分类

备注

1．各预算分别制定年度和月度预算

2．厂办公室主任统一汇总所有预算

3.2.2、办公费预算控制：

厂办公费预算工作流程如下：

●厂办公室于每月15日前向各部门主任发放下月预算表，各月度预算编制人须在每月20日之前完成下月度预算。

若预算表的形式和内容在不同月份没有变化，则可以持续沿用，无须每月下发。

●所有预算每月25日之前以书面形式交厂办公室主任审核，确保各项预算开支的合理性，一旦发现问题应立即将预算表退回相关预算编制人，要求其在一天内重新制定或做出合理的书面解释。

书面预算表需要预算编制人签字。

●厂办公室主任在每月30日前完成预算审核、签字后，将书面预算交副厂长，副厂长每月报厂务会审核批准。

●经厂务会审核没有通过的预算由厂办公室主任转回预算编制人在一天内重新制定，再由厂办公室主任重新汇总交厂长审核批准。

●经厂务会审核通过并经厂长签字批准的预算由厂办公室公布生效。

预算原件由财务部保存，复印件由各部门主任保存。

每月依此执行。

3.3、办公费报销控制

各部门相关人员在办公费发生后须如实填写《费用报销单》，核对报销凭证和金额无误后按本制度中2.1、2.2条规定审核签字，由财务部出纳处报销。

报销费用金额及物品内容必需与本部门已批准预算相符。

3.4、办公借款控制

办公借款主要是指厂正式员工因为办公或出差等业务要求向厂借取的临时款项，不包括因采购、施工、广告等外部客户发生的服务或材料支出借款。

为控制办公费支出，避免资金损失，厂须对办公借款进行严格的控制。

3.4.1、借款权利规定：

●非厂正式员工不得以任何理由进行办公借款（河间销售员）。

●厂正式员工因办公或出差等业务需要方可办理借款。

3.4.2、填写借款单：

厂正式员工因为办公业务需要向厂申请临时借款时，借款人需填写《借款申请单》。

3.4.3、明确借款审批权限：

●借款金额在1000元及以下的申请，由部门主任审核批准后交财务部审核支款。

●借款金额在1000元以上的，由部门主任、厂长审核批准后交财务部审核支款。

3.5、还款与报销规定

●任何借款都须在财务部支出之日起一个月内归还厂或报销抵账。

●对借款超过归还期限的部门和个人，财务部应停止接受其新的借款申请，直至超期借款归还为止。

●因长期出差所造成的借款超期，经厂长批准后，财务部可以恢复其借款权利。

4、招待费管理办法

4.1、实施目的：

为规范厂招待管理工作，明确招待流程、礼仪和标准，维护与提升厂形象，特制定本办法。

4.2、适用范围：

●本办法适用于厂、厂部门和地区销售经理的招待管理工作。

●本办法所称招待是指对以建立、维护良好关系或重大业务谈判为目的来访的上级领导、相关厂、客户等的招待。

●如果是出差时请客户发生的餐费、礼品费等，则列入招待费。

4.3、招待标准和程序

4.3.1、厂办公室为招待的管理机构。

4.3.2、各业务招待部门要严格按照三级招待规格和标准具体执行：

规格

来访客户和事由

招待标准

一级招待

厂以上领导、处长以上等重要来宾视察、考察，洽谈重大业务客户人员

陪同标准：

厂长出面，或厂长指定与此相关的人员

宴请标准：

实报实销；

住宿标准：

三星级以上标准

礼品标准：

费用实报实销

二级招待

以建立或维护公共关系或业务往来为目的的重点关系人员

陪同标准：

相关部门主任

住宿标准：

正泰宾馆或标准200元以下宾馆

宴请标准：

