档案管理制度.docx
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档案管理制度
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档案管理制度
各公司、事业部、处(室)、驻外企业:
为保证档案的完整与安全,发挥档案工作的应有作用,且有利于档案的收集、整理和管理,有效地保护和利用档案,结合我公司实际,特制订本制度。
一、归档范围:
凡是反映集团工作活动,具有查考利用价值的文件、材料,均属归档范围。
(一)上级机关文件、材料
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件、材料;
2、上级机关颁发的与集团业务有关并要执行的文件;
3、上级机关领导视察、检查集团工作时的重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;
4、集团负责同志与上级领导同志有关工作问题的重要来往文书。
(二)集团文件、材料
1、党委会议文件、材料,集团召开的工作会议、专业会议文件、材料;
2、集团印发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;
3、集团的请示与上级机关的批复文件;
4、工作中形成的重要工作计划、总结报告;
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5、制定的工作制度等文件材料;
6、反映业务活动(展览会、定货会以及各类仪式等)和科研成果的专业文件材料;
7、各种统计报表和统计分析资料;
8、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;
9、党、团、工会及妇委会在工作活动中形成的重要文件材料;
10、在公务活动中,形成的重要函件、电话记录、值班记录,领
导同志从外地带回的与集团有关的文件材料;
11、征用土地及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的图纸及文件材料等;
12、机构成立、合并、撤销、更改名称、起用印信及人员编制等文件材料;
13、党组织的重要文件材料;
14、财产、物资、档案等交接凭证、清册;
15、各类经济合同。
二、档案整理归档责任划分:
1、档案归口管理部门为管理部,并成立档案管理小组。
2、各公司、事业部、职能部门根据上述范围,确定专人负责档案整理归档工作(兼职),为档案管理小组成员,管理部每半年组织一次档案工作会议。
3、财务部单独整理归档。
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4、各公司、事业部技术资料单独整理归档。
党、团、工会及妇委会在工作活动中形成的重要文件材料;
三、归档时间安排:
档案整理归档工作要求随时归档,在整理档案时,要求分类码齐装档案袋,由档案室统一编号、编目、装盒。
在档案整理期间,各单位档案员要认真负责查找、搜集本公司、部室应归档的有关文件、资料(含照片、实物、电子文件等档案)。
档案室完成排卷、编目上架工作,把各科、室移交上来的档案统一编号、排列、上架。
四、归档要求:
1、凡是规定应该归档的文件材料必须按时向档案室移交,任何人和部门不得据为已有。
2、坚持部门立卷制。
即:
以哪个部门产生应归档文件材料的,则
由个部门负责收集、整理装订、分类、排列原则。
具体整理归档工作由兼职档案员完成。
3、归档文件材料必须准确地反映企业各项活动的真实内容和历史过程。
4、凡属归档范围的文件材料,必须收集完整齐全,并按要求装订为件。
各部门兼职档案员应对档案的完整、准确负责。
5、所有应归档材料,档案室应按照《档案分类的基本要求》系统
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整理,按件整理时卷内文件材料排列有序,并编制件号、填清楚文件目录、卷内目录和备考表。
6、归档的文件应对其形成的程序和内在质量符合规范要求。
字迹清楚、图样清晰,图表整洁,纸质良好、规格统一,签字、盖章手续齐全。
文字材料幅面尺寸宜为A4(297mmX210mm),图纸宜采用国家标准图幅。
若是基建竣工图,应加盖竣工图章。
采用耐久性的书写材料,如:
碳素、蓝黑墨水;不得使用褪色的书写材料,如:
红色、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔/复写纸等。
7、档案材料图片(含照片)及声像档案,要求图样清晰,音像清楚,文字说明内容准确。
