采购及付款循环.docx

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采购及付款循环

采购及付款循环

內部控制制度

《採購及付款循環》

文件管制等級：

　□極機密　█機密□普通

目錄

頁次

壹、

流程圖…………………………………………………………

1

貳、

作業程序………………………………………………………

8

CP-201請購作業……………………………………………

8

CP-202供應商管理作業……………………………………

9

CP-203採購作業……………………………………………

10

CP-204進口作業……………………………………………

12

CP-205驗收作業……………………………………………

13

CP-206付款作業……………………………………………

15

CP-207進貨退回及折讓作業………………………………

17

CP-208特採管制作業………………………………………

19

叁、

表單……………………………………………………………

21

CP-100採購及付款循環主流程圖

CP-101請購作業流程圖

簽准

是

否

預算

作業

庶務用品

原物料

固定資產

採購作業

退回需

求單位

請購單

請購單

固定資產循環

CP-102採購作業流程圖

CP-103進口作業流程圖

CP-104驗收作業流程圖

CP-105付款作業流程圖

CP-106進貨退回及折讓作業流程圖

CP-106進貨退回及折讓作業流程圖

CP-201請購作業

一、作業程序：

1.一般原物料及商品請購：

資材部或需求單位依客戶訂單、庫存狀況、交貨進度或研發等政策性需求填寫「請購單」，經權責主管審核後，作為採購原物料或商品之依據。

2.緊急請購時，請購單位應先行口頭報請權責主管核准，並請採購單位先行詢、比、議價後，由請購單位填寫「請購單」，並加註”急件”字樣，經權責主管核准後，按採購程序優先辦理。

