邯郸学院人事处业务流程.docx
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邯郸学院人事处业务流程.docx
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邯郸学院人事处业务流程
XX学院人事处
业务管理流程汇编
XX学院人事处
二0一一年五月
为了进一步深化XX学院人事处的服务能力,提高人事处办事效率,需要系统分析人事处基本业务,理清业务流程,明晰个人业务工作的权利和责任,为部门的发展和变革提供基础依据,确实支撑XX学院十二五规划建设。
一、人事管理
1、新进人员管理
(1)业务概述
关于学院新进人员(包括调入和引进人员)各种人事关系转入的指导性工作流程。
(2)主要负责人
人事管理员。
(3)流程时间周期
本项流程根据人员引进、调入的实际情况开展业务工作,流程周期不能确定。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节1:
外单位人员调入的决议材料主要包括《干部介绍信》等,引进应届毕业生的决议材料主要包括《人员录取通知书》、《毕业生报到证》、《调入人员审批表》(见附件1.1)等;
环节2:
携带决议材料到人事处报到;
环节3:
《报到通知单》见附件**;
环节4:
由人事处安排到具体系部工作;
环节5:
人事处开具《调档函》,当事人到原档案所在单位办理档案调动,人事处收到当事人的档案后对档案材料进行审查;
环节6:
人事处信息管理员录入个人信息;
环节7:
到教育局和人力资源局给个人上编制
环节10:
人事处开具《落户证明》等证明材料,其它事项到学院户籍科办理;
(6)责任担负
环节1:
由人才引进、调入的相关部门确定;
环节6:
信息管理员负责;
环节2、9:
个人和所到部门负责;
其它环节:
人事管理员负责;
2、教职工校内调动流程
(1)业务概述
面向解决校内教职工调动,促进工作人员合理发展的工作流程。
(2)主要负责人
人事管理员
(3)流程时间周期
根据校内调动需求尽快办理手续,完成周期不能确定。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节1:
《教职工校内调动审批表》具体见附件1.2;
环节6:
《校内教职工调动报到通知单》见附件1.3;
(6)责任担负
环节1、6、7:
人事管理员负责;
环节2、3、5、9:
各相关部门负责人负责;
环节4:
人事处处长负责;
环节8:
人事处档案管理员和信息管理员负责;
本项工作各个环节:
当事人全程跟踪参与。
3、人员调出、辞职流程
(1)业务概述
面向解决学校教职工调转、辞职工作流程。
(2)主要负责人
人事管理员
(3)流程时间周期
根据人员调出需求情况尽快办理调出手续,完成周期一般在一个月内。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节1:
《人员调出申请书》、《人员辞职申请书》由当事人手工书写,《调出人员审批表》见附件1.4,《辞职人员审批表》见附件1.5
环节6:
《调档函》由档案管理单位开具;
环节8:
《干部介绍信》由接收单位开具;
环节9:
《教职工调出工资介绍信》见附件1.6。
(6)责任担负
环节1:
个人负责;
环节2、3、5、6、8:
由相关部门的负责人负责
环节4:
人事处处长负责
环节7:
人事处档案管理员负责;
环节9、10:
人事处人事管理员负责。
4、退休审批流程
(1)业务概述
面向解决校内教职工离退工作流程。
(2)主要负责人
人事管理员
(3)流程时间周期
根据退休情况尽快办理退休手续,完成周期一般在一个月内。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节2:
《事业单位工作人员退休(退职)审批表》见附件1.7;
环节5:
《XX市财政拨款单位离退休审批表》为手撕小表;
(6)责任担负
环节11:
人事处档案管理员和信息管理员负责;
其它环节:
人事管理人员负责。
5、离世管理流程
(1)业务概述
解决学校离退休和在职员工离世的相关工作流程。