平均不超过50元/人（含接待人）

三级招待

关联单位

陪同标准：

相关人员

住宿标准：

正泰宾馆

宴请标准：

原则不请，特殊情况报厂长批准

4.4、招待费的审批及报销

4.4.1、一级标准由厂长或分管厂领导通知厂办公室主任，厂办公室主任根据通知内容填写《招待审批单》。

发生费用可由经办人先行垫付或由厂办公室主任备用金先行垫付。

事后凭有经办人、厂长签字的《招待审批单》及相关票据，由财务部会计报销。

4.4.2、二、三级标准由相关部门主任通知厂办公室主任，厂办公室主任根据通知内容进行审核，填写《招待审批单》，报副厂长批准。

事后凭有经办人、办公室主任、副厂长签字的《招待审批单》及相关票据，由财务部会计报销。

5、通信费管理办法

5.1、财务部：

负责按规定统一缴纳、支付通信费工作。

5.2、固定电话管理

5.2.1、固定电话配置说明

厂为各部门配置固定电话，固定电话的所有权归厂，各使用部门只有使用权，不得私自迁移，不得因私长时间占用。

5.2.2、固定电话配置原则

●各部门、岗位固定电话（含网线）由厂办公室根据工作需要统一安排，报厂长批准后安装使用。

●凡套间办公室，原则同号多部、联机使用。

5.2.3、财务部对固定电话统一缴费时出现的异常情况，有责任马上向厂办公室主任和副厂长汇报，有必要时由厂办公室主任代表厂向电信局索要通话清单，同时追究当事人责任，由厂办公室主任提出，厂长批准，按2倍通话费扣罚。

5.3、移动电话通信费管理

5.3.1、厂不配备移动电话。

按岗位区别报销移动电话费。

5.3.2、移动电话通信费凭付款单在标准内按月在财务部据实报销。

超过不补，节约不退。

5.3.3、移动电话通信费按岗位区别对待，具体报销标准如下。

●厂长实报。

●副厂长、顾问、助理、销售服务部主任、物资部主任报销150元/月。

●各部门主任、物资部采购员、厂办公室办事员报销100元/月。

●物资部发运员、全面质量管理办公室主任、人事员、销售服务部主任合同管理员、销售服务部标书制作员报销50元/月。

●市场部销售经理移动电话通信费由个人考核销售费用中报销。

5.3.4、其他相关规定

●凡报销通信费的移动电话无特殊原因24小时内一律不得关机，必须保证联系畅通。

6、差旅费报销管理细则

6.1、适用范围

本细则适用于厂全体员工（市场部销售经理除外）。

6.1.1定义：

差旅费指厂员工为厂业务去往其他城市、地区或国家所产生的费用，或指厂驻外机构人员来京产生的费用。

6.2、差旅费法定报销标准

6.2.1、厂参照文件执行，发生差旅费时要严格按规定报销。

本细则中特殊规定的人员除外。

6.2.2、厂长实报，无补助。

分管厂领导参照标准执行，但无补助。

6.2.3、研发部按如下标准执行：

实行费用限额包干报销制度。

项目负责人：

280元/天

设计人员：

240元/天

工程人员：

220元/天

●以上标准含住宿费、市内交通费、通讯费用（20元/天）、费用执行包干制，报销时需出示住宿发票，以便对出差行程进行审核。

●上海、北京、广州、西藏以及经济特区补助：

40元/天,其他20元/天

●调试人员长途交通费实行全额报销制度，交通方式原则上是乘火车、汽车，不乘飞机，特殊情况需乘坐飞机，写申请报告（说明需乘坐飞机的特殊原因）经主管人员同意后方可乘坐，否则不予报销，机场至市内的交通大巴按长途交通费报销，出租车按市内交通费执行以上报销制度

