公共基础知识公文写作与处理.docx

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公共基础知识公文写作与处理

公共基础知识——公文写作与处理

公文纠错题的高频考点

一、发文字号

发文字号是一个机关在同一年度制发的公文的顺序号，它由发文机关代字、年份和序号三个部分组成，如山东省人民政府办公厅2012年发的第10号文件，发文字号应写为：

鲁政办发〔2012〕10号。

考生在复习备考的过程中一定要注意发文字号的书写格式，一是三个部分的顺序是不是正确，如顺序颠倒则错误；二是年份和序号是不是阿拉伯数字，如不是则错误；三是括号是不是六角括号，如不是则错误；四是序号前是不是加了“第”字，如有“第”字则错误；五是序号前是不是有“0”，如有则错误。

总之，发文字号必须符合“鲁政办发〔2012〕10号”格式，和示例有差别则错误。

二、主送机关指发文机关要求对所发公文内容进行答复或处理的对方机关，也称“受文机关”。

在考试中，题目中出现了主送机关，考生应予以注意，对于主送机关的书写可以参照范例：

“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

”做题时需要特别注意所使用的标点符号，两个机关之间所用的标点符号必须符合的原则是：

相同性质的机关之间用“、”，不同性质的机关之间用“，”。

三、成文日期

成文日期是公文生效和查考的依据。

在公文纠错题中也是考查频率较高的一个知识点，对成文日期的考查，主要体现在它的书写是否规范上，公文成文日期的规范书写是用公元全称，用汉字标明年、月、日，“零”写为“O”，如“二O一二年八月三十一日”。

做题时注意观察成文日期的写法是否规范，年月日是否齐全，是不是用的汉字，如果不齐全或者未用汉字则错误。

四、附件附件是正文的补充材料或参考材料是，公文的重要组成部分。

在做公文纠错题时要注意公文正文中是否涉及附件，如果有附件，是不是在规定的位置书写出来，数量是不是符合正文中所出现的附件个数。

公文中附件的格式是在正文下方空一行左边空两字注明“附件：

”，然后再写上附件的名称即可，如有一份以上的附件，则用阿拉伯数字标明序号，纵列排开，公文的附件名称不加任何标点符号。

如：

附件：

2012年度先进工作者名单

五、其他

在公文纠错题中，还有可能在公文的标题上设置题目，比如事由不明确，标题中所涉及的事由和正文的内容不符合，或者文种错误等等。

复习备考指导

从考题内容上看，主要考察三大块内容：

公文的基础知识、常用法定公文的写作和常用事务性文书的写作。

其中公文的基础知识又包括公文的概念和特点、公文的分类、公文的文种及适用范围、公文的组成要素和格式、公文的行文规范、公文的表达方式及语言特点、公文的稿本、公文的处理等。

在以上内容中重点是公文的分类、文种及适用范围、组成要素及格式、行文规范。

常用法定公文的写作，重点考察通知、通报、通告、请示、报告、函的写作。

常用事务性文书的写作，重点考察计划、方案、倡议书、慰问信、证明信、请柬、讲话稿等的写作。

公文的特点、种类

正确使用公文文种

一、文种的涵义

在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。

文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。

二、正确标明文种的作用

1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。

2.为公文的撰写提供方便。

《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。

而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。

写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。

3.为公文处理提供方便。

根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。

收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。

例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。

而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。

撰写公文时，务必正确选用文种。

不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。

三、选择文种的依据

1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。

绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。

2.要看作者与主要受文者（即主送机关单位）的工作关系。

只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。

当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。

当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。

3.要看作者权限。

有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。

如命令、决议、议案、公告等等文种的使用。

4.要看行文目的、行文要求的需要。

每一种文种都有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。

因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的、行文要求的文种。

四、正确区分一些易混淆的文种

公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。

能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。

强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。

（一）决定与决议他们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。

从写法上看，他们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。

正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成;都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。

但是他们又有以下显著区别。

1.成文过程不同。

决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。

而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。

2.发文机关（组织）不同。

各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定;而决议只能由圣手关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。