(2)主要负责人
人事管理员
(3)流程时间周期
根据人员离世时间尽快办理调出手续。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节2:
需提供《火化证》原件、复印件;
环节3:
《减人减资审批表》为手撕小表,一式四份;
环节4:
到人力资源局办理减编:
需准备《火化证》、《减人减资审批表》、单位编卡、
(6)责任担负
环节2:
家属人员负责;
环节6、7:
财务处负责;
其它环节:
人事管理人员负责。
二、劳资管理
1、新增人员办理工资手续管理
(1)业务概述
面向解决学院新进人员(新引进人员和调入人员)的工资办理工作流程。
(2)主要负责人
人事管理员
(3)流程时间周期
根据新进人员的报到情况尽快办理工资手续,完成周期一般在一个月内。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节1:
新进人员报到时需携带个人毕业证书、学位证书等相关证明材料;
环节2:
《干部介绍信》为手撕专用小表;
环节3:
《增人计划卡》:
在人力资源局办理,为手撕专用小表;
环节4:
《事业单位确定工资表》见附件2.1和附件2.2;
环节8:
《XX市财政增人增资审批表》为手撕专用小表:
(6)责任担负
环节1:
新进人员负责;
环节9、10、11:
财务处负责;
环节12:
信息管理员负责;
其他环节:
人事管理员负责。
2、工资薪酬发放管理
(1)业务概述
面向解决工资发放的业务流程。
(2)主要负责人
人事管理员
(3)流程时间周期
根据个人的请假原因按照流程办理手续,完成周期不能确定。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节1:
岗位变动、薪级变动和工资标准调整等均需对工资进行调整,其它费用支出包括非在编人员的工资、补贴等;
环节2:
《工资审核方案表》根据实际需求编制,一般包含个人基本情况、调整前工资和调整后工资等信息,《工资变动审批表》见附件2.3;
(6)责任担负
环节8:
财务处负责;
环节10:
人事处处长负责;
环节11:
学院院长负责;
其他环节:
人事处人事管理员负责。
3、遗属补助发放管理
(1)业务概述
面向解决学院教职工因病、事不能正常工作的业务流程。
(2)主要负责人
考核管理员
(3)流程时间周期
根据个人的请假原因按照流程办理手续,完成周期不能确定。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节4:
《遗属生活困难补助审批表》见附件2.4;
(6)责任担负
环节1、2、4:
职工家属负责;
环节8、9:
财务处负责;
其他环节:
人事管理员负责。
4、工伤申报流程
(1)业务概述
面向解决学校教职工工伤的工作流程,保障教职工利益。
(2)主要负责人
人事管理员
(3)流程时间周期
根据人员调出需求情况尽快办理调出手续,完成周期一般在一个月内。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节2:
内容包括事故发生的时间、地点、原因、受伤程度以及见证人等基本情况,需所在单位部门负责人签字;
环节4:
《工伤认定申请表》见附件2.5;
环节6:
《工伤认定决定书》见附件2.6;
环节7:
《劳动能力鉴定申请表》在社会保险处领取;
环节10:
《工伤保险待遇申请表》和《工伤职工医疗费用报销单》在社保中心领取;
(6)责任担负
环节2、4、7、8、11:
工伤职工或家属负责;
环节3、5:
人事管理员负责;
其它环节:
相关部门负责人负责。
三、师资管理
1、人才引进管理
(1)业务概述
人才引进是为学院发展解决急需的专业和高层次人才的一种人事调动方式,主要是根据学院的需求岗位、专业技术职务、管理职务的描述,对拟引进人员基本情况审核,为其办理相关人事关系。
(2)主要负责人
师资管理员。
(3)流程时间周期
本项流程为年度工作,完成周期一学期。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节1:
为年度工作
环节6:
《XX学院毕业生需求信息》在XX学院人事处公布;
环节12:
综合测试包括笔试、面试、试讲等;
环节13:
评委组由各用人部门、人事处、教务处和纪委组成。
(6)责任担负
环节2:
各院、系领导根据部门、学科发展需要确定;
环节4:
人事处长综合学院师资的情况进行初审;
环节5、15:
主管院长负责;
环节8:
院、系相关领导核查求职人员专业与实际需求专业的匹配性情况;
环节9:
人事处长按照一定比例(一般是1:
3)确定参加测试;
环节11、12、13:
学院评委组及相关领导负责;
环节14:
人事处长负责;
其它环节:
由人事处师资管理人员负责。
2、新教师培训管理
(1)业务概述
新教师培训是为了帮助新入职教师尽快适应新的工作环境,了解作为一名人民教师所需要的态度、知识和技能;更新新教师的教育理念,提升新教师的师德修养水平;理解并初步掌握课程标准;提高新教师对学校教育理念和教育文化的认同度,尽快融入学院的教育文化,缩短新教师的角色转换期。
(2)主要负责人
师资管理员
(3)流程时间周期
本项流程根据引进人员情况安排,为年度工作。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节2:
《XX学院××年度新教师入职培训计划》根据学院培训要求,结合新教师的需求确定培训内容
环节8:
导师:
是具有严谨的科学态度、高度责任心和敬业精神、丰富的教学或科研经验并具有副教授及以上技术职称的教师。
(6)责任担负
环节2、3、14:
由人事处长负责;
环节6、7:
由人事师资管理人员协同任课教师完成;
环节8:
各院、系会同导师负责;
环节9、11:
导师和新教师共同负责;
环节10、12:
由导师负责;
其它环节:
由人事师资管理人员负责。
3、教师进修工作管理
(1)业务概述
教师进修是学院为了提高在职教师的职业素养和业务水平,组织和安排教师进行进一步学习、深造,并为其办理相关手续的工作。
教师进修包括学历进修和业务进修两个方面。
(2)主要负责人
师资管理员
(3)流程时间周期
根据个人的进修需求办理流程手续,完成周期不能确定。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节2:
各院、系一般在每年末报给人事处下一年度的进修计划,拟进修教师须是我院正式在编人员,工作满2年,并符合其他相应条件
环节8:
被报考院校录取的教师,在人事处网页下载并填写《XX学院业务进修审批表》或《XX学院委托(定向)培养研究生、以同等学力申请硕士(博士)学位审批表》(下称《审批表》)(一式二份)。
环节9:
其本人应持入学通知书、《审批表》(A4打印)经所在单位、教务处审批并与学院(人事处)签订相应的服务协议后,方可外出进修。
环节10:
申请人进修结束后,向人事处提供学历学位证书或进修结业证明的原件及复印件。
人事处验收合格后,根据协议内容报销有关费用。
未按程序办理的不予报销有关费用。
(6)责任担负
环节1、3、5、6:
由人事处师资管理人员负责;
环节2:
符合进修条件的教师个人提出申请,各院、系领导负责确定;
环节4:
人事处长根据学院师资的情况进行初审;
环节5:
学院相关领导负责;
环节7、8、:
拟进修教师个人负责;
环节9、10:
拟进修教师和师资管理员负责;
环节11:
薪酬管理员负责;
环节12:
进修教师和学院相关部门负责
4、外聘教师审批管理
(1)业务概述
外聘教师是指由教学单位根据教学任务从外校、外单位及本校离退休人员中聘请的任课教师,是根据学院需求的岗位,对拟聘用人员基本情况进行审核,并对其管理和考核等。
(2)主要负责人
师资管理员
(3)流程时间周期
根据个人的请假原因按照流程办理手续,完成周期不能确定。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节2:
审核内容包括拟招聘院、系的教学任务、人员配备情况,及外聘教师是否符合我院政字[2009]27号“XX学院外聘教师管理办法”的规定。
(6)责任担负
环节1、5、8:
由各院系相关工作人员负责;
环节2:
教务处领导负责
环节3:
人事处领导负责;
环节4:
主管院长负责
环节6:
应聘人员负责;
环节7:
各院、系有关领导负责;
环节9:
师资管理员负责;
环节10:
师资管理员和应聘人员共同负责;
环节11:
各院系工作人员负责。
四、职称管理
1、专业技术职务任职资格申报推荐
(1)业务概述
面向全院专业技术人员职务任职资格申报、评审的业务流程。
(2)主要负责人
职称管理员
(3)流程时间周期
根据上级主管部门要求按照流程办理,完成周期6个月。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
《申报人提交材料》:
毕业证、学位证、职称英语和计算机证书(免考人员不交)、各项荣誉证书、科研项目结题鉴定证书、论文原件(如果被检索还需提供检索报告)
《代责任书》:
《XX市申报、推荐评审专业技术职务任职资格情况一览表》
《评审表》:
《专业技术职务任职资格评审表》
(6)责任担负
环节1:
申报人员负责;
环节2:
各二级单位负责
环节3、4、5、7:
人事处副处长、职称管理员负责;
环节6:
推委会负责
环节8:
上级主管部门负责
2、教师资格认定流程图
(1)业务概述
面向全院教职工(不包括人事代理人员)申请认定高等学校教师资格的业务流程。
(2)主要负责人
职称管理员
(3)流程时间周期
根据省教育厅要求按照流程办理认定工作,完成周期10个月。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
高校接收材料及现场确认时申请人员应提交的材料如下:
(1)申请人在网上注册后,填写申请表一式两份。
(2)思想品德鉴定表。
本人填写,由学校鉴定后并加盖公章。
(3)教师资格认定体检表(大部分申请人的体检表在人事处210,现场确认时来人事处领就可,从中心医院自己拿走的自备)。
(4)XX复印件。
(5)学历证书原件及复印件(本科及以上学历,本科是师X类专业毕业的人员必须交本科毕业证,本科是非师X类专业毕业的人员交本科或最高学历证书均可)。
后取本科学历者应提供考生登记表、学习成绩单、毕业生登记表原件和复印件;后取本科学历材料不全和以开放式网络教育形式取得本科及其以上学历者必须提供由XX省大中专院校学生信息咨询与就业指导中心出具的教育部统一印制的《学历认证报告》原件和复印件。
(6)普通话证书原件及复印件。
(7)师X类专业毕业的人员需提供成绩单(带有教育学、心理学考试成绩的),该成绩单需经过所毕业院校相关部门盖章;
非师X教育类专业毕业的人员,需提供教师资格认定机构颁发的教育学、教育心理学考试合格证书原件和复印件。
(8)申请人与所在学校双方签订的聘用合同(此项XX学院人事处统一开证明,申请人不必单独提供)。
(9)申请人的授课证明。
出具的申请人上一学年度所授课程及课时量的证明材料,教务盖章。
(10)取得博士学位人员,应提供有关学历、学位原件和复印件。
(11)具有副教授及以上教师职称任职资格人员,应提供有关原件和复印件。
(12)两名相关专业的教授或者副教授推荐信。
复印件统一用A4纸,按XX、学历证、普通话证书、两学合格证(非师X)、聘用合同、授课证明、博士学位证、副教授职称证、推荐信顺序放在一个档案袋里,档案袋标明XX、是否为师X类(是就写师X类,不是就写非师X类)、联系。
(6)责任担负
所有环节:
考试管理员负责安排部署
3、职称外语、计算机考试报名、办证流程
(1)业务概述
面向我院专业技术人员职称外语、计算机等级统一考试报名、证书办理的业务流程。
(2)主要负责人
考试管理员。
(3)流程时间周期
根据上级主管部门要求,按照流程完成报名、考试、证书办理工作,整个工作完成周期6个月,其中报名工作完成周期一个月。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
《报名表》:
登陆XX省人事考试中心首页填报包含,需要人事处考试管理员签字盖章;
(6)责任担负
环节1:
上级主管部门负责
环节2、6、7、9:
人事处考试管理员负责;
环节3:
各部门负责。
环节4、5、8:
考生负责
4、工人技术等级考评流程
(1)业务概述
面向全院工人技术等级考评的报名、证书办理的业务流程。
