会计档案管理手册.docx
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会计档案管理手册.docx
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会计档案管理手册
会计档案管理规定
1目的
为了规范会计档案管理工作,有效地提供档案利用,制定本规定。
2范围
本规定适用公司和所属各单位会计档案的接收、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作管理。
3术语和定义
3.1会计档案
本规定所称会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报表等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
4职责
4.1办公室(党委办公室)(以下简称办公室)
4.1.1负责公司会计档案的接收、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作;
4.1.2负责指导、监督、检查各单位会计档案管理工作。
4.2财务处
负责在当年会计年度终了后,及时将形成的会计档案按照归档要求整理立卷、装订成册,并保存一年后移交公司档案室集中统一管理。
4.3所属各单位
4.3.1所属各单位档案管理部门
4.3.1.1负责对本单位会计档案的接收、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作;
4.3.1.2监督、指导本单位会计档案的形成、积累、整理及归档工作。
4.3.2所属各单位财务管理部门
负责在当年会计年度终了后,及时将形成的会计档案按照归档要求整理立卷、装订成册,并保存一年后移交本单位档案管理部门统一管理。
5管理内容
5.1会计档案的整理
5.1.1会计档案整理的质量要求
5.1.1.1会计凭证、会计帐簿、财务报表、其它类的有关审批签署禁止用红墨水、圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写;审批手续要按指定位置填写,避免装订时被压掉,审批人、交(领)款人签名要求正楷书写。
5.1.1.2归档材料应为原件,一般不允许用复制件代替。
5.1.1.3会计帐簿、财务报表、转(记)帐凭证及用于报销的自制凭证单据、粘贴单所用纸张,均应纸制优良、书写字迹清晰、规格统一。
5.1.1.4采用电子计算机进行会计核算的单位,磁盘等电算档案与打印的纸制会计档案同时归档、保管。
5.1.2会计档案的分类要求
会计档案分类按《档案管理程序》5.5条款规定执行。
5.1.3会计档案归档范围与保管期限要求
5.1.3.1会计档案归档范围与保管期限,见附录A。
5.1.3.2各种会计档案保管期限从年度终了第一天算起。
5.1.4会计档案的组卷要求
各单位会计机构应将每年形成的会计档案按照《档案管理程序》的归档要求整理立卷、装订成册,编制会计档案保管清册。
5.1.4.1在立卷整理时应把一本凭证作为一个案卷,对于帐簿,原则上保持原基础,一本帐作为一个案卷;
5.1.4.2会计报表,可按年报、季报和月报分别整理立卷,同时也考虑报表的多少来组成案卷;
5.1.4.3报表、凭证需在会计期间次月底前完成打印、整理、装订工作。
5.1.5案卷编号整理要求
5.1.5.1会计档案的整理按照会计档案形成规律和固有特点,把一个年度内形成的所有会计档案收集齐全完整,会计档案为一级类目,下设凭证、帐簿、报表、其他四个二级类目。
5.1.5.2会计档案以卷编写保管单位号,即卷号。
凭证、帐簿、报表、其他类分别编写目录,并用案卷目录号区别。
a)凭证每年从001编案卷流水号,十年更换一次目录号;
b)帐簿从001逐年连续编号;
c)报表从001逐年连续编号;
d)其它类从001逐年连续编号。
标识如下:
1I1I012000001
卷号
年度
二级类目
一级类目
目录号
全宗号
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