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信息系统采购管理论文

信息系统采购管理论文

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　　采购管理系统可以有效的为企业提供进出库的便捷防守，并且可以通过平常的系统录入可以进行直观的展示。

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　　信息系统采购管理论文篇1　　摘要：

　　20XX年1月，深圳市交警局交通科研所开展了交通信息采集与信息共用平台项目以下简称”平台项目的开发工作，该平台项目是在多个现有交通监控系统的信息数据整合及汇总的基础上，按照业务要求，以一定的算法对交通历史数据作出融洽、加工及统计分析等操作。

为用户提供实时、准确的市区内整体交通状况，实现智能化交通管理及监控。

我有幸参与了解这个项目的建设，主要负责其中的项目采购管理和合同管理工作。

　　项目采购是从项目组织外部购买项目所需的产品和服务的过程，通过采购外单位的产品或服务，以满足自身业务的需求，提高自身业务能力水平和效益。

合同管理则是确保供方的执行符合合同的要求的过程。

本文通过描述了本平台项目的项目采购管理过程，详细论述了项目中的采购管理和合同管理，以及采取的策越和步骤。

同时，就本项目的采购管理和合同管理出现的问题和相应措施进行了一下反思。

　　正文：

　　20XX年1月，我参与了深圳市交警局交通科技研究所的平台项目的建设工作。

在本平台项目建设之前，该交警局就已有多个交通应用系统，如：

ATC及SMOOTH交通监控系统、网络化车牌识别系统、交通诱导系统及OCTV人工录入系统等。

尽管这些系统在各自的领域里都能各司其职，但系统间彼此孤立，其交通信息数据的共享性和整合性较差，建设之初并且有考虑对市区整体交通信息数据的分析和利用。

因此，就有必要建设一个能够充分整合现有交通应用系统各类交通信息的综合信息平台，以便实现各类交通信息的开发和共享。

同时，通过平台的数据统计分析工作，把更完整、可靠的数据发送给外部发布系统，做到更加准确和及时的交通监控，从而实现智能化交通管理。

　　交通科技研究所是交警局一附属企业，主要负责交警局新建系统项目的开发管理及对现有系统的维护。

本所具有一定的开发能力，也有一些项目管理的经验，但人手较少，现有技术骨干人员手头上都有相关的项目在管理和维护中。

更为关键的是：

本市8月中旬将举行世界大学生运动会，根据交警局领导的批示，本平台项目必须在6月底上线，试运行一个月后，就要正式投入大运会交通监控管理的工作中。

鉴于项目工期较紧迫，而且项目非常强调系统的稳定性和成熟性，我所经过几次研讨会议，决定通过向外单位采购方式解决项目需求。

　　采购策略可分为招标采购和非招标采购，招标采购就是由我方提出招标条件和要求，由多方供应商参与投标。

通过招标的方式，我方能获得比较合理的价格和优质的产品和服务，同时也可以促进供应商之间的公平竞争。

非招标方式多用于标识规格的产品采购，通过市场多方询价的方式，选择供应商，相对比较简单方便。

而对于项目的采购管理过程而言，则可分为6个过程：

　　采购计划编制：

确定是否采购，采购什么，如何采购、何时采购等问题；合同编制：

包括准备招标、询价所需要的文件和确定合同签订的评估标准。

记录项目对于产品和服务的需求，并且寻找潜在的供应商；招标：

依法公平、公正、公开地进行招标工作，发布项目采购招标书，接受供应商的投标书；供方选择：

按照科学、合理的评估标准，组织相关专家进行评标活动，审查、比较所有投标书，选择综合能力及性价比较高的供应商与之谈判并签订最终合同；合同公里：

合同管理是依据签署的协议，确保供方的项目建设活动符合合同要求的一系列过程；合同收尾：

包括确认产品或服务是否符合合同要求，以及对项目管理过程的收尾。

　　采购工作说明书，是根据项目范围说明书、WBS和WBS字典制定而成。

说明书详细地规定了采购项目，以便潜在的供方确定他们是否有能力提供项目。

项目合同就是定义买卖双方各自义务的协议，对于供应商而言，就是定义其提供的指定产品或服务，项目验收标准、款项交付等事项的协议。

项目合同是项目的采购管理计划得以瞎利实施的保证。

　　综合项目的复杂程度和专业性，我所决定通过招标方式，选择实力及规模较大的行业领先软件企业作为项目的软件供应商。

对于硬件设备，其价格比较透明，技术参数标准化程度较高，购买及维护也比较方便。

