流程制度专员岗位职责.docx
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流程制度专员岗位职责.docx
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流程制度专员岗位职责
流程制度专员岗位职责
行政人事专员岗位职责流程
1、绩效考核:
1)绩效考核时间:
每月1日至5日完成绩效考核
2)考核方法:
①月初由行政人事专员催促各部分交绩效考核表,考核表包括:
各部门主任对员工进行考核的《月度关键指标考核表》、《各部门施工津贴表》(这部分人员不做绩效考核)、以及主任自评的《月度关键指标考核表》;
②该岗位需负责对分管技术成本部的副总(陆厚龙),生产一工区主任(张争银)、生产二工区主任(张正林)进行考核指标的汇总。
步骤如下:
首先,向技术成本部的副主任(李欢欢)索要《在建项目进度计划表》《催审项目经营计划表》和《催尾款项目经营计划表》纸质版(须是陆总签字确认的)和电子版(留作参考:
F:
\\\\行政人事工作\\\\人事管理类\\\\绩效考核\\\\李欢欢提供三位老总绩效考核指标);
其次,根据数据制作绩效考核明细表(参考模板:
F:
\\\\行政人事工作\\\\人事管理类\\\\绩效考核\\\\三个老总绩效考核表);
再次,根据公式:
本月指标完成情况/本月计划指标*权重=考核成绩,算出考核分数;
③向其他部门负责人索要其部门人员的绩效考核表:
办公室—主任(任才伟);
技术成本部—主任(吴琼);
采购部—主任(黄庆华);
财管部—主任(王立芳);
生产一工区—主任(张争银);
生产二工区—主任(张正林);
客服部,装表办—主任(张孝辉,分管装表办);
其中,有些人员有绩效考核,有些人没有,他们拿的施工津贴,这个体现在各部门主任交上来的考核表上,表格上有的人就是需要绩效考核的,没有的人就是不需要考核的;
表格模板:
F:
\\\\行政人事工作\\\\人事管理类\\\\绩效考核\\\\各部门月度绩效考核表(这些模板是对各个部门的主任进行考核所用的表格;
各个部门人员的绩效表由其各自的主管制作)
④收集好的所有绩效考核表后,将各个部门员工的考核数据(包括技术成本的主任)汇总到《各部门绩效考核评分汇总表》;
同时将各个部门和陆总的自评分汇总到《部门负责人绩效考核评分汇总表》;
⑤最后,将汇总好的表格按照顺序:
《部门负责人绩效考核评分汇总表》、《各部门绩效考核评分汇总表》、《施工津贴表》及各部门负责人自评的《月度关键指标考核表》,经综合办公室主任(任才伟)审核后,交至高总处;
由高总给出最终的考核分数;
(表格在F:
\\\\行政人事工作\\\\人事管理类\\\\绩效考核\\\\绩效考核汇总表)
3)、将高总批准后的考核分数交至财务部;
表格包括:
《部门负责人绩效考核评分汇总表》、《各部门绩效考核评分汇总表》、《施工津贴表》
4)将各部门人员及部门负责人的《关键指标考核表》保留并存档!
2、考勤(每月1—5日)
1)每月月初行政人事专员,拿着优盘和数据线至门卫处,将考勤机上考勤信息拷至优盘:
方法:
长按OK键——输入用户名和密码:
20203—按ok键—U盘管理—按ok键—下载数据—ok键—下载考勤数据—ok键即可,下载完毕之后需要一一按返回键,直至恢复到原界面;
2)将优盘上的数据拷至电脑的考勤系统中:
打开考勤系统—数据—USB闪盘管理——确认—导入记录数据至电脑—选中优盘上的数据——确定即可;
关闭考勤系统;
3)重新打开考勤系统—统计报表——选择部门和时间—查询计算—报表预览—员工上下班时间表—打印即可;
一个部门一个部门操作完之后,进行数据核对:
现将打印出来各部门的上下班时间表与考勤系统的核对:
操作:
出勤记录—选择部门、时间—查询即可;
之后还要结合门卫处考勤本子进行核对;
4)将有问题的考勤(没有上或下班时间)在纸质版上下班时间上标注出来,然后将纸质版部门上下班时间表和《外出单》按照部门分发;
5)根据收上来的数据进行汇总至《考勤公示表》,一式两份,一份给财务,一份留作备案。
(由于和集团办公室用同一张公示表,我们这边的填好后留出相应的表格给集团办公室填写,待办公室主任审核签字之后复印一份备份,将两份原件给集团办公室,由集团办公室续填之后交至财务即可)
3、新城电力工程建设公司花名册制定及更新
每月更新一次,交给高总和综合办主任处,以便及时掌握公司人员流动及变动状况;
(表格在F:
\\\\行政人事工作\\\\安装公司人员名单及联系方式)
4、会议纪要与发文管理
5、防暑降温用品采购与发放(每年7月份)
1)物品采购:
采购毛巾、香皂、风油精、人丹(合家福采购),可先到财务借款,然后报销即可!
