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会议交流及活动宣传方案.docx
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会议交流及活动宣传方案
会议交流及活动宣传方案
(1)会议交流的形式
会议交流的形式众多,我方将根据采购人的需选择适合的形式进行会议组织在会议交流的形式选择上,可采用以下几种会议交流形式:
1、年会
年会是会议中一种制度性的会议形式,通常是定期(一年或多年)召开的一种大型综合性或主题型会议。
早在20世纪初期,中国近代的科技社团就有组织年会的传统。
如,中国科学社1916—1936年曾连续举办年会21次。
年会一般具有主题性、高层次、性、参与性、开放性、规模性等特点。
每届需要确定一个或多个会议主题;会议规模比较大,参加人员比较多,包含的学科范围和专业领域较广,所以需要进行较长时间的筹备,通常筹备周期都在1年以上;年会期间,除进行必要的大会报告外,还需要设置若干专题分会场或专题单元,以及大型展览、科普活动等,以供参会代表和公众选择性地参与。
由于年会对举办地的条件(如会场、交通、食宿等的配套)相对较高,同时还需要举办地政府和公众的支持和充分参与,所以需要举办地申办,并不断更换新的举办地,这样不仅能发挥举办地政府、企业和公众的积极性和广泛参与性,而且可以不断扩大年会在各地区的声誉和知名度。
2、国际会议
国际会议是各个国家相关领域研究者聚集交流的交流形式。
国际会议的主要与会者来自各个国家,这是识别国际会议的主要标志。
换言之,国际会议的每个与会者都具有某个国家的象征,不论你是否是国家正式派遣的代表,还是以个人身份与会,人们都会把你列在你所属国家名下,把你看成是这个国家的一部分。
由此,国际会议和国内会议的分野为:
国际会议是不同国籍学者的会议;国内会议是同一国籍学者的会议。
国际会议分双边会议和多边会议。
双边会是指与会者仅来自两个国家;多边会议是指与会者来自3个及3个以上国家。
国际会议是各国派遣的学者代表或来自不同国家的人士的聚会,与会者就共同关心的问题进行讨论和交流。
国际会议组织者应当经过事先安排,讨论的内容应当预先得到确认和限定,并按照共同体的规则行事。
国际会议最根本的原则是国与国之间的平等,正式的与会代表均享有同等的代表权和交流权。
会议的时间、地点、议程、交流语言等应尊重与会者的选择。
3、报告会
报告会是指以介绍科技发展和研究动态、发布研究成果等为主要内容的演讲会。
这种会议往往以演讲者、报告人为中心,听讲者参与讨论的机会不多。
有时与其他活动相结合,具有科普和科技传播的作用。
报告会的题目要确定,并事先告知,以便听众选择和有所准备;报告演讲题目要与听众的知识背景和兴趣相匹配。
报告会一般采取影剧院式的会场形式,须设报告或演讲台,主持席可设或不设;应使用多媒体投影、音频视频系统,灯光调节要适度;单个报告时间不能过长,可以安排多位专家作报告;报告会的总时间比较灵活,可长可短。
4、沙龙会议
沙龙是法语Salon的译音,原指法国上层人物住宅中的豪华会客厅。
17世纪,巴黎的名人常把客厅变成著名的社交场所,志趣相投者聚会一堂,抱膝长谈,无拘无束。
后来,把这种形式的聚会叫做沙龙,沙龙由此而衍生。
典型的沙龙的特点是:
第一,会议定期举行。
第二,会场自在宽松。
会议氛围朦胧浪漫,常常在晚上举行,会场清静别致,以激起与会者的情趣、谈锋和灵感;第三,志趣相投。
参会者人数不一定多,一般已20人以内为宜,但必须是沙龙主题的圈子内人,社会地位、年龄、性别等不限。