正因为如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。

3.涉及内容不同。

决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。

因此它可分为部署指挥重要工作的决定（简称部署性决定）、处理具体事项的决定（事项决定）和表彰处分决定。

决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。

它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。

4.作用不同。

决定都带指令性。

起领导、指导作用。

决议则有多种作用：

有的带指令性，如《四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议》;有的带说理性，对有关人和事做出评价，如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若千历史问题的决议》;有的带号召性，如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》：

有的带批准性，如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。

5.写作格式上签注和落款不同。

决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。

凡会议通过的决定，也同决议一样签注;由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。

（二）公告与通告公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。

但他们也有明显区别。

1.内容适用范围不同这是两个文种最主要的区别。

公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。

2.制发单位不同公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。

规定胜通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。

但党的机关正式常用公文一般不用这两个文种。

3.发送对象不同公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。

通告向一定范围内的机关单位和有关人员发布。

4.作用不同公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。

除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。

规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。

而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。

特别要注意不滥用公告。

（三）请示与报告

它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。

1.行文目的、作用不同。

请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。

报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。

2.呈报时间不同。

请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。

3.主送机关不同。

请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。

报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。

4.受文机关处理方式不同。

请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作

答，限期批复。

报告均属阅件，收文机关对其不作答复。

5.涉及内容不同。

请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单

位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。

而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。

6.写作侧重点不同。

它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报

工作情况，报告中不能夹带请示事项。

而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。

正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。

（四）请示与函（请求批准函）

这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。

请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。

1.类型不同。

请示是上行文，函是平行文。

2.主送机关不同。

请示是向有领导、指导关系的上级机关行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。

3.内容范围不同。

请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。

函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。

4.受文机关复文方式不同。

请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。

函的受文机关只能用函（审批函）表明是否批准或作出答复。

（五）批复与函（审批函）

这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。

批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。

1.类型不同。

批复是下行文，函是平行文。

2.主送机关不同。

批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。

3.内容范围不同。

批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。

函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。

（六）规划与计划

规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。

规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划。

计划则可用于各种情况、各种场合。

但从时间角度来区分，年度内常用计划;从机关单位的层级来区分，基层单位常用计划。

其内容更为具体，通常包括目标任务（做什么）、工作措施（怎么做）、步骤时间（什么时候谁做）、督促检查（检查计划执行情况）。

（七）法规、规章与管理规章（规章制度）的区别

尽管法规、规章与管理规章（规章制度）在写作上有一些共同特点，但它们毕竟是外部结构相似而性质极不相同的两类公文。

它们的主要区别如下。

1.效用不同。

法规是法律文书，具有法律效力，违反法规就是违法行为;规章也具有法律效力。

而管理规章是行政文书，具有行政效力、组织效力或纪律效力，违反管理规章（规章制度）就是违政违纪行为。

2.作者的限定范围不同。

法规不是任何机关、团体、单位都可制发的，它的作者有严格的限定。

按照有关规定，行政法规中的部门法规由国务院制定;地方性法规由省、自治区、直辖市人民代表大会及其常务委员会、较大的市（专指省、自治区政府所在市、经济特区所在地的市和经国务院批准的较大的市[一般为计划单列市]）的人民代表大会及其常务委员会制定;民族自治地方的人民代表大会可制定自治条例和单行条例。

行政规章的作者也有限定性，国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构可以制定部门规章;省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以制定地方政府规章。

而管理规章的作者范围十分宽泛。

所有的机关、单位、团体都可以制定

常用公文形式

公文格式规范之常用公文写作

一、通告

（一）通告的分类

1.周知性通告突出周知性，政府机关、团体、企事业单位均可使用。

2.规定性通告突出规定性，只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。

（二）通告的写作

1.规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要的通告还要写明发文机关。

2.通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。

――通告缘由通常用“为了……,根据……,特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因;也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。

――通告事项是正文的主体，写明需要大家知道或者遵守的事项，要写得具体明确，简洁明白。

周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短;规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。