2)发放标准:
毛巾每人2条、香皂每人2块、风油精每人2瓶,人丹只发给户外作业人员;
3)物品发放:
以部门为单位,进行发放;
4)采购费用报销:
填写《安徽新城电力工程建设有限公司费用报销单》(财务提供),先由综合办公室主任审核,再由财务主任审核,最后总经理(高总)审批即可,然后拿到财务出纳(郑来燕处)即可!
(表格在:
F:
\\\\行政人事工作\\\\行政后勤类\\\\办公用品采购\\\\20XX年度\\\\20XX年防暑降温用品采购及发放)
6、员工入职办理
(备注:
哪个部门要准备找人需要先写,然后报集团办,经集团办同意
2后方可办理入职)
(1)填写《员工入职登记表》与发放考勤卡
①填写《员工入职登记表》(表格在:
F:
\\\\行政人事工作\\\\表格),同时新入职员工需要交上1寸和2寸照片各两张(没有照片的,则要现场照以便留档),同时要把身份证、毕业证等相关证书的原件带到公司,经公司核实,进行扫描后归还给新入职员工;
行政人事专员拿着《员工入职登记表》找相关领导签字,并询问新入职员工的试用期;
领导签字确认后,到集团办公室办理备案:
到人事专员(童友莉)处索要员工考勤编号和考勤卡;
然后将员工交上来的照片进行扫描后,制作员工考勤卡封面(模板在F:
\\\\行政人事工作\\\\人事管理类\\\\一卡通)(制作方法:
首选,打开PS,在打开员工一卡通模板,点击右下角图层-需要修改哪个部分就点击相应的图层—点击相应需要修改的图层后再点击右上角工具栏上的T字体进行修改—最后将之前照的照片复制到照片位置-点击右上角拖动按钮-点击编辑“自由变换”或直接按ctrl+t进行照片的大小修改
然后,点击文件-另存为-选择应用变换-格式选择JPEG照片格式-保存即可完成,关闭PS时点击不保存以便保留模板。
然后,打印工卡。
在ps中新建一个A4格式的图层,将做好的员工一卡通拖到图层中,固定好位置后,保存为JPEG格式;
拷至优盘,到直销中心三楼商务部进行彩打;
打开图片,点击鼠标右键打印-选取A4格式选取“标签”(若打印照片选择油纸照片(最后两个选项))并且在右边选取a4格式——下一步完成打印。
)
②制作考勤卡:
先根据《工号》表格(需要跟集团办公室核对),给新员工编号,然后到门卫处录入新员工卡号信息;
(步骤:
长按OK键—输入用户名:
20203;
密码:
20203——用户管理——OK——新增用户—OK—输入考勤号—登记卡(在考勤机上放上考勤卡—OK—读卡成功—OK—保存数据—OK,完成。
)
做好考勤卡后,需要员工至财务部找出纳员(郑来燕)激活考勤卡;
交纳10元的卡工本费,待员工离职后再归还给员工,然后向卡里充值以便到食堂用餐;
(2)签订劳动合同
新员工试用期满后,需要提前通知新员工前来领取《转正考核表》,需要李总签字,由新员工自行填写和找领导签字,填好后交回;
然后签订劳动合同,即可完成入职手续;
合同一式两份,一份给集团办公室存档,一份自行保存;
合同期限可自行决定(可询问主任);
其中每月15日发工资与工资标准为1500是不变的;
(3)《就业失业登记证》申领
1)时间:
在办公员工备案之前;
也可以在之后办理
2)所需:
《录用人员登记表(新)》加盖公司公章、身份证复印件+一
寸照片3)地点:
沃野花园(二楼)蜀山产业园社区服务中心
34)联系方式:
68105055柏霞(4)办理员工备案(每月24号前)
1)签完合同后需要进行员工新签备案:
步骤如下:
A、申办时限:
用人单位自录用之日起30日内(每月24号前)B、所需材料:
a,录用人员身份证复印件一份;
b、《录用人员登记备案花名册》一式两份,盖公司公章;
c、《录用人员登记表》二份,写上公司地址和联系人、联系方式加盖公司公章d、《劳动合同信息管理报表》电子档,即备案表可自取名;
e、一寸照片一张附在身份证复印件上;
二寸照片两张贴在
《录用人员登记表上》
f、《劳动合同》原件一份;
备注:
其中身份证证复印件+一寸照片和一份《录用人员登记表》办理就
业失业登记证时使用;
C、地点:
沃野花园(二楼)蜀山产业园社区服务中心D、联系方式:
68105055柏霞
备注:
其中身份证复印件和录用人员登记备案表留办就业失业登记证使
用;
表格在(F:
\\\\行政人事工作\\\\表格\\\\人事类相关表格)以上信息可在以下网站中查询:
http:
///
2)备案后,将《录用人员登记备案花名册原件》交给集团办公室;
及时更新相关表格信息;
3)续签备案,时限与地点相同,所需材料如下:
a、原《录用人员登记备案花名册》;
b、续签人员《录用人员登记备案花名册》一式两份,盖公司公章;
c、续签人员劳动合同书
7、员工离职办理
1)离职人员交上《离职报告》后,需填写《员工离职移交手续清单》,并由离职人员找到表格中相应的人员签字,办理清单内相关手续,签完字后交还给人事专员;
2)人事专员办理离职备案手续:
a所需材料:
A、《录用人员登记备案花名册》一式两份,盖公司公章;
B、《劳动合同解除(终止)证明书》二份(一份给劳动局,一份给离职人员)C、《劳动合同信息管理报表》电子档,即备案表可自取名b、地点:
沃野花园(二楼)蜀山产业园社区服务中心c、联系方式:
68105055柏霞
8、发文管理:
4
a)发文编号:
在F盘—文件管理类—收、发文中,能找到各个公司的发文编号、发文格式;
b)发文内容管理:
各个公司将每一次的发文发给档案管理员,由档案管理员编辑内容和格式:
看看内容是否有改进之处;
格式规范为:
除发文标题《关于。
。
。
通知》为二号“方正小标宋简体”加粗和主题词、报、发为三号黑体加粗以外,其他均为”仿宋—GB2312”体;
其中发文机关即“安徽新城电力建设集团文件”为小初、红体、仿宋—GB2312;
发文号与正文日期等均为3号仿宋—GB2312;
发文管理:
完成后,先填写一份彩打的“安徽新城电力电力建设集团发文稿纸”(在F盘—文件管理类—收、发文—文件管理中找到)和黑白的发文文件先交给陈主任审核—然后找相应的人核稿—最后交老板审核,若老板有意见则进行改动,若没有意见则进行彩打;
打完发文文件后,填写盖章申请单至老板处盖“新城电力集团章”,之后打印一份“文件分发记录”(在F盘—文件管理类—收、发文—文件管理中找到)将发文文件交到相应的经理手中;
最后留一份。
按照:
文件分发记录—发文稿纸—发文文件的顺序进行存档。
9、档案管理
档案编号:
劳动合同—RS某年.00X离职人员档案——LZ某年.00X考勤——KQ某年.00X绩效——JX某年.00X安全生产管理——AQ某年.00X固定资产——ZL某年.00X公司管理制度——GL某年.00X办公用品采购及库存——CG某年.00X日常协议及合同——HT某年.00X收文——SW某年.00X发文——FW某年.00X员工工作培训——PX某年.00X
10、固定资产的采购与维护管理
续保专员岗位职责及流程
续保专员工作职责
1)熟悉车险条款及理赔操作实务2)具备良好的沟通能力及服务意识3)负责达成续保业务目标
4)续保总额(辆数、金额)目标、续保率目标
5)续保战败每月1日总结上月续保战败原因并向金融保险经理提交改善方案。
6)按要求管理客户的保险档案(包括物理档案的整理和保管、电子档案
和系统录入等。
7)负责向客户解悉保险条款及保险管家理赔服务8)熟悉出单系统的操作、负责代管保单
9)及时把续保客户与新保客户保险资料登录入系统,确保系统投保率与实际相符10)不得向客户推荐非本店认证的保险公司,如有发现根据公司制度进行处罚。
续保专员流程1)续保专员根据专营店的承保档案记录,提前2个月向保单即将到期的客户发送短信,向客户介绍本店的续保服务及理赔服务。
2)续保专员在电话营销过程中,应将商谈记录登记入《续保跟进登记本》的跟踪栏内,如果商谈失败,应在“失败原因”栏目内详实地记录失败原因。
3)续保专员应协助SA、CA向客户解释机动车保险条款以及本店的理赔服务。
4)早上8:
30上班后整理当天跟踪客户资料,以及准备好报价单。
5)电话续保:
以本专营店保险服务中心续保专员的身份出现,代表专营店保险服务中心,以回访和提醒的形式切入话题。
6)介绍本店保险服务中心的优势,主动要求通知传真或电子邮件形式向客户提供《车辆保险建议书》。
