项目化秘书综合实训》课件.ppt

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【实训项目背景资料实训项目背景资料】o本项目引入和依托的虚拟实训平台是一家具有多年历史的大型企业集团天地建设集团有限公司，其中所设计的实训项目将以服务于企业生产经营中心的秘书工作为职业场景，描述和阐释企业秘书工作的各种元素，涵盖企业行政办公及相关部门各个层面、各个职级的秘书人员在日常工作中可能遭遇的真实职业情境，以职业秘书人员的典型工作任务为引领，内容注重实用性和技能性，体现全面性和完整性，实训项目的选材来自背景任务或实际项目，将职业核心能力与素质的培养贯穿于人才培养工作的始终和课堂教学、实践。

o实训项目中涉及的主要人物有天地建设集团公司、天地置业公司等企业总裁、总经理、行政总监、总经理助理、办公室主任、办公室副主任、总经理秘书、行政文员、前台秘书、人力资源部经理、经理助理等。

【背景企业简介背景企业简介】o天地建设集团有限公司始建于1950年，是一家以从事矿业开发、房地产开发经营、建筑施工、投资及相关产业为主的大型企业集团，为大型国家一级建筑施工总承包企业。

集团公司现有资产30余亿元，从业人员4万余人，其中各类专业技术人员8000余名；业务遍及全国20多个省、市、自治区和海外10多个国家；具有国家冶炼工程施工总承包特级，矿山工程、房屋建筑工程、市政公用工程、水利水电工程、机电安装工程施工总承包壹级和装饰装修、钢结构、土石方、地基与基础、机电设备安装工程等多项专业施工承包壹级资质；通过了ISO9001（质量）、ISO14001（环境）、OHSAS18001（职业健康与安全）管理体系认证；获中国工程建设社会信用AAA等级证书；先后被认定为中国工商银行、中国建设银行AAA级信用用户；荣获“全国优秀建筑企业”、“全国建筑业科技领先百强企业”、“全国守合同重信用企业”、“湖南省重合同守信用企业”等荣誉称号。

o集团公司凭借良好的社会信誉和过硬的工程质量，先后承建了一大批国家和地方的重点建设项目，1994年以来，创国家优质工程3项、建设部优质样板工程4项等，连续8年荣获20项中国建筑工程鲁班奖；24项科技成果获省部级奖、国家专利和国家发明奖，15个工法评为省部级工法，多次荣获国家“五一”劳动奖状、全国用户满意工程奖等。

o集团公司始终坚持以科学发展观统揽全局，不断创新管理模式，加快产业结构调整，转变经济增长方式，提升核心竞争力，企业呈现良好的发展势头，近年来年销售收入连续翻番，2013年更是实现了经营额突破200亿元的优良业绩。

o天地置业有限责任公司是天地建设集团有限公司所属全资子公司，具有国家房地产开发一级资质，注册资本2亿元，公司产业涵盖产品研发、项目开发、地产研究、营销策划、物业管理等链条，物业类型涉及住宅、商业、写字楼、公寓、别墅等，形成横向一体化和纵向一体化发展的格局。

自2002年成立以来，已经在长沙、武汉、北京、昆明等地成功开发天地湾、天地家园、天地城市广场、天地华府、天地花园等大型楼盘，年开发面积150万平米，具有雄厚的开发实力和丰富的开发经验。

【实训项目介绍】o实训项目1职业认知与求职实践o实训项目2职业道德与行为规范o实训项目3公司组建与组织设计o实训项目4筹备庆典与媒体沟通o实训项目5办公室日常事务管理o实训项目6公文处理与文档管理o实训项目7接待工作与交际礼仪o实训项目8信息开发与利用服务o实训项目9商务宴请与用餐礼仪o实训项目10商旅安排与领导随从o实训项目11调查研究与参谋辅助o实训项目12商务谈判与签字仪式o实训项目13大型会议筹备与组织o实训项目14办公设备应用与维护o实训项目15时间管理与情绪管理o实训项目16举办“国际秘书节”系列活动实训项目一实训项目一职业认知与求职实践职业认知与求职实践实训目标实训目标了解秘书、秘书工作的定义和职业内涵熟知秘书的岗位职责、角色定位和秘书工作的主要内容掌握秘书求职应聘的基本知识和技巧能够正确运用职业着装礼仪掌握函、启事、求职信、个人简历等文书的拟写课前准备课前准备o查阅有关“秘书”的定义，查阅途径自选o搜索一份有关招聘秘书人员的启事o收集一段有关秘书工作的案例或故事o收集有关国外秘书和秘书工作的资料o查找一份秘书求职简历秘书的定义和职业内涵秘书的定义和职业内涵秘书学界对“秘书”的定义有些不同，但对该职业性质的界定基本不偏离服务性、辅助性等。

