合同费用冲销管理制度工作范文.docx
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合同费用冲销管理制度工作范文
合同费用冲销管理制度
篇一:
合同结算管理制度和工作流程
合同结算管理制度
总则
适用于公司所属房地产开发项目工程施工合同、咨询合同、材料设备采购合同以及补充合同和其他房地产开发建设费用合同结算支付。
合同结算基本原则:
1、结算总价=合同价款(合同包干价或综合单价×数量)+合同外补充、变更、签证合价
2、严格遵循合同约定价款和计算规则以及相关调差、增减签证约定原则。
3、尊重事实、注重依据,谁申请、谁举证的原则。
一、结算工作流程
由合同乙方(承包方、供货方)在合同约定内容(含补充合同)全部完成后并取得工程验收合格报告(内部)或主办部门出具的履约办结书面证明后方能书面申请办理合同结算,书面申请需附结算一览表和相关结算签证资料,申明在结算申请表外无任何遗漏事项,若有遗漏即视为自动放弃结算权利。
由合同甲方(发包方、采购方)或代甲方合同主办部门负责签收结算申请,经审查资料齐全后告知申请人有关结算办理须知。
合同主办部门(工程项目部或项目公司工程部;集团公司工程技术部或项目公司;行政部或项目公司综合部;采购部;其他相关主办部门)接收乙方结算书面申请后应在合同约定时间内牵头组织相关部门依据合同(含补充合同)内容对申请人提出的结算事项合同内承包工作内容、实际
完成数量、履约完成时限、合同外签证增减等进行逐一核实并填制《合同结算初审意见表》并附结算申请、验收合格相关资料递交至集团公司合同造价部。
集团公司合同造价部签收合同主办部门提交的《合同结算初审意见表》和相关资料后按公司规定进行审计确认,在审计过程中合同主办部门和申请人须配合做好抽查、征询工作,合同造价部完成审计后填制下达《合同结算审核确认表》至合同主办部门。
合同主办部门收到《合同结算审核确认表》后通知申请人签署确认意见,若无异议,即可办理支付流程。
合同主办部门收到《合同结算审核确认表》后通知申请人签署确认意见,若有异议,由主办部门将无异议部分按条流程OA提交《合同结算审批表》先行办理。
对有异议事项与申请人进行初步协商并拿出部门处理意见提交合同结算专题会议讨论(分管领导、主办部门、合同造价部、申请人参加、总经办秘书记录),双方达成一致意见后报经集团公司总经理批准后执行。
二、审核工作要求
可能影响项目公正审核的人员应当回避,不得参加申请人邀请的各类消费活动或收受礼品、礼金。
合同主办部门接收申请人送审的结算资料,必须填写《结算资料交接清单》,办理资料交接手续。
凡参加审核的人员必须熟悉了解送审资料和认真对照合同条款,必要的须进行施工现场或实物勘察。
对上一程序部门审核有不同意见时,可召集申请人、主办部门、
相关人员共同会商,尽量在签署审核前就有关问题达成明确意见,并形成几方人员书面签署的《合同结算审核会商纪要》,提高工作效率。
尽量达成一致意见,避免进入司法程序。
若仍未达成一致意见,可按合同约定申请仲裁或调解,也可依法向人民法院提起诉讼或应诉。
三、部门工作说明
合同主办部门主办人员需对送审的合同结算事项逐项进行审核,编制合同结算计算书或相关计算式,拟写初审意见,填制《合同结算初审意见表》(按项目编号)交主办部门负责人复核并签署同意后方能递交下一程序。
合同造价部门成本专员签收后认真查询相关图纸、资料、合同,核实清楚无误后方能编制《合同结算审核确认表》(按项目编号),合同造价部负责人复核并签署同意后方能递交至合同主办部门。
合同主办部门主办人员分类:
a、施工劳务分包、消防暖通工程、场平土石方工程、景观工程、二次装修工程、水电气配套工程、人防工程、节能工程、其他零星工程等施工合同。
b、工程材料设备合同(钢材、水泥、砂石、商砼、水电设备材料、装饰材料、门窗、电梯、成品栏杆、机具设备租赁、成品烟道、无动力风帽、监控设备、门禁系统、道闸系统、其他零星材料)。
