计算机二级高级办公室软件复习资料剖析.docx

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计算机二级高级办公室软件复习资料剖析

目录

第1章Word高级应用

1.1正文排版---------------------------------------------------------------------------------------2

1.2分节、目录------------------------------------------------------------------------------------13

1.3页眉和页脚、域------------------------------------------------------------------------------17

第2章Excel高级应用

2.1数组的使用------------------------------------------------------------------------------------26

2.2高级筛选---------------------------------------------------------------------------------------28

2.3透视表与透视表的使用---------------------------------------------------------------------29

2.4常用函数与应用示例------------------------------------------------------------------------33

2.5二级考试实战示例与练习------------------------------------------------------------------39

第3章PowerPoint高级应用

3.1设计模板---------------------------------------------------------------------------------------48

3.2配色方案---------------------------------------------------------------------------------------49

3.3母版---------------------------------------------------------------------------------------------51

3.4动画设置---------------------------------------------------------------------------------------52

3.5幻灯片切换------------------------------------------------------------------------------------54

3.6放映设置---------------------------------------------------------------------------------------54

3.7演示文稿的输出------------------------------------------------------------------------------55

考试大纲-----------------------------------------------------------------------------------------------58

第1章Word高级应用

Word软件考核的重点内容为：

正文排版（样式设置、项目符号与编号、文档注释），分隔设置，生成目录（分节、交叉引用、索引和目录），分节处理，添加页眉／页脚（使用域、奇偶页处理）。

本章围绕实例展开讲解，借助实例操作，掌握Word高级应用的技巧。

实例由三个文件组成：

Dword.doc（排版文檔）、题目要求.doc（排版要求）、DWord-Ans.pdf（排版后参考样本）。

为便于分解成三部分讲解。

1.1正文排版

1.1.1样式设置

高级Word排版提倡的是用样式对全文中的格式进行规范管理。

应用样式可以快速完成对文字、图、表、脚注、题注、尾注、目录、书签、页眉、页脚等多种页面元素统一设置和调整。

样式是已命名的应用于文檔中的一组格式组合，每种样式都有惟一确定的名称。

样式设置示例：

1．题目要求：

（1）新建样式，样式名为：

“样式”+准考证号后四位；其中：

a.字体：

中文字体为“楷体-GB2312”，西文字体为“TimesNewRoman”，字号为“小四”；

b.段落：

首行缩进2字符，-段前0.5行，段后0.5行，行距1.5倍；

c.其余格式，默认设置。

注意：

题中准考证号设为：

0917********

（2）将

（1）中样式应用到正文中无编号的文字。

注意：

不包括章名、小节名、表文字、表和图的题注。

2．操作步骤：

将光标置于第一段正文处设置如下：

（1）新建样式。

步骤1：

选择菜单“格式”→“样式和格式”（弹出任务窗格如图1-1所示）→单击“新样式”按钮，弹出“新建样式”窗口；

步骤2：

在“新建样式”窗口中输入样式名称：

样式0123；然后单击“格式”按钮弹出菜单，如图1-2所示，选中“字体”菜单项，在如图1-3所示“字体”窗口中设置：