7)电话结束时,感谢客户的配合,并预约下次商谈方式和时间。
灵信互动职位说明书(行政专员)
职位名称
行政专员人事行政部
职位代码XZ001
人事行政经理
所属部门
工作地点
直接上级直接下级工作目标
北京
职位关系图
部门其他人员
公司其他部门
行政专员
人事行政经理
无
保证公司行政工作正常运转。
1、不能胜任本职工作时,调换到本部门其他基层岗位工作;
轮岗方向
2、本职工作优秀时,可考虑调换到其他相关岗位学习。
1.负责公司各部门文件处理、审稿及归档工作,建立完善的管理目录及手册。
2.负责各项文件的发放、推行、执行和跟踪,维护公司各项规章制度
的权威。
3.负责做好与公司领导及横向部门之间的联络、协调、沟通工作,做好与其他
职位职责
操作类
外联机构的沟通协调以及相关的手续办理工作。
4.稽查考勤记录,负责员工考勤资料、请假单、调休单的整理归档。
5.负责日常办公用品的库存管理,并按照公司相关规定对企业行政财产物资登记、造册、定期进行盘点,并负责财产物资的维修和保养。
6.负责协助公司各部门主要负责人起草各项制度章程,并向其提出文书修改的意见和建议。
7.负责公司领导和各部门负责人出行的飞机、火车等车票的预定工作。
精品资料
8.负责公司各部门及领导办公室所属设施、设备的管理和维护工作。
9.负责公司水、电费、电话费等缴费以及根据每月费用产生情况及时分析各项数据,确保正常使用。
10.负责领导办公区域及公共办公区域卫生的清理及维护工作。
11.负责配合领导进行公司各类活动的组织及实施工作。
12.参与公司后勤、人事等事务。
13.完成领导交办的其他工作事项。
辅助类
1.协助行政人事经理制定、修改、监督、执行、检查行政管理制度。
协助
2.
1.专科以上学历,两年以上同岗位工作经验;
具有一定的文字表达及能力;
良好的协调、组织、沟通、语言表达能力;
为人诚实、正值、可靠,能吃苦耐劳、严谨自律、上进心强,具有服从意识、团队合作精神。
2.
任职资格3.
4.
5.任职者签名直接主管执行时间
批准者签名
精品资料
行政专员岗位流程、规范、及常见问题
序号
工作项
日常工作
流程
开启门厅灯
规范时间
每日9:
00前、
常遇问题
①因本人晚来、或请假,需由本部
门人员执行其工作。
解决办法
上班开启、下班关闭。
1事项
18:
00后
将异
2员工考勤
统计考勤情况
①每日从打卡机内导出前一天的打卡记录,
常出勤人员汇总并发布;
每日12:
00前
①建议各部门负责人在每天
9:
00上班时向人事行政部报一
①员工请假时只跟直属上级请假而
下考勤情况;
从未通知人事行政部;
②每日将异常出勤人员填写到《未(漏)打卡说明表》内,再逐一找其个人及部门负责人签字确
认;
每日12:
00前
②凡是后补假条的员工未能及
②员工请假多数为请过假后不主动
③将每日考勤情况汇总到月度考勤表中。
其中包
时补交假条的,人事行政部将视
为这天考勤为旷工;
补假条,而由人事行政部追要假条;
③如有迟到便不打卡,之后追问便
每日12:
00前
括:
每日的请假单、调休单、加班申请单、迟到
及未打卡的情况;
④每日巡查各部门员工到岗情况;
⑤每周一进行对各部门所提交的值班表进行审
说忘记;
③由各部门负责人统计下属员工考勤,每周向人事行政部提交
④员工外出从未主动填写外出申请
一次;
单。
④凡早晨未打卡人员将视为迟
每日11:
00前
每周一12:
00前
核;
到(外出人员除外);
精品资料
⑥每月1号向张经理提交月度考勤表,每月
5⑤凡外出人员不填写外出申请
号发布月度考勤表,每月8号提交最终月度18:
00前单,视为此次外出无效,并按旷
工或者请假处理。
考勤表。
上午10点半-11
①领取办公用品;
点之间、下午为3点半-4点之间
②每日将领出的日常办公用品汇总到办公用品
①通常负责人在下达命令时,员工
①如有员工不能及时有效地执行公司制度及负责人下达的命令,是否该考虑该员工试岗问
题。
每日18:
00前
未能及时有效地执行,无视于负责人(包括人事行政部在发布通知及相
每周六18:
00前
3日常办公用品
日常办公用品
