培训教材其他应收款员工.docx
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培训教材其他应收款员工.docx
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培训教材其他应收款员工
其他应收款-员工
作者:
刘向晖
日期:
99.11.11
审核:
日期:
批准:
日期:
目录
●基本概念
●业务流程图
●业务流程简介
●单据、报表
●业务情景介绍
●系统操作
●注意事项
●练习
员工借款报销流程是通过A/R模块,把员工作为一种特殊的客户进行未清项(往来帐)管理的核算流程。
它所涵盖的业务包括除货款、运费外的所有由员工经办的个人借款业务。
如员工差旅费借款,为日常营运开支的各种借款,包括:
广告费、招待费、会议费、各种租金、物业管理费借款等。
员工借款明细帐按人员编号设置,借款时计入该帐户的借方,报销时,计入相关科目的同时,对该科目进行核销处理。
并对未清项进行重点管理。
一、基本概念
1、客户主数据:
将员工视同客户来管理,包括一般数据与公司代码数据。
2、帐户组:
标明客户身份,不同的帐户组有不同的字段选择及赋号方式与范围。
3、容差组:
规定还款金额与所欠金额的差额范围,在此范围之内,视同等额还款。
其他应收款的容差为1元或欠款的1%,两者取小。
容差记入营业外收支。
4、预制凭证(暂存凭证):
未记帐的凭证,可以是单项凭证,不影响科目余额。
5、记账码:
由两位阿拉伯字符组成,控制凭证输入的行项目,如:
帐户种类、借方过帐或者贷方过帐、录入的屏幕布局等等。
同时,还可以控制凭证编号。
6、业务范围:
*是会计对象。
*一个组织内单独运作的部门。
*不要求外部报表。
出于内部核算的考虑,可发布自己的财务报告。
*每个业务范围都可以属于一个或几个公司代码。
*同一集团(client)内各公司代码可以使用相同的业务范围。
*编制完整资产负债表和损益表的最小单位。
7、行项目:
在一个简单的项目中反映凭证的信息,是凭证的一部分。
通常情况下包含金额、
记账码、帐户、借贷方等。
二、业务流程图(见附件)
三、业务流程简介
1、原始单据审批:
对接收的原始单据(员工费用类借款单和相应的报销单)进行审核。
审核人员检查报销单、借款单等原始单据的内容,确保日期,部门编号等一般信息无误;单据的批准人是否有足够的授权;原始单据后所附的发票是否真实有效;要求填列的选项填列是否完整;书写是否规范等。
审核人员根据制度和规定对单据的合理性、正确性做判断,审核不能通过交经办人重新办理相关手续。
2、付款:
通常是现金出纳或银行出纳根据已通过审核的借款单,付给借款单上填列的款项,如果是限额支票,应填列对应的限额,付给支票时应在用途栏列示借款用途。
付款后需登记详细的记录如借款人、借款日期、部门、支票号等,方便报销时查找此借款单。
3、录入限额借款:
会计人员根据借款单的部门信息及用途,在系统中录入预制凭证:
贷记:
银行存款。
4、过帐到其他应收款:
对于定额借款,会计人员根据借款单内容,在系统中作适当的会计分录:
借记:
员工(给出员工编号),贷记:
现金或银行存款。
存盘,系统会自动记录到统驭科目“其他应收款-员工”中相应的人员编号帐户中。
对于限额转成定额的借款,要先修改预制凭证,再记帐。
5、结算处理:
若为现金借款,出纳人员需先判断借款单与报销单是否匹配。
在匹配的前提下,如借款金额与报销金额相符,在报销单上加盖“转帐付讫”章;若借款金额小于报销金额且补给现金,填写“尾款支出凭单”,加盖“现金付讫”和“转帐付讫”章;若借款金额大于报销金额应收回现金,加盖“现金收讫”和“转帐付讫”章。
并将结算后的单据交由会计人员入帐。
6、清帐处理:
会计人员首先判断借款单与报销单是否匹配,若二者相符则根据已通过审核的单据在A/R模块录入相应的会计分录,选择相应员工借款,与原始借款上的信息核对,相符后存盘,系统自动会生成清帐凭证,检查凭证是否正确,收付款项与结算款项是否一致。
7、打印相关报表:
1)其他应收款余额明细表
2)超期未报销明细表
3)影响总帐的银行日报表、内部银行日报表
四、单据
报表:
其他应收款余额明细表、超期未报销明细表
五、业务情景介绍
1、创建、维护员工主数据
2、限额借款
3、限额生成定额
4、定额借款
5、报销:
借款金额同报销金额相等、借款金额大于报销金额、借款金额小于报销金额、全额还款、容差之内还款。
6、重置已清项