中文字体为“楷体-GB2312”，西文字体为“TimesNewRoman”，字号为“小四”；按“确定”返回“新建样式”窗口。

图1-1样式和格式

图1-2新建样式

图1-3字体

步骤3：

在图1-2“新建样式”窗口，选中“段落”菜单项，在“段落”窗口中设置：

首行缩进2字符，-段前0.5行，段后0.5行，行距1.5倍；按“确定”返回“新建样式”窗口。

图1-4段落

步骤4：

其余格式不要改动，在图1-2选择“自动更新”，按“确定”按钮结束。

可以看到，在图1-1右侧“样式和格式”任务窗格中增加一项“样式0123”。

图1-5样式0123

（2）样式应用。

将光标依次置于各段正文中（注意：

不包括章名、小节名、表文字、表和图的题注），然后单击图1-5所示“样式和格式”任务窗格中的“样式0123”。

就可快速设置所有正文段落格式。

也可以在格式工具栏“样式”中选择“样式0123”；另外，第一段落设置后，其余段落也可用常用工具栏的“格式刷”设置。

1.1.2项目符号和编号

为了使文档条理化，通常将文档划分为章、节、段落，在添加章、节、段落标题时可以使用“项目符号和编号”来统一快速的添加序号和设置格式。

多级符号示例：

1．题目要求：

（1）章名使用样式“标题1”，并居中；编号格式为：

第X章，其中X为自动排序。

（2）小节名使用样式“标题2”，左对齐；编号格式为：

多级符号，X.Y。

X为章数字序号，Y为节数字序号（例：

1.1）。

2．操作步骤：

（1）设置章名、小节名使用的编号。

将光标置于第一章标题文字前；

步骤1：

选择菜单“格式”→“项目符号和编号”→“多级符号”，弹出图1-6窗口，选择预设标题项，点击“自定义”按钮，弹出图1-7窗口。

图1-6项目符号和编号

图1-7设置章名编号

步骤2：

在图1-7窗口中，选择级别：

1，编号格式：

第1章（1由编号样式决定，在1前输入“第”，在1后输入“章”）；标题1编号设置完毕。

步骤3：

在图1-8窗口中，选择级别：

2，编号格式：

1.1，按“确定”按钮.多级编号中的标题2编号设置完毕。

图1-8设置小节名编号

（2）设置各章标题格式。

使用格式工具栏设置：

首先选中各章标题（Ctrl+单击各章标题）；在格式工具栏“样式”中选择“第1章标题1”，再单击“居中”按钮，各章标题设置完毕。

注意：

别忘记删除各章标题中的原有编号“第二章、第三章……”。

（3）设置各小节标题格式。

使用格式工具栏设置：

首先选中各小节标题（Ctrl+单击各小节标题）；在格式工具栏“样式”中选择“1.1标题1”，多次单击“编号”按钮，直到设置成所需格式，各小节标题设置完毕。

同样也可以使用菜单或格式刷完成，方法自己探索。

自动编号示例：

1．题目要求：

（1）对出现“1.”、“2.”…处，进行自动编号，编号格式不变；

（2）对出现“1）”、“2）”…处，进行自动编号，编号格式不变。

2．操作步骤：

（1）对“1.”、“2.”…处，进行自动编号格式设置。

逐次选中或置于“1.”、“2.”…处（若连续可同时选中），按下格式工具栏中的“编号”按钮即可；或选择菜单“格式”→“项目符号和编号”→“编号”，选中列表编号“1.”、“2.”…，按“确定”按钮。

（2）对“1）”、“2）”…处，进行自动编号格式设置。

方法同上，不再重复。

1.1.3脚注和尾注

在文章中通常要对某些名词术语在页下边或章节后加解释文字，这就是脚注和尾注；脚注通常位于每页底部，如作者简介、名词和术语解释；尾注通常位于文档的结尾，如参考文献。

脚注和尾注由两个关联部分构成：

注释引用标记、对应的注释文字。

这里重点介绍脚注，尾注与脚注方法相似，同学们可以自行练习。

脚注示例：

1．题目要求：

对为正文文字（不包括标题）中首次出现“乒乓球”的地方插入脚注，添加文字“乒乓球起源于宫廷游戏，并发展成全民运动”。

2．操作步骤：

（1）查找首次出现“乒乓球”的地方。

将光标置于文档开始处，使用菜单“编辑”→“查找”（如图1-9所示）→在“查找内容”中输入：

乒乓球→单击“查找下一处”按钮，在正文中首次找到“乒乓球”时按下“取消”按钮。

图1-9查找和替换

（2）插入“乒乓球”脚注。

将光标置于找到的“乒乓球”文字后，使用菜单“插入”→“引用”→“脚注和尾注”（如图1-10所示）→选择脚注位置：

“页面底端”，编号格式：

“1，2，3…”→按下“插入”按钮，光标自动跳转到插入脚注文本的当前页面底部，输入注释文字：

“乒乓球起源于宫廷游戏，并发展成全民运动。

”。

注意：

插入脚注的文字“乒乓球”后自动添加上标符号，本页底部有相应的注释文字。

可参考看本页底部。

插入尾注方法与脚注相同，不在重复。

脚注和尾注标记位置可以复制、移动、删除。

图1-10脚注和尾注

1.1.4题注

题注通常是对文章中表格、图片或图形、公式或方程等对象的下方或上方添加的带编号的注释说明。

图题注示例：

1．题目要求：

（1）对正文中的图添加题注“图”，位于图下方，居中。

a.编号为“章序号”-“图在章中的序号”，（例如第1章中的第2幅图，题注编号为1-2）；

b.图的说明使用图下一行的文字，格式同标号；

c.图居中。

2．操作步骤：

前提：

必须将标题中的章节符号转变成自动编号，否则不能生成题注的编号。

准备：

将光标置于图的下方文字前。

（1）使用菜单“插入”→“引用”→“题注”（如图1-11所示）→修改标签为：

图→确定。

如果希望输入图片时自动生成题注编号，则在按下“确定”按钮前先单击“自动插入题注”按钮，这样每次插入或粘贴图片时，都会在图下方自动生成图题注编号，然后自己在输入图的注释文字就行了。