因此，我们决定自行通过国内代理商订购所需产品。

　　对于项目的采购过来工作而言，其成败的关键在于采购计划编制活动、招标活动的科学合理的安排以及对项目采购合同的完善管理：

　　一、充分了解项目状况和项目实际需求，做好采购计划编制。

　　在编制采购计划前，我们组织相关行业特别是有同类型项目经验的专家，对平台项目的开发成本做了估算。

一方面，估算平台大致成本，以便检查是否有直接预算支持；另一方面，也

　　可以作为合同的一个约束条件，控制项目成本。

经过多次商讨，定出成本估算值，并决定采用固定总价合同类型。

　　编制项目采购计划最忌“关起门来，自作自受”，详细、科学、合理的采购计划是以项目实际情况作为立足点的。

特别是对本平台项目，涉及多个不同的应用系统，用户类型和交涉的部门都比较多。

因此，在制定采购计划前，我们多次走访各部门业务人员，并特别就业务关键岗位进行了全方位的学习和深入了解。

这大大方便了我们界定清楚项目范围，制作出初步的项目范围说明书，并以其为基础制作项目采购工作说明书及采购管理计划。

　　二、科学、合理的招标过程，是为了通过公平、公开的竞争，让优秀的供应商脱颖而出，这也是获得优质的项目成果的关键。

　　在招标过程中，我们先在本市的政府采购中心网站登记相关招标信息，并举行了最初的供应商碰头会，以便我们就参与投标的各个供应商一个初步了解，也有利于潜在供应商对我们的项目有一个清晰、共同的理解。

投标之前，我们同行业专家就相关竞标企业进行了摸底排查，大致对其规模和实力有一定的了解。

同时，就平台项目的实际情况，制定了评标的标准及策略。

招标过程中，我们先根据本行业信息系统的要求，设置筛选系统要求竞标企业必须拥有计算机信息系统集成二级（或以上）资质和国家涉密计算机系统集成乙级或以上资质。

然后依据前期研讨会确定的项目技术参数及验收标准，按照重要程度对每一个评价标准设定一个权重，按照供方所得项目技术标准综合分，结合项目建设价格作为选择供方的依据。

　　经过几轮评选活动后，我们选择了一家规模和实力较大，技术综合得分及性价比都比较高的A公司作为本平台项目的供方。

A公司作为本行业的领先者，拥有多个类似项目的成功案例，而且之前也和本市警局做过其他业务项目，用户口碑和行业评价都比较好。

因为之前与交警局有过合作项目，也比较熟悉我方的采购管理流程。

　　三、合同管理是确保供方的执行符合合同要求的过程，是规范供方项目建设行为的标准。

　　鉴于本平台项目的特殊情况，在本合同中，我们特别强调平台项目的交付期和质量。

平台项目开发期从20XX年1月中旬开始，计划6月底交付系统并进行试运行。

合同的付款方式，我们按照这一的模式进行：

附有首付款，按照项目关键里程碑设置多个进度款，每个里程碑能如期完成的支付特定额度的款项一般为合同的20%-30%。

未能按期完成的，按照进度情况处于相应罚款。

平台项目能如期充工，并顺利通过试运行及验收，按合同说明共支付90%的合同额。

项目建设完成后，留10%作为尾款，在供方免费维护期过后一年付清。

系统开发过程中涉及交警局的机密信息和部分执法信息，对此，我们也做了信息保密的要求。

在多方共同合作努力下，平台项目在20XX年6月底顺利通过验收，基本实现了合同协议和项目范围说明书的要求。

经过一个月的试运行后，正式投入使用，并在大运会期间获得良好的实用效果，得到了相关领导和国外来宾的高度评价。

　　我也就项目采购管理过程的一些不足之处进行了反思，例如：

合同管理中，我们就A公司一些不符合合同要求的现象，在未经沟通情况下，对其进行了处罚。

A公司认为是双方沟通不到位造成的，所以对单方面的处罚多有微词。

经过这次项目建设，我体会到，项目合同不应该成为甲方的“棒子”，而是作为双方共同为项目目标努力的标尺，这也是项目采购管理的成功保障。

　　信息系统采购管理论文篇2　　摘要：

　　201X年6月，本人参与了“省图书馆RFID（无线射频识别技术）信息管理系统”的项目建设，担任项目经理一职。

系统通过数字化标签读取技术，极大地提高了图书的流通和管理效率，降低了馆员的工作强度，全面提高了图书馆的服务质量和整体形象。

该项目做为拟在全省范围内应用推广的数字图书馆建设重点工程之一，受到省市及有关领导的高度重视。

做为建设方的项目经理，在项目的采购管理过程中，科学的运用项目采购管理的理论知识，结合自己的实践，在项目的实施过程中，按照项目设计和计划的要求，通过制订合理的采购计划、有效地选择和管理供应商、加强对合同的管理等措施，确保项目采购产品的达到适质、适价、适时、适量的要求。

