文书档案学.docx
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文书档案学.docx
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文书档案学
第一节 文书和档案
一、文书、文件、档案
文书,就是人们在实际事务活动中为了凭证、记载、公布和传递等的需要而形成和使用的内容系统、体式特定的文字材料。
文件,是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息,该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成,而不管记录的形式或载体如何
--国际档案理事会电子文件委员会
问题:
文件生命周期理论
“在文件管理的领域内像在人类遗传学的领域内一样,也能够发现‘节制生育’它帮助确定何种文件应该打入火化炉的‘地狱’,何种文件应该升入某个档案馆的‘天堂’,或者,偶尔让它先到某个文件中心的‘炼狱’或‘挽留所’去呆一个时期。
”
文件在不同的运动阶段内呈现不同的价值,因而要采用不同的存放地点和不同的管理方式来处置文件。
现行期 半现行期 非现行期
现行价值 凭证价值 历史研究价值
(形成使用文件部门)(文件中心或档案室)(历史档案馆)
二、档案的定义、种类及价值
《清太宗文皇帝实录》在崇德三年(公元1638年)正月甲午日的记载“他物皆记档案,独金数未经登记”(王金玉,王永.档案词源新证.中国档案)
杨宾的《柳边纪略》(1707年)说:
“边外文字,多书于木,往来传递者曰牌子,以削木牌故也,存贮年久者曰档案,曰档子,积累多,皮条挂壁若档故了。
然今文字之书于纸者,亦呼为牌子,档子矣。
”
“档案”一词显然并没有一个不可更动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义,它的定义可以在不同的国家作不同的修改,以适应不同的需要。
--(美)谢伦伯格
档案,是在执行法律和处理事务中制成或收到的因具有永久价值而保存起来的文件的有机体,包括文稿、簿册、地国、录音带和其他文献材料在内。
--《美国大百科全书》
任何自然人或法人,任何国家机关或组织,任何私人机构或部门,在自身活动中产生或收到的文件整体,不管其形成日期、形式和制成材料,都是档案
--法兰西共和国档案法
本法所指的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录
--中华人民共和国档案法
(一)定义
档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
档案是各种机关组织和个人在其特定的社会活动中形成的
档案是保存备查的历史文件-
档案的形式是多种多样的
档案是原始的历史记录-
档案是保存备查的历史文件:
使用完毕或办理完毕的文件才能作为档案
具有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存
按照一定规律保存起来的文件才能最后成为档案
注意:
资料与档案的区别
一般说来,凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称为资料,而无论其具体是什么,文书、档案、图书、报刊、文章、录音录像乃至文物等,只要对于人们研究解决某一问题有信息支持价值,都可看成是资料。
档案可以被看作资料,但资料不能作为档案看待并使用。
(二)档案的种类
、纸质档案、非纸质档案
2、文书档案、科技档案与专门档案
文书档案
科技档案.工程档案:
竣工图
专门档案:
人事档案
3、历史档案(旧政权档案、革命历史档案)
与现行档案
奏折
旧政权档案
旧政权档案
革命历史档案
(三)档案的基本价值
案例:
东京巨额遗产案追踪
赵欣伯
赵碧琰
赵宗阳(赵重光)
《第三帝国的兴亡--纳粹德国史》
美国记者 威廉.夏伊勒
凭证价值
参考价值
问题:
档案真实性指什么:
档案是真实的历史记录?
档案内容的真实?
档案内容的真实等于记录形成者观点的正确?