图1-11图题注

（2）同时选中图及题注，单击格式工具栏设置“居中”对齐。

表题注示例：

1．题目要求：

（2）对正文中的表添加题注“表”，位于表上方，居中。

a.编号为“章序号”-“表在章中的序号”，（例如第1章中第1张表，题注编号为1-1）；

b.表的说明使用表上一行的文字，格式同标号；

c.表居中。

2．操作步骤：

前提：

必须将标题中的章节符号转变成自动编号，否则不能生成题注的编号。

准备：

将光标置于表的上方文字前。

（1）使用菜单“插入”→“引用”→“题注”（如图1-12所示）→修改标签为：

表→确定。

图1-12题注

如果希望插入表格时自动生成题注编号，则在按下“确定”按钮前先单击“自动插入题注”按钮，这样每次插入或粘贴表格时，都会在图下方自动生成表格题注编号，然后自己在输入表格的注释文字就行了。

（2）分别选中题注及表格（单击表格的“全选”光标），用格式工具栏设置“居中”对齐。

1.1.5交叉引用

交叉引用是将编号项、标题、脚注、尾注、题注、书签等项目与其相关正文或说明内容建立的对应关系，既方便阅读，又为编辑操作提供了自动更新手段。

创建交叉引用前要先对项目作标记，然后将项目与交叉引用连接起来。

这里以题注的交叉引用为例介绍。

图题注的交叉引用示例：

1．题目要求：

（1）对正文中所有出现“如下图所示”的“下图”，使用交叉引用，改为“如图X-Y所示”，其中“X-Y”为图题注的编号。

2．操作步骤：

前提：

必须对该图用添加题注的方法生成图的题注编号。

准备：

查找或移动到文檔中第一处“如下图所示”，并选中“下图”两字。

（1）使用菜单“插入”→“引用”→“交叉引用”（如图1-13所示）

（2）在图1-13窗口中，修改“引用类型”为：

图，“引用内容”为：

只有标签和编号，“引用哪一个题注”选择：

图1-1国际乒联总部图（要连接的图题注），单击“插入”按钮，原来文字“如下图所示”自动变成“如图1-1所示”，即完成第一处插入；

（3）移动光标到下一处“如下图所示”，并选中“下图”两字。

重复

（2）中操作，直到全部插入完毕，最后按下“关闭”退出

图1-13图的交叉引用

表题注的交叉引用示例：

1．题目要求：

（2）对正文中出现“如下表所示”的“下表”，使用交叉引用，改为“如表X-Y所示”，其中“X-Y”为表题注的编号。

2．操作步骤：

前提：

必须对该表用添加题注的方法生成表的题注编号。

准备：

查找或移动到文檔中第一处“如下表所示”，并选中“下表”两字。

（1）使用菜单“插入”→“引用”→“交叉引用”（如图1-14所示）

（2）在图1-14窗口中，修改“引用类型”为：

表，“引用内容”为：

只有标签和编号，“引用哪一个题注”选择：

表2-124-29届冠军获得者表（要连接的表题注），单击“插入”按钮后，原来文字“如下表所示”自动变成“如表2-1所示”，即完成第一处插入；

（3）移动光标到下一处“如下表所示”，并选中“下表”两字。

重复

（2）中操作，直到全部插入完毕，最后按下“关闭”退出。

图1-14表的交叉引用

注意：

当题注的交叉引用发生变化后，不会自动调整，需要用户自己要求“更新域”（“域”在后面的章节加以介绍）。

“域”的更新方法如下：

鼠标指向该“域”右击，在快捷菜单中选择“更新域”命令，即可更新域中的自动编号；若有多处，可以全选（Ctrl+A）后再更新；更新域也可以使用快捷键。

1.2分节、目录

1.2.1分节

“节”是文檔版面设计的最小有效单位，可以以节为单位设置页边距、纸型和方向、页眉和页脚、页码、脚注和尾注等多种格式类型。

Word将新建整篇文檔默认为一节，划分为多节主要是通过插入分节符实现。

插入分节操作可使用菜单：