同时针对在采购管理中出现的进度变更问题，采取了合情合理的沟通技巧，有效地控制了采购的风险，使得项目顺利进展，保证了项目的工期、成本及质量，受到用户方的高度评价。

　　正文：

　　一、项目概述

　　随着中国的社会经济文化持续发展，人们对科学文化教育事业的投入愈来愈多，图书馆的建设管理也是其中之一。

图书馆的职能涵盖图书的采购、编目、典藏、流通、检索等，目前都是依靠传统的手工方式实现，效率低下，工作人员劳动强度大，应用RFID技术，可以将上述所有的业务环节进行信息化管理，提高各环节的服务品质和工作效率，全面提高图书馆的服务质量和社会效益。

　　本系统内容主要包括：

图书出入库采编管理子系统、图书数字识别分类管理子系统、图书安全管理子系统、图书自助检索借还子系统等。

项目主要工作是RFID标签及其读写设备的安装调试、RFID信息管理系统配套软件的规划开发和实施等。

　　图书馆的管理流通模式，突出图书馆以人为本的管理模式，强调图书馆的服务功能，读者在馆内拥有最大的自由活动空间，提高图书馆的管理效率，藏阅合一。

结合图书馆的实际建设情况，在图书馆各层出入口设置图书流通安全管理子系统，在各阅览室内设置RFID馆员工作站和自助服务区，方便馆员对图书的管理以及读者进行查询和借/还书处理，在图书馆书库集中区域设置RFID图书馆典藏识别分检子系统，馆员可快速查找图书、分类管理，减轻馆员的总工作量，提高图书的流通及管理效率。

　　项目启动后，本人被公司任命为该项目的项目经理，全面负责项目的建设工作。

在有关领导的亲切关怀下，以及项目各组干系人的配合与支持下，我与项目组全体成员一起并肩作战，通过近10个月的努力，终于在2015年3月全面通过系统验收，项目总花费成本为98.38万元，比计划提前了15天完成项目建设。

　　该项目的成功与项目整体实施过程中对项目采购过程的有效管理也是分不开的。

众所周知，采购工作直接影响着项目建设的进度；采购质量的好坏也制约着项目质量的高低，并将决定项目建成后的连续、稳定和安全运转。

下面我就本项目的采购计划、合同编制、供应商选择、合同管理等方面对采购管理加以探讨。

　　二、制定采购计划

　　项目采购是一项复杂的工作，在实施具体的采购行为前首先要考虑项目的采购需求。

这就需要结合项目的管理计划、项目范围说明书、工作分解结构表等等，决定项目必需采购的产品或服务、采购的数量、采购设备的规格要求以及质量要求、采购的时机、采购验收标准等；在采购中应及时了解当前产品或服务的市场价位、市场供求情况，以便对采购成本作出一个比较准确的估算和预测，以使项目的资金使用率得到提高，优化项目采购管理中的资源调配。

