南方医科大学财务信息管理系统.docx
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南方医科大学财务信息管理系统.docx
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南方医科大学财务信息管理系统
南方医科大学
财务信息管理系统
网上报销、经费查询、银行账户
操作指引手册
第一部分网上报销业务简介1
一、背景1
二、网上报销业务流程1
三、与传统报销模式的区别1
四、启用的报销业务2
五、系统上线运行注意事项2
第二部分网上报销操作指南4
一、准备工作4
二、项目编码规则及项目类别4
(一)项目编码规则4
(二)项目类别4
三、日常业务报销5
(一)项目及业务5
(二)填报报销业务信息10
(二)选择转账方式21
(三)设置项目开支23
(四)提交23
(五)打印报账单27
四、劳务费报销28
五、退单反馈流程36
(一)资料不全无法完成报销36
(二)项目余额不足、缺少审批手续、未办理出(入)库手续等无法完成报销36
(三)部分原始票据不符合财务规定不能报销单据37
第三部分经费查询及授权操作指南38
一、个人项目查询(所有人均有此权限)38
(一)个人项目列表操作说明:
38
(二)个人被授权项目操作说明40
(三)个人借款/报销/被锁定暂付款查询操作说明40
二、部门项目查询(部门经费负责人有此权限)41
(一)部门项目列表操作说明41
(二)部门借款查询操作说明42
(三)职能部门项目列表操作说明43
三、项目授权管理43
(一)项目权限申请操作说明(所有人有此权限)43
(二)项目权限审批操作说明(项目管理员有此权限)44
(三)个人项目授权操作说明(项目管理员有此权限)45
第四部分银行账户管理操作指南47
一、查看个人账户47
二、在家自助变更48
第一部分网上报销业务简介
一、背景
高校财务报销工作是高校财务管理中一项基础性且政策性极强的工作。
近年来,高等教育事业发展迅速、高校在校学生持续增多、事业经费逐年增长等这一系列的变化使得高校的经济活动呈现多元化趋势。
高校财务的报销审核工作也变得日趋重要,其工作水平的高低直接体现在高校贯彻执行党和国家对财经法纪法规的执行力度,国家每一项经济政策、法令、制度的颁布实施,都直接或间接地反映在日常的报销审核中,高校财务支出中用于教学、科研、基建、后勤产业等方面频繁且巨额的资金业务往来与有限的会计人员编制之间的矛盾日益升级,"报销难",成为我国高校管理的普遍问题。
二、网上报销业务流程
网上制单提交---负责人签字审批---财务收单---财务处理---结果通知
三、与传统报销模式的区别
您只需要到财务处花上几分钟时间提交书面的网上报销确认单及相关单据,即可离开不需等候。
而您节约下来的时间将可能包括:
排队等待制单20分钟,等待复核出纳10分钟,时间节约了!
……或许,还远远不止于此。
流程精简了!
您只需要一次性的准确填报并提交报销资料,后面的事情可以全部交由财务来处理。
通过强大的网银支付功能,财务将实现直接把报销款项转入您指定的校内人员个人账户或供应商的对公账户中。
我们在接收并确认您的报销资料后,非繁忙时期在1-3个工作日,繁忙时期在3-10个工作日完成报销支付。
填报轻松了!
网报系统业务分类清晰,报销指引详尽,金额还能自动计算汇总,简单友好的操作界面将让您整理票据和填报信息更加准确高效。
信息畅通了!