第四,自由谈论和交流。
设定一个交流主题或范围,可以集体谈论和交流,也可以自愿结合,三三两两,自由谈论,各抒己见。
有的沙龙组织者将谈论、交流进行记录、整理,扩散和传播到更大范围。
5、圆桌会议和座谈会
圆桌会议和座谈会虽有相近之处,但却有很大区别。
所谓“圆桌会议”,是指一种平等、对话的协商会议形式。
是一个与会者围圆桌而坐的会议。
在国际会议的实践中,主席和各国代表的席位不分上下尊卑,可避免其他排座方式出现一些代表席位居前、居中,另一些代表居后、居侧的矛盾,更好体现各国平等原则和协商精神。
座谈会一般也采取圆桌会议的形式,设有会议主持人和记录员,它的会议规则是请每位与会者轮流就会议设定的议题发表自己的独到见解,发言者之间没有交流,与会者之间也没有交流,它只是单纯地就会议主题发表一系列演讲。
6、头脑风暴会
头脑风暴会是指一群研究者围绕一个特定问题,无拘束地交流自己新思想、新办法、新观点的交流情境。
头脑风暴使用无拘束的规则,规定并激励参加者有了新观点和想法时,立即说出来,然后在参与者提出的观点之上建立新观点。
所有的观点被记录下来但不进行评价和批评,只有头脑风暴会议结束时,才对这些观点和思想进行评估。
这促使与会者能更自由地思考,易于进入思想的新境界,从而利于产生很多的新观点和问题解决方法。
头脑风暴会是产生新观点的一个过程,是一个团队试图通过聚集成员自发提出的思想和观点,为一个特定问题寻找解决方法的会议技巧。
它的基本规则是:
第一,延迟和不给予参与者提出观点的评判。
头脑风暴会中,要如实地记录下所有与会者提出的思想和观点,不要暗示某个想法不会有作用或它有一些消极的副作用,而暗示所有的想法都有潜力成为好的观点,所以要避免讨论去讨论与会者提出的思想观点(避免耗时和阻碍新思想观点的继续产生),而要到会议结束时才对思想观点进行评判。
第二,鼓励狂热和夸张的思想和观点。
驯服一个狂热的思想观点,比提出一个立即生效的观点容易得多。
如果大声说出参会者奇异、不可行的观点,就会引出别人的思想。
把观点夸张到极限,就是创造性的思考技巧和工具从一个新的角度思考的开始。
由此,头脑风暴会的观点越疯狂越好。
第三,看中量的价值,而不是质。
头脑风暴会中主要寻求观点的量;会后浓缩观点清单。
所有活动应该适合在给定的时间内提练出尽可能多的观点,供选择的观点越有创造性越好。
如果头脑风暴会结束时能有大量的观点,那就会发现一个非常好的观点。
会议中,只简要保存每个观点,仅仅抓住它的本质,而不做详细地描述。
第四,在他人提出的观点之上建立新观点。
认真听取别人的观点陈述,建立在其他人的观点之上并进行扩展,把其他人的思想加入到每个观点中,用其他的人观点来激发自己,来探索新观点的可能性,生成一些新的观点。
第五,每个人和每个观点都有相等的价值。
每个人都有有效的观点和对情形和解决方法有独特的视角。
在一个头脑风暴会议中,自己提出观点纯粹只是为了激发其他人,而不仅是作为最终的观点。
先让与会者都参与进来,鼓励每个人参与。
呈现出来的每个观点属于团队,而不属于说出这个观点的个人。
如果所有参与者能够自由地和自信地贡献,这样的头脑风暴会议就获得成功。
在头脑风暴会中,须把头脑风暴规则张贴在一个显眼的地方;会议主持人要显得友好和鼓励他人,要欢迎每位参会者并试着使他们彼此说话,努力使每个人放松,感到很舒服。
如果有一些平静的音乐,可播放一点;当参会者到齐后,把他们聚集起来,安顿在座位上。
然后概略说明会议的目的,强调头脑风暴规则。
当与会者提出新观点,尤其是观点非常怪异时,不断告诉他们说做得多么好。