o秘书国家职业标准（2006）对“秘书”的职业定义为：

秘书是从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。

o国际专业行政协会（1998年8月，原国际职业秘书协会）将“秘书”释义为：

办公室内特定主管的助手。

其任务，是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室的工具，从事该主管制定的行政性任务。

o秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。

（秘书学，陈合宜著）o秘书是为上司创造最佳决策环境的人。

（现代职业秘书实务，谭一平编著）什么样的人可以做秘书？

什么样的人可以做秘书？

o了解秘书的胜任素质1.秘书应具备的基本条件

（1）秘书的个人条件：

学历、性别、年龄、外貌、体质、视力、听力。

（2）秘书的个性要求：

守时、谨慎、热情、合群、服从、自信、机智、勤快、整洁、自制、兴趣。

（3）秘书的品质要求：

忠诚、负责、正派、廉洁、诚实、谦逊。

（4）秘书的职业态度：

主动性、适应性、团队精神、尊重他人、创新精神、坚持原则、热心服务与乐于奉献、认同与分享、双赢与相互依存。

2.秘书应具备的基本素质

（1）身心素质，包括身体素质和心理素质。

要拥有良好的身体状况、健康的体魄，保持良好的心态。

一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

（2）思想素质：

秘书人员要有坚定的政治立场和政治态度，较强的政治识别能力，较高的职业纪律素质。

此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

（3）业务素质：

一是理论知识，一方面要掌握扎实的基础知识以及对业务工作有帮助的其他知识；另一方面也注意收集新的信息，关注秘书学领域的新的发展动态；二是实践经验，要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习；三是办事能力，秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办文、办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率，并应掌握一定的办事方法与技巧。

（4）文化素质：

包括社会科学、自然科学、外语等。

学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，平时注意积累一些自然科学的有关知识，具备一定的文化素养，也很必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。

此外，学会一些有益的技能，如电脑、驾驶、琴棋书画等，也是很有好处的。

o3.秘书应掌握的主要职业技能秘书在各类政府机关、企事业单位中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。

目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中，可以说秘书既是一个极其普通的职位，又是集多种技能于一身的全才，有人说：

“优秀秘书的招聘难度丝毫不亚于招聘一个高级工程师。

”秘书人员主要专业技能秘书人员主要专业技能序号序号专业技能名称专业技能名称具体内容具体内容1输录这是秘书使用计算机等设备进行文字资料录入的最基本的技能。

2速记用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。

3写作写作是秘书必须掌握的一种最重要的技能，可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。

4编辑在文稿正式付印之前对文稿进行整理和加工。

5归档按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。

6统计运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。

7操作办公设备主要指使用计算机、电话、传真、打印、复印、扫描设备等处理各种信息。

除了上述基本操作技能外，秘书人员还应具备组织协调能力、团队合作能力、获取新知识的能力和掌握两国以上语言等多元化才能。

综合而言，秘书人员应具备的能力可以分为两种，一是办事能力，包括计算机和办公设备操作能力、参谋辅助能力、信息服务能力、调查研究能力、统计分析能力、编辑能力等；二是沟通能力，包括公关交际能力、口头表达能力、书面沟通能力（文书写作能力）、协调能力、组织能力等。

