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秘书办会知识

第二讲：

秘书办会知识

案例导入：

某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。

一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。

几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知一气之下，都回家去了。

事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。

但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。

尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢

一、会议概述

什么是会议会议由哪些要素组成哪几个是最基本的要素

游戏导入：

传话游戏

一对一传播，小集体传播和公开传播（会议）

会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。

它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。

最基本的会议要素

会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。

课堂讨论：

你参加过一些什么样的会议你是否喜欢这些会议为什么

二、会议秘书工作的基本任务

1，组织的工作

主要包括：

（1）协助领导确定会议议题；

（2）根据议题安排议程、日程；

（3）发会议通知，负责会议报到；

（4）对与会人员进行编组；

（5）布置会场，安排座次；

（6）印发会议证件（出席证、列席证、工作证等）；

（7）负责会议签到；

（8）会中组织和协调；

（9）会场其他组织和管理；

（10）会外的联络和协调（负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织）。

（11）会议的结束收尾工作。

2．文书工作

主要包括：

（1）会议文书的起草；

（2）会议文书编写；

（3）会议文书印发及管理。

3．生活管理工作

主要包括：

（1）与会人员的食宿管理；

（2）会议的财务管理；

（3）会议的交通保障；

（4）会议的文化活动；

（5）与会人员的医疗保健。

4．安全保卫工作

主要包括：

（1）会议的保密工作；

（2）会议的警卫工作；

（3）会场内外的安全保卫工作。

案例：

2009年11月24日晚，为了隆重招待前来华盛顿访问的印度总理辛格，奥巴马在白宫举行了其上任后的首场国宴。

但是一对没有受到邀请的夫妇塔里克·萨拉希和米夏埃尔当晚不可思议地混过重重安保闯入白宫，不仅在国宴上跟奥巴马和辛格握手，还与副总统拜登等众多名流寒暄合影。

事后，这对夫妇把合影放到了网上，要不是那对夫妻自己把照片贴在网上，也许大家还不知道白宫居然这么好混进去。

此事被媒体披露后，引起各方对白宫安检的质疑。

现年50岁的罗杰斯是奥巴马夫妻的好友，能力出众的她在奥巴马就职一年多时间里共组织了330多场社交活动，其中一些令人印象非常深刻，成功地塑造了奥巴马的亲民形象，她也因此被观察家认为是总统夫妇的“形象设计师”，是白宫社交秘书，也是那次国宴的总负责人。