会议不可避免地会出现笨拙、沈默的时候,不要认为这不好,因为人们需要时间和空间来思考。
会议可以一直继续,直到没有更多的观点。
在一小短时间后,与会者已经竭尽,这时需要休息一会儿。
会议中间休息,让人们走动、在外面闲谈、与其他人见面并放松一下;鼓励与会者游览记录观点的便笺。
休息结束时,然后继续进行,提醒注意规则和会议目的,然后继续提出观点。
如果有几个这样的会议单元,发现观点已经竭尽,会议支持者可以把清单呈现或送给会议参与者,并进入下一过程。
头脑风暴会议结束,分析过程就开始,要核对大清单中的观点,分析评价找出接近会议目标的观点。
观点分析可由会议主持者、专职人员、外部人员等来完成,也可以在与会者中完成。
分析观点时,常常有不同意见,可以先做最初的分类,删除那些实际上是不可能的观点,最终形成三个清单,即:
具有实际意义的创新观点;可能会凑效,或需要进一步分析和调查,但有趣的创新观点;无用的观点。
关注有实际意义的创新观点和有趣的创新观点,放弃无用的观点。
7、小组讨论会与专题讨论会
小组讨论会与专题讨论会是一个非常接近的会议形式,是指与会者为研讨某一专门性的问题或研究任务而进行的沟通、讨论、分享知识、技能和对问题的看法的聚会活动。
小组讨论会一般是会议中基本的单元形式,而专题讨论会既可以作为某一会议的单元,也可以单独召开。
小组讨论会分为两种形式,即有领导的小组讨论会和无领导的小组讨论会。
有领导的小组讨论会就与一般小型的讨论会没有大的区别,即是在小组召集人的主持人,小组的与会者就会议设定的讨论题目,在会议室中面对面发表观点和想法,可以争论和质疑别人的观点和想法。
有领导的小组讨论会通常是一些大型会议,如年会、论坛、讨论会等人数较多或议题较多的情况下,为了收集、获得与会者的观点、意见、想法,增进互动、沟通、交流,而设计的一种会议程序或会议单元,它是会议的一种活动细分(与会者人群细分、议题细分等),既是会议的独立板块,也是会议的组成部分。
无领导的小组讨论会是在没有小组召集人主持的情况下,小组的与会者就会议设定的讨论题目,在会议室中面对面发表观点和想法,可以争论和质疑别人的观点和想法。
无领导的小组讨论会在交流中比较少见,也很少采用,而通常作为一种选拔和评价人才的测评技术,以情景模拟的方式对被选对象进行集体面试。
它通过一定数目的被选对象组成一组(一般5—7人),进行一小时左右时间的与工作有关问题(一般为开放题或两难题)的讨论,讨论过程中不指定谁是领导,也不指定被选对象应坐的位置,让被选对象自行安排组织,评价者来观测被选对象的组织协调能力、口头表达能力,辩论的说服能力等各方面的能力和素质是否达到拟任岗位的要求,以及自信程度、进取心、情绪稳定性、反应灵活性等个性特点是否符合拟任岗位的团体气氛,由此来综合评价被选对象之间的差别。
8、论坛与讨论会
论坛是指团体或主办机构召集相关研究者就某一问题或论题,聚会到一起反复深入地研讨或论证,充分发表言论,并有听众参与其中的会议形式。
论坛与讨论会、交流会等常常难以分开,多数时候只是名称的差异。
论坛一般由主持人或演讲者自己主持,各方面对主题感兴趣的专业人员和听众均可参与,演讲者面对全体听众演讲,并就论坛主题问题发表意见和看法。
当两个或更多的演讲者持不同观点、意见时,可以在演讲者之间、听众与演讲者之间展开自由、公开的讨论,允许听众提问。
而讨论会、交流会有时不是面向全部听众,而通常只是几位与会者可以参加交流和提问。
论坛一般由专门的团体和组织机构主办,也有科研机构、大学、政府部门等召开,既可以研究、交流、讨论一些开放性、综合性或两难性、多元性的题目,也可以研究、交流、讨论一些专门性、单一性的题目。
