会议管理指引.docx
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会议管理指引.docx
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会议管理指引
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一、概述
目的
切实提高公司会议效率,规范公司会议管理流程。
适用范围
适用于公司各类会议的组织管理。
术语和定义
1.1.管理会议:
指公司在经营管理过程中,为确保公司运营效果、效率而召开的例会、协调会、总结会、预算会等。
1.2.专题会议:
指公司在项目开发过程根据业务开展的需要,对开发相关的某一个事项进行研究、讨论、评审、决策的会议,最大的特点是与项目开发息息相关。
1.3.文化会议:
指公司为宣传企业文化、倡导员工联谊、营造良好的企业氛围而召开的务虚类会议。
二、工作程序
1.职责说明
1.1.会议经办部门
1)会议经办部门是指根据不同会议性质和特点,由相关部门为会议组织经办部门。
2)负责会议的召集、发起、倡议、组织工作。
3)负责会议纪要整理、下发、跟踪落实。
1.2.相关部门
1)根据制度与流程和经办部门要求,参与会议并提出意见或建议。
2)对会议决议事项负责执行落实本部门职责范围内的工作。
1.3.分管领导/公司总经理
1)根据制度与流程参与会议、提供决策意见。
2)推动协调需要跨部门沟通或协调的事项。
2.会议组织
2.1.会议准备:
会议由经办部门负责组织,组织会议需经办部门负责人以上人员确认方可发起。
发起会议应充分考虑必要性,凡可通过会下沟通方式解决的事项,应尽量避免采用会议方式。
2.2.会议确认:
经办部门需事先对重要参会人的出席时间、会议室空缺进行确认后方发起会议。
需要公司总经理、分管领导参会的,须提前与相关领导协调确认。
2.3.参会人员:
参会人范围应尽量精简,严格限制在与会议内容有直接关系的人员,包括需直接提供信息、参与意见和决策的人员,其他非直接人员以会后发送纪要的形式告知会议结果。
2.4.会务安排:
经办部门召开会议需按规定程序向人力行政中心提出会务申请,由人力行政中心统一安排会议时间和会议室;不同会议的开始时间应至少间隔30分钟。
凡有会议设备需求,如投影仪、白板、电脑、音响设备等,应在申请中详细注明,并及时与人力行政中心确认。
2.5.资料准备:
凡需参会人员事先做准备的工作(如就某具体议题事先沟通、准备意见等),应在会议通知中加以注明。
会议文件应尽可能提前备妥并作为会议通知附件发参会人。
相关人员应按照要求做好会前议题资料准备。
2.6.会议时间:
1)会议总体时间(包括开始与结束时间)、单项议程的时间和发言人等应尽量在申请或通知内明确,以便于会议过程控制。
临时性紧急会议由组织人负责通知,但需将通知同时抄送人力行政中心。
2)除临时性紧急会议之外,会议通知应至少提前1个工作日发出,以便参会人进行充分准备。
3)会议结束时间最长可延迟30分钟,如仍有未尽事宜,则需另行安排会议,避免影响后续会议的正常进行。
2.7.会议用餐:
会议进行至用餐时间,尽量安排休会用餐,无特殊情况不得在会议室内用餐。
3.会议出勤原则
3.1.会议委托制:
所有会议发起召集部门需按要求提前通知参会人员,参会人员需按时出席,如不能出席需向发起人或发起部门负责人请假,并委派代表参加,并交代好本人或本部门需在会中提交的问题,受托人也需将会议的精神转达委托人。
3.2.会议签到制:
会议发起部门需在会前准备签到表,所有参会人员需按要求时间准时出席并签到,迟到或早退者按公司行政管理规定处罚。
4.会议过程控制管理
4.1.会议发起人应做到:
1)会议资料齐备。
2)议题明确。
3)会前对议题征询参会人员意见。
4)会前沟通充分,便于上会形成决议。
4.2.会议主持人负责主导和控制会议进程,明确会议结果,应做到:
1)主动控制会议进程,严格按议程控制讨论时间,超出时间主持人应对发言人给予提醒。
