首创集团办公室工作职能及岗位职责说明.docx

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首创集团办公室工作职能及岗位职责说明

首创集团办公室工作职能及岗位职责说明

（送审稿）

一、工作职能概述

（一）重要会议、重大活动组织服务管理职能

1．负责集团董事会、集团总经理办公会、集团工作会议及集团有关专题会议的议题程序准备、资料准备、会议通知、会议记录以及会议决议、纪要的起草、印制和分发。

2．负责集团重大活动方案的制订、重大活动的通知、筹备、协调和组织以及后勤服务；负责集团重大活动的影像制作、文字记载以及信息宣传等。

（二）综合协调管理职能

1．根据集团领导授权，办公室牵头组织集团有关部门、有关单位开展专项工作，解决、处理专项问题。

2．根据集团部门、单位的邀约，办公室牵头邀请有关部门、有关单位开展某项工作，解决、处理某个问题。

3．根据集团董事会、总经理办公会、集团工作会议的决定、决议和集团领导同志的专项指示，对集团各部门、各单位有关工作的进度情况、落实情况进行询问、督查、反馈。

4．配合集团战略规划部对集团各项规章制度的执行情况进行监督检查，围绕有关问题开展专题调研，为改进企业工作和管理提出建议或方案。

5．负责集团与市委市政府有关部门、社会有关部门、单位的事务联络与处理。

（三）文秘和档案管理职能

1．负责董事长、董事、总经理、副总经理的日常工作安排，并协助集团领导对内对外事务的联络、接待。

根据领导意图、指示或授权处理有关事务。

2．负责集团领导交办的及办公室需要的文字材料的起草、印制。

3．负责集团工作动态、简报、年报所需信息的搜集、整理，并编攥、印发。

4．负责集团大事记的编攥、印制及保管。

5．制订集团公文制作和文件管理办法并组织实施。

负责集团系统、上级及有关单位各种文件、资料的领取、接收、传阅、转递、上报。

负责集团各部门各单位以集团名义向上级及有关部门、单位报送文件的文字把关、校对以及文件类型、文号、主题词确定。

负责集团系统文秘工作的指导检查和对集团系统文秘人员的业务培训。

6．制订集团文书档案管理规定并组织实施。

负责集团各类文件、合同、协议、意向书、责任书、文字资料及声像资料的归档、保管。

负责集团系统文书档案管理工作的指导、检查，组织集团系统档案管理达标升级工作。

负责集团系统文书档案人员业务培训。

7．制订集团保密工作规定，检查、指导集团系统的保密工作，负责集团总部机要文件的管理，负责集团系统失密事件的调查处理。

8．制订集团总部印章、证件、证信管理办法并实施，负责集团营业执照、机构代码证书的年检和使用管理。

9．负责集团总部前台接待服务，包括总机服务及集团总部传真服务。

10．负责与集团参加的协会、学会日常联络及具体工作事项。

（四）信访、排查调处管理职能

1．制订集团信访工作条例，健全完善集团系统信访工作组织体系，检查、指导集团系统各单位的信访工作。

负责集团总部信访、电话访、网上访和集体来访的协调接待处理；负责人大代表、政协委员专项提案、工作建议的协调处理和答复；负责集团系统信访干部业务培训。

2．制订集团排查调处工作规定，健全完善集团系统排查调处工作组织体系，检查指导集团系统的排查调处工作。

定期排查集团系统的重点矛盾纠纷和不稳定因素，对重大问题或重点问题，协调集团有关部门和单位研究调处方法、方案，包案完成调处任务。

负责集团系统排查调处工作干部业务培训。

3．负责协调集团系统有关部门和单位以及集团外有关部门和单位，妥善处理集团系统发生的各类重大矛盾和突发事件以及涉及社会的各类突发事件，包括涉外重大矛盾纠纷、越级上访事件或群体越级上访事件。