综合性论坛的参会者要吸纳多学科的研究者参加和发表言论;专一性论坛主要吸纳同学科或同专业研究者参与,但也要注重吸纳相联系的有关学科或专业研究者发表言论。
论坛根据实际需要,可以按届次周期性地持续召开,也可以召开一次。
论坛论题明确,目的性较强,是一种交互性强、信息丰富、内容广泛、交流功能强劲的交流形式,与会者既可以获得各种信息,又能充分发表自己的言论,并在会上讨论等。
在论坛中,与会者打破了学科或专业的空间限制,更无须考虑年龄、学历、知识、社会地位等差异,在一个平等、自由氛围中探讨、交流问题,有利于激发创新,解决疑惑。
9、、讲座与研修会
讲座(或讲授)与研修会是传授知识、获得知识的两个环节。
讲座是一种知识、、资讯沟通的交流方式,通常采用主讲人当面演讲或网络、视频、音频、文本等演讲的方式,让自己知识分享给其他需要的研究者或学生、受众。
现场讲座听众可以发问,互动讨论,面对面的双向沟通。
讲座中,话题、主讲人、参与者是基本的构成要素,主讲人要最大化地让听众来分享子自己的知识。
研修会是指为研究者或学生进修,提高研究水平和能力而组织的一种交流会议。
研修会首要的是进修,是对参会者研究能力的提高,因此研修会须邀请本学科或领域中的领军人物、知名专家来做讲座;同时,与会者会聚在一起,也是一种进修资源,可以互相交流和学习,学学相长。
研修会中,讲座可以是与会者理论水平得到提高,但真正的水平和能力提高还须靠与会者的深入理解和“知识迁移”,即可谓:
“师傅领进门,修行在个人。
”
10、辩论会
辩论是指见解对立的双方(或多方),通过各种论证方法,阐述自己的见解,揭露对方的谬误,以便最终肯定正确的观点,从而取得共识的一种语言(声音、文字)为载体的交流活动。
辩论即论证或反驳,是由一系列论点、论据、议论构成。
辩论会一般有开始,展开,终结这三个阶段,典型的辩论会一般应由论题、立论者、驳论者、一般参会者等组成。
辩论会的三要素:
一是辩论中存在着持有不同意见的双方或多方;二是辩论须针对同一事物或同一问题,即存在着同一论题;三是辩论的诸方有或多或少的共识或共同承认的前提,如思维的同一律,不矛盾律排中律,和充足理由律以及真确推理方法等,以及如社会公理,科学规律等是非真违标准和价值取向。
辩论的基本特征为:
第一,立场鲜明。
要求说话者在理的基础上,语言措辞针风相对,尤其是原则问题上,不得含糊不清,转弯抹角,摸棱两可。
不然容易造成歧义,达不到明确目的。
要使辩论语言立场鲜明,应多用己知道理,事实,数字说话;不用少用概括性,抽象性,摸棱两可的词语;要在目的明确,准备充分,策略得当的情况下,有意识的使用少量模糊语言。
第二,答辩巧妙。
辩论不是平淡的申明或反驳,而是选取比较新颖的角度进行答辩。
第三,逻辑严密。
要求对自己的观点阐述具有条理性,更重要的是运用逻辑武器,进攻对方的立论、论据、论证,揭其荒谬,避其锋芒,搓其锐气,扬己命题,充分展示语言的雄辩性。
第四,用语精练。
辩论者必须用简短明快的语言击中对方的要害,甚至达到一语中的的程度,辩词应力求简短犀利。
第五,语言攻击。
凡有辩论就有语言交锋,就必然体现出不同程度的攻击性。
11、视频会议
视频会议是运用现代信息技术手段实现与会者不需要聚集在同一会场,而能实现声音、表情和肢体语言等可视交流的会议方式。
视频会议的根本特点是实现可视化的交流,这是会议中最自然、最不比拟的交流优势,它加深与会者的理解与记忆,促使与会者更有效地交流。