c、设计、勘察、监理备案合同、沉降观测、资料编制、施工图审查、技术咨询、总承包备案合同。
d、造价咨询备案合同、造价审计咨询、造价劳务服务。
e、环评、水保、节能评估、白蚁防治、防雷接地、工程强制保险、农
民工工资担保、劳务承包备案合同、前期物业服务备案合同、房产测绘合同、安措费等其他前期工作费用缴纳退费。
f、策划咨询、推广宣传、广告制作。
各部门负责人为各部门经理或主持部门工作的副经理、经理助理、主任工程师;集团公司驻地所设工程项目部项目经理(或现场代表);外地项目公司分管副总经理、总经理助理、部门经理。
分管领导为集团公司副总经理、总经理助理、项目公司总经理或主持工作副总经理。
四、资料归档办理
合同结算工作完成后,由合同造价部成本专员参照公司档案资料规定进行收集、整理存档资料,按公司档案管理制度向档案员提交存档资料和电子版,档案员按公司档案管理制度和立卷规则汇总组卷、编号,装订成册,统一管理。
五、结算所需资料
结算报告和合同复印件;
经审查批准的施工竣工图(应严格按国家、行业的规范、标准进行绘制)和有关签证资料;
开工通知、竣工验收合格证和竣工图、工程竣工验收单及质量评定书、竣工报告等;
工程招投标过程和工程施工中往来文件;
施工组织设计或施工方案(应明确具体的现场施工情况和施工工艺)及其报审表;
图纸及图纸会审记录;
变更通知单、工程停工报告、监理工程师指令;
施工记录、原始票据、形象进度及现场照片等;
隐蔽工程施工记录(工程内容应表述清楚);
各种设备材料合格证,出厂试验报告,材料设备供应情况及加工定货合同;
工程安装调整试验合格报告;
咨询类成果(施工图审查意见、地勘报告、环评报告等)复印件;
拆除工程量签证单、拆除原始照片;
设计变更通知单(工程内容应表述清楚);
工程现场签证单(工程内容应表述清楚);
工程领料单和退料单、调拨单;
核实的施工单位采购的原始材料凭证复印件;
策划、推广成果复印件或原件,室外广告发布照片。
工程的工期、质量、建筑材料价格、奖惩等规定要以承包合同和补充合同或其他形成的协议条款,局部更改和隐蔽工程相关的资料佐证。
六、不予结算事项
结算资料不完整,结算书所依据的资料不完全反映出现场实际情况,审核过程中所需要的资料不充分。
竣工图没有全面体现工程实际情况,部分关键数据没有显示,甚至在相对施工图有较大改动的情况依然直接以施工图代替竣工图或在施工图上做简单更改,使图纸面目全非,无法计算;
设计变更手续不全,缺少变更通知及经济签证;设计变更、签证等资料所签数目、不实,少数设计变更和签证数目明显过大,缺乏真实性。
篇二:
成本合约部管理制度
*****房地产开发有限公司
成本合约部制度汇编
二零一一年
目录
第一章、部门组织架构及职责第二章、部门岗位职责
第三章、预结算编制及审批管理第四章、招标管理办法
第一章、部门组织架构及职责
部门定位
负责开发全程的成本控制及合同管理,进一步加强目标成本的制定及动态成本的监控,负责公司工程及材料设备的招标采购工作。
部门组织结构
部门职责
篇三:
费用报销管理制度
费用报销管理制度
1.目的
为规范公司费用审批流程和权限,合理规划公司费用支出,杜绝费用报销乱报、虚报现象,规避公司资金运营风险,特制订本制度。
2.适用范围
本制度全面适用于集团所有各部门及其下属的全资子分公司、控股子公司3.管理职责
集团各部门、各子分公司及分支机构负责按本规范执行。
财务管理部负责本规范执行情况的监督、控制和检查。
4.费用报销单据的分类
《费用报销单》——适用于公司各项经济业务发生的费用报销的凭证。
《费用报销明细表》:
适用于多项经济业务发生的凭证,《费用报销单》的附件,详细记录各项经济业务发生费用的明细表。
《报销单据粘贴单》:
适用于粘贴各项经济业务产生费用的原始单据。
粘贴原始单据的方法:
按《费用报销明细清单》从左到右到费用项目,按照经济业务发生的时间顺序粘贴。
5.单据的填写要求
单据书写要求:
各种单据必须使用黑色签字笔或钢笔填写,否则一律不得报销,字迹必须清晰、不得涂改。