“插入”→“分隔符”，如图1-15所示，然后选择“分节符类型”，按“确定”按钮完成。

设置后在普通视图方式下可以用删除字符的方法删除分节符。

分节符类型共有四种如下表所示。

表格1分节符类型

分节符类型

功能

普通视图方式显示

下一页

新节从下一页开始。

连续

新节从同一页开始。

偶数页

新节从下一个偶数页开始。

奇数页

新节从下一个奇数页开始。

分节设置示例：

1．题目要求：

对正文做分节处理，每章为单独一节，每节总是从奇数页开始。

2．操作步骤：

注意：

光标置在“第2章”文字后，使用菜单：

“插入”→“分隔符”→“分节符类型”：

奇数页→“确定”。

重复上述步骤，直到每章都分节完毕为止。

1.2.2目录

目录是通常位于文章之前，由文檔中的各级标题及页码构成。

可以手工创建和自动创建，当文檔做过修改其标题和页码就会发生变化，手工创建的目录修改起来很麻烦，使用自动创建方式，使用更新域的方式就可自动修改目录。

Word目录分为文档目录、图目录、表格目录类型。

通过下面实例介绍三种目录的自动创建方法。

目录设置示例：

1．题目要求：

在正文前按序插入节，使用“引用”中的目录功能，生成如下内容：

（1）第1节：

目录。

其中：

a.“目录”使用样式“标题1”，并居中；

b.“目录”下为目录项。

（2）第2节：

图索引。

其中：

a.“图索引”使用样式“标题1”，并居中；

b.“图索引”下为图索引项。

（3）第3节：

表索引。

其中：

a.“表索引”使用样式“标题1”，并居中；

b.“表索引”下为表索引项。

2．操作步骤：

（1）在文檔最前面插入三节。

光标置在“第1章”文字前，使用菜单：

“插入”→“分隔符”（如图1-15所示）→分节符类型：

下一页→“确定”。

再重复上述操作，再插入一个“下一页”、一个“奇数页”分节符。

（2）完成题目要求中

（1）~（3）中的a要求。

步骤1：

在第一个分节符（下一页）前输入文字：

目录，按两次“回车”键；在格式工具栏中，单击“编号”按钮，取消目录前的自动编号。

步骤2：

在第二个分节符（下一页）前输入文字：

图索引，按两次“回车”键；在格式工具栏中，单击“编号”按钮，取消目录前的自动编号。

步骤3：

在第三个分节符（奇数页）前输入文字：

表索引，按两次“回车”键；在格式工具栏中，单击“编号”按钮，取消目录前的自动编号。

（3）创建文档目录，即题目要求中

（1）中的b要求。

光标置于第一个分节符（下一页）的回车符前，使用菜单：

“插入”→“引用”→“索引和目录”（如图1-15所示）→“目录”→“确定”。

图1-15中“显示级别”根据实际需要设定，本题目不作改动。

（4）创建图目录，即题目要求中

（2）中的b要求。

光标置于第二个分节符（下一页）的回车符前，使用菜单：

“插入”→“引用”→“索引和目录”→“图表目录”（如图1-16所示）→“题注标签”选择：

图，选中“包括标签和编号”→“确定”。

图1-15创建文文件目录

图1-16创建图目录

（5）创建图目录，即题目要求中（3）中的b要求。

光标置于第三个分节符（奇数页）的回车符前，使用菜单：

“插入”→“引用”→“索引和目录”→“图表目录”（如图1-17所示）→“题注标签”选择：

表，选中“包括标签和编号”→“确定”。

图1-17创建表目录

从创建的三种目录可以看出，自动生成的目录都带有灰色的域底纹，都是域。

当标题和页号发生变化，与题注和交叉引用一样目录可以用更新域的方式更新。

即在生成的目录区或选中目录区右击，在快捷菜单中选择“更新域”命令，在“更新目录”对话框中选择“只更新页码”或“更新整个目录”，按“确定”按钮就可以完成目录的修改。