视频会议依托视频会议系统作技术支撑,它同时允许几组不同地方的与会者参加同一个会议,并能看到全方位的会议交流活动图像,清楚地听到别人所说的话,就像在大家坐在一起。
视频会议可以使与会者不用出远门,就能进行远程的会议交流,既达到面对面会议交流的同等效果,有节省了传统会议的各项费用开支,减少了出差等人员的长途流动。
视频会议中,网动网络视频会议是最常见的一种,目前有很多机构都采用网动网络视频会议系统开展交流,有的还应用于远程教育培训和医疗的远程会诊。
网动网络视频会议的形式是由组织者发起和主持,可以有多个人参加。
通常使用文字信息进行交流,在设备许可的情况下也可以使用图形、音频或者视频的方式进行交流。
不需要专门的会议场所和专职的会务人员。
利用已经建成的计算机网络,使用这种会议方式,可以节省大量的会议经费。
网动网络视频会议在满足传统视频会议音频、视频通信的基本要求的同时,还能够提供多样的会议讨论形式和功能,如:
远程讨论、远程共享多媒体演示文档和电子表等,共同就某一问题开展讨论,甚至能够将开会的通知通过电子邮件和手机短消息的方式传达到每一个与会者。
12、学术会议墙报
学术会议墙报(英文称poster)也称展板,是交流一种常见方式,与会议相配合,是会议的一道独特的风景。
论文成果展板交流是一种在国际会议期间进行交流的常用形式,也是国外大学和研究机构开展研究成果交流与展示的一种普遍方式。
学术会议墙报需要经过筹划、准备、设计、制作、打印等相应过程,需要根据交流场地和展出的要求设计和制作。
在会议中展出的学术会议墙报的内容,须符合会议主题(或内容范畴)的要求,与参会者的背景和研究领域相关。
学术会议墙报可以展示研究团队的研究成果,也可以展示了作者个人的成果。
学术会议墙报一定要图文并茂,以清晰的图表和言简意赅的语言概括了研究成果的内容、主要认识和创新点。
(2)活动宣传方案
我方有丰富的活动推广宣传经验,技术过硬的设计团队和网络维护团队能为采购人提供高效的宣传推广。
基于本项目的实际情况,我方计划从以下几个方面为采购人开张宣传活动。
一、做好内部系统宣传
针对中西医结合学会的特殊性质,结合其众多的下级组织,以与中西医结合学会有关联性的上级组织,同类或相近组织为推广宣传对象,通过不同方式向其宣传会议的相关信息,邀请感兴趣的人员参与。
二、做好各大医院,医学院校、医疗卫生管理部门的宣传
以全国各地各类医院,卫健委为宣传对象,向其宣传会议的信息,包括会议议程,与会嘉宾、会议主题等,吸引此类单位的专业人士参与会议。
三、以医药企业为宣传对象,可以给予其一定特殊照顾,如在会议期间宣传自己的公司或产品,吸引其参与会议活动。
宣传的主要方式
在大会秘书处确定会议的主题、时间、地点、参会嘉宾后,我方会根据采购人的要求,对符合大会参会条件的人,利用以下方式进行宣传:
(一)直接邀约
给符合条件的、大会希望其能够参与会议的人。
发放邀请函并进行直接邀约。
秘书处将会根据中西医学会提供的信息资料和我方掌握种种资源遴选符合条件的参会人员进行直接邀约。
(二)报名邀约
我方还会通过多种途径的宣传方式,发布推广关于会议的基本情况,吸引感兴趣的人或单位报名参会,再从报名的人中选出符合条件的参会者,发放参会邀请。
部分推广宣传方式
1、网络宣传
网络宣传具备宣传面广,速度快,受众广的特点。
在会议筹备期间我方可为采购人搭建专属会务网站,进行宣传,此外还可通过企业官方微博、微信公众号等网络平台进行宣传。
2、新闻宣传
新闻宣传有新闻发布会、新闻报道等。
新闻宣传必须在会议之前、期间和之后连续进行。