8、档案资料必须使用原件,在不能使用原件时,应在复印件或抄印件上加盖公章并注明原件的存放处,传真件需复印保存。
9、档案资料通过OA上交时,必须注明资料类别(如:
基建、设备合同、采购合同、销售合同等)。
10、设备资料归档,由业务员为兼职档案员,上交前,将采购合同、技术协议一并用不锈钢订书针装订。
11、各公司、事业部,按年度上交的合同将一年内所有合同装订成一本(太多的可以装订多本),附纸质目录、电子目录各一份,并按顺序排好,依次在每件资料的右上方标注顺序号(一份合同为一件),
装订时按左齐下齐方法用不锈钢订书针或线绳装订。
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12、基建档案,兼职档案员检查本部门归档材料的齐全、完整与准确情况,鉴定归档资料的真假(如:
合同、图纸等),确保有存档价值的资料归档。
五、管理职责
(一)、归档单位
1、负责档案的收集、移交工作;
2、档案的收集、移交工作以处(室)为单位;
3、档案移交实行网上确认制度。
即移交单位将要移交资料的名称、移交时间、移交者姓名通过OA系统转到档案室,档案室收到资料后在OA系统上予以确认,并将储存信息通过OA传到信息办留存备查。
(二)审计室
1、负责销售合同、设备采购合同收集审计把关工作。
设备发票送审时,《设备验收报告》上必须有档案管理签收章,对没有签收章的做
好记录,提报管理部纳入考核;销售业务提成审计时,事业部销售合
同必须有档案签收章(属于有限责任公司的由本公司保管,送审时需由有限责任公司的档案签收章,纳入管理部月度审查考核),否则不予审计。
2、每季度一次对档案管理工作进行审核,并将审核过程中发现的问题形成通报,纳入当月管理部KPI指标进行考核。
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(三)财务部
1、负责采购、外协合同资料把关以及财务档案资料的管理工作。
对于5万元以上的采购合同付款时必须检查合同是否已存档(在各公司、事业部存档登记),无存档登记不得付款。
2、财务档案由财务部负责保管,纳入集团月度考核。
(四)管理部
负责档案资料的立卷、储存、保管、收发、借阅等工作。
(五)信息办
负责每月将各单位移交的档案明细,书面报管理部,纳入月度绩效考核。
六、整理管理:
1、归档文件严格遵循文件材料整理步骤,采用年度一机构(或问题)进行分类整理、保持文件之间的密切联系,卷内文件排列系统条理,使之成为一个有机整体。
2、按件整理:
一文一事为一件;请示批复为一件;转发文和被转发文为一件;复印件与原件为一件;报表图册为一件。
3、拆除金属物,小张残破文件要修补齐整,受压字迹文件要加边,对字迹已扩散的应复制并与原件一起装订,大开文件应以风琴式折叠,并在右上角编写件号。
4、厚件文件可采用三孔一线法装订,但应视为一件整理编目。
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5、按件盒要求,填写盒脊相关内容,做到清楚、规范。
6、按规定填好备考表。
七、档案保管:
1、档案保管工作程序:
收集、整理、鉴定、保管、统计、利用。
2、对收集归档的文件材料要严格检查,把好质量关,及时入库。
3、进行系统整理,将其内容与成份揭示出来便于安全保管,保密
和利用。
4、对入库的档案进行统一的分类、编号、并保持相对的稳定性;便于整理和迅速地查找。
产品、经营、基建、设备、管理性文件,分别归入相应的类目编号。
5、根据需要编制归档文件目录、专题目录、科技档案、分类目录、特种载体档案目录、底图目录等不同形式的检索工具,并且进行电脑录入工作。
八、档案鉴定:
1、确定保管期限的原则为集团有长远利用价值的档案应永久保存:
对集团在一定时期内有利用价值的档案分别为长期和短期保存;凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
档案查阅按级别分类。
2、编制档案保管期限表,对全部档案划分保管期限表,保管期限分为永久、长期、短期三种。
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3、制定档案保密制度,对全部档案划定密级;档案密级分为绝密、机密、秘密三种。
4、档案的鉴定工作,由公司负责人、专业人员、档案人员组成档案鉴定小组、定期审查保管期限和密级,剔除失去保存价值的档案,鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关部门和人员负责修改补充。