在制订采购计划中还要充分考虑采购的风险，根据风险管理计划，对已识别的风险应采取有效的措施进行预防。

比如供应商选择的风险、设备不能及时到货的风险、采购的设备质量未能达到验收标准、售后维修风险等。

通过对以上各种因素的分析，并参照了公司采购管理制度及操作流程的规定，我编制出详细可行的项目采购计划。

　　在采购实施工作中，为规范项目采购管理工作，我们同客户方共同制定了“三审”制，即采购申请审批、询价申报审批和到货验收三个关键点的审查。

采购申请审批是在项目选型经过技术论证后开展；询价申报审批是在确认供应商，并通过谈判确认最终采购价格后开展。

同时需提交供应商的相关证明文件、售后保证等承诺文件；到货验收是依据采购合同，执行到货验收的审查工作。

“三审”制对于保证采购工作合理、规范的开展，发挥了重要作用。

　　三、编制合同

　　为了保证采购计划的有效性，按时、高质量的获得外部产品和服务资源，必须制订出项目的招标计划。

合同编制过程包括准备招标所需要的文件和确定合同签订的评定标准的过程。

招标文件编制的质量将直接关系到招标工作是否能正常进行、授标后是否能顺利履行合同。

故我在编制过程中，力求做到内容完整、详尽，用词准确严谨，避免招标双方对文件的理解和解释产生岐义，增加评标工作量，影响招标工作的顺利进行。

　　招标文件订包括以下几个方面：

　　技术文件：

设备、散材及附件的技术条件和要求；

　　商务文件：

包括询价函、报价须知及供货一览表、合同基本条件及包装、运输等。

在拟订招标文件过程中，我组织了有关方面的专家及具备类似经验的人员，从项目的实际需求出发，经过反复讨论、审查、修改，最后形成定稿。

对于关键件的选用，在广泛了解市场及使用情况的基础上，在招标文件上予以明确设备配套关键的规格型号及供货厂商。

这样有利于提高各投标文件的响应性，防止投标文件内容及标价差异过大，从而减少评标的工作量。

　　四、供应商的选择

　　在收到众多供应商的报价之后，我组织相应人员对供方的供货能力、提供的价格、产品质量和服务质量等进行评估，以选择合格供方，确保采购的产品和服务符合规定要求。

在开展此项工作中，我建立了一套供应商评价表，设置了包括：

需求分析、产品价格、技术实力、企业资质、经验质量、管理能力、售后服务等评价内容，并对每一评价内容按照重要程度设置了对应的权重标准。

在设置权重时，我认为低价位是供应商选择的一个比较重要的指标，但不一定是主要考虑因素，交货周期及付款方式，甚至和供应商友好合作的关系等都是一些需要综合平衡考虑的因素。

依据供应商评价表，我组织了包括公司产品部、营销管理部等干系人参与对具备合作意向的供应商进行统一打分，并将分数的高低做为选择供应商的一个极其重要的指标。

　　在选定相应供应商之后，我安排公司合同管理员，参照公司的合同样本制订了采购合同。

合同条款中重点明确设备规格、数据、价格、验收标准、付款方式及交货地点和交货方式等条款。

为了确保合同无漏洞，又请了财务、营销管理部、公司法律顾问等相关人员共同审阅并会签。

经过相关部门及供应商共同对合同条文的反复商讨及修订，最终形成合同定稿。

为了控制相关变更带来的影响和风险，合同中特别明确当任一变更发生时，应及时书面通知对方，双方就变更协商一致，方能执行变更，必要时可就变更事项签订补充协议。

　　五、合同管理

　　合同管理过程是确保供应商执行符合合同的需求，我根据合同及采购规划设立了对供应商的检查点，要求供应商按时提交合同进展情况、工程安装调试进度等等，以便及时有效地监督合同执行情况。

　　在执行本项目的采购合同中，我针对所采购的应用服务器及WEB服务器的到货及安装要求，设置了几个主要的检查节点，要求供应商报告设备的订货状况、货物的拟发运日期、到货日期、货物的验收报告、现场的安装调试报告等。

在合同执行过程中，由于党校领导层决定提前上线教学管理系统，故要求服务器需要提前10天到位。

本人得知此信息后及时和供应商及其领导沟通，希望对方能够理解，表示为了建立双方长期的合作关系，希望供应商尽力配合，解决实际的问题，以给我们的高层领导们留下良好的印象，达到双赢的效果。

同时本人表示在到货后，将积极按合同要求组织相关的人员进行货物的验收，并联系好客户方对小型机的安装调试给予积极的配合。

经过项目组与供应商及客户三方的能力合作，服务器按要求的进度顺利完成了安装和调试。

最终项目比预定计划提前了15天完成了验收。

　　六、合同收尾

　　当全部采购的设备都按照合同条款进行验收核实后，就进入了合同收尾阶段，我同时也向财务部门提出了合同尾款的支付申请。

同时对于一些过程文档（包括工作说明书合同、发货单、收货单、验收单等等）进行了归档整理，对采购管理中获得的经验与教训也做了备案记录。

　　在合同收尾时，我们对本次采购的供应商就本次采购进行了良好的评价，今后可以根据此衡量继续展开合作，和供应商建立健全一种长期的合作关系能持续发送供货行为，保证优质及时的供货，从而有效地降低项目采购总成本。

　　结束语

　　由于实施过程中对项目采购管理得当，促进了项目顺利实现项目的各项目标，确保了项目按即定的成本和预算完成了。

我们的项目组赢得了公司与客户的一致好评，同时也和供应商建立了良好的合作关系。

在今后的工作中，本人将继续总结经验教训，最大限度地满足项目干系人的需求和希望的目的。

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