――通告常用“特此通告”作结语。

有的通告事项写完即结束全文，也可不再写结语。

有的也以提出希望或执行要求作结。

3.无论是张贴的或者登报的通告，落款处都应写明发文单位和成文日期。

4.内容简单的通告常采用篇段合一式结构，内容稍多的通告则常用总分条文式结构。

5.注意通告与公告的区别。

二、通知

（一）通知的特点和用途

1.应用广泛，使用频率高。

一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传

达某种意向或事项。

2.有一定的权威性。

大多数通知对受文对象总是有所要求，总是提出了需要执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。

3.有明显的时效性。

通知可用来处理以下事项：

批转下级机关、单位的公文;转发上级机关的公文：

转发同级机关的公文;转发不相隶属机关、单位的公文;发布行政规章和管理规章：

传达要求下级办理或执行的事项;传达需要有关单位周知的事项。

任免和聘用有关人员。

（二）通知的分类

1.布置工作的通知即工作通知。

2.召开会议的通知即会议通知。

3.批转、转发有关文件和发布规章、管理规章的通知上级机关转发下级的文件，可用批转性通知;下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间照转文件，均可用转发性通知。

4.任免通知用于任免、聘用有关人员。

5.公布某些专门事项的通知即事项通知。

这类通知主要起知照性作用，设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。

（三）通知的基本结构和写法

各类通知均可按以下结构来组织全文。

1.标题除极简单的事情，标题可只写“XX通知”（如会议通知、停电通知）外，一般说来，应在“通知”前加上发文机关名称和事由。

2.主送机关指受文单位名称和个人称谓。

该写的受文单位和个人不要遗漏，以免误事。

3.正文是通知的主要内容。

起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。

正文的结构大体说来，可以有三种写法：

总分条文式引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理清楚，一目了然。

归纳式按接性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。

篇段合一式有些内容简单的通知，正文不再分条分部分，通篇就是一段话甚至一句话。

4.落款在正文右下方注明发文机关和成文日期。

（四）撰写各类通知的注意事项

1.工作通知这类通知的正文包括通知缘由、通知事项、通知要求。

它通常采用总分条文式结构。

例如：

四川省人民政府关于深入开展农田水利基本区设的通知

各市、州、县人民政府，各地区行署，省政府各部门：

9月18日，国务院召开了全国农田水利基本建设电视电话会议;9月上旬，省委、省政府在巴中地区通江县召开了全省农田水利基本建设工作会议。

为了认真贯彻落实好这两次会议的精神，在今冬明春更大规模地掀起农田水利基本建设的高潮，为明年抗灾夺丰收打下坚实的基础，特作如下通知。

—、深化认识。

二、明确任务。

……

三、突出重点。

……

四、发动群众。

……

五、增加投入。

……

六、确保质量。

七、加强领导。

各地要切实加强对农田水利基本建设的领导，政府主要领导要亲自抓，分管领导要具体抓，“一班人”要共同抓。

要精心组织，周密部署，明确任务，制定措施，落实责任。

各级领导要改进工作作风，深入第一线，带头参加义务劳动，开展调查研究，及时发现和解决问题。

要继续在全省范围内开展“李冰杯”农田水利基本建设竞赛活动，实行以奖代补的激励机制。

各级各部门要主动配合，积极参与，搞好服务，打好总体战。

一九九六年九月二十四日

（印章）

（1）通知缘由这部分组成了通知的引言部分。

或介绍背景，概述情况，分析形势;或肯定成绩，指出问题;或说明依据，阐明发通知的目的、意义或指导思想：

或上述内容综合说明、阐述。

总之，要尽可能在这部分显示文章的主旨，表明通知的思路。

多数工作通知采用了总分思路，常常开门见山地在通知缘由部分揭示全文主旨。

如上文。

少数工作通知也采用了递进思路。

一种是针对存在严重问题说明情况，分析存在问题的原因和严重危害性，进而在此基础上提出解决问题的办法的通知。

这种通知引言部分一般较长，至少循提出问题—分析问题—解决问题的递进思路将引言分为了三个层次。

如下面例文。

国务院办公厅关于继续深入开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门：

《国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知》（国发[2000]32号）下发以后，各地区各部门高度重视，广大人民群众积极参与，新闻单位密切配合，集中力量开展了打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动的联合行动（以下简称打假联合行动），有力地打击了制假售假违法犯罪分子的嚣张气焰，一些危害性大、群众反映强烈的制假售假现象在一定程度上得到遏制，取得了阶段性成果。

但是，由于历史和社会的诸多因素，假冒伪劣商品泛滥的局面还没有从根本上扭转，加之少数地区的领导干部对打假工作的重要性认识不足，地方保护主义严重，打假工作面临的形势仍然十分严峻。