她后来承认在工作中存在严重疏漏，没有像前几届政府那样在安检口派驻工作人员以再度确认来宾身份。

由于“不速之客”的闯入可能会对总统安全构成威胁，罗杰斯成了政坛和舆论的“千夫所指”，甚至被要求到国会作证。

国会议员想让她出庭受审，但关键时，白宫以罗杰斯是“行政部门的人”而勉强保下了她。

但2010年2月27日，罗杰斯还是主动提出引咎辞职。

也算是对此事一个必要的反应与让步，以及对美国民众的一个交代。

从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。

秘书办会，离不开办文、办事能力。

会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。

三、会务工作具体内容

（一）、指导会务工作的原则有哪些

1、准备充分；2、组织严密；3、服务周到；4、确保安全。

一般来说，对会议的策划要提前开始，事实上，为保证会议合理有序进行，会议策划甚至提前三个月就要开始准备，如案例：

××公司记者招待会的具体行动日程时间表

（从离会议还有90天到正式开会每天应完成的工作）

（二）、会前筹备工作

议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。

会议筹备方案就是会议计划。

它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。

具体如下：

（课题一）怎样确定会议主题与议题

会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。

确定主题的主要方法：

一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

议题是对会议主题的细化。

明确会议基本概念

确定会议名称

会议名称要拟得妥当，名实相符。

会名不宜太长，但也不能乱简化。

会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。

有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅（单位）1997年（年度）总结表彰（内容）大会”。

有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。

如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。

会议名称要用确切、规范的文字表达。

有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。

如：

“天地公司1998年全体员总结大会”。

拟定会议议题P10-P12

课题二会议筹备小组分工

主持策划组：

组织、宣传、策划，主持人及嘉宾

礼仪接待组：

礼仪、接待，会中服务

文书材料组：

文书撰写、材料制作

安全保卫组：

医疗救护、安全保卫及处理其他突发情况

后勤负责组：

布置会场及担任与会人员角色

课题三确定会议时间和地点应注意哪些问题

1、会议时间有三种含义：

一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。

2、确定会议时间应考虑：

首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。

一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。

有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。

其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。

如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。

再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。

在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。

有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。

还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。

此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

最后是会议时间限度。

据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。

因此，每次会议时间最好不超过一小时。

如果需要更长时间，应该安排中间休息。

（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。

会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。

）

安排会议时间要考虑人们的生理规律。

一般上午9：

00—1l：

00，下午2：

30—4：

30，人们办事的效率较高。

确定会期的长短应与会议内容紧密联系。

要注意提高效率，尽量开短会。

3、会议地点问题：

会议地点，又称“会址”。

既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。

为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

第一、应根据不同的会议类型来选地点。

如：

国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。

假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。

会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。

第二、应考虑交通便利

会场位置必须让领导和与会者方便前往。

一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。

第三、会场的大小应与会议规模相符。

一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。

同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。

第四、场地要有良好的设备配置。

桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。

同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

第五、场地应不受外界干扰。

应尽量避开闹市区。

同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。

因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。

会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。

第七、场地租借的费用必须合理。

课题四拟定会议议程和日程

安排会议议程和日程要注意的问题。

●要把握会议目的，即了解会议召开的原因。

先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。

根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。

时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。

●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。

尽量保证在最佳时间开会。

上午8：

00～1l：

30，下午3：

00—5：

30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。

所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。

课题五制作会议证件和指示标志

P16-P18

课题六确定与会者名单，印发会议通知

确定与会人员范围及人数

会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。

秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。

在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。

大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。

发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。

通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。

重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。

发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。

用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。

这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。

课题七准备会议资料及其他用品

（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。

检查好灯光、扩音设备。

检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。

安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。

如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。

在每人座位前摆放纸笔。

多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。

如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。

课题八会议经费预算

会议经费的主要内容

*文件资料费：

包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。

*邮电通讯费用：

如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。

*会议设备和用品费：

如各种会议设备的购置和租用费。

*会议场所租用费：

如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。

*会议办公费：

如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。

*会议宣传交际费：

如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。

*会议住宿补贴费：

一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。

也有主办单位全部承担的情况。

如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。

*会议伙食补贴：

通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。

*会议交通费：

即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。

*其他开支：

包括各种不可预见的临时性开支。

课题九会场布置及会场布局

P22—P23

课题十拟定会议筹备方案

P24—P25

课题十一拟定会议应急方案（会议的危机管理）

包括会中可能会出现的任何突发状况

P37—P38（突发事件的类型）

什么是“危机”