要成为一名优秀的秘书，最关键的是对秘书职业、秘书工作真正感兴趣，并以此为动力抓住每个机会，不断学习，提高自我，以适应不断发展着的市场的需求。

日本高等院校秘书学科课程门类设置日本高等院校秘书学科课程门类设置课程门类课程门类培养目标培养目标课程设置课程设置教养教育科目向上分野表现力类似我国的基础课但又不完全相同，主要是进行秘书的素质培训，既有知识、修养，又包括文艺、体育等在内体育（健康体格）与书法两科人文教养文学、戏剧、音乐、美术与儿童文化社会教养国际知识（类似于世界历史、地理与世界文化、政治等）；现代社会（主要指日本国内的社会文化、经济、政治以及社会服务事务）科学教养妇女科学；环境科学；自然科学；健康科学；生活科学；情报科学专门教育科目秘书基础知识即秘书学科专业基础课和专业课，主要培养秘书专业素养和业务技能秘书概论、社会心理学、人格心理学、人间关系（近似我们的人际关系与公共关系）论、经营管理概论等秘书实务秘书实务、文章写作、会话表现、英语作文、英语会话、中国语会话、文书处理实务相关学科会计学；簿计；情报处理；服装艺术；事务机器（即办公自动化）；书道、茶道、广告事务、音像录放、旅行参观事务、时事形势研究等职业教育科目社会职业教育训练培养作为一种遍及各行各业的社会职业的通用素质社会职业概论；职业伦理（即职业道德、纪律等）；公务员法规（政策）秘书的求职之路秘书的求职之路o收集和掌握有关招聘信息o了解招聘岗位及用人单位的基本情况o做好求职应聘准备（求职信、个人简历、照片、有关证书及复印件、服饰、心理等）o参加求职应聘（投递简历、面试、笔试、考察等）求职应聘之材料制作求职应聘之材料制作o求职材料的内容：

一般包括求职信、个人简历以及附件材料等o求职信的写法o个人简历的写法o附件材料的内容：

证件、证书等的复印件；有关证明材料；获奖作品、创作成果等。

求职信的写法求职信的写法o标题：

“求职信”三字写在首行正中.称谓：

分两种情况，如果不知对方姓名，那就写“企业总经理”、“厂长”等；如果知道姓名,那就写“”，称呼后加上“先生”、“女士”、“小姐”，以示尊敬。

位置在第一行顶格单独写。

称呼后要加冒号，表示下面有话要说。

问候语：

是对收信人礼貌的表示，一般书信是既要有礼节性还要有针对性，因为收信人各式各样，情况又各不相同，但求职信的收信人很单一，所以只强调礼节性，写上“您好!

”、“近好!

”即可，位置在称呼下一行，一定要空两格，用感叹号。

o正文.正文包括连接语、主体和结束语.A.连接语.说清写信的原由，一般开门见山写“看到报月日刊登的招聘广告，本人很感兴趣，特此应聘”，也可客气而礼貌地写道“感谢贵公司给我这次竞争机会。

我久仰贵公司的实力和经营方式，早想到此供职。

若能如愿，将不胜荣幸，现将本人情况介绍如下”B.主体.可分三层来写.第一层：

概括介绍。

即写一份自传.介绍自己的姓名、性别、出生年月、所学专业、最高学历，上学、工作的几个阶段，性格特点。

第二层：

重点介绍。

对刚毕业的学生来说，重点介绍在校期间各科最突出的能代表自己水平的专业及成绩，尤其是与招聘单位对口或接近的专业成绩，介绍自己学习的深度及广度；若是已参加工作者，就介绍自己的工作经历，在本岗位上的突出贡献。

重点介绍的另一内容即个人的特点、爱好、擅长，社会非常需要业余爱好广泛而精通的人才，这样与同等条件的应聘者来说，入选的可能就要大得多。

第三层：

表示愿望。

说明自己对本工作的喜爱和迫切心情，再谈谈入选后的想法、打算或计划。

C.结束语.在正文即将结束时，简单概括一下全文的内容，加深收信人的印象。

求职信常用的结束语有“如蒙赐复，不甚感谢”，”若认为本人条件尚可，请惠予面试，本人将准时赴试”，“静盼佳音”，“若被招聘，将十分荣幸”等.o敬语：

出于礼节，信的最后往往写一两句祝颂的话或敬语。

o结尾：

依次写出求