緊急請購完成後，仍應補齊未完成之書面文件資料或流程。

3.庶務用品請購：

由需求單位填寫「請購單」，經權責主管簽核後，送請採購單位進行採購作業。

4.固定資產之請購，依「CF固定資產循環」之規定辦理。

5.各單位提出請購需求時，必須考慮採購之前置時間，以免無法及時採購影響正常作業。

6.國外請購應考慮國外供應商提供貨品之前置時間，以免延誤生產作業及交貨期限。

7.各項請購作業應依核決權限表之規定進行。

二、控制重點：

1.各項請購資料是否確實審查。

2.各項請購是否經權責主管核准。

3.資材部或需求單位是否依訂單、庫存狀況或研發進度開立「請購單」。

5.緊急請購原因之說明是否合理，其次數是否頻繁。

三、作業依據：

1.核決權限表

四、使用表單：

1.請購單

一、作業程序：

CP-202供應商管理作業

1.擬新增之供應商應由採購人員填寫「廠商資料卡」，並通知評鑑小組拜訪廠商，由評鑑小組建立「供應商評鑑表」，經遴選合格者才能成為合格供應商。

2.原有之供應商須定期進行評鑑，採購單位應填具「供應商評鑑表」，並由評鑑小組依規定執行評鑑作業；評鑑方式、內容與時間應依資材核決權限補充細則之規定辦理。

二、控制重點：

1.採購單位是否對新增供應商，建立供應商基本資料，並依規定進行評鑑作業。

2.是否定期檢視供應商交貨品質與交貨日期。

評鑑不佳之廠商是否有後續處理措施。

三、作業依據：

1.資材核決權限補充細則

四、使用表單：

1.廠商資料卡

2.供應商評鑑表

一、作業程序：

CP-203採購作業

1.一般原物料及商品採購作業：

（1）採購單位為穩定購料品質並確保貨源，應依「供應商管理程序」對供應商進行評鑑。

（2）採購單位應將供應商分為四級：

A級為BOM內所有的材料供應商；B級為非BOM內輔助生產用料供應商；C級為固定資產類、維修類、工程類供應商；D級為大賣場、藥店、五金行等。

（3）採購單位接獲核准之「請購單」後，依

（2）之分類選擇適合之供應商，如需詢、比、議價，應將結果記錄於「採購單」，呈權責主管核准後，向供應商發出訂單。

（4）對於獨家製造、代理或因品質要求必須指定某廠商時，採購單位應注意訂購時點，並嚴加控管交期，以免延誤生產。

（5）供應商收到「採購單」後，採購單位應等供應商簽回「採購單」或以傳真、E-mail等方式確認收到訂單後，方能確定完成訂購。

（6）若訂單有更改或取消時，應於採購作業處理期限內提前通知。

並須詳述更改或取消原因，經權責主管核准後始得辦理。

（7）請購作業之撤銷或變更，由請購單位填寫「請購變更單」通知採購單位，並將其撤銷或變更之原因、事項記錄於「請購變更單」，經權責主管核准後始得辦理變更事宜。

如「採購單」已發出，則由採購單位與廠商進行溝通協調。

（8）採購單位應每月覆核所有請購單是否均被執行。

2.庶務用品採購：

（1）庶務用品因單價低、種類繁雜，且多為固定之配合廠商。

仍須不定期進行詢、比、議價，並將結果填寫於「採購單」上，經權責主管核准後始得進行採購作業。

（2）若訂單有更改或取消時，應於採購作業處理期限內提前通知。

並須詳述更改或取消原因，經權責主管核准後始得辦理。

（3）請購作業之撤銷或變更，同一般原物料及商品採購作業。

CP-203採購作業

二、控制重點：

1.採購單位是否依已核准之「採購單」進行採購。

2.「採購單」是否請供應商簽回，以確定完成訂購。

3.供應商記錄是否有隨時更新。

4.是否適當執行詢、比、議價。

5.報價差異過大時是否徵詢請購單位之意見。

6.相關單據是否連續編號，並經權責主管確實簽核。

7.採購單位是否依「採購單」之交貨進度控制追蹤，如有到期未交，是否及時向廠商催交。

8.採購單位是否每月覆核請購單之執行狀況。

三、使用表單：

1.請購單

2.採購單

3.請購變更單

4.採購變更單

一、作業程序：

CP-204進口作業

1.採購單位下採購訂單予供應商，船務人員安排貨物進口相關事宜：

（1）採購條件為FOB應辦理投保事宜。

（2）貨物裝船後，供應商會通知採購人員起岸日期及預計到達日期，由採購單位通知船務人員安排進口相關事宜。

2.報關作業：

（1）船務人員備妥以下報關文件進行報關作業：

A.Invoice／PackingList

B.提單

3.提貨作業：

（1）報關行應告知貨運公司提貨時間及預估到廠時間。

（2）船務人員應隨時掌握進度，並將到貨之相關訊息通知採購人員及倉管單位，據以辦理點收貨物相關事宜。

二、控制重點：

1.採購單位是否跟催供應商交貨日期，並通知船務人員安排辦理進口相關事宜。

2.船務單位是否及時辦理報關作業。

3.船務單位是否隨時跟催物料進度，並及時通知相關部門。

三、使用表單：

1.INVOICE／PACKINGLIST

2.提單

CP-205驗收作業

CP-205驗收作業

一、作業程序：

（一）一般原物料與商品之驗收：

（1）採購單位依「採購單」之交貨時間跟催供應商交貨時程。

（2）倉管單位於到貨時依據「採購單」核對廠商送貨單上之品名及數量，並填寫「進貨單」。

（3）倉管人員於到貨後，連同「進貨單」轉至品保部進行檢驗。

（4）品保部應依檢驗規範辦理進料檢驗作業，填寫「進料檢驗單」，再交由倉管單位，依據品保部判定允收之數量辦理入庫。

（5）多角貿易之商品驗收參照「銷售及收款循環CS-205交貨作業」。

（二）一般庶務用品之驗收：

1.由倉管單位進行驗收，檢驗不合格時應將物品退回，並請廠商重新送交所訂購物品，直至驗收完成。

2.倉管單位應核對「採購單」及廠商送貨單、發票是否相符。

二、控制重點：

1.供應商是否於預定日期交貨，有無延誤供貨之情況。

2.「進料檢驗單」內容與「採購單」及發票內容是否相符。

3.「進料檢驗單」是否連續編號並經相關單位人員簽核。

4.各項檢驗程序，是否於期限內完成。

5.品保部是否依檢驗規範辦理進料檢驗。

6.屬國外採購之材料，若數量不符或有損壞等情事，採購人員是否及時通知國外供應商查明原因。

責任歸屬為供應商時，是否要求供應商補足損壞或不足之數量，或由財務部辦理扣款。

三、使用表單：

1.採購單

2.進貨單

3.進料檢驗單

CP-206付款作業

一、作業程序：

（一）國內採購付款：

1.採購單位於貨品驗收後，應彙整有關之「採購單」、「發票」、「進料檢驗單」、「進貨單」等單據，並填具「應付憑單」轉送財務部核對無誤後編製傳票，經權責主管核准後始得由出納辦理付款作業。

2.財務部應核對採購單位之「應付憑單」、「進貨單」、「採購單」、「發票」、「進料檢驗單」上之品名、數量、單價是否相符，並覆核所有單據是否經權責主管簽核。

3.貨款之支付，除定額零用金或經權責主管核准得以現金支出者外，一律以匯款或支票方式支付，其付款日或票期依約定之交易條件辦理。

4.應付票據之開立應書明抬頭、劃線及禁止背書轉讓，由供應商前來公司領取或以回郵掛號方式郵寄給供應商，並要求對方於收到票據後將支票收訖回執聯蓋章傳真或寄回。

5.空白支票應由財務部指派專人保管，並由主管不定期進行抽查或盤點

6.財務部應每月核對總帳與明細帳是否相符。

7.金額人民幣貳仟元以下之零星採購，考量請款作業之方便，可以零用金方式支付，其相關作業應依零用金作業程序之規定進行。

（二）國外採購付款：

1.船務人員接獲「採購單」、「ProformaInvoice（或輸入許可證）」後，應通知採購單位填寫「應付憑單」，以進行貨款某個百分比結滙請款，並附上相關單據呈請權責主管核准後，轉送財務部。