5、经鉴定,对失去利用价值和保存价值的档案,需要销毁的,由鉴定小组提出意见,编造销毁清册,经集团分管领导审批、董事长批准后后方可销毁。
6、销毁档案必须慎重从事,凡是超过保管期限,失去利用价值的案卷应剔除,待保管一段时间确认无保存价值时,填写销毁清单经分
管领导审核、董事长批准后,由两名档案人员监督销毁并签字。
九、档案统计:
1、各档案的收集、移交、借阅、销毁、利用效果等方面都需要通过档案室按规定分别进行登记。
2、对永久、长期、短期保存的档案分别进行数量统计,并对重要科技档案实施重点保护、严防泄密。
3、建立档案的利用效率、借阅人次和调卷数量统计,为提高技术水平,提前完成任务提供条件。
4、按时完成档案工作统计报表的填表任务。
5、档案统计必须书写明了、字迹清晰、记载齐全、数字正确。
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十、电子文件归档与管理:
1、电子文件是指在数字设备和环境中生成,以数码形式存储于磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通讯网络上传送的文件。
2、归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
3、管理部是电子文件归档的归口管理部门。
对归档电子文件形成过程的真实性、完整性、有效性负责。
负责归档电子文件形成、收集、积累、鉴定、归档等全过程的管理和监控,保证管理工作的连续性。
4、归档电子文件应明确规定归档的时间、范围、技术条件、相关软件、版本、数据类型、格式等要求,保证归档电子文件的质量。
5、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,
应在内容、相关说明及描述上保持一致。
6、具有永久保存价值的归档电子文件,必须同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
7、电子文件归档时应附有法律效力的非电子签章,保证归档电子文件的凭证作用。
8、公司等效采用国家标准GB/T18894-2002电子文件归档和管理规范。
十一、档案的开发利用:
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1、档案信息开发利用是档案工作的目的,要重点服务于改善企业
经营管理,提高质量,降低原材料消耗和增加经济效益等方面。
开辟阅览室,接待借阅。
2、对部分保密级不高的档案资料企业内部实行有控制的档案开架
阅览。
3、交流档案目录。
4、熟悉库藏,了解需求,开展档案复印服务。
5、各类档案检索工具要齐全、完整、便于利用。
6、提供档案咨询服务。
7、开展档案资料编研工作,加强档案的研究整理,有计划地组织编辑出版档案汇编材料,在不同范围内发行。
8、档案开发利用,必须严格执行保密制度。
十二、档案保密与借阅制度:
1、档案是历史的真迹,是宝贵财富。
每个职工都有利用档案的权利和保护档案的义务。
2、档案查阅按级别分类。
分为:
董事长、总经理、副总级、中层干部级。
查阅一般范围的档案,须经部门分管领导批准。
属绝密或机
密级档案,查阅级别在档案盒上有明确标注。
3、查阅档案者必需填写档案借阅审批单。
凡外单位查阅、摘录或复制档案,必须持本单位的介绍信,并注明查阅者身份和利用档案的目的与范围。
绝密档案不得外借,机密以上档案不得向外单位提供复
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制件,特殊情况须经董事长批准。
4、查阅核心档案,必须按密级分类,该哪级必须由哪级批准,必
要时报董事长审批,档案管理人员要严格控制被批准的查阅范围。
5、查阅管理类档案材料,只限在阅档室进行,不得将档案材料带出室外,因工作确需借出的,须经分管领导批准。
查阅档案时,只准查览自己需要了解的有关内容,不得翻阅无关章节和横传。
6、因工作需要复制档案内容,必须经分管领导批准并办理复制手续后,由档案人员进行复制。
档案员只能复制与利用目的有关部分页面(属于机密档案,一般不予复制)。
若因特殊需要,必须复制的应经分管领导同意,复制件应于使用后作保密级销毁。
7、借阅人对案卷应妥善保管,保持其完整、清洁,不得在档案文件上勾划、圈点、涂改随意拆散及抽页、剪贴、倒卖牟利,借阅完毕及时归还。
借出的档案不准转借他人,防止丢失和泄密。
如遇丢失,要及时写出丢失报告,在没有做出处理前停止借阅。
8、凡调出、离退以及较长时间外出工作、学习的人员,离前必须归还全部所借档案、资料。
否则不能办理调离手续。