桌台账中;
②每周五将部分部门下周所需的日常办公用
关制度)。
品领出;
管理
③每周五将更新的办公用品桌台账提交张经
每周六18:
00前
理;
⑤每月中、月末采购日常办公用品,将各部门填写的物品申请表进行汇总,再结合库存情况,填
写采办单;
每月中、月末
①因其它部门未及时申报需求,故
不能按时采购办公用品。
18:
00前
精品资料
②增加沟通力:
员工如有任何
⑥将采购回的办公用品进行审核入库,
写物品价格;
并逐一填采购回后18:
00①员工流动性大、对薪资不满、与
其它部门员工发生口角
想法应及时与负责人沟通;
同时负责人应不定期主动和员工进
行交流沟通。
前
⑦各部门查看办公物品使用程度进行购买(提
提前2天查看;
此3种物品由外部人员送货
——
前2天查看;
此3种物品由外部人员送货)。
①每日检查2处卫生间打扫情况,检查过后执勤
4卫生情况
卫
生检查
人员签字确认,且将当日未执勤人员允以警告并
①每日中午
①警告1次,再轮值1次,下
月如还没主动按照卫生管理制
①员工自觉性不够,缺乏主动性。
13:
00
另再排一次;
②18:
00前。
度进行处罚。
②每月不定期检查各部门内部卫生情况。
更新通
①
每周六更新员工通录并发送人事专员。
每周五18:
00前
①离职人员未删、新进人员未添加、
职务为更改。
5通讯录
讯录
精品资料
6
接待贵
①将面试人员带到会客厅或会议室,并通知招
当顾客到访时
聘专员;
及前来面试人
①因本人请假或不再座位上,由本
接待工作客及面
部门人员执行此工作;
②因本人低头忙于工作,未及时接
②接待副总级以上的朋友及顾客。
员询问时
试人员
待应聘者及到访人员。
7水情况
购电、购电、购
①购电,将每次充电日期及购电日期随时记录
;
①当电表亮红灯时进行充值;
②当无水使用
未及时购买,突然停电,影响员工正常工作。
充值水
②购水频率不多,保持正常用水。
卡
时。
①将员工拿来需要充值的电话,看其电话类型进行为其充值,并填写在电话充值明细表内
①当电话卡无无费用时。
值次数也随之增加。
②每月将储存10000元的充值卡
电话卡情充值电
随着业务量的增加,从而电话充8况
话卡
①每月底按照办公用品桌台账中的库存剩余数
9
行政库房盘点库
来进行盘点,将盘亏、盘盈数如实填写
损;
保证不亏
每月底
员工领完物品忘记签字,造成库内有
盘亏现象。
管理情况房
②将行政库房内的办公用品摆放整齐,做到不
凌乱。
精品资料
①每月底按部门盘点一次固定资产及低值消耗
品;
固定资产及低值消
10
盘点固定资产及低值消耗品
②将编号有损的地方重新巩固;
①每月底;
③将新增品及废旧品做好记录;
②新入职员工
常固定资产采购流程,导致固定资产
的不准确。
④将离职人员的电脑收入库房,待新人入职搬
时。
出并更换使用人;
⑤将每月底盘点的固定资产及低值消耗品逐一
找其使用人及部门负责人签字确认。
①部门在采购固定资产时,未走正
耗品管理情况
精品资料
①领导提供相关信息后,进行订购。
②订火车票时:
询问有无车次,有无包厢或者
软卧(结合领导需求)
③询问过后,向财务部借钱并携带出行者身份
订火车票、酒
证到火车票办理处,进行够哦买;
④订酒店时:
询问有无住房(结合领导需求,通常是标间),如有进行订购,并为其联系人电话及
①领导下达命
①领导临时通知,未有房、火车票、
令后
饭店,从而预定情况不理想。
11临时交办事项
店、饭
姓名,通常不必外出;
店
⑤订饭店:
询问有无包间(结合领导需求来订购包间大小),如有进行订购,并为其联系人电话
及姓名;
⑥将所记录的信息向领导提供,并提醒相关事
宜。
发布通①发送到各员工邮箱中,抄送各副总;
①领导下达命①发布前没有仔细检查,导致员工
知及文
②上传到QQ共享群中,同时发布通知;
令后
提出异议。
精品资料
件③截图到QQ平台上;
④张贴到公告栏中;
⑤逐一用QQ途径通知各部门负责人,提醒负责
人告知其部门人员。
行政专员
20XX年3月1日
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