●开发人员及设计人员允许乘飞机。

6.2.4、差旅费的证明材料包括出差人员姓名、地点、时间、任务和支付凭证等。

6.3、差旅费报销流程

6.3.1、申请人出差前需要填写《出差申请单》，获得直接上级签署意见后，方可出差。

6.3.2、申请人凭核准的《出差申请单》向财务部申请合理金额的借款，返回后一周内填具《差旅费报销单》，结清暂支款项。

6.3.3、未于一周内报销者，财务部应通知人力资源部从其薪资中先行扣回，待报销时再行核付。

6.4、员工不能使用以下方式结算费用

6.4.1、费用先由总部下属的一家厂代付，再通过总部间往来结算。

6.4.2、差旅费用账单直接开给厂，并要求厂直接支付。

6.5、差旅费的报销和审批程序

6.5.1、员工由厂长或厂领导指派出差的重大工作任务结束后，应该向直接上级出具《出差报告》，汇报出差情况及客户拜访中遇到的主要问题、心得与成果。

6.5.2、报销人员应先从财务处领取《差旅费报销单》，由各主管部门经理和厂财务部审核后，送交厂长审批。

6.5.3、员工出具的票据需要按时间顺序及财务规定粘贴在《差旅费报销单》背面。

6.5.4、严格要求报销票据的正规性与合法性。

具体要求如表：

报销票据具体要求一览表

票据类型

要求

车票

1．车票上出现“单位盖章”或“盖章有效”字样时，必须加盖出票单位印章方可报销。

印章不清晰，视同无印章不予报销

2．所贴车票必须与《差旅费报销单》上所填写的起止日期、出差路线一致。

如果所附车票没有明确标明起止地点的，应自己注明

3．对非同一次乘车却出现票号相连现象的，将不予报销；对于弄虚作假者，将给予票据金额两倍的罚款

发票

1．必须是印有“全国统一发票监制章”的正规发票，发票的户名必须写全称

2．跨行业发票（住宿发票、餐饮发票、商业零售发票等）不可互相混用

3．发票金额（无论大写、小写）填写有错误、描画或涂改的，只能由发票的出具单位重新开具，而不能自己在原发票上更正

4．发票记载的其他内容确实有误的，应当由发票的出具单位重新开具或更正，如果更正，开具单位还应在更正处加盖该单位的印章

5.跨年度发票不能使用

收据

只有行政事业性收据可以作为报销凭据

6.5.5、票据交由出纳人员核对后，方予以报销。

6.5.6、部门主任出差由厂分管领导核准。

6.5.7、厂分管领导出差由厂长核准。

6.5.8、所有国际出差的差旅费须得到厂长批准。

6.6、差旅费超支费用报销规定

6.6.1、员工在出差期间加入因私旅行或由家人陪伴产生的费用由员工本人承担。

6.6.2、员工出差途中因病或遇意外灾害事故等特殊原因经请示核准人同意即可延长差期，给予报销。

6.6.3、住宿费需凭证在给付标准内认定报支，低于标准的实报实销，超出标准的按标准报销。

6.6.4、员工在国内出差时，厂可以承担公务电话、上网和传真费用。

6.6.5、厂支付员工差旅费补助后，差旅费制度未涉及的其余杂费一律不予报销。

6.6.6、员工出差时如确因业务需要必须支付业务招待费、礼品等特殊开支时，员工须事先向分管厂领导请示获得批准，方可报销。

8、交通费管理办法

8.1、定义：

指企业用于生产、商务汽车使用和保养方面的各项支出，包括车险、过路过桥费、停车费、修车费、耗油费等，以及企业用于租车、打车的费用

8.2、由厂承担交通费的车辆范围：

由厂办公室管理商务用汽车2部；由物资部管理生产用汽车1部；由市场部管理业务用汽车1部（除车险外其余费用由用车销售经理个人费用报销。

厂办公室调用时由厂报销。

）。

8.3、厂车辆管理

8.3.1、厂办公室商务用汽车管理：

因公用车，除厂长外其余人员用车均由厂办公室主任派车（厂办公室主任不在由副厂长派车），由厂办公室办事员负责管理。

厂办公室建立用车登记簿。

8.3.2、物资部生产用汽车管理：

因公用车，由物资部主任派车并管理。

物资部建立用车登记簿。

8.3.3、市场部管理业务用汽车：

由市场部华北地区销售经理管理。

8.3.4、因私用车或特殊情况用车由副厂长批准，厂办公室主任或物资部主任派车。

8.3.5、上述车辆所有权为厂，任何人XX均不得私自使用。

否则出现事故后果自负，车辆管理人扣款50~500元。

8.4、交通费报销

8.4.1、依照8.2条规定车辆范围，由管理人办理各项车辆保险事宜，经副厂长审核签字后，财务部报销。

8.4.2、其它费用由厂办公室主任和物资部长审核，经副厂长复核签字后，财务部报销。

8.4.3、厂办公室办事员出车参照总厂出差补助标准执行。

9、研究开发费、技术转让费

此项经费必需有《市场调研报告》、《产品技术说明》等文件，经厂联席会讨论，由厂长、投资方审核签字，财务部按照相关财务规定办理。

10、教育经费

参照制度执行。

11、《管理费用构成明细表》中，按办理机构标准办理的费用管理

由财务部、厂办公室根据原统计口径分别制表，厂长签字办理，