会议组办方一般都在会议期间设立有专门的新闻宣传部门,该部门的工作人员应具有良好的媒体背景,熟悉新闻宣传的手段与一般手段,并能够与专业新闻人员有效沟通,和记者、编辑、摄影师、专栏作家都能够保持联系。
良好的人际关系有助于获得媒体的最大支持并获得积极、正面地报道。
在新闻宣传工作中,会展组办方特别需要注意新闻稿、新闻图片。
新闻稿是展出者提供给媒体的主要和基本的新闻资料,质量高、内容新、符合新闻写作要求的新闻稿件被广泛应用的可能性就越高。
好图片可以直观体现会议现场的效果和主题,好图片比好文章更容易采用。
3、广告宣传与推广
广告是会议宣传的重要方式,也是吸引参观者的主要手段之一。
会议广告的范围可以覆盖已知的和未知的所有参观者,可以将会议情况传达到直接联络所遗漏的目标观众,也可以加强直接联络的效果,这是覆盖面最广同时也是最昂贵的会议宣传手段,因此必须目标明确,根据需要、意图和实力有效安排。
广告媒体主要有报纸媒体、杂志媒体、广播媒体、电视媒体、网络媒体、户外广告媒体,以及邮寄广告媒体和其他媒体。
这些主要媒体在送到率、频率和影响价值方面互有差异。
每一类媒体都有一定的优点和局限性,认识不同媒体的特性,是合理选择广告媒体的前提。
1)报纸
从职业和教育程度来看,阅读报纸的阶层是最广泛的,它的优点主要体现在弹性大、灵活、及时;对当地市场的覆盖率高,读者广泛而又稳定;可信度高,影响力强,容易被接受和被信任;便于阅读和存查。
2)杂志
最为广告媒体杂志的长处在于它是被读者特意选购的,杂志内容和读者之间的关系,比起其他媒体处在更自然的关系上。
它的优点在于针对性强,选择性好,可信度高,并有一定的权威性,反复阅读率高,传读率高,保存期长。
3)广播
广播的特性首推时效性,广播是适合个人喜好的媒体。
作为个性化的媒体,广播仍然占有重要的地位。
当然有采取个性化的诉求方法的必要,给予听众以其他媒体不能得到的亲近感是尤为重要的。
所以,广播广告应该强调对特殊阶层的诉求。
其优点在于信息传播迅速、及时,传播范围广泛,选择性较强,成本底,收听方便,不受限制。
4)电视
电视是所有媒体中最家庭化的娱乐媒体,也是现广告的主角。
电视广告通过画面和声音吸引观众,是观众很直接的感受广告产品,引起消费兴趣。
其优点是诉诸人的视觉和听觉富有感染力,能引起高度注意,触及面广,传达率高。
5、其他媒体
除了报纸、杂志、广播、电视、网络五大媒体之外,还有一些其他的广告媒体,如户外广告、直接邮寄广告、POP广告和赠品广告等。
(1)户外广告
户外媒介是最古老的广告媒介,如店铺招牌和旗帜,便是户外媒介的一种。
目前,主要的户外媒介有路牌,霓虹灯,交通工具,大屏幕电子显示屏,户外灯箱广告等。
其优点是反复诉求效果好,对地区和消费者选择性强、传真度高,费用较低,具有一定的强迫诉求性质。
(2)直接邮寄广告
直接邮寄广告是会议推介最常用的形式。
其优点是针对性强,选择性强,注意率、传读率、反复阅读率高,灵活性强,人情味较重
(3)POP广告(又称销售点广告)
销售点广告是一种是设置于销售现场的广告形式,如张贴、悬挂于会议现场的海报、旗帜,橱窗、卖场内灯箱、模型、挂板及各种制品。
POP广告的优点:
(1)营造气氛。
POP广告有利于营造会议现场气氛,始消费者不用费力就就可以了解到最主要的会议信息。
(2)突出会议形象。
当同一展馆同时有多个会议时,好的POP广告能始本会议形象突出。
(3)引人瞩目。
制作精良、别致的POP广告很容易引起注意,并引起观众对会议的好感。
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