2.財務部接獲請款資料審核無誤後，應即編製傳票，並呈請權責主管核准後，始得由出納人員開立票據或至銀行進行電匯、開狀等業務。

3.出納人員依程序完成開立票據或開狀作業後，應將相關單據歸檔備查

4.銀行通知贖單時，船務人員應持銀行寄來之到單通知，進行貨款某個百分比之贖單作業或融資作業，並填寫「印鑑使用申請單」呈請權責主管核准，交由財務部編製傳票後，始得由出納人員辦理開立票據或至銀行還款、改貸。

5.各項報關費用（關稅、運費、裝卸費等），由船務人員檢附各項資料，並填寫「零用金申請單」辦理請款。

CP-206付款作業

二、控制重點：

1.採購單位是否於辦妥驗收作業後，即備齊各項單據申請付款。

2.請款時，各項單據是否檢具齊全，並經權責主管核准。

3.是否除定額零用金或經權責主管核准得以現金支出者外，一律以匯款或支票方式支付。

4.出納人員是否追蹤支票收訖回執聯之收回。

5.財務部是否定期覆核應付帳款明細之沖銷。

6.國外採購之付款，是否適時提出申請。

三、作業依據：

1.零用金作業程序

四、使用表單：

1.零用金申請單

2.採購單

3.進料檢驗單

4.進貨單

6.應付憑單

7.印鑑使用申請單

一、作業程序：

CP-207進貨退回及折讓作業作業

1.品保部進行進料檢驗發現有品質不合格時，應於「進料檢驗單」載明，且填寫允收數量與不合格數量，再交予倉管單位點收數量，並開立「品質異常處理單」會簽相關單位。

2.採購單位被告知原物料經檢驗不合格時，應填寫「退貨單」，並及時通知供應商請其運回。

不合格品數量請供應商儘速補貨或即時辦理扣款相關事宜。

3.交貨發生短缺時，由採購單位以傳真或E-mail，通知供應商儘快補足；超交部份應拒收並退回。

4.廠商發票如已開立，須辦理退貨或金額折讓時，採購單位應請財務部填寫「營業人銷貨退回、進貨退出或折讓證明單」或DebitNote，經權責主管核准後始得辦理。

5.廠商逾期未交貨應儘速連絡催交，採購時訂有合約者，則依採購合約規定辦理。

6.對於廠商不履行合約之採購案件，採購單位應會同財務部核算廠商不履行合約對公司造成之損失，向廠商求償，並追究相關人員責任。

7.採購人員應將供應廠商履行合約情形，載入供應商基本資料檔，並做成備忘記錄，俾作為下次採購之參考。

二、控制重點：

1.所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，其交貨日期是否以替換補送到達日期為準。

2.各項違約是否依約定（合約）之規定處理。

3.預定交貨日期前，採購人員是否與供應商區確認能否如期交貨。

4.經決定退回之原物料或貨品，採購人員是否通知財務部辦理扣款或進行換貨。

5.所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，是否於約定之期限內補足。

CP-207進貨退回及折讓作業作業

三、使用表單：

1.進料檢驗單

2.品質異常處理單

3.退貨單

4.進貨退出貨折讓證明單

一、作業程序：

CP-208特採管制作業

1.特採申請：

（1）由使用單位或檢驗單位提出申請，並填寫「品質異常處理單」載明建議特採理由。

（2）申請特採須填入下列資料：

申請日期、品名、編號、料號/規格、數量、瑕疵狀況、申請理由等。

（3）特採申請時機：

A.進料被品保部判退，但生產單位急需材料或在停線中。

B.製程中發生重大品質異常，但產品可轉賣時。

C.成品被判退，但顧客急需產品或顧客所能接受亦或可轉賣，且不足以危害公司信譽時。

D.顧客抱怨退貨，產品可轉賣或可重工時。

（4）特採之限制：

A.對於安全及重要功能有影響者。

B.有售後顧客抱怨之疑慮者。

C.同一狀況發生多次者。

2.特採審核及裁示：

（1）特採申請提出後，應由製造部、品保部、業務部、生管單位共同於「品質異常處理單」註明相關意見並簽名。

（2）特採完成審核後，正本由品保部留存，並依需要轉送分發至有關單位參考。

3.准予特採之處理：

（1）選別或整修後，必須由品保部加以檢查，並作成書面記錄。

（2）選別之不合格品或檢驗不合格時依”進料管制程序”辦理。

二、控制重點：

1.特採之發生，是否確實為因應特殊需求，不得不採行之方法。

2.特採核准程序是否依規定辦理。

3.凡屬特採之物品，有無確實註記，並依規定建檔、保存與管理。

CP-208特採管制作業

三、使用表單：

1.品質異常處理單

CP-300表單

CP-301請購單

CP-302廠商資料卡

CP-303供應商評鑑表

CP-304採購單

CP-305請購變更單

CP-306採購變更單

CP-307進貨單

CP-308進料檢驗單

CP-309應付憑單

CP-310印鑑使用申請單

CP-311零用金申請單

CP-312品質異常處理單

CP-313退貨單

CP-314進貨退出及折讓證明單