您可以通过网报系统便捷的查询到报销业务处理进度、项目经费使用情况,项目预算执行进度等各种财务信息。
四、启用的报销业务
国内差旅费报销、国外差旅费报销、日常费用报销、借款业务、材料分析测试费报销已设计完成,并逐步推出,未能提供的业务请您仍按传统报销方式办理即可。
五、系统上线运行注意事项
系统正式上线运行后,请注意以下几点:
1.完善联系方式:
到学校信息门户【财务信息管理系统】->页面右上角【设置】完善个人信息,包括办公电话、手机和Email地址,一定要准确,否则可能导致无法获得电话、短信、邮件通知。
2.系统正式上线运行后请不要随意提交确认单,因为您一旦提交后,您录入的对应项目资金将会被冻结,直接影响项目资金的正常使用。
3.网报过程中,请认真阅读相关文字指引及业务说明,把业务分类整理,尽量一事一报,力求简单、清楚、明了。
4.同时提交多个网报确认单时,请注意每个网报确认单后面粘贴对应的原始票据及其相关附件,不要混淆,票据要求粘贴规范、整齐,防止散落。
5.使用初期暂时使用人工收单的方式,收单窗口请留意报账大厅指引。
6.通过网报方式提交过来的报销单,如果财务处理过程中发现票据不符合规定,会致电报账人询问处理方式。
7.实施网上报销后,常用报销业务均通过网上报销系统进行报销。
。
8.涉及网上报销的经费使用权限或经费查询权限管理,请参考操作手册第三部分:
经费查询及授权操作指南。
9.如需查询或申请修改报销所用的银行卡,请参考操作手册第四部分:
银行账户管理操作指南。
10.使用中遇到问题可致电:
报销业务(),业务或技术问题也可以加入南方医科大学新网报讨论QQ群(XXXXXXXXX)咨询。
第二部分网上报销操作指南
一、准备工作
请确认您使用的计算机采用IE7及以上版本浏览器,并已连接好校园网络。
建议使用谷歌或者360浏览器。
二、项目编码规则及项目类别
(一)项目编码规则
序号
位数
规则
1
1
类别码
2
2
细化分类
3
3-4
年度后两位,如2019(19)
4
5-6
部门后两位编号,如财务处01011(11)
5
7-10
自然增长序号,0000-9999
(二)项目类别
序号
类别码
类别名称
1
A
基本运转
2
B
人才培养
3
C
师资队伍
4
D
部门运转
5
E
条件支撑
6
J
国际交流与合作
7
X
学科建设
8
K
科研经费
9
G
财政资金项目
10
F
非同级财政项目
11
S
受托代理
12
Y
收入项目
三、日常业务报销
(一)项目及业务
各院部教职工打开浏览器后进入南方医科大学信息门户(地址:
8800)。
在系统登录界面输入本人的工号和密码进入后,进入信息门户功能界面,点击【新网上报销系统】,即可进入网报系统。
【操作说明】:
(1)上图标1处:
在浏览器中输入校园网IP
地址:
:
8800;
注意:
在录入访问地址时,请进行输入法切换,所有字符必须是英文状态下录入的字符,特别是“:
”的录入。
各学院、部门如有自己的内部网络,必须先接入校园网,否则无法访问。
(2)上图标2处:
输入报账人工号,报账人员工号为五位数的工资号码;
(3)上图标3处:
输入登录密码,初始密码为888888,首次登录需要修改密码;
(4)上图标4处:
点击向右拖动滑块填充拼图验证登录;
(5)上图标5处:
点击登录按钮即可进行登录,首次登录界面如下:
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击设置即可进行个人登录密码的设置;
(2)上图标2处:
输入原密码,第一次登录的原始密码为默认密码;
(3)上图标3处:
输入新的密码和确认新的密码,新密码规则是6--11位的字母加数字组成;
(4)上图标4处:
输入个人手机号码和邮箱,
(5)上图标5处:
点击保存个人信息设置即可。
备注:
第一次登录请注意进行个人密码设置。
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击新网上报销系统即可进入报销系统,进入界面如下:
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击我的报销开始报销业务,进入界面如下:
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击新增,进入界面如下:
【操作说明】:
(1)上图标1处:
选择项目经进行报销。
进入界面如下:
备注:
经费说明为正常,可报销的项目才能进行报账业务。
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击选择需要进行报账的业务模板,进入界面如下:
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击选择经办人员,人员不可输入,只能进行选择;
(2)上图标2处:
点击选择联系人员,人员不可输入,只能进行选择;
(3)上图标3处:
填写附件张数;
(4)上图标4处:
填写报账的事由;
(5)上图标5处:
若报账单需要进行网上审批,那么则需要勾选提交网上审批,若不需要进行网上审批,那么则不需要勾选提交网上审批。
备注:
以上操作流程均适用于所有业务,所以具体业务填报事项请仔细阅读一下操作步骤。
(二)填报报销业务信息
1、日常费用报销
【操作说明】:
(1)上图标1处:
请仔细阅读报销规定;
(2)上图标2处:
选择具体需要报销的费用信息进行填报。
2、国内差旅费报销
【操作说明】:
(1)上图标1处:
请选择差旅费类型,差旅费、会议和培训费只能二选一;
备注:
会议和培训费是指参与广州市内的会议和培训费在此填报,举办会议和培训请选择专用业务模板进行填报。
【操作说明】:
(1)上图标1处:
选择出差差旅类型,此项为单选,同一张报销单只能选择一种差旅类型;
(2)上图标2处:
教职工添加:
点击选择可以选择出差人员,人员级别;
(3)上图标3处:
学生:
若出差有学生陪同,点击选择,可以选择学生,若没有学生陪同则可以不选择。
【操作说明】:
(1)上图标4处:
点击新增即可添加行程;
(2)上图标5处:
勾选行程中的人员;
(3)上图标6处:
填写详细的出差行程信息,出发时间和返回时间、出发地点及到达地点和交通工具;
备注:
人员是否勾选将会影响到出差补助,所以请确认人员是否需要勾选。
【操作说明】:
(1)上图标7处:
填写出差的详细信息,交通费、住宿费、补助等详细费用;
备注:
住宿费和伙食费不能超过最高标准,市内交通费可以超标,但是需要填写超标说明。
【操作说明】:
(1)上图标1处:
会议和培训费:
若是参加广州市内的会议或者培训,那么参加会议或培训产生的费用请在此填报。
3、借款类
【操作说明】:
(1)上图标1处:
请勾选本人已知悉,否则单据不让保存;
(2)上图标2处:
请选择借款类别,每一个借款类别对应的借款业务不同;
(3)上图标3处:
请点击选择,然后输入人员编号或者姓名进行借款人员选择;
(4)上图标4处:
填写借款人员所在部门;
(5)上图标5处:
请填写借款事由
【操作说明】:
(1)上图标1处:
请选择需要填写的内容,金额及合同编号;
备注:
不同的借款类别对应的借款内容不同,并且需要的附件也不同,所以请注意需要填写的类别及相关需要的附件是否齐全。
4、国外差旅费报销
【操作说明】:
(1)上图标1处:
选择国外差旅费类别,不同的类别针对不同的出差人员,所以请注意选择类别;
(2)上图标2处:
选择报销所需要的附件,带*号为必选项;
【操作说明】:
(1)上图标1处:
在出差人员那里点击选择按钮;
(2)上图标2处:
输入人员编号或者人员名称;
(3)上图标3处:
点击搜索按钮进行人员的检索;
(4)上图标4处:
选择需要报销的人员;
(5)上图标5处:
点击确定按钮确认选择人员。
【操作说明】:
(1)上图标6处:
在访问行程处点击新增添加出差行程信息;
(2)上图标7处:
输入详细的行程信息,其中包括出发时间、出发地点、乘坐的交通工具和到达地点、到达时间;
(3)上图标8处:
在国内差旅费处填写国内所发生的差旅费详情。
【操作说明】:
(1)上图标9处:
在国际差旅费处点击新增,进行添加国际差旅费信息;
(2)上图标10处:
填写出国的事由、访问地区、国家和城市及离境时间;
(3)上图标11处:
填写国内出发当天的汇率和返回当天的汇率,系统将自动计算出出差过程中的平均汇率;
(4)上图标12处:
在费用登记处填写具体发生的各项详细费用,其中原币金额请填写出差地的币种,系统将根据汇率自动计算出所发生的人民币金额。
备注:
国际差旅费的详细费用包含国内部分和国际部分,并且每一个地区或国家的补助标准是不一样的,所以请注意填写,以免填写错误而影响您的报销。
5、专用材料测试费报销
【操作说明】:
(1)上图标1处:
请选择采购方式;
(2)上图标2处:
填写采购金额;
(3)上图标3处:
选择采购的内容;
(4)上图标4处:
勾选采购所需要的报账材料。
6、招待费报销
【操作说明】:
(1)上图标1处:
选择本人已知悉;
(2)上图标2处:
选择招待来宾的日期;
(3)上图标3处:
点击选择按钮,输入人员编号或者人员名称选择经办人员;
(4)上图标4处:
填写来访单位名称及来访事由;
(5)上图标5处:
选择来访人员的级别;
(6)上图标6处:
填写招待发生的金额、招待人数和陪同人数。
7、会议培训费报销
【操作说明】:
(1)上图标1处:
选择业务类别,分别为会议费及培训费;
(2)上图标2处:
选择报账所需的材料,带*号为必选项;
备注:
请注意选择报账材料,如果有漏选则不能保存或者进入下一步操作。
【操作说明】:
(1)上图标3处:
会议费选择国内会议还是国际会议;
(2)上图标4处:
填写会议时间;
(3)上图标5处:
点击新增,添加参会人员信息。
(4)上图标6处:
输入参会人员姓名、单位和级别
【操作说明】:
(1)上图标7处:
选择是否由单位承担会议嘉宾参加会议所发生的交通费用;
(2)上图标8处:
若由单位承担则需要填写详细信息,若不需要承担则不填;
【操作说明】:
(1)上图标9处:
请注意填写参加会议期间的补助费用,具体补助标准请参考上表;
8、设备购置报销
【操作说明】:
(1)上图标1处:
选择设备购置的报账类型;
(2)上图标2处:
选择报账所需要的材料,具体需要材料会根据选择的报账类型带出;
【操作说明】:
(1)上图标3处:
填写详细报账的信息费用。
(二)选择转账方式
【操作说明】:
(1)上图标1处:
对公汇款:
支付对象属于校外个人或者单位(公司),可选择此支付方式进行转账;
(2)上图标2处:
转个人卡:
支付对象属于校内人员(包括教职工及学生),并且账户不属于公务卡,可选择转个人卡的支付方式;
(3)上图标3处:
转公务卡:
支付对象属于教职工并且拥有公务卡,可选择此支付方式;
(4)上图标4处:
现金:
使用现金的方式进行支付的,可选择此转账方法;
(5)上图标5处:
现金支票:
若需要使用现金支票方式进行支付的,可选择此支付方式;
(6)上图标6处:
转账支票:
若需要使用转账支票的方式进行支付的,可选择此支付方式;
(7)上图标7处:
冲账:
若当前还存在未还的借款,那么可以选择冲账的方式冲抵之前未还的借款。
(三)设置项目开支
【操作说明】:
(1)上图标1处:
在报账过程中若选择的项目余额不足,那么请点击新增重新选择项目;
(2)上图标1处:
选择项目之后点击分配金额;
(3)上图标1处:
若选择的是多个项目,那么可以选择点击分配到最后项目,这样就可以将待分配金额分配到最后一个项目进行开支。
(四)提交
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击提交就可以提交已经填写好的报账单据;
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击继续提交,然后等待系统处理,若报账时选择的项目需要单位财务助理处理,那么需要单位财务助理对单据进行处理;若选择的项目部需要单位财务助理处理,那么单据就可以直接提交。
1、不需单位财务助理处理流程
【操作说明】:
(1)上图标1处:
不需要单位财务助理处理的单据就可以直接打印报销确认单。
2、需要单位财务助理处理的流程
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击网上审签系统进入到处理界面,进入界面如下:
【操作说明】:
(1)上图标1处:
未处理的单据可点击待办事宜进行处理;
(2)上图标2处:
已处理完成的单据可点击办结事宜进行查看;
【操作说明】:
(1)上图标1处:
待办的单据在此可以点击每一条记录进行打开查看和处理,进入界面如下:
【操作说明】:
(1)上图标1处:
若单据信息无误,则点击通过,通过的单据就可以提交到财务,如单据信息有误,则点击退回,退回的单据制单人可以进行修改之后再次提交;通过之后制单人需要将单据打印出来。
(五)打印报账单
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击打印按钮,就可以打印报账单据,然后将报账材料附在报销单后,然后找领导进行审核通过之后将单据及材料交到财务即可。
四、劳务费报销
因为劳务费业务涉及扣税,所以劳务费的制单流程不同于日常报销,需要使用薪酬个税系统制单生成网上报销单,详细操作如下:
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击薪酬个税系统,打开界面如下;
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击委托清单列表,打开界面如下;
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击新增,添加薪酬清单,打开界面如下;
【操作说明】:
(1)上图标1处:
选择需要使用的清单模板,点击下一步,打开界面如下;
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击选择薪酬劳务的发放地点;
(2)上图标2处:
输入清单名称;
(3)上图标3处:
选择发放方式,如银行代发或者现金等支付方式;
(4)上图标4处:
选择发放人员需要使用的银行账户所在列表;
(5)上图标5处:
选择发放类别;
(6)上图标6处:
点击选择,查询需要使用的经费来源项目;
(7)上图标7处:
选择查询到的经费项双击确认选择;
(8)上图标8处:
输入发放的依据;
(9)上图标9处:
点击下一步,打开界面如下。
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击新增条目,添加需要发放的人员及金额;
(2)上图标2处:
点击导入数据,添加多个需要发放的人员及金额。
备注:
新增条目和导入数据都是新增条目,若需要发放的人员不多,那么建议使用新增条目;若需要发放的人员有多个,那么建议使用导入数据进行新增。
其中使用导入数据时,请按照固定导入模板进行导入,导入模板在选择导入数据按钮之后会提供下载。
【操作说明】:
(1)上图标1处:
在人数不多或者只有一两个人员的情况下建议选择录入人员;
(2)上图标2处:
可以直接在输入框中输入人员编号或者选择使用人员证件号,也可以点击选择查找人员;
(3)上图标3处:
输入人员编号或者姓名,然后点击开始查询即可查找到已存在的人员信息;
(4)上图标4处:
双击查找到的人员确认选择;
(5)上图标5处:
点击添加,然后在出来的人员条目后输入金额等信息;
(6)上图标6处:
点击保存即可。
【操作说明】:
(1)上图标1处:
在人数较多的情况下建议选择批量录入人员;
(2)上图标2处:
点击选择按钮可以按照部门进行人员筛选;
(3)上图标3处:
可以点击单个添加或者全部添加确认选择发放的人员;然后在出来的人员条目后输入金额等信息;
(4)上图标4处:
点击保存即可。
【操作说明】:
(1)上图标1处:
在人数不多并且系统不存在此人员的情况下建议选择单个创建人员;
(2)上图标2处:
输入人员信息;
(3)上图标3处:
点击保存人员信息;然后在出来的人员条目后输入金额等信息;
(4)上图标4处:
点击保存即可。
【操作说明】:
(1)上图标1处:
在人数很多并且为系统不存在的人员的情况下建议选择批量创建人员;
(2)上图标2处:
点击下载,下载人员数据导入模板,然后按照模板编辑好需要的数据;
(3)上图标3处:
点击选择按钮,选择编辑好的人员数据表;
(4)上图标4处:
点击上传按钮;
(5)上图标5处:
点击分析按钮,系统会自动进行判断人员信息是否完善和人员是否已存在,然后在出来的人员条目后输入金额等信息;
(6)上图标6处:
点击保存即可。
【操作说明】:
(1)上图标1处:
点击提交委托生产网上报销单;
(2)上图标2处:
点击“是”确认生成网上报销单;
备注:
生成网上报销单据之后会自动进入到网报单打印界面,然后点击提交和打印确认,将确认单及所需材料一并提交到财务即可。
五、退单反馈流程
经财务人员审核、复核后,原始单据不符合财务报销规定时,财务处负责审核的人员将通过短信/电话/邮件/微信通知报销人员,报销人员可分别根据如下两种情况补办相关手续:
(一)资料不全无法完成报销
报销人员在收到短信/电话/邮件/微信通知后,应在七天内将相关资料送到指定地点,逾期,报销业务将从报账系统中自动制单状态。
在七天后若未到财务处取回原始单据,财务处将不再保管原始附件。
(二)项目余额不足、缺少审批手续、未办理出(入)库手续等无法完成报销
报销人员在收到短信/电话/邮件/微信通知后应在七天内取回原始报销单据,并及时将补齐手续的原始单据送至原审核会计,逾期,报销业务将从报账系统中变为制单状态。
在七天后若未到财务处取回原始单据,财务处将不再保管原始附件。
第三部分经费查询及授权操作指南
简介:
经费查询系统主要包含个人项目查询、部门项目查询、项目授权管理等功能,是网上报销中必不可少的辅助功能,主要对用户能掌握个人、部门项目的使用情况及项目授权功能。
一、个人项目查询(所有人均有此权限)
(一)个人项目列表操作说明:
登录系统后,进入经费查询系统的【个人项目列表】,可查看有权限项目在查询年度的“年初余额、本年累计收入、本年累计支出、本年借款变化额、借款余额、项目余额、本年资金执行进度和项目锁定日期”等信息,项目锁定日期取本项目最近的借款产生的锁定日期影响。
已锁定的项目(红色背景色)显示产生锁的最新一笔暂付款的影响日期;即将锁定则显示未来时间内最近的锁定日期,其中一个月内将被锁定的项目特殊标记(黄色背景色)。
在项目列表中,可勾选负责的项目,然后点击授权给相关人员,与【项目授权界面】(下面将会提到)的功能一致。
权限分别有:
查询权限、网报权限。
项目一旦授权后,若授权为“查询权限”,被授权人即可在【个人被授权项目】中查到。
若授权为“网报权限”,被授权人即可在网上报销系统中使用该项目。
在个人项目列表界面,点击具体某个项目可进入项目查询明细界面,可查询明细项目的基本情况、收支汇总表、收支明细表、借款明细账和预算执行情况,并支持柱状图和饼图显示,在个人项目列表查询界面和项目查询明细界面,支持导出excel功能。
(二)个人被授权项目操作说明
个人项目列表查询界面分成两个部分:
【个人项目列表】和【个人被授权项目】经费查询。
区别:
【个人项目列表】所显示的是项目负责人为本人的项目,【个人被授权项目】所显示的是项目负责人非本人,但得到项目负责人授权的项目。
(三)个人借款/报销/被锁定暂付款查询操作说明
【个人借款查询】、【个人报销查询】、【个人被锁定暂付款查询】三个模块用于查询个人对应业务的查询和异常状态,及时掌握用户的业务信息。
二、部门项目查询(部门经费负责人有此权限)
(一)部门项目列表操作说明
从部门经费负责人身份进入,可查看有权限的部门项目列表,点击具体某个部门,可查看该部门下所有的项目情况,以项目类别编号顺序排序。
在部门项目列表中,可查看项目在查询年度的“年初余额、本年累计收入、本年累计支出、本年借款变化额、借款余额、项目余额、本年资金执行进度和项目锁定日期”等信息,项目锁定日期取本项目最近的借款产生的锁定日期影响。
已锁定的项目(红色背景色)显示产生锁的最新一笔暂付款的影响日期;即将锁定则显示未来时间内最近的锁定日期,其中一个月内将被锁定的项目特殊标记(黄色背景色)。
在部门项目列表界面,点击具体某个项目可进入项目查询明细界面,这块内容与从个人项目列表进入项目查询明细一致,不再表述。
(二)部门借款查询操作说明
本功能用于查询所选有权限部门的所有
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- 南方 医科大学 财务 信息管理 系统