SAP查询操作手册.docx
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SAP查询操作手册
SAP培训教材
(报表查询)
一、查询分类
1、凭证查询
2、总帐查询
3、应收、应付查询
4、成本中心查询(费用查询)
5、订单查询(收入、成本查询)
6、开发报表查询
7、主数据查询
二、查询的一般技巧
(一)选择界面的查询技巧
单项选择
双击需选择的字段出现如下图所示:
多项选择
多项选择是查询中最常用的技巧;图标为。
1、在多项选择时如果不选任何选项则系统默认为全部选择;
2、进入到多项选择内部后会有红、绿,单值、范围共四种选项;其中绿色的代表包含;红色代表不包含;
A、在绿色单值输入200000则只显示客户200000
B、如想查询多个客户则可以在绿色单值处多次输入
C、如要查询的是一个范围在绿色范围处输入所要的范围
D、在红色单值处输入20000则显示200000以外的所有客户,红色的范围也是这种选择
E、高级:
单击画红圈的地方会有等于、不等于、大于、小于等选项。
(在绿色单值和红色单值)
F、多项选择中相关按钮的使用技巧
插入行、删除选择标准、删除全部选择行、从文本文件中导入
3、多项选择有两种模式
A、本身包含范围:
一般用于日期、科目等。
因为本身包含范围所以如要查询一个范围,不必要点选多项选择,直接输入既可。
例如:
记帐日期时要想查询某一时间段的业务则直接输入日期既可
如:
2004-05-01到2004-7-8
如只想查询到2004-7-8的余额则只需输入到2004-7-8既可
B、本身只是单值:
这时如需输入范围则要在多项选择之后才可以输入
动态选择
动态选择指的是查询主界面所没有的其他的选项,图标是
这是一个常用的按键,因为很多信息必须通过它来查询。
如:
应收、应付中的业务范围、统驭科目、特别总帐标志等。
保存、选择变式
可以把常用的选择条件保存为自己的变式、以方便以后查询,图标是。
步骤即如选择界面后选好要保存的项目、输入条件。
单击保存会产生如下界面。
输入要保存的变式名称、描述即可;还可以把不希望变化修改的字段加以保护。
获取变式:
保存过变式后,就可以在下次进入时选择变式。
单击进行选取
(二)显示内容界面的查询技巧
排序
排序是给数据按一定的规则排序以方便查询,图标是:
升序排列,将序排列
排序的方法既可以直接排序、又可以多项选择排序
筛选
是选择满足条件的数据,图标是:
先指定按什么筛选,再输入筛选的条件。
小计
小计是比较常用的查询方法用来统计一定条件的一部分数的和。
其图标是。
小计有两种方法
1、直接点击要小计的字段的名称,然后单击小计,系统会自动按照选中的字段小计例如:
2、
就是按分配字段小计。
2、先不点击任何字段,直接点击小计然后选择要小计的字段进行小计。
这样可以多次小计同时还可以排序
上图就是选择先按帐户小计、再按分配小计,其结果是:
选择、保存格式
格式指的是进入查询界面后所选取的,想要查询的数据的格式。
图标是:
更改格式、保存格式、选择格式。
进入查询界面后可以按需要更改格式,把需要看到的字段移动到左面、不需要看到的字段移动到右面;同时可以在长度栏位修改长度、和顺序。
改好后单击左下角的复制既可按需要查看查询的信息。
与变式的保存、选择一样,格式也可以进行保存,更改后如果想保存结果只需单击既可保存;下次需要同样的格式时可以单击选取格式。
三、详细方法
凭证查询
已记帐凭证
凭证查询的路径为
FB03-会计->财务会计->总分类帐->凭证->显示
事物代码fb03
如果知道凭证号码,直接输入凭证号码,单击回车即可进入凭证界面。
如果不知道凭证号码需要选择,则需要单击进入清单界面进行选择。
在这里有几个需要注意的地方
1、为左下角的仅为己有的凭证。
2、为动态选择里的用户名称。
3、获取变式里已经输入了每个事业部的凭证的变式。
选定后单击进入凭证界面
选定某一凭证双击进入凭证显示界面,
单击可以查询到凭证的抬头,包括
凭证抬头文本、参照、输入者、输入日期等项目。
未记帐凭证
未记帐凭证,即预制凭证查询;路径为
FBV3-会计->财务会计->总分类帐->凭证->预制凭证->显示
操作的方式与已记帐的凭证相同
输入选择条件然后单击进入预制凭证界面
总账查询
总帐查询所针对的对象是科目;它的范围是:
不与应收、应付相关的科目。
路径为
FBL3N-会计->财务会计->总分类帐->帐户->显示/更改行项目
应该注意的地方:
1、这里既可以查询单一的科目也可以查询多个科目一起查询(见多项选择)
2、查询时应该点击全部项目,并在这一栏位输入要查询的日期的范围;
3、如查询的内容包含预制项目则需点选;
4、各部门必须在动态选择中选中业务范围、以保证查询准确性;
5、可以保存、选取变式,来选择常用的变式。
输入完毕后单击进入显示界面。
可以通过上面介绍的方法(保存更改格式、小计、排序、筛选等)对显示的结果进行调整;
这里我介绍其中的一种:
要按不同的期间小计
先按选择记账期间进入到左面;
选择记账期间,单击小计,则显示最终的结果。