国务院决定，把打假工作作为整顿和规范市场经济秩序的重要内容，在前一阶段打假联合行动的基础上，以食品、药品、农业生产资料、棉花、拼装汽车为重点，继续深入开展声势浩大、专群结合、扎实有效的打假专项斗争，通过对重点商品、重点市场、重点地区的专项整治，力争在年内使假冒伪劣商品泛滥的局面进一步得到扭转。

各地区各部门要认真贯彻落实全国整顿和规范市场经济秩序工作会议精神，进一步提高认识，统一思想，再接再厉，把打假联合行动引向深入。

为了切实做好当前的打假工作，经国务院同意，现将有关事项通知如下：

一、明确分工，联合行动

二、地方负责，落实责任制……

三、依法行政，严格执法……

四、打防结合，综合治理……

五、查处大案要素，抓好督促检查……

打击制售假冒伪劣商品的违法犯罪活动，是整顿和规范市场经济秩序的重大举措，各地区、各部门要进一步统一思想，振奋精神，克服畏难和厌战情绪，齐心协力，重拳打假，为维护我国正常的市场经济秩序作出更大的贡献。

国务院办公厅二OO—年五月七日这种结构的主旨就不是在开头段即提出问题的层次摆出来，而是在解决问题的部分提出主旨（下面加点的语句）。

这既是在提出问题、分析问题的基础上水到渠成地得出结论，又起到承上启下的作用，引出了下文通知事项的具体措施。

（2）通知事项这是工作通知的主要部分，要写明做什么、怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。

这部分通常采用条文式，大体有三种方法拟写条文。

一种是条文内容较为丰富的，常在每一条开头用一句话概括本条主要精神形成条旨句，然后围绕条旨句展开条文内容。

这样写提纲挈领，观点鲜明，易于把握全文重点，理解通知精神。

如上面例文就是这种写法。

一种是在第一条开头用一个名词性偏正短语（词组）提示本条内容范围。

有人称其为条首句，其实它还没有形成句子而是短语（词组）。

如《国务院关于进行第三次全国工业普查的通知》中，通知事项5条条文的首句分别是“普查的目的、普查的对象和主要内容、普查的进度安排、普查的费用、普查的组织与实施”这样写条文清晰，易于把握全文内容的范围。

有的在印制通知时，常将条旨句、条首句印为黑体字，以使其更醒目。

第三种是有些条文内容比较简单的，也可不要条旨句、条首句，而是直接陈述条文内容。

（3）通知要求即通知的结语部分。

以要求、希望来结束全文，是工作通知写法上的一个特点。

也有的通知不写这部分，通知事项言尽文止。

2.会议通知

这类通知写法比较简单、灵活。

一种是通过文件传递渠道发出的会议通知，这种通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等。

有些通知还应写明赴会的交通路线及交通工具运营班次或接待安排，以方便远方赴会的人。

应做到内容周密、语言清楚、表述准确。

他也常采用总分条文式或条文式，有的在条首标明“会议议题、会议时间、会议地点、出席人员”之类。

一种是供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，这种通知正文开头可不写受文对象，在通知事项中说明出席人员。

语言力求简短、明白。

例如：

会议通知

经局长办公会商定，于5月20日（星期一）下午2至4时在本局第一会议室召开全局职工大会，传达市政府整顿机关作风工作会议精神，布置我局整改工作。

请准时出席。

xx市人事局办公室

二OO二年五月十六日

一种是传阅式会议通知，受文对象不在正文开头，常在正文之后用“此致”引出受文对象，或在通知后面附表列出出席会议人员名单，供签“知”用。

这种通知也可事先印成表格式，将有关内容填入就行了。

3.批转、发布性通知这类通知应注意行文的完整性。

这类通知是针对被批转、转发的文件或发布的行政规章而发的，通知成了正件，原文件或规章成了附件。

正件、附件一起，组成了完整的通知。

例如：

成都市人民政府批转市计委、外经委关于鼓励外商投资我市服务贸易领域意见的通知各区（市）县人民政府

市计委、市外经委《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》已经市政府同意，现批转给你们，请遵照执行。

二OO—年三月二^一日（印章）

《关于鼓励外商