4．协助有关部门调查处理因人民内部矛盾引发的各类案件。

（五）行政管理职能

1．制订集团系统安全生产、安全保卫制度，健全完善集团系统安全生产、安全保卫组织网络，对集团系统的安全生产、安全保卫进行工作指导。

2．组织集团与直属各单位签定年度综合治理、维护社会稳定责任书，定期组织集团系统安全生产、安全保卫工作大检查，监督各项措施、制度的落实。

3．负责协调有关部门调查集团系统发生的安全生产、安全保卫事故和案件，并对事故、案件责任人和责任单位提出处理意见，报集团总经理办公会审定。

负责集团系统安全生产、安全保卫干部的业务培训，负责集团总部保安员的管理。

4．负责与市、区安全生产、安全保卫主管部门及公检法等部门的协调联络，信息沟通，完成交办的工作任务，协助办理有关案件。

5．负责集团总部安全生产、安全保卫设备、设施的购置、使用和维护管理。

6．负责集团系统节假日及特殊时期的值班管理。

7．负责集团产权房屋和物业的管理以及集团的房改工作。

8．负责集团总部作息时间、办公制度、工作纪律的制订和监管。

9．负责集团系统计划生育、公共卫生、绿化、义务献血、防灾减灾及社会公益工作的管理。

（六）后勤保障管理职能

1．负责集团总部办公用品、生活用品、劳保保洁用品、职工福利用品、礼品、纪念品、奖品及药品的采购、分发和保管。

2．负责集团总部办公、生活设备、设施等固定资产购置计划的编制、报批手续的履行及其购置、建设、分配、建帐、记帐和维护维修等管理工作，协调有关部门办理对固定资产处置核销事项。

3．负责集团总部报刊订阅和员工体检的管理。

4．负责集团总部公务机动车辆的更新计划的编制及其购置、分配、维修和公务车事务管理；负责集团总部公务车使用的调度和油票的购买、发放。

负责集团总部专职司机的管理及集团总部驾驶人员的交通安全教育工作。

5．负责集团总部办公区域的美化以及花木租摆工作。

6．负责集团总部的卫生保洁工作以及保洁员的管理。

7．负责集团总部的通讯、饮水及工作餐、业务招待餐的管理。

8．负责集团总部办公、物业及文体活动等费用的报销审核管理。

9．负责与集团总部所在地区有关部门、与静安中心大厦的联络、沟通，对有关事项协调处理。

二、岗位设置、岗位职责及任职条件

（一）岗位——办公室主任

1．岗位职责：

负责办公室全面管理工作，侧重抓文秘档案、督查催办、协调管理工作。

（1）按照集团领导的要求，负责集团董事会、总经理办公会、集团工作会议及集团专项会议的筹备和会务工作，督办董事会、总经理办公会、集团工作会议及集团专项会议的有关决议的落实，并向集团领导反馈情况。

（2）按集团领导的委托、授权或集团部门、下属单位邀约，协调督促集团各部门、下属各单位的工作，牵头组织完成集团部门之间、部门与下属单位之间、下属单位之间需配合开展的工作任务。

（3）负责集团系统办公室工作情况的沟通，工作研讨、工作经验的总结、交流、推广，协调配合集团有关部门，组织监督检查集团各项规章制度的执行情况。

（4）经集团领导授权代表集团对外接待、参加会议、处理事务并负责与政府机关、有关单位联系、协调工作。

（5）提出集团办公室工作的思路和要求，组织集团办公室人员制定年度工作计划和年度预算。

（6）负责集团重要文件、材料的起草、修改、把关及集团公文、档案管理的制度建设，负责文秘档案人员的业务培训。

（7）负责集团办公室人员的日常管理、岗位调整、人员调动、培养规划等；负责组织制定办公室各项工作管理制度，检查执行制度的情况；负责审定办公室重要工作方案，听取办公室各项工作的总结汇报，提出改进工作的措施。