应收查询
应收帐款查询包括:
应收帐款、内部应收帐款、备用金及与其相关的特别总帐业务,预收帐款、应收票据、其他应收款等。
路径为
FBL5N-会计->财务会计->应收帐款->帐户->显示/更改行项目
注意:
1、普通项目、特别总帐业务;
2、全部项目、日期;
3、业务范围;
4、统驭科目;
5、特别总帐标志(动态选择)。
也可以用获取变式直接选好自己的变式
选择好后单击进入界面
在当前汇总的行可以选择每一项最前的项目的显示格式。
调整、选择格式按自己满意的方式显示数据
另外可以按各种要求设置小计、导出。
注意:
在应收帐款中,作凭证时是不分内外部的,只是在客户的属性上有内外部之分。
因此查询时要在统驭科目栏位区分。
应付查询
应付帐款查询包括:
应付帐款、内部应付帐款及与其相关的特别总帐业务,预付帐款、其他应付款等。
路径为
FBL1N-会计->财务会计->应付帐款->帐户->显示/更改行项目
里面的所有方法、技巧与应收帐款查询相同。
成本中心查询
成本中心查询主要用于费用查询,因为现在的费用明细是按功能范围细分,所以成本中心的查询就非常重要。
在这里可以查询制造费用、营业费用、管理费用的计划值、实际值;费用发生情况、转出情况。
路径为
S_ALR_-成本中心会计的报表->计划/实际比较->成本中心:
实际/
注意:
1、从期间-到期间是用来控制查询期间的;
2、成本中心组是查询选择条件里最重要的一个,通过这可以控制要查的成本中心,而且还可以用它来区分,营业费用、管理费用、制造费用。
3、在成本中心组下面的价值栏位,指的是单个成本中心,在这里也可以用多项选择选取范围。
如:
我要查集团公司所有的管理费用。
首先,要找出记入管理费用的,成本中心的特点——它们是以L开头的成本中心;接下来,考虑所有的L类的成本中心发生的都是管理费用,所以不用再建成本中心。
最后,在价值栏位输入选取的范围L0000000——L9999999。
4、如果只想查询某一特定的费用要素组或费用要素,则在成本要素组及其价值栏位输入。
如:
我要查工资(包括工资、职工福利费)。
要在成本要素组栏位输入1001——工资、职工福利费的成本要素组。
而如果只查工资则在后面的价值栏位输入工资。
借方表示发生的费用;贷方表示转出的费用。
双击选中的某一行,选择实际行项目。
可以看到每个成本中心的实际情况,可以作排序、选择格式、小计等操作。
再次双击某一行则显示原始凭证
订单查询
订单查询包括:
内部订单(合同号)、CO控制订单(工号)情况的查询。
路径为
S_ALR_-信息系统->内部定单的报表->计划/实际比较->订单:
实
工号查询
是成本报表的最重要的部分可以查询到工号的发生情况、转出情况。
在订单组栏位输入工号的订单组,或在价值栏位输入单一工号。
其他与成本中心费用查询的方法相同。
双击行项选择实际行项目
进入明细界面。
同样可以进行排序、小计等操作
可以选择已经设定好的格式/ZZZ——工号明细
单击上图位置可以打开、合闭明细项。
合同号查询
2009年以前用的内部订单的操作与工号查询操作相同。
2009年以后用的销售订单是:
KVBI-根据销售定单的产品成本的报表->行项目->销售订单->实际成本
主数据查询
FI主数据查询
科目主数据:
FS00-会计->财务会计->总分类帐->主记录->单个处理->集中地
客户主数据:
FD03-会计->财务会计->应收帐款->主记录->显示
供应商主数据:
FK03-会计->财务会计->应付帐款->主记录->显示
注意:
最大命中数量默认为500如超过500,需要改为更大或什么也不输。
CO主数据查询
主要查询各种主数据的情况包括:
成本中心、利润中心、内部订单、CO控制订单、成本要素及其相应的组的查询。
主数据的查询的操作基本相同只是路径不同
成本中心:
KS03-会计->控制->成本中心会计->主数据->成本中心->单个处理->
成本中心组:
KSH3-会计->控制->成本中心会计->主数据->成本中心组->显示
利润中心:
KE53-会计->控制->利润中心会计->主数据->利润中心->单个处理->
内部订单:
KO03-会计->控制->内部定单->主数据->特殊功能->订单->显示
订单组:
KOH3-会计->控制->内部定单->主数据->定单组->显示
CO控制订单:
KKF3-成本对象控制->按订单的产品成本->订单->成本控制生产订单->
成本要素:
KA03-会计->控制->成本中心会计->主数据->成本要素->单个处理->
成本要素组:
KAH3-会计->控制->成本中心会计->主数据->成本要素组->显示
四、报表的导出与打印
每种报表都可以转成不同的格式(WORD、EXCEL等)
RTF为WORD格式
电子表格为EXCEL
保存
五、SAP其他小技巧
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可以修改日期格式、数字显示格式、打印设置
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