9、管理、音像档案一般只允许在档案室查阅,科技档案及资料可以借出,但期限不得超过半个月,逾期不能归还者,需到档案室办理续借手续。
对特殊情况需较长时间利用的要经分管领导批准。
10、设备档案借阅,各公司、事业部必须指定一个兼职档案员负
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责设备档案的借阅工作,其他人不得随便借阅。
借阅档案时,必须持有本部门负责人签字的档案借阅审批单,以一个月为周期,到期必需归还,对借阅档案不按时归还又不办理续借手续的,将纳入单位、部
门的绩效考核。
11、档案人员和借阅人员对借出档案,要当面进行清点、核对后签字。
收回档案时应详细检查,当面点清,如损毁、丢失、破坏档案的行为,应认真查处。
12、每年十二月底,档案人员要对全年借出的档案、资料进行清
点、催还。
对长期借阅档案不归还,又不说明原因,不办理续借手续的,档案人员要通知借阅部门负责人负责催还,并严格按考核办法执行。
13、档案室利用计算机查阅档案信息,必须严格管理使用密码,
不得随意向他人提供。
十三、重点档案管理
1、股东代表大会形成的系列材料。
包括:
会议通知、签到、议题、
会议报告、分组讨论情况、大会决议和会后落实决议情况。
2、董事会形成的系列材料。
包括:
会议通知、议题、董事发言、
会议决议及相关文件,董事长、董事、列席人员、记录人签字及会后落实情况。
3、征用土地、新建项目系列材料。
包括:
会议纪要、上级批复、合同签订、图纸资料、厂房设备及水电管路等系列相关文件。
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4、工程新建、扩建项目系列材料。
包括:
立项报告、设计委托书、
工程规划、施工图及报批文件、工程概算预算、招投标文件、工程合同、变更意见、竣工图、决算书及工程质量及进度监理等相关文件。
5、基础设施主要指水电汽及地下管路相关材料。
包括:
设计图纸、
规格尺寸、质量期限、有关责任人等系列资料。
6、大中精设备(仪器)系列材料。
包括:
设备申购报告、批准文件、订购合同、会谈纪要和有关技术商务文件;设备开箱记录、装箱单、质保证书等附件;设备安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单、验收报告及文字材料;设备说明书、图纸及全套随机文件。
设备技术改造、搬迁所形成的文字材料及相关数据、报告。
7、重点档案管理中第3、4、5、6条属于财务入账结算,必须先按上述规定要求办理归档手续,加盖档案专章,审计、财务方可办理
其它程序。
8、集团领导、各公司事业部负责人在外签订的任何合同、协议等与集团生产经营有关的文件资料,必须交给档案室存档。
十四、其他几点要求:
1、企业档案工作要坚持统一领导、分级管理的原则,建立以管理部档案室为中心、以各部门为基础的档案管理网络,建立、健全档案工作制度,保证档案完整、准确、系统,安全和有效利用。
2、提高认识、加强档案工作领导。
档案工作要列入企业发展规划
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和年度工作计划,列入领导的议事日程,档案工作要贯穿于企业的生
产、技术、经营管理等各项工作,对档案管理的工作程序,文件材料
的形成、积累、整理归档等,都要列入各部门和有关人员的岗位职责中。
3、各单位、部门要按公司统一要求,确保时间、保证质量,按时
完成档案的整理和移交,不得延误,切实做到档案齐全、完整。
4、各部门将档案整理合格后,须移交管理部档案室集中统一管理,各部门不得随意保留、处置。
实物档案随有随交,若确实需要各部门保管的,须先到管理部档案室登记后,方可放在本部门。
5、在每月档案资料整理工作中,管理部将根据归档时间、资料整理情况进行评比,并予以通报,作为部门绩效考核。
望各单位、部门本着对集团负责的态度,抓紧组织,积极动员,确保本次档案收集工作全面、快捷,避免漏报、瞒报,为下一步完善档案管理打好基础。
十五、考核与奖惩:
1、兼职档案管理人员要认真履行职责,对各项工作中形成的文件材料,必须按本制度和有关规定进行收集、整理、立卷、归档、移交。
在规定时间内未完成上交或归档不规范的,每出现一次扣2分。
2、档案材料属集团所有,任何人不得把在工作中形成的文件材料丢失或据为己有。
一经查出解除劳动合同,并取消部门当月绩效工资。
3、外出学习、考察、参加会议获得的文件、材料,回单位后必须及时上交登记。
凡私存不交,一经查出严肃处理,并取消部门当月绩
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效工资。