填写内容要求:
填写报销单事项的相关内容,不得少填、漏填,内容摘要必须具备时间、地点、人物、事件等要素;报销金额严格控制在预算费用或报销标准范围内。
数字大写:
零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。
各公司经济业务往来需要开发票报销时,所开的发票抬头必须是各公司的公司全称。
6.附单要求
各项报销时必须附上完整、有效的原始凭证(如发票、收据及其他各种单据,原则上报销需提供正式发票),否则财务管理部有权拒收报销单据。
定额发票:
须盖有填制单位的公章方为有效发票,财务管理部才能予以报销。
非定额发票:
须盖有填制单位发票章,发票抬头必须为集团或下属公司全称,可向上游厂申请费用的单位填制为上游厂方公司的单位全称。
所有发票必须到国税网或地税网进行查验,发现假票一律不得报销。
不同类型的发票顺序要一致,如住宿费的和住宿费用发票必须按顺序粘贴一起。
《例:
粘贴顺序第一张为餐票第二张为住宿票第三张又是餐票为粘贴不合格》。
收据与发票需要分开填写报销。
如3月5日住宿为收据单据需单独填写报销单据。
3月6日有发票的可填写到一张报销单据上。
车辆维修有发票且有维修清单和维修申请单必须在一张单上粘贴到一起。
所有的住宿发票需提供住宿明细清单,出差随行人数及住宿天数,某某城市到某城市。
所有报销出差交通费用,交通明细需在《个人费用报销明细清单》填明起始地点、票据类型及票据金额,方便核对及统计。
督办餐费及部门聚餐餐费,需写明具体参加人数,按照50元/人金额实报实销。
经济业务所发生的费用对方不能提供正式发票时,报销时用其他正式票据代替的,要求必须提供盖有填制单位公章的收据,但该笔费用由受益人承担10%的税费。
业务招待餐费、高铁车票及飞机票报销必须有正规发票,否则报销人承担10%的税费。
附单粘贴面大小必须与报销单据一致(不得使用钉书钉及大头针等金属材料固定),页面必须平整,不得凹凸不平。
所有小写金额前面必须增加¥符号,大写金额前面需
X.○
当业务事项或金额超出公司各项管理标准的,或者各项管理标准未涉及的,应提供详细书面报告。
财务管理部在审核过程中发现不符合公司制度、虚假单据、不合法及超标的现象时,需告知该部门助理,由部门助理收到反馈信息及时与当事人沟通。
7.时间期限要求
当月发生的费用在次月规定时间结算完毕,跨月不允许报销。
报告类行政开支:
关于行政部提交的宾馆住宿、员工餐费、水电费、办公用品申请等报告,实行每月一报,在当月12号前提交,17号财务管理部审核完毕。
员工车辆保险理赔款的确认,由财务部出纳在每周五下班前将本周内收到员工车辆保险理赔款的明细发至车辆管理科科长武俊,次周周一下班前行政管理部车辆科根据财务提供款项负责将返回员工或冲销借支的凭证统一交到财务管理部审核。
集团车辆油卡与粤通卡,由武俊负责收集车辆使用责任人及费用的明细,在次月3日前提交到财务管理部进行费用分摊。
集团固定电话及网络费用,由IT人员在当月15日提供使用部门及费用分摊明细至财务管理部进行费用分摊。
每月最后一天各公司车辆管理助理将集团所有权属下销售与服务车辆、当月车辆驾驶负责人报备至行政管理部车辆管理科科长武俊及4008呼叫中心处。
员工个人费用:
各公司各部门助理在每月12日前提交员工个人费用至财务管理部费用会计审核,节假日不顺延,当遇节假日请各公司各部门助理与费用报销人员提前做好沟通工作,跨月费用不予报销。
采购入库时,人力资源部在商帅系统开具一式?
采购入库单?
采购与仓库管理员签字确认,备注工作联系单的单号、供应商送货单号等采购相关信息;采购人签字确认采购供应商的名称、商品规格、单价、数据与总金额等采购资料,仓库管理员确认实物与采购资料是否相符;若仓库管理部初步检査出质量出现问题或实物与采购资料不相符的情况,收货当天应以书面说明原因向采购人员反馈,由人力资源部部长跟进,人力资源部、财务管理部、领用人各存一联。
行政物资领用时,人力资源部在商帅系统开具一式商帅?