（8）负责制定集团办公室及办公室人员的绩效指标，负责考核集团办公室人员的绩效，提出评价意见。

（9）负责集团与有关协会、学会的联络，处理有关事务。

（10）定期并及时向主管副总经理汇报工作，完成集团领导交办的其它工作。

2．任职资格和条件：

（1）理解公司使命、经营理念、企业文化；忠诚敬业、成熟自信、进取心强、有较强的再学习能力和创新精神。

（2）有国家机关、大型企业10年以上工作经历，5年以上部门管理工作经历。

（3）有本科以上学历和企业管理、办公室相关专业知识，从事办公室工作3年以上经历。

（4）有较高的理论政策水平，较强的思维能力、把握全局能力、应变能力、组织协调能力和较强的亲和力。

（5）有较高的文字表达和口头表达能力，较强的团队领导能力和激励、沟通能力。

（6）做过外联工作，同政府部门有良好的关系。

（7）有经济、管理类高级专业技术职称。

（二）岗位——办公室副主任

1．岗位职责：

协助办公室主任工作，侧重负责办公室人员日常管理；信访、排查调处、突发事件管理；安全生产、安全保卫和行政后勤管理工作。

（1）负责集团系统信访工作组织网络的建设，对集团信访工作提出思路和方法，对下属单位的信访工作指导、督促和检查，总结推广信访工作经验，提出改进信访工作意见。

（2）负责集团系统排查调处工作组织网络的建设，传达上级精神，了解掌握集团系统排查调处工作的情况，对下属单位的排查调处工作指导、督促和检查，协调集团内外有关部门、有关单位解决排查调处工作的问题和矛盾。

（3）负责协调集团内外有关部门和单位处理集团系统发生的突发事件，协助有关部门办理相关案件。

（4）负责集团系统安全生产、安全保卫即综合治理工作组织网络的建设，对集团综合治理工作提出思路和方法，对下属单位的综合治理工作指导、督促和检查，总结推广综合治理工作经验，提出改进工作的意见，协调有关部门、单位调查处理安全生产、安全保卫事故和案件。