事情一个严重或关键的状态；一个转折点；一个将决定事情结果的状态，不论其结果是好是坏。

危机存在的三个关键因素：

几乎来不及行动（或反应）；

缺少信息或信息不明确、不可靠；

对物和人存在威胁

危机情景复杂化因素

没有足够的资源解决危机

资源有限性意味着因根据事情的轻重缓急作出选择；

在危机发生的时间、地点，缺乏专门物资和技术条件；

初始危机的冲击可能产生大量的不同的影响，对每一影响的有效管理都需要有专门的物资。

危机管理计划的要素

①充分意识到与这次会议相关的风险；

②让所有团队成员熟知该计划；

③预防各种可能的突发事件；

④计划的执行；

⑤计划的评估。

制定危机管理计划的四个基本原则：

预防控制了解报告

会议危机管理的一般过程

信息预警：

有线索显示有潜在危机发生的可能性

识别危机控制阶段恢复阶段学习阶段

制订危机管理计划的基本内容

选择场地

规章制度

安全与人身安全

健康与卫生

自然灾害

人为灾害/暴力行为

保险

制订安全计划和程序

制订危机管理计划－选择场地

制订危机管理计划－规章制度

制订危机管理计划－健康与卫生

制订危机管理计划－自然灾害

了解举办城市在历史上是否遭受过自然灾害

是否出现过冬季暴风雪

每年春天是否有洪水肆虐

夏季这里是否是高温酷暑

　　制订危机管理计划

　　　　　　　－人为灾害/暴力行为

食物引起的疾病－基本要求之一

食物引起的疾病－基本要求之三

食物引起的疾病－基本要求之四

制订危机管理计划－保险

制订安全计划的组织及其程序

与外界有效沟通之8F

1、事实（Factual）

2、第一（First）

3、迅速（Fast）

4、坦率（Frank）

5、感觉（Feeling）

6、论坛（Forum）

7、灵活性（Flexibility）

8、反馈（Feedback）

课题十二进行全面的会前检查

会前检查是落实各项会议准备工作。

保证开好会议的重要一步。

重要会议在会前要反复检查。

（三）会中服务

课题一接站与报到工作

P29—P31

场景：

假如你要从机场或者车站接某人前来我们学校，路上该如何跟人寒暄

A毕业数年已经在东莞某镇镇政府作秘书的师兄

B退休后又被我们学院返聘了十年，前几年才因为年事已高回家休养的老院长

C从武汉专程飞来参加我们学院会议的华中科技大学校长李培根（根叔）

D省高教厅副厅长（中年女性）

课题二会议记录

P31—P34

趣事：

会议记录本上画猪头的故事

趣事：

“打扰助理”一字之差变成了“打助理”

课题三会议简报（应用写作讲过）

课题四会中突发事件

课题五娱乐活动安排和其他服务工作

P38—P40

图片：

会议餐饮工作

（四）会后落实工作

课题一引导与会人员安全、有序的离开会场

课题二会议经费结算

课题三撰写会议纪要（应用写作已讲）

课题四会议文件资料整理

课题五会议总结与效果评估

P46—P48

四、商务活动组织

课题一商务庆典（以开业典礼为例）

1．开业典礼的宣传工作

（1）公司举行开业典礼的目的。

通过这一活动来向社会宣传自身的形象、塑造自身的形象，并使社会对其商业价值、产品以及服务等广为了解。

因此，对开业典礼的宣传就成为达到这一目的的必要前提。

（2）开业典礼宣传媒介。

可以通过媒体广告、促销活动、邀请嘉宾等方式进行。

（3）宣传内容。

开业典礼举行的日期、开业典礼举行的地点、开业之际对顾客的优惠、开业单位的经营特色等。

宣传要搞得轰轰烈烈，烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，给公司的客户、合作伙伴、上级领导、全体员了等留下深刻的印象，从而提高企业的知名度。

