高速公路内业资料管理制度 (1).docx
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高速公路内业资料管理制度 (1).docx
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AAAJLA8 驻 地 办
资
料
管
理
制
度
SAQJLA8 驻地办
2015 年 12 月
1
JLA8 驻地办监理资料归档管理制度
为进一步加强驻地办监理资料的规范化管理,提高监理业务水平,
树立驻地办形象,更好地开展今后的监理工作,现编制并发布《监理
资料归档管理办法》。
第一条 监理资料指监理单位实施建设监理过程中形成的图表、文字、
声像等文件和原始记载的总称。
在监理工作结束后,应将上述资料中
有价值的部分进行归档,形成监理档案。
第二条 付驻地负责本规定贯彻执行的领导责任;对监理资料进行整
编,形成监理档案,由项目高监负责;监理档案编制完成后应由高监
审核签字向公司办公室办理移交,公司总工程师(或其他相应技术管
理负责人)进行验收检查并正式签收,最终交由公司办公室归档、保
存。
第三条 监理档案应真实可靠,字迹要清楚,签字应齐全;不得弄虚
造假,不得擅自涂改原始资料。
第四条 为便于资料的检索和再利用,监理档案要电子化归档,在有
可能的情况下,尽可能地将监理档案的电子文件归档。
第五条 超过保存期限的监理档案,由办公室负责清点核对,编制拟
销毁监理档案清单,申报高监批准后销毁。
销毁应留有记录。
第六条 监理档案基本内容为监理工作中产生的文件,归档的原则是
精炼、有效,其归档内容和范围见附件《监理资料归档范围》。
第七条 监理档案组卷应根据归档资料实际情况进行,每一卷内应包
括文件目录清单和监理档案移交书。
第八条 项目高监应在归档资料整理好后,按本规定要求进行审查,
在确认符合本规定要求后,向办公室申请移交。
第九条 办公室在接受监理档案时应按本规定进行验收,并正式办理
移交手续。
验收中发现问题应要求退回、改正、补齐。
对存在缺陷,
但无法补齐的问题应在移交书中注明。
2
第十条 驻地办每月组织一次资料大检查,资料不满足要求的监理人
员暂不发工资,资料完善后再发放工资,这项工作由各项目高监负责组
织落实。
第十一条 本办法 2016 年 1 月 1 日执行。
附件 1、归档文件整理规则
2、归档监理资料范围
3
附件 1
归档文件整理规则
1、 归档文件
在施工监理过程中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各
种纸质文件材料
2、归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、
装
盒,使之有序化的过程。
归档文件的整理:
一般以每份文件为一件,
文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件 ,原件与复制件为一件,
转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,
来文与复文可为一件。
3、 整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,
便于保管和利用。
8、 质量要求
8.1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整,字迹模糊或
易退变的文件应予复制。
8.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合
档案保护要求。
5、整理方法
5.1 装订
归档文件应按件装订。
装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,
附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来
文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
5.2 分类
归档文件可以采用年度-机构(问题)-保管期限或保管期限-年
4
度-机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类
( 。
将文件按其形成或承办机构问题)分类(本项可以视情况予以取舍)
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重
要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.8 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的
空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保
管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。
5.8.1 全宗号:
档案馆给立档单位编制的代号。
5.8.2 年度:
文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,
如 1978。
5.8.3 保管期限:
归档文件保管期限的简称或代码。
5.8.8 件号:
文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆
时编制。
室编件号的编制方法为:
在分类方案的最低一级类目内,按
文件排列顺序从"1"开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。
5.8.5 机构(问题):
作为分类方案类目的机构(问题)名称或
规范化简称。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时,只对复文
进行编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页
数、备注等项目。
5
5.5.1.1 件号:
填写室编件号。
5.5.1.2 责任者:
制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或
署名者。
5.5.1.3 文号:
文件的发文字号。
5.5.1.8 题名:
文件标题。
没有标题或标题不规范的,可自拟标
题,外加"〔 〕"号。
5.5.1.5 日期:
文件的形成时间,以 8 位阿拉伯数字标注年月日,
如 19990909。
5.5.1.6 页数:
每一件归档文件的页数。
文件中有图文的页面为
一页。
5.5.1.7 备注:
注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A8 型(长×宽