销售出库单?
领用人与仓库管理员签字确认,各注用途:
办公领用、促销会议、招待礼品、工作联系单单号等相关信息;领用人签字确认领用物料名称、规格、数据,人力资源部、财务管理部、领用人各存一联。
人事费用分摊,当月集团各分公司社保、公积金、个入所得税及员工养老金,每月20日提交财务管理部审核,22日财务部审核完毕。
促销会议决算报告在会议结束一周内提交财务管理部审核,财务管理部在两天内审核完
特殊情况:
因特殊情况不能按时报销的,须提现详细书面报告,经子公司总经理或管理副总裁同意方可执行跨月报销。
其他的货款费用结算按具体合同约定时间执行。
8.费用报销审批流程及流程节点管理
经办人填写《费用报销单》,《借款凭据》中须明确填写真实报销理由等必备填写的内容,每月报销一次。
收单及审单时间
费用单据每月收一次。
驻外人员需在每月7日下班前将费用单据交由各事业部的部门费用助理,每月12日下班前部门费用助理统一交由财务部审核。
费用审核时间若如遇节假日则往后顺延。
费用单据审核时间:
9.费用报销审批权限
权限审核人必须对报销人的报销事项及报销费用的真实性、必要性予以负责,费用报销金额在费用预算和标准权限范围内签批。
“谁签批谁承担”的原则。
审批的流程及权限见附件《费用审批权限新(20XX年修改)》。
因公发生的费用由经办人根据经办业务类型填写《费用报销单》。
工作经济业务,需要发生招待业务费(含餐饮费、礼品等),另附《业务招待费申请单》。
虚假报销费用处罚:
当事人处以乐捐虚报金额8倍的处罚,公司有权与其解除劳动合同关系;直接上司处以乐捐虚报金额50%处罚;子公司的部长级处以乐捐虚报金额30%处罚;子公司的总监级处以乐捐虚报金额15%处罚;子公司的总经理处以乐捐虚报金额5%处罚。
若虚报金额超过500元,则以侵占公司财产论处,触犯十大天条,公司有权与其解除劳动合同关系。
分公司申请的综合管理费用,如房租、水电费、购买日常办公用品及办公设备等预算费用在每月25日下班前以书面/传真件形式提交财务管理部分公司管理科,财务管理部在二个工作日内完成预算总费用审核,管理副总裁一个工作日内审批完毕,出纳在一个工作日以补足额定借款额超出部份支付。
部门费用助理、职能部门第一负责人/子公司总监/总经理必须对报销人报销事项的真实性以及报销内容予以确认。
费用会计初审,收到凭证内三个工作日完成,审核报销人是否违反公司财务制度(如报销金额是否超标、是否违反相关协议及合同、取得的凭证是否合法等),当业务事项或金额超出公司各项管理规范标准的,应及时与财务管理部部长协商处理,对各项管理规范未涉及的费用支付不予办理。
(特殊情况需出具书面报告,通过审批流程后方可办理。
)
财务管理部部长复核,收到费用会计审核完毕报销单据2个工作日内完成报销复核工作。
负责审核报销人、部门负责人、会计主管是否有违反公司财务制度的情况,并进行及时反馈和协调解决。
判断经济业务性质,对业务的轻、重、缓、急进行分类,以便于对上呈报时进行有效的处理。
当报销事项或金额超出公司各项管理标准的部分不予处理。
副总裁复审,收到财务管理部部长已经审核并签署意见的凭证后2个工作日内完成复审,签批工作。
对财务管理部呈报的报销相关凭证进行复审,审核相关人员及部门负责人的签批意见。
对业务复审无误的,且金额在权限审批额内予以审批;当金额超过权限审批额外的呈上总裁/董事长签名审批。
出纳付款:
对已签名审批完毕的报销单,在4个工作日内准备资金并予以支付。
财务管理部按照部门将费用报销清单表发放至各部门助理处,部门助理在2个工作日内根据财务管理部反馈费用差异情况与所属部门的人员进行核对,若存在差异,费用报销人可与财务管理部进行核对并明确最终的处理结果。
如无及时反馈,当无异议处理。
10.本制度自签发与已颁发制度相抵触之处,以本制度为准。
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