（5）具体负责集团总部的信访、排查调处和处理突发事件的工作。

具体负责集团总部的安全生产、安全保卫及交通安全工作，协调处理有关事故、案件。

（6）协助主任负责集团公文、材料的文字把关，文件和文书档案管理及保密管理工作。

（7）负责集团系统行政后勤管理工作的指导、督促和检查，全面负责集团总部行政后勤管理工作。

组织制订集团总部行政后勤各项工作计划、工作制度、年度预算并具体组织实施，督促检查落实情况，提出改进工作的思路和意见。

（8）把握行政后勤管理政策规定，把握开支范围及开支额度，严格费用报销手续，按职权控制、审批办公、生活、各项活动及物业等费用支出。

（9）协助主任负责文秘员队伍、保洁员队伍、保安员队伍和专职司机队伍的建设及人员调整、调动。

（10）协助主任负责集团办公室人员的日常管理，集团系统办公室人员的业务培训、人才培养。

协助主任制订集团办公室人员的绩效指标，实施绩效考核。

（11）完成集团领导和主任交办的其它工作。

2．任职资格和条件：

（1）理解公司使命、经营观念、企业文化，忠诚敬业、成熟自信、进取心强、有较强的再学习能力和创新精神。

（2）有国家机关、大型企业8年以上工作经历，4年以上部门管理工作经历。

（3）有本科以上学历和企业管理、办公室相关专业知识，从事办公室工作3年以上经历。

（4）有较高的理论政策水平、较强的思维能力、把握全局能力、应变能力、组织协调能力和较强的亲和力。

（5）有较高的文字表达和口头表达能力，较强的团队领导能力和激励、沟通能力。

（6）有经济、管理类高级专业技术职称。

（三）岗位——秘书

1．岗位职责

（1）负责董事长、总经理文件、资料的接收、传递及保管。

（2）负责董事长、总经理日常工作安排、内外事务联络、客人接待安排。

（3）经授权，代表董事长、总经理接待客人，处理事务。

（4）完成董事长、总经理及办公室主任交办的其它事项。

2．任职资格和条件

（1）理解公司使命、经营理念、企业文化、忠于职守，作风正派，勤奋好学，事业心强。

（2）有3年以上政府或大企业领导秘书的工作经验。

（3）熟悉集团所经营的业务，具备丰富的专业知识。

（4）有较高的文字表达和口头表达能力。

（5）熟练使用相应办公软件、有较强的公文写作、文字处理能力。

（6）有研究生以上学历，有较高的英语表达能力，能翻译一般的英文资料。

（7）有较强的沟通能力。

（四）岗位——文秘主管

1．岗位职责

（1）负责集团董事会、总经理办公会、集团工作会议以及集团有关专题会议筹备、会务工作。

包括议题收集、会议通知，会议安排组织，会议纪录，会议文件、纪要的起草等。

（2）协助主任对会议决定事项和集团领导交办的工作进行督办及情况反馈。

（3）负责集团及办公室有关文件、材料的起草工作。

（4）负责集团大事记的采集、整理、编印，集团工作动态、简报的编撰、印发以及集团年报的编撰制作管理工作。

（5）负责集团文件的接收、登记、传阅、转递、交换、报送、发放工作。

负责以集团名义发出的各类文件材料的审核、校对，文号、主题词的确定。

（6）负责集团总部各种文件、资料、材料、合同、协议、意向书、责任书的收集归档、保管及集团总部的档案管理。

（7）负责集团机要文件的管理以及保密工作。

（8）负责集团印章、证件、证信管理，负责集团营业执照、机构代码证书的年检和使用管理。

（9）负责集团总部文秘员的管理以及集团总部前台接待服务、传真服务的管理。

（10）协助办公室主管领导制订文件、文印、档案管理的办法、规章以及集团系统办公室文秘人员培训计划、方案及实施等。

（11）负责办公室领导交办的其他事项。

2．任职资格和条件

（1）有大学本科以上学历，学过文秘专业知识。

（2）能熟练使用办公自动化设备，有较强的公文写作能力和文字表达、处理能力。

（3）具有一定的协调沟通能力。

（4）具有一定的档案管理知识和档案管理经验。

（5）具有3年以上的文秘、档案管理工作经历。

（6）有事业心、责任感，对企业忠诚、淡薄名利、肯于吃苦，工作认真细致、踏实务实，刻苦学习、不断进取和创新精神。

（五）岗位——行政后勤主管

1．岗位职责

（1）负责集团总部办公用品、生活福利用品、药品、劳保保洁用品、礼品、纪念品、奖品等物品的购置预算及采购、分发、保管工作。

负责集团总部办公设备、通讯设备、生活设备的购置预算、采购、维护维修和管理。

（2）负责集团总部固定资产购置的计划、采购和台帐管理，协调有关部门办理固定资产处理核销手续。

（3）负责集团产权房屋和物业的管理以及集团房改工作。

（4）负责集团总部作息时间、办公制度、工作纪律的制订和监管，负责集团系统节假日及特殊时期的值班督察。

（5）负责集团系统及集团总部计划生育、公共卫生、绿化、义务献血、防灾减灾以及社会公益工作。

（6）负责集团总部报刊订阅和员工体检的管理。

（7）负责集团总部公务用车的购置、分配、调整、调度、维修和公务车事务管理，负责公务车油票的购买、发放，协助主任管理专职司机及对集团总部驾驶人员的交通安全教育工作。

（8）负责集团总部办公区域美化和保洁管理，协助主任管理保洁人员。

（9）负责集团总部的通讯、饮水、工作餐、业务招待餐的管理。

（10）负责与集团总部所在地区有关部门、与静安中心大厦物业公司的联络，协调处理有关事务。

（11）协助主任开展集团系统的信访、排查调处工作和突发事件的处理工作。

（12）协助主任抓好集团系统的安全生产、安全保卫工作。

具体负责集团总部的安全生产、安全保卫工作。

负责集团总部安全保卫组织的组建、管理和培训；安全保卫器材设备的购置、维护管理；集团总部安保制度的制订、实施和监督。

负责与市、区和所在地保卫、公安、司法部门的联系，并协调查处安全保卫事故和案件。

负责集团总部节假日、特殊时期的安保值班管理；协助主任管理保安员。

（13）负责办公室领导交办的其它事项。

2．任职资格和条件

（1）具有忠于职守、吃苦耐劳、勤奋廉洁、工作认真、服务意识强等良好的品质和作风。

（2）有大专以上学历，有行政后勤管理实践经验和业务知识，有信访工作、排查调处工作、安全生产及安全保卫工作的知识和经验，有3年以上上述工作的经历。

（3）有一定的沟通、协调、组织和管理能力。

（4）能熟练使用办公自动化设备，并有排处小故障的能力。

（5）有一定的口头、文字表达能力。