(2)主要负责人
考试管理员
(3)流程时间周期
根据上级主管部门要求,按照流程完成报名、考试、证书办理工作,整个工作完成周期6个月,其中报名工作完成周期一个月。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
《报名审批表》:
工人申报技师,初、中、高级工的基本信息表,考试合格后加盖省级
主管部门印章
(6)责任担负
环节1:
上级主管部门负责
环节2、6、7、9:
人事处考试管理员负责;
环节3:
各部门负责。
环节4、5、8:
考生负责
五、信息管理与维护
1、数据库更新管理
(1)业务概述
面向“XX人事人才信息管理系统”的数据管理,及时、统一更新全院人事管理相关的数据信息,保障数据资源的现势性,为全院的各项管理工作提供客观数据支撑。
(2)主要负责人
信息管理员
(3)流程时间周期
一般性数据变更可直接更新到数据库,在当天工作日完成,海量数据变更需制定工作计划。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
海量数据:
指大批量的数据,如整X数据表,整列数据内容等;
重要数据:
指涉及出生时间、参加工作时间、工龄等数据;
一般数据:
海量、重要数据之外的一般性数据,数据量比较小;
数据更新:
指人事管理的数据如学历、职称、岗位等信息变化后及时体现在数据库中,保障数据信息的现势性;
数据库维护:
满足人事管理实际业务需求对数据库进行调整和备份,包括新建、调整数据表和表间关系,数据库信息定期备份等;
环节6:
《数据更新维护记录表》见附件5.1
(6)责任担负
环节1-2:
当数据发生变化时,人事处相关工作人员负责;
环节3:
人事处处长负责;
其他环节:
人事处信息管理员负责。
2、人事数据统计
(1)业务概述
指对人事和劳资的相关数据信息进行统计汇总,主要有三种情况,一、日常管理数据统计,主要为学院各管理部门(办公室、教务处、科研处、工会等)提供人事管理的各种数据统计信息;二、基层单位劳动情况季报,根据教育局科技规划处的要求每个季度填报人事劳动年报报表;三、年度统计,是根据XX市教育局需求,每年年底需对全院的人事数据信息(包括人员信息和工资福利信息)进行统计汇总。
(2)主要负责人
信息管理员
(3)流程时间周期
日常管理数据统计为不定周期性统计,一般可在当天工作日完成;基层单位劳动情况季报为每季度末15号填报当个季度的情况,可在上报前完成;年度统计为每年年底进行统计,可在上报前完成。
(4)业务流程:
(5)业务解释说明
日常管理数据统计:
指人数、工资、职称、学历、考核情况等信息的统计;
基层单位劳动情况季报:
按照教育局《基层单位劳动情况季报》和《基层单位劳动情况年报》的内容要求进行统计;
年度统计:
每年有专门软件进行统计,对统计内容、格式有专门规定。
(6)责任担负
环节1-2:
数据数据统计需求人员负责;
环节2、4:
人事处处长负责;
其他环节:
人事处信息管理员负责。
3、通知管理
(1)业务概述
根据人事管理工作需求,通过网页、飞信和方式发布各类通知信息。
(2)主要负责人
信息管理员
(3)流程时间周期
通知工作根据实际工作需求开展,为不定期性工作,一般可在当天工作日完成。
(4)业务流程:
(5)业务解释说明
环节1:
《通知发布单》见附件5.2,通知内容要求对象明确、内容完整、简洁明了。
(6)责任担负
环节1-3、5、10:
通知需求人员负责;
环节3:
人事处处长负责;
其他环节:
人事处信息管理员负责。
六、档案管理
1、档案转入管理
(1)业务概述
解决新入人员的档案调入、保存等工作的业务流程。
(2)主要负责人
档案管理员
(3)流程时间周期
根据中共市委组织部邯组通字(2009)43号文件精神,干部人事档案管理工作要求2012年达到国家一级标准.通过省委组织部检查验收.凡是符合归档要求的材料,必须在接收之日起一个月内放入本人档案,一年内整理归档。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
《调档函》:
如果档案材料在学校需开具《调档函》;
《商调函》:
如果档案材料在人才市场或其它人事管理部门需开具《商调函》;
环节4:
除了《调档函》或《商调函》外可能还需要其它材料,需咨询原档案所在部门;
环节6:
所有接收档案记录到《人事接收登记簿》;
环节7:
根据中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》等管理规定保留归档材料,并对材料进行分类,主要包括履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史审查材料、奖励材料、处分材料、任免工资退休等;
环节8:
依据组通字[1991]19号《干部档案工作细则》管理规定对档案材料进行整理,主要包括去铁钉、修补纸X、盖编目章、编目、编页码、填写卷内材料目录、装订、装入档案袋、编号入册等工作;
环节10:
将个人档案信息材料录入“人事档案管理系统”,方便档案的信息化管理;
环节11:
个人档案材料分类进入档案柜放置。
(6)责任担负
环节4、5:
个人负责;
其他环节:
人事处档案管理员负责。
2、档案材料入档管理
(1)业务概述
解决个人档案材料归档需求。
(2)主要负责人
档案管理员
(3)流程时间周期
根据中共市委组织部邯组通字(2009)43号文件精神,干部人事档案管理工作要求2012年达到国家一级标准.通过省委组织部检查验收.凡是符合归档要求的材料,必须在接收之日起一个月内放入本人档案,一年内整理归档。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节1:
需要入档的材料主要根据中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》中第二章归档X围”涉及的相关材料进行归档;
重要数据:
指涉及出生时间、参加工作时间、工龄等数据;
一般数据:
海量、重要数据之外的一般性数据,数据量比较小;
数据更新:
指人事管理的数据如学历、职称、岗位等信息变化后及时体现在数据库中,保障数据信息的现势性;
数据库维护:
满足人事管理实际业务需求对数据库进行调整和备份,包括新建、调整数据表和表间关系,数据库信息定期备份等;
数据更新维护记录:
见附件《数据更新维护记录表》
(6)责任担负
环节1-2:
当数据发生变化时,人事处相关工作人员负责;
环节3:
人事处处长负责;
其他环节:
人事处信息管理员负责。
3、档案借阅管理
(1)业务概述
解决档案借阅需求的业务流程。
(2)主要负责人
档案管理员
(3)流程时间周期
根据档案借阅需求走业务流程,流程周期不能确定。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节4:
档案查阅地点在档案室,档案资料不能带出档案室。
(6)责任担负
环节4:
查阅人负责;
其他环节:
人事处档案管理员负责。
4、档案调出管理
(1)业务概述
解决学院教职工人员离开学校后,档案转到外单位的流程
(2)主要负责人
档案管理员
(3)流程时间周期
流程周期不能确定。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节1:
《调档函》由具备档案管理的单位填写。
(6)责任担负
环节1:
档案接收单位负责;
其他环节:
人事处档案管理员负责。
七、考核管理
1、请假管理
(1)业务概述
面向解决学院教职工因病、事不能正常工作的业务流程,具体规定参考《政字[2009]29号XX学院教职工考勤管理办法》。
(2)主要负责人
考核管理员
(3)流程时间周期
根据个人的请假原因按照流程办理手续,完成周期不能确定。
(4)业务流程
(5)业务解释说明
环节5:
《门诊病例》和《诊断证明》需在市级公立医院开具;
环节6:
《教职工请假单》见附件7.1
环节11:
人事处需将请假个人请假信息登记数据库;
环节14:
期满后仍需请病假者需重新提交《教职工请假单》、《门诊病例》、《诊断证明》,累计超过6个月的需提交《长期病假单》(见附件7.2);
环节15:
《教职工销假单》见附件7.3。
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