7、冲销
8、显示行项目
9、显示余额
10、显示修改
六、系统操作
1、创建、维护员工主数据
路径:
会计/财务会计/应收帐款/主记录/创建
事物代码:
FD01创建客户主数据
说明:
客户的填写:
外部赋号,即人员编号;公司代码可选,目前可缺省为0001。
帐户组为60。
参考中的客户与公司代码均可选,如下例,可将员工991的信息拷贝至将创建的员工810。
名称必填,检索词必填,对员工主数据来说,均填员工姓名。
国家、语言代码均缺省为CN与ZH。
统驭科目与排序码必填,若为员工主数据,缺省为上述内容,参考数据中的人员号为HR模块中的人员编号。
付款条款与容差组必填,若为员工主数据,缺省为上述内容,选中记录收付行为
若为员工主数据,“催款数据”项下内容和“通信”项下内容均可不填
2、录入限额借款
路径:
会计/财务会计/总分类帐/凭证输入/预制凭证
事务代码:
F-65录入限额借款
∙说明:
凭证日期为借款单上的日期,凭证类型DB,公司代码0001,过帐日期与期间缺省为当前日期与期间,货币缺省为RMB,若为外币,需录入汇率。
记帐码50,帐户为银行科目编号。
业务范围必录,为部门编号,起息日必录,缺省为当前日期。
定位录支票号。
文本即借款单用途必录。
3、限额生成定额
1)路径:
会计/财务会计/应收帐款/凭证/预制凭证/更改
事务代码:
FBV0修改暂存凭证
说明:
公司代码0001,凭证编号为欲修改的预制凭证编号,会计年度为当前会计年度
此屏前3行是从上一屏带过来,参照、业务伙伴部门、凭证抬头文本可不填,双击行项目,可对它进行编辑,进入下一屏
修改过的预制凭证编号不变,
2)将预制凭证记帐
路径:
会计/财务会计/应收帐款/凭证/预制凭证/记帐、删除
事务代码:
FBV2记帐、删除预制凭证
说明:
凭证编号为预制凭证编号,确定后进入下一屏
检查行项目内容是否正确,确认无误可记帐,系统提示如下:
记帐过程结束.若删除预制凭证,选择凭证/删除,系统提示:
点击“是”,预制凭证即被删除。
4、定额借款
路径:
会计/财务会计/应收帐款/过帐/其他/内部转帐/不带清帐
事务代码:
F-21定额借款
说明:
凭证日期为借款单上的日期,公司代码0001,记帐日期与记帐期间缺省为当前日期与期间,货币缺省为RMB,若为外币,需录入汇率。
记帐码04,帐户为人员编号。
定位录支票号。
业务范围必录,为部门编号,收付基准日期必录,缺省为当前日期。
文本即摘要。
下一行项目中的记帐码为50,帐户为银行或现金科目。
如下图:
金额处若与上一项目相同,可用“*”代替,业务范围必录,起息日必录,可为当前日期,定位处录入支票号,文本若与上一项目相同,录入“+”即可。
5、报销
路径:
会计/财务会计/应收帐款/过帐/其他/内部转帐/带清帐
事务代码:
F-30清帐
说明
凭证日期为报销日期,记帐日期和记帐期间为当前日期和期间,凭证类型缺省为DB,公司代码缺省为0001,货币为人民币,若为外币需填入汇率,清帐说明为凭证内容摘要;要处理的业务缺省为“转帐并清帐”;记帐码40,帐户为费用科目号或现金、银行科目。
1)报销金额等于借款金额
必填项目:
金额、业务范围、文本,若录入成本中心,业务范围可自动带出。
选择未清项
帐户填入员工编号,附加选择可进一步缩小选项范围。
如已知支票号,可选中定位,回车,如下图
定位可录入具体数值,若模糊查询,可点中“字符串”。
如果还有其他选项,可点击“其他选择”,否则点击“处理未清项”,如下图:
双击科目项目中选定的未清项,定位中未分配的应变为0,如下图:
在“凭证/模拟”处模拟凭证,
检查凭证是否正确,是否有缺项,无误后可存盘,过帐。
2)报销金额超过借款金额,差额补付现金或银行存款。
填入金额、成本中心(业务范围可不填,会自动带出)、文本,同时在下一行项目中录入银行(或现金)科目贷方,至下图:
金额为补付的差额,业务范围、起息日、文本必录,转入“选择未清项”,其他处理同1)。
3)报销金额小于借款金额,还回现金或支票。
处理方法同2),只需将还款的记帐码改为“40”即可。
4)全额还款
处理方法同1),只需将借方的科目改为现金或银行科目。
5)报销金额与借款金额的差额在容差范围内
初期处理同前几种情况,在处理未清项时,如下图:
显示有1元的差额,在容差范围内,转入凭证/模拟,如下图:
系统会显示“请修正被标记的行项目”,即蓝字行项目,双击此项,
将文本填入,存盘即可。
在屏幕的左下角,系统会显示生成的凭证号。
6、重置已清项