4、凡大中精设备仪器开箱验收时,兼职档案员应参加,将全部材料妥善保管并按时上交档案室存档。
违者,当事人承担因此而造成文件、材料遗失、损失责任,一经查出严肃处理,并取消当月绩效工资。
5、单位部门负责人不履行职责,因此而造成档案工作受到影响或
造成损失的,追究责任,情节严重免职。
对档案造成损失,影响档案
工作的开展,对个别阻挠档案工作正常进行,故意推诿、转移、分散、
藏匿及毁坏档案的人或部门应按其造成损失的轻重予以处理。
6、借阅人对案卷中档案文件上勾划、圈点、涂改随意拆散及抽页、剪贴、倒卖牟利的,根据情节轻重给予处罚。
7、对不积极配合开展归档工作的,视情节轻重给予处罚。
8、在档案工作中成绩突出的,集团予以奖励。
9、集团对外签订合同盖章时,必须到集团办进行登记,否则不予盖章办理。
各分公司签订合同时,必须在各公司财务综合科登记,形成月度登记表,次月1日对各公司登记表进行收回并对其归档情况进行考核。
10、外地分公司档案严格根据集团档案管理规定进行整理,管理部定期视察外地企业的同时对其档案管理进行抽查。
11、要妥善保管好各种档案资料,若发生丢失,每份扣责任单位绩效考核30-50分。
12、各单位要设立兼职人员负责档案移交、传递、临时保管等工
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作,并建立完善本部门的档案管理制度。
13、存档资料要求做到:
及时编号分类、摆放整齐、目录清楚、检索方便,不得出现混放、乱放、鼠蚊、虫蛛等。
不符合要求,每项扣10分。
14、对移交的档案资料,属于归档范围内的按要求归档,不属于接收归档的,发现一次扣责任单位20分。
15、本制度自印发之日起执行。
附件:
资料归档明细表
二〇一三年一月五日
发文范围:
全体部门
编制
李云香
审核
徐公山
批准
刘增喜
类别
归档范围
归档时间
责任单位
设备合同
1、设备采购合同及技术协议
合同签订后15个工作日
各公司、事业部、后勤处室
2、设备验收报告
验收合格后15个工作日
3、设备说明书、技术文件等资料
设备到厂开箱验收后15个工作日
4、供方企业资信情况:
税务登记证、营业执照副本等加盖公章的复印件
合同签订后15个工作日(如之前供方已提供资信情况(一年内),则不需每次采购重复入档)
5、设备验收不合格项的书面处理资料
处理完毕后15个工作日
基建合同
1、合同及签订合同主体的资质、等级、法人资格、安全生产许可证等相关证件加盖公章的复印件。
招投标项目另附加评标记录、工程量清单、报价单、预算书。
合同签订后15个工作日(以集团领导签字日期为准)
房地产公司
2、图纸、图纸会审、工程变更资料
竣工验收后15个工作日
3、竣工验收报告(含隐蔽工程验收记录、各单体各项工程验收记录、工程预算报告)
竣工验收并结算完毕后3个工作日(以发票审计完毕日期为准)
4、项目报批资料(复印件)
项目办理完产权证明起7日内
销售合同
1、合同评审资料;2、销售合同
属有限公司的,销售合同存放至各公司财务综合科,年度终了后1个月内移交;属事业部的,在合同签定后1个月内交档案室存档。
各公司、事业部
采购合同
1、材料单批采购金额在5万元以上、重要的非生产性物资必须签订采购合同
采购合同存放至各公司财务综合科,年度终了后1个月内移交。
(如之前供方已提供资信情况(一年内),则不需每次采购重复入档)
各公司、事业部、后勤处室
2、关键部件必须签订采购合同
3、供方的营业执照、税务登记证等复印件资料加盖红章的资质资料
4、长期供货质量保证协议(长期供货每次供应量不大及关健部件的供应商签订)及物流运输协议
年度终了签订次年协议于1月1日前归档,新添加协议签定后1个月
人事合同
1、劳动合同;2、与员工签订的技术保密协议;3、外出培训合同;4、员工个人档案
合同签订后3个月
管理部
财务档案
1、财务凭证;2、账簿;3、财务报表;4、会计事务所出具的审计报告
财务部自己负责存档保管
财务部门
工资档案
1、工资审批文件;2、工资发放明细;3、调令及独生子女费;4、考勤表;5、工资表
年度终了后1个月
管理部
外来文件
1、上级机关下发的文件
收到后1个月
集团办
内部文件
1、集团内部文件
收到后1个月
集团办
2、集团通知、通报类
月度终了后15个工作日
管理部
3、集团管理制度类
年度终了后1个月
管理部
其他资料
1、集团专利、新产品鉴定等相关资料
月度终了后15个工作日
总师办
2、合资合作、土地购买、股权转让等重大文件
合同签订后7个工作日
各公司、事业部、后勤处室
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