汪伪档案中的罪恶一页
第二节 文书工作与档案工作
注意:
文书学与档案管理学的传统理论认为:
以归档为界,归档以前是文书处理工作,归档以后便开始了机关档案管理工作。
一、文书工作
文书工作,也称文书处理工作,是指文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。
文书处理主要内容
文书的制作形成(拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、盖章等)
文书的传递(收发、登记、分发、传送等)
文书的办理(拟办、批办、承办、催办、查办等)
文书的管理(保管、保密等)
文书的整理归档或销毁
文书工作机构及其组织形式
集中形式
除承办外,其他环节集中由办公厅(室)统一处理。
分散形式
由办公室(厅)和各业务单位的文书部门或专职、兼职的文书人员来分工负责。
二、档案工作
通常所说的档案工作,是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作,即用科学的原则和方法管理档案。
档案管理工作从理论上划分为两个基本方面:
实体管理
档案内容信息的开发利用
档案工作基本内容包括以下八项:
档案的接收和征集
档案的整理
档案价值鉴定
档案保管
档案编目与检索
档案编辑与研究
档案利用服务
档案统计
简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。
档案工作机构
档案实体管理机构:
(1)档案室、档案信息中心
(2)档案馆
(3)文件中心
(4)档案寄存中心
(5)档案事务所
档案行政管理机构
如:
档案局
组织内档案工作机构的组织形式:
分立型、综合型。
三、文档一体化系统
文档一体化,就是从文件和档案工作全局出发,实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。
课程内容:
文书处理工作
文件整理归档工作
档案整理工作
档案保管工作
档案检索工作
档案开发利用工作
声像档案的管理
电子档案的管理
参考书籍:
赵映诚:
文书工作与档案管理.高等教育出版社
陈祖芬:
职业秘书资料与档案管理教程.清华大学出版社
靳古隆:
机关文书与档案管理模拟训练.陕西旅游出版社
陈琳:
档案管理技能训练.机械工业出版社
孙淑扬、邱晓威:
档案计算机管理教程.中国人民大学出版社
刘家真:
电子文件管理理论与实践.科学出版社
第一章 文书处理工作
文书处理工作,是指文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。
登记
收文登记簿
填写文件处理单
宏远电机股份公司公文处理单
交办公室主任拟办
宏远电机股份公司公文处理单
交王总批示
宏远电机股份公司公文处理单
将通知交信息中心李主任,请他负责办理(承办)。
5月10前催办一次
李主任会议后填好办理结果、日期和其他有关内容,和文件一起送回陈秘书
归档整理
取回后送机要室盖章
填写发文登记簿
发文登记簿
一、文书处理工作主要程序
收文程序:
签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、查办、整理归档等程序。
发文程序:
草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、整理归档等程序。
第二节 文书处理具体程序简介
一、签收
秘书在送来的《文书投递单》或《送文登记簿》上签字,需要认真核对和清点。
二、登记
文件登记是机关管理与保护文件的一种工具,用它记录文件的收进、发出和运转情况,统计文件的数量和检查文件的处理周期。
收文和发文一般应分别进行登记,密件和平件应分开登记。
登记的形式有簿式、卡片式和联单式。
簿式登记易于保存,是一种普遍使用的登记形式。
三、分发与传阅
分发是指文书工作人员将文件分送给有关领导人、有关部门或承办人员。
传阅指单份或份数不多的文件,需要经许多位领导人和部门阅知与处理时,由文书工作人员组织先后在他们中间传递和阅读工作
分发给本机关领导人和各部门的文件,均应履行签收手续。
注意:
传阅工作应以负责组织传阅的文书工作人员为中心点,各个阅文对象收退文件均应直接与组织传阅的文书人员联系,以利保密和安全。
传阅工作必须建立登记手续,阅文人应在阅读文件后签全名和签注时间。
四、拟办与批办
拟办是部门或承办人对于某份文件准备如何办理所提出的初步意见,以供机关领导人或有关负责人审核定夺。
拟办的意见,相当于一种请求或建议。
案例:
拟办者
“来文内容违背ⅩⅩ文件精神,不宜批准。
刘ⅩⅩ,Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日”
“此件提法不妥,建议慎重处理。
王ⅩⅩ,Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。
”
“该件反映问题不清楚,也不全面,不宜做明确批示。
建议领导实地调研一次,或请ⅩⅩ处再了解一下。