为 297mm×210mm)。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录封面
可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目
(见图 A3)。
其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或
规范化简称。
5.6 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒
脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为
310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为
20mm、30mm、80mm 等。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗
号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问
题)等选择项。
其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件
的件号,中间用“-”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案
移交进馆时按进馆要求编制。
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5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检
查人和日期。
5.6.2.1 盒内文件情况说明:
填写盒内文件缺损、修改、补充、
移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人:
负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人:
负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.8 日期:
归档文件整理完毕的日期。
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附件 2
归档监理资料范围
1、监理资料归档范围:
工程项目监理合同,监理规划,监理实
施细则,监理交底,监理统一用表,必要的图纸和声像资料,质量监
督部门指定的其它有关资料。
竣工验收会议纪要或签定书,竣工验收
报告,工程质量竣工核定证书。
2 、监理资料归档要求:
工程建设监理资料是项目监理组对工程
项目实施监理过程中直接形成的,是工程建设过程真实、全面的反映;
工程建设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、人
员素质和监理工作的质量。
公司依据《工程建设监理规范》、《建设
工程质量管理条例》及其它有关监理工作的规定,对监理资料的收集、
整理、归档作如下要求:
2.1 施工阶段监理资料的内容:
2.1.1 施工合同文件及委托监理合同;
2.1.2 勘察设计文件;
2.1.3 监理规划;
2.1.8 监理实施细则;
2.1.5 分包单位资格报审表;
2.1.6 设计交底与图纸会审纪要;
2.1.7 施工组织设计(方案)报审表;
2.1.8 工程开工/复工报审表及工程停工令;
2.1.9 测量核验资料;
2.1.10 工程进度计划;
2.1.11 工程材料、构配件、设备的质量证明文件;
2.1.12 检查试验资料;
2.1.13 工程变更资料;
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2.1.18 隐蔽工程验收资料;
2.1.15 工程计量单和工程款支付证书;
2.1.16 监理工程师通知单;
2.1.17 监理工作联系单;
2.1.18 报验申请表;
2.1.19 会议纪要;
2.1.20 往来函件;
2.1.21 监理日记;
2.1.22 监理月报;
2.1.23 质量缺陷与事故的处理文件;
2.1.28 分部工程、单位工程等验收资料;
2.1.25 索赔文件资料;
2.1.26 竣工结算审核意见书;
2.1.27 工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告;
2.1.28 监理工作总结;
2.2 归档的监理资料内容
2.2.1 委托监理合同;
2.2.2 监理规划、监理细则;
2.2.3 监理日记;
2.2.8 监理月报;
2.2.5 监理指令文件(监理工程师通知单,监理工程师通知回复
单,备忘录,工程停工令,
程开工/复工报审表等)
2.2.6 与业主、被监理单位、设计单位往来函件、文件;
2.2.7 会议纪要;
2.2.8 工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书;
2.2.9 施工组织设计、施工方案审核签证资料;
2.2.10 监理总结报告、工程质量评估报告;
2.2.11 工程质量安全事故调查处理文件;
9
2.2.12 工程验收资料(分部工程验收记录,单位工程竣工验收记
录,单位工程质量控制资料核查记录,单位工程安全和功能检验资料
核查及主要功能抽查记录,单位工程观感质量检查记录,单位工程竣
工报验单,竣工验收报告,工程质量保修书等方面的资料);
2.2.13 分包单位资格报审资料;
2.2.18 索赔文件资料;
2.2.15 报验申请表(原材料/构配件/设备、检验批、分项、定位
放样、沉降观察、施工试验等);
2.2.16 工程变更单;
2.2.17 监理工作联系单;
2.2.18 高监巡视检查记录;
2.2.19 旁站记录;
2.2.20 工程进度资料;
2.2.21 主要的监理台帐;
2.3 监理资料的管理要求
2.3.1 驻地办监理资料管理实行高监负责制;
2.3.2 监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理,分类
立卷装订,每页要有编号,每卷要有目录;
2.3.3 每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、合同号、
建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和高监审核签字;
2.3.8 在工程(合同)完成后一个月内由资料管理人员整理装订
后,移交公司档案室并办理交接手续;
2.3.5 一般工程监理档案在工程保修期满后保存
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