路径:
会计/财务会计/应收帐款/凭证/重置已清项
事务代码:
FBRA将已核销的行项目恢复成未清状态。
清帐凭证为将重置的凭证号,公司代码、会计年度必录。
选择“项目”,显示如下:
返回,存盘后,系统会提示
点击“只重置”,系统显示“清帐600000039冲销”。
这时,在行项目显示时,已清项又恢复为未清项。
若选中“重置并冲销”,则生成一张反冲凭证,且已清项恢复为未清项。
7、冲销
1)单个冲销
路径:
会计/财务会计/应收帐款/凭证/取消、倒退/单个冲销
事务代码:
FB08冲销单个凭证
必输字段:
凭证号码、公司代码、会计年度、冲销原因
可选字段:
记账日期、记账期间
存盘后该凭证被冲销,在屏幕下方显示该凭证被冲销,并生成一张冲销凭证
2)批量冲销
路径:
会计/财务会计/应收帐款/凭证/取消、倒退/批量冲销
事务代码:
F。
80冲销多个凭证
必输字段:
公司代码、会计年度、冲回原因
选输字段:
凭证号、凭证类型、记帐日期、输入日期、冲销记帐明细中的记帐日期、记帐期间、测试运行
注意事项:
在冲销前先选择测试运行,若不选择测试运行,则凭证直接被冲销
一般选项中的内容为
选择选项时可以选择不连续的多个值
选择执行
显示所选凭证均可被冲销
点击欲冲销的凭证,转至“冲销凭证”,该凭证被冲销。
显示所有的凭证被冲销,并给出了冲销凭证号,如上图。
退出,选择凭证/显示,可以显示冲销凭证,
选择转向/凭证抬头
屏幕显示如下:
在冲销凭证栏中显示出被冲销的凭证。
8、显示行项目
路径:
会计/财务会计/应收帐款/帐户/显示行项目
事务代码:
FBL5显示行项目
行项目显示可以列示员工所有的借款、报销情况,可通过行项目选择来实现。
未清项目、已清项目、预制项目必选其一,“选择准则”中提供一些字段供选择,只有满足这些字段条件的行项目才会被显示。
“设置”中的行格式决定了将被显示的字段,总计变式决定了按照那些字段汇总。
上面显示的即是标准行格式显示,可以点击菜单中的“行格式”,选择其他的行格式。
对于在行格式中没有的字段,可以点击“附加字段”选择,如下图:
上图中“部门”一列即为附加字段,看后可关闭。
对行项目也可进行排序。
若根据凭证号排序,可
单击“凭证号”,在点击菜单中的上下箭头,可按升序或降序排列。
双击任一行项目(或点击菜单中的放大镜),可以看到它的明细信息。
如图:
点击菜单中的“凭证/显示》修改”,可修改凭证。
上图中只有红颜色的才可以修改。
点击菜单中第一个图标,可以显示凭证概况,如图:
点击菜单中的“帽子”图标,可以显示凭证抬头信息:
9、显示修改
路径:
会计/财务会计/应收帐款/凭证/显示修改
事务代码:
FB04显示凭证的修改信息
公司代码、凭证编号必选,其余可选。
选中√,如下屏,
点击“所有修改”,
10、显示余额
路径:
会计/财务会计/应收帐款/帐户/显示余额
事务代码:
FD10显示科目余额
客户、公司代码、会计年度必录。
点击帐户余额,
如下图:
双击某一个数字,即可察看凭证列表
如双击第8个期间的余额333,显示如下:
选择或者即可翻页
上图选项分别代表:
打印、传输(可将当前的表导出到系统外,如EXCEL格式)、察看明细(察看原始凭证)、升序排列、降序排列、汇总(对数值型字段进行汇总)、选择显示格式(按需要选择屏幕显示的不同格式)、加入其他字段信息(在当前显示格式中插入其他字段)。
双击某一项目即可察看原始凭证。
七、注意事项:
1、业务范围必录,只有在录入成本中心时,可以自动带出业务范围。
要保证在同一张凭证中,借、贷双方的业务范围一致。
若因调帐导致不一致,应同时录入调整凭证:
借:
内部银行存款A部门
贷:
内部银行存款B部门
2、因业务范围同员工主数据没有对应关系,所以在系统中无控制。
因此单据的填写与
系统的录入必须准确。
3、在有银行科目的业务中,若有支票号,需在定位字段录入,以便导出数据,按照它
来进行银行对帐。
4、因记帐码可决定能够输入的科目,因此必须准确。
总帐科目(如现金、银行、费用
类科目等)的记帐码一般选用40(借方)、50(贷方)。
借款时,人员对应的记帐
码为04。
八、练习
1、基本录入
1)限额借款
2)限额转定额
3)定额借款
4)报销
2、凭证查询
1)显示
2)修改
3)重置
4)冲销
3、查询科目
1)查询余额
2)显示行项目
3)修改行项目
- 配套讲稿:
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