刘ⅩⅩ,Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。
”
程序性拟办与实质性拟办
“请ⅩⅩ同志阅。
张ⅩⅩ,Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。
”
“该件反映问题不清楚,也不全面,不宜做明确批示。
建议领导实地调研一次,或请ⅩⅩ处再了解一下。
刘ⅩⅩ,Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。
”
拟办多由具体的承办人、秘书部门负责人、业务部门的负责人承担。
拟办的意见应写在“文书处理单”上。
批办是机关领导人或部门负责人,就某份文件应如何处理,对有关承办部门或承办人所作出的批示意见。
批办意见宜写在“文书处理单”上。
批办这一程序,在次序安排上有两种:
一是先批办后交承办人承办
一是先由承办人拟办,然后批办
五、催办、查办
文件的催办、查办工作指的是对于需要办复的文件,根据缓急情况和承办时限的要求,适时对承办工作进行督促检查,以防止积压和延误。
六、发文审核与签发
审核(核稿)是由秘书部门负责人或单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改,为签发作好准备。
审核是文书处理的关键环节之一,也叫做“把口”或“把关”。
(一)审核要做到“六查”:
1.查是否需要行文,以什么名义行文,是否符合行文规则要求;
注意:
行文制度的基本规则
分清隶属关系,领导与被领导关系。
党、政、工、青、妇等不同系统机关之间,无论级别如何悬殊,都是不相隶属关系。
行文关系,是发文机关与收文机关之间依据组织辖属和职权范围而形成的关系。
根据系统和级别两个因素可以把社会各机关间形形色色的行文关系归结为三类:
隶属:
领导与被领导,指导与被指导,决定因素就是同一系统的不同级别。
平级:
同一系统相同级别;不同系统的相同级别。
不相隶属:
不同系统的不同级别机关之间的关系。
党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文;
其他部门和单位,不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。
需经政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意。
党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的机关部门行文。
党委、政府的部门依据职权可以相互行文。
部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文
案例中地委统战部该怎样行文才是合适的,才能实现目的?
一是向地委请求以地委或地委办公室名义向各县(市)委发文并起草代拟稿;
二是地委统战部行文指示各县(市)委统战部提出贯彻落实意见报县(市)委批准。
一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。
上行文行文方式:
行文方式,是将文书运行到终极收文机关的方式。
逐级行文-
越级行文
多级行文
《关于将我市列入全国“优化资本结构”试点城市的请示》(德阳市政府向四川省政府行文,请求报转国务院审批)
下列几种特殊必要情况下,才可超级向上行文:
由于情况特殊紧急,逐级上报会延误时机造成损失的问题;
上级机关交办的并指定越级直接上报的事项;
对直接上级机关进行检举、控告的问题;
直接上下级机关之间有争议而无法解决的事项;
需要直接询问、联系的极个别的具体问题等。
涉及多个部门职权范围之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当应当责令其纠正或者撤销。
同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。
同级党的机关、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;
政府及其部门与同级党委或军队机关及其部门可以联合行文;
政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。
向上级机关行文,原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。
“请示”应一文一事。
不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
2.查文稿内容与法律、法规和政策及上级政府的有关规定是否一致,与平行机关和本部门的已有的规定是否矛盾;
3.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签;
如:
撞车与顶牛
4.查要求和措施是否明确具体,切实可行;
5.查文字表达是否准确、简练、条理清楚,标点使用是否正确,文字书写是否规范;
6.查公文格式是否符合规定。
注意:
“收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘书部门应当进行审核。
”
--《行政机关公文处理办法》
签发指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。
一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发,也可由秘书长、办公厅(室)或部门负责人签发。
联合发文或内容涉及其他部门的公文,要实行会签。
签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见,签署姓名、日期。
签发人对文稿的内容和行政效力负责。
七、其它
复核、缮印、校对、用印、留注、整理归档等。
一、归档文件的整理与归档
归档文件的整理与归档是文书工作的最后一个环节。
归档文件的整理是指将处理完毕、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料,按照它们在形成过程中的联系,以“卷”或以“件”为单位进行整理使之有序化的过程。
立卷整理
按“件”整理
归档,狭义的概念指文书部门将系统整理好的文件(案卷或案盒)定期移交给本单位档案室,以便集中保管。
在我国归档工作已成为一项制度,即通常所说的“归档制度”。
注意:
文书学与档案管理学的传统理论认为:
以归档为界,归档以前是文书处理工作,归档以后便开始了机关档案管理工作。
、文件整理归档的范围
1、一般情况下整理归档文件范围
注意:
是否与本单位工作有关;是否有保存价值。
上级来文
本单位形成的各种文件
下级报送的文件
其它文件(不相隶属单位、平级单位等来文)
2、不归档的文件范围
未定稿的文件和一般性文件的历次修改稿
上级任免、奖惩非本单位工作人员的文件,普发供参阅、不办理的文件
无查考利用价值的事务性、临时性文件
来访者的介绍信
非隶属单位发来的不需要办理的文件
重份文件
无特殊保存价值的信封等
3、不同系统、不同单位应根据自身情况制定本单位的“文件归档范围”、“文件保存期限表”或“文件废弃规定”
注意:
确定文书整理归档的范围,应以国家档案局2006年12月18日,第8号令发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》-(1987年12月颁发的《关于机关档案保管期限的规定和》《机关文件材料归档和不归档的范围》已废止)的基本思想为指导,结合本机关形成档案的实际情况来确定。
三、归档文件整理的步骤和方法
(一)编制分类方案类目
分类方案是文件整理归档的计划,是根据组织工作活动的规律,在研究组织的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上,预测每年可能形成的文件,按照文件整理的原则拟制出来的归档文件的类别和条目。
档案分类,是指全宗内归档文件的实体分类,即将归档文件按其来源、时间和内容和形式等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有机体系的过程。
注意:
每年形成的文件材料只能组合成10个左右案卷的小单位,也可以不分类。
1、基本分类方法(分类的单一标准)。
现行机关常用的档案分类方法(分类的标准)
(1)年度分类法
判定下述文件应分别归入哪一年度立卷。
注意:
跨年度文件的立卷归属年
新的规定
跨年度一般应以文件签发日期为准。
对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。
跨年度形成的会议文件归入闭幕年。
跨年度办理的文件归入办结年。
当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。
P96旧的规定
①一般文件放在写成年来立卷。
如果是年终写成,在第二年初批准、通过和发出的,则可放在批准和通过的年度立卷。
②对年度计划、总结、报表、预算、决算一类文件,由于它们的时间针对性很强,一般要放在针对年度来立卷。
跨年度的或多年的计划,如五年计划、三年计划等,放在开始的年度立卷;跨年度或多年的总结,则放在最后的年度立卷。
③经过跨年度处理完毕的文件或案件,可放在办毕或结案的一年立卷。
如第一年末来文到第二年年初才办完的,可以放在第二年度立卷。
④跨年度的请示与批复,放在复文年立卷,没有复文的放在请示年立卷。
⑤为某项工作或某次会议收集的有关文件材料,不按文件原来的写成年度或内容针对年度,而应放在使用的年度立卷。
即作为附件、参考材料或会议印发的学习资料,应考虑与该项工作或该次会议的文件一起立卷。
⑥跨三年以上的工作、工程建设等形成的文件,如数量不多,可把从开始到结束的文件材料立在一起。
数量大的,也可以分开年度立卷,但全部材料一般应集中在一起保管。
⑦转发或批转的文件,应按转发时间立卷;被批转的文件原件,在原件作者单位仍按原来文件的写成年度立卷。
⑧因工作需要临时设立的机构,存在时间不长,文件又比较少,工作虽跨年度,也可不分年度立卷,放在工作结束年度或工作活动的主要年度立卷。