（4）邀请媒体记者参加。

邀请媒体记者在开业典礼举行之时到场进行采访、报道，以便对本单位进行进一步的正面宣传。

2，准备典礼的开幕词

开业典礼前，要对典礼的开幕词进行草拟。

开幕词的内容：

（1）对来宾表示感谢。

（2）介绍公司成立的目的、过程。

（3）经营的范围以及公司以后的发展规划和安排等。

由本单位的主要负责人致开幕词，目的是宣布典礼的开始、介绍公司的情况和感谢来宾的光临。

开幕词的语言要突出庆典的“庆”。

3．拟写典礼议程

典礼的议程就是庆典上项目的程序。

典礼议程主要有下列内容：

（1）主持人宣布典礼开始。

（2）全体起立，奏乐。

（3）宣读重要嘉宾名单。

（4）领导致辞贺词，来宾致贺词。

由上级领导和来宾代表致贺词，主要表达对开业单位的祝贺，并寄予厚望。

贺词由谁来致词要事先定好，以免当众推来推去。

对外来的贺电、贺信，不必一一宣读，但对其署名的单位或个人应予以公布。

（5）本公司经理致辞。

主要内容是向来宾及祝贺单位表示感谢，并简要介绍本公司的经营特色和经营目标等。

（6）邀请嘉宾揭幕剪彩。

由本公司负责人和一位上级领导或嘉宾代表揭去盖在牌匾上的红布，宣告企业的正式成立。

参加典礼的全体人员应该鼓掌祝贺，在非限制燃放鞭炮的地区还可燃放鞭炮庆贺。

4．发放请柬邀请来宾

开业典礼影响的大小，往往取决于来宾身份的高低与其数量的多少。

在力所能及的条件下，要力争多邀请一些来宾参加开业典礼。

地方领导、上级主管部门与地方职能管理部门的领导，合作单位与同行单位的领导、社会团体的负责人、社会贤达、媒体人员，都是邀请时应予优先考虑的重点。

为慎重起见，用以邀请来宾的请柬应认真书写，并应装入精美的信封，由专人提前送达对方手小，以使对方早作安排。

发放请柬的时间要提前一周，便于被邀请者及早安排和准备。

5．场地布置

开业典礼大多是在开业的现场举行，其场地可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。

按照惯例，举行开业典礼时，宾主一律站立，一般不布置主席台或座椅。

为显示隆重，可在来宾尤其是贵宾站立之处铺设红色地毯，并在场地四周悬挂横幅、标语、气球、彩带、宫灯。

此外，还应当在醒目之外摆放来宾赠送的花篮、牌匾。

来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料等，亦须提前备好。

对于音响、照明设备，以及开业典礼举行之时所需使用的用具、设备、必须事先认真进行检查、调试，以防在使用时出现差错。

—

6．准备物品

开业典礼中需要准备的物品主要有两项：

（1）场地用物品和馈赠礼品。

场地用物品主要包括：

场地四周悬挂横幅标语、气球、彩带、宫灯、来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料、音响、照明设备等。

（2）馈赠礼品。

向来宾赠送的礼品，旨先，要具有宣传性，可以选用本公司的产品，也可以礼品及其外包装上印有本公司的企业标志、广告用语、产品图案、开业日期等。

主要是独特的，有宣传本公司效用的纪念物品。

其次，要具有一定的纪念意义，使礼品接受者感到光荣和自豪，从而对其珍惜。

其三要独特，赠送的礼品应当与众不同，具有本单位的鲜明特色，使人一目了然，或令人过目不忘。

7．安排接待

开业典礼确定举行时，就应该成立对此时全权负责的筹备组。

筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成，他们应当是能办事、会办事、办实事的人。

接待小组的具体工作主要是：

来宾的迎送、来宾的引导、来宾的陪同和来宾的招待。

开业典礼的程序

典礼的程序与典礼的议程不同在于，典礼的程序是包括准备工作、接待、迎送在内的整个工作过程，而典礼的议程仅指宾客到现场后典礼正式开始后的一系列议事程序。

1．迎宾

宾客到来前，要安排好负责人和迎宾人员在规定的位置上恭候来宾的光临。

负责人和迎宾人员都应该是拥有整洁的仪容仪表、统一着装、精神抖擞、热情饱满。

来宾到来时，应微笑、亲切相迎，按照事先安排的规则有礼貌地引导来宾入场、安排座次，并给予一定的规范服务。

2．典礼开始

当大部分宾客入座，开业典礼时间开始时，由主持人宣布庆典正式开始，全体起立，奏国歌。

3．致开幕词

4．致贺词

5．揭幕

6．参观

如果有必要，可引导来宾参观，介绍本公司的主要设施、特色商品及工营策略等。

7．迎接顾客

开业典礼结束后，商品零售企业会有大批顾客随主人及来宾一同进店内。

为此，应有企业领导人、部或柜组负责人和营业员一起，恭敬地站在门口，欢迎顾客的光临。

对于首批顾客，营业员更应注意服务礼仪，要主动征求顾客意见，热情介绍商品，感谢顾客惠顾，欢迎顾客经常光顾。

此外，还可以准备一些印有开业典礼、经营范围、地址、电话等字样的特别的购物袋赠送给顾客作为纪念。

课题二开放参观活动

课题三商务谈判

P56—P70

课题四签字仪式

1．文本的准备

（1）定稿。

定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表述的过程，这是文本准备的前提。

会谈过程中，各方都可以对具体条款和表述提出修改意见。

因此可以这么说，谈判的过程，就是定稿的过程。

只有在文本定稿后，才可能举行签字仪式。

（2）确定使用的文字。

如果是涉外商务会谈签字，还要确定文本选择哪国文字。

如果双方使用不同的语言文字，签字文本应该使用双方的文字书写印刷，具有同等效力。

（3）确定正本和副本。

正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。

正本的数量根据签字方的数量而定，各方各保存正本一份，各方都必须在每份正本的每种文字文本上签字。

有时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印制若千副本。

副本的法定效力、印制数量和各方保存的份数，由签字各方根据实际需要协商确定，并在条款中加以规定。

一般情况下，副本不用签字、盖章，或