1.3页眉和页脚、域

在文档每页上方会有章节标题或页码等，这就是页眉；在每页的下方会有日期、页码、作者姓名等，这就是页脚。

在同一文档的不同节中可以设置不同的页眉和页脚、奇偶页页眉和页脚、不同章节中的不同页码形式等。

在页眉和页脚区域中可以输入文字、日期、时间、页码或图形等，也可以手工插入“域”，实现页眉页脚的自动化编辑，例如在文档的页眉右侧自动显示每章节名称等。

创建页眉页脚可使用菜单：

“视图”→“页眉和页脚”，弹出“页眉和页脚”工具栏，借助此工具栏，实现页眉、页脚间的切换，以及其他功能。

1.3.1创建页脚

页脚设置示例：

1．题目要求：

添加页脚。

使用域，在页脚中插入页码，居中显示。

其中：

（1）正文前的节，页码采用“i，ii，iii…”格式，页码连续；

（2）正文中的节，页码采用“1，2，3…”格式，页码连续，并且每节总是从奇数页开始。

（3）更新目录、图索引和表索引。

2．操作步骤：

（1）正文前的节，页码采用“i，ii，iii…”格式，页码连续；

光标置于第1节中，使用菜单：

“插入”→“页码”（如图1-18所示）→“对齐方式”选择：

“居中”，单击“格式”按钮，弹出图1-19所示窗口→“数字格式”选择：

“i，ii，iii…”“页码编排”选择：

“续前节”→“确定”→“确定”。

光标分别置于第2节、第3节中，重复上述步骤，直到正文前各节设置完毕为止。

图1-18“页码”对话框

图1-19“页码格式”对话框

（2）正文中的节，页码采用“1，2，3…”格式，页码连续，并且每节总是从奇数页开始。

步骤1：

光标置于第1章首页（即第四节）中，使用菜单：

“插入”→“页码”（如图1-18所示）→“对齐方式”选择：

“居中”，单击“格式”按钮，弹出图1-20所示窗口→“数字格式”选择：

“1，2，3…”→“起始页码”选择：

“1”→“确定”→“确定”。

图1-20“页码格式”对话框

（3）更新目录、图索引和表索引。

拖动选中“目录”、“图索引”和“表索引”各节，右击使用快捷菜单，选择“更新域”命令，弹出“更新目录”（如图1-21所示）对话框，、弹出“更新图表目录”（如图1-22所示）对话框→选择“只更新页码”→“确定”。

图1-21“更新目录”对话框

图1-24“更新图表目录”对话框

1.3.2创建页眉

页眉设置示例：

1．题目要求：

添加正文的页眉。

使用域，按以下要求添加内容，居中显示。

其中：

（1）对于奇数页，页眉中的文字为“章序号”+“章名”，

（2）对于偶数页，页眉中的文字为“节序号”+“节名”。

2．操作步骤：

（1）页面设置。

光标置于第1章所在节中；使用菜单：

“文件”→“页面设置”→“版式”（如图1-21所示）→“节的起始位置”选择：

“奇数页”，“页眉和页脚”选择：

“奇偶页不同”，“应用于”选择：

“本节”→“确定”。

重复上述步骤，直到每章都分节完毕为止。

图1-21“页面设置”对话框

（2）创建奇数页页眉。

步骤1：

使用菜单：

“视图”→“页眉和页脚”，光标将自动置于奇数页页眉处如图1-22所示，并且自动弹出“页眉和页脚”工具栏，单击“链接前一个”按钮，使得页眉处“与上一节相同”取消，使本节设置的奇数页页眉不影响前面各节的奇数页页眉设置。

步骤2：

光标将置于奇数页页眉处，使用菜单：

“插入”→“域”→“类别”选择：

链接和引用，“域名”选择：

StyleRef，“域属性”选择：

标题1，“域选项”选择：

插入段落编号，如图1-23所示；

图1-22创建奇数页页眉

图1-23插入奇数页页眉中的“章序号”

步骤3：

使用菜单：

“插入”→“域”→“类别”选择：

链接和引用，“域名”选择：

StyleRef，“域属性”选择：

标题1，如图1-24所示；

图1-24插入奇数页页眉中的“章名”

插入奇数页页眉结果，如图1-25所示。

图1-25插入奇数页页眉

（2）创建偶数页页眉。

步骤1：

奇数页页眉创建后，在图1-25窗口中，单击“页眉和页脚”工具栏中的“显示下一项”按钮，光标将自动跳转到偶数页（下一页）页眉处，如图1-26所示；然后单击“页眉和页脚”工具栏中的“链接前一个”按钮，使得页眉处“与上一节相同”取消，使本节设置的偶数页页眉不影响前面各节的偶数页页眉设置。

图1-26创建偶数页页眉

步骤2：

使用菜单：

“插入”→“域”→“类别”选择：

链接和引用，“域名”选择：

StyleRef，“域属性”选择：

标题2，“域选项”选择：

插入段落编号，如图1-27所示；

图1-27插入偶数页页眉中的“节序号”

步骤3：

使用菜单：

“插入”→