2)组织机构分类法
它是按机关内部的组织机构对档案分类。
一个机关内部的每一个组织机构名称,就是档案的一个类名。
适用于:
内部组织机构比较稳定、分工明确的机关。
主要用于对文书档案的分类。
注意:
①类别的顺序
如:
按先党、工、团后行政,先综合性办公部门后专业部门,先主要部门后次要部门的方法排序。
②对跟几个机构都有关的文件材料确定归类范围。
(3)问题分类法
它指按照档案(文件材料)内容所说明的问题(事由、主题)进行分类。
一般是参照内部机构的不同职能按问题分类。
若档案数量不太多,职能相近的内部机构的档案(文件材料)可合并为一类问题。
若档案数量太多,可在各类下仍按问题设置属类。
适用于:
机构小,内部机构只有简单分工,各机构的职责范围界限划分不太清楚,工作常有交叉;
一些大中型机关的内部机构不稳定,变动频繁且较大。
主要用于对文书档案的分类。
(4)型号分类法,即按产品或设备的各类与型号来划分单位的产品档案或设备档案的类目。
(5)课题分类法,即按独立的研究课题(或称专题)来划分科研档案的类目。
(6)工程项目分类法,即按独立的基建工程来划分基建档案的类目。
(7)专业性质分类法,即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分档案的类目。
(8)档案形式分类法,即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分档案的类目。
2.复式分类法
一般机关大多采用复式分类法。
复式分类法,指把两种以上基本分类法结合起来的分类方法。
《机关档案工作业务建设规范》第四条规定:
“分类一般采用年度一组织机构(问题)进行分类。
”
(1)年度-组织机构分类法
1985年 党办 纪检委……
l986年 党办 纪检委……
………………
若各部门内档案数量大,可按组织机构或问题设置三级类目,多数机关采用“年度-机构-问题”复式分类法。
(2)年度一问题分类法
3.结合保管期限的分类方法
文书档案,按照结合保管期限的复式分类方法进行分类。
“期限-年度”分类法
1985年 1985年
永久1986年 长期1986年
1985年
短期1986年
“年度-期限-机构(或问题)”分类法
“期限-年度-机构(问题)”分类法
(二)初步整理
即平时整理。
(三)系统整理
立卷
按“件”整理
(四)归档
第二节文书立卷的原则与方法
一、立卷的概念
立卷,是指将已经办理完毕的,具有一定查考利用价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
案卷,也称卷宗,是经过系统整理的具有共同特征、紧密联系的若干文件材料的组合体
立卷所组成的案卷是传统文书档案管理的基本保管单位和统计单位
凡是需要立卷的文件,必须按照文件在自然形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
二、文书立卷的原则
文书立卷必须遵循的原则是:
保持文件之间的历史联系
便于保管和利用
区分保存价值
(一)保持文件材料之间的有机联系
文件材料在内容特征方面的联系
文件材料在责任者或形成者特征方面的联系
文件材料在时间特征方面的联系
文件材料在文种、载体等形式特征方面的联系
文件材料的地区特征方面的联系
文件材料的通讯者特征方面的联系
(二)便于保管和利用
分类整理文件材料进行立卷
案卷厚薄适度。
最薄的案卷不宜少于20页,最厚的案卷不宜多于200页。
使用“互见法”
针对文件材料的特点立成“活卷”或“死卷”
(三)应当区分文件材料的保存价值
根据国家档案局1987年12月4日颁发的关于文书档案保管期限的规定,案卷应划分为永久、长期(16-50年)和短期(15年以下)保存三种保管期限。
文书档案保管期限表(1987年)
7、本机关召开会议的文件材料
7.1本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料
7.1.1通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久
7.1.2典型材料、代表发言、简报长期
7.1.3小组会议记录、参考材料短期
2006年新规定为永久和定期。
定期为30年和10年。
永久保管的文书档案主要包括:
(一)本机关制定的法规政策性文件材料;
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本机关机构房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括:
(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本机关一般性事务管理文件材料;
(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本
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