2)及时控制发言人跑题、小范围讨论等现场秩序杂乱情况。
3)严格检查和执行会议纪律。
4)进行总结性发言,包括对照会议议程逐项明确会议结论、通报会议奖罚等。
4.3.会议参会人应做到:
1)准时参会。
2)接到会议通知后,提前认真阅读会议文件并就相关议题和发言进行准备,以缩短讨论时间。
3)会议发言应简单明瞭,紧密围绕主题,避免超时。
4)注意力集中,不从事任何与会议主题无关的事务。
5)遵守会议纪律,保持会场秩序,听从主持人安排。
4.4.会议记录人应做到:
1)清楚记录发言要点及结论,要求。
2)对照议程逐项记录要点,包括任务安排、讨论结果、经主持人明确的会议结论等。
3)会议如有需上报未出席会议的领导决定的事项,应在纪要中明确记录内容及报审领导。
4)会后48小时内应整理出会议纪要,上报参会最高领导审批。
纪要签发后应下发参会人员、会议内容相关人员、人力行政中心和运营管理中心。
5.会议跟踪与反馈
5.1.任何会议均需形成纪要(个别会议甚至需要形成视频音像资料),作为会议成果的记录文件,并注意保存和归档。
会议纪要应保证最大范围地发送给相关公司及人员,并抄送人力行政中心备案,以确保会议信息的有效沟通。
5.2.主办部门应当负责对会议有关内容的进行督办落实。
6.会议室管理
6.1.预约登记:
各部门如需使用会议室,需根据会议需要及人员情况选择相应的会议室,并提前一天提交OA系统的会议流程向人力行政中心提出申请,并详细填写会议所需的各项会务服务内容(如水果、保洁、设备、网络、电器等等)。
人力行政中心根据通知要求进行统一安排。
未能提前预约登记或临时性使用时,和其他部门的会议时间发生冲突,则要灵活安排,请各部门给予谅解。
6.2.会前准备:
人力行政中心接到通知后,根据要求的内容、人数、时间进行安排会务准备,准备工作在会议开始半小时前结束,然后由会议经办人进行验收并签字认可。
6.3.会务服务:
使用会议室的各项电器设备,原则上应当由人力行政中心相关人员统一进行操作服务,如会议室的使用人员要求自行操作或特殊情况,使用人员应严格按照设备的使用程序操作,保证设备的完好及会议的顺利进行。
三、支持文件
四、相关记录
1)《会议签到表》
2)《会议室使用申请表》
3)《会议纪要》(格式文本)
4)《业务环节关键决策会议清单》(参考)
5)会议管理体系(汇总)
6)经营管理会议体系
7)项目开发决策会议体系
五、附件
附件1:
公司运营会议体系
一、会议分类
会议类别
会议级别
会议目标及议题
会议时间(示意)
组织人
参会人
主持人
管理会议
A-1
公司月例会
总经理办公会(公司级)
推动战略发展规划与实施;研究部署重大事项;协调各分管业务口的重大节点及计划实施
每双月的5号
运营管理中心
经营班子成员及相关领导
总经理
月度计划协调会(公司级)
总结上月计划执行情况,审议并协调推动当月工作计划
每月2号
运营管理中心
经营班子成员、各相关部门负责人及项目负责人
运营分管领导/运营管理中心负责人
接
上
表
接
上
表
月度营销策略评定会
总结上月营销策略,制订营销策略方案
每月1号
营销策划中心
各相关部门领导
营销分管领导/营销策划中心负责人
A-2
月成本例会
月度成本检视会
总结上月预算执行情况及分析原因
每月7号
成本管理中心
各相关领导及相关部门负责人
成本分管副总/成本管理中心负责人
A-3
月/季/半年绩效例会
月/季/半年绩效考核评估会
对各被考核人月/季/半年各项工作指标及工作业绩进行评估及打分
每月/每季初/每年七月初
人力行政中心/运营管理中心
经营班子成员及相关人员
运营分管领导
A-4
半年总结会
战略、计划、成本总结回顾会(公司级)
半年工作的回顾总结,下半年工作计划及全年计划的推进
每年7月
运营管理中心
总经理、各分管领导及各部门负责人
总经理
A-5
年度研讨会
发展战略研讨会(公司级)
宏观经济发展态势;市场调研情况汇报;当地土地交易情况及地块分析报告;年度战略规划及定位的讨论
每年底
投资发展中心
部门经理级以上管理人员
投资分管领导
A-6
年度计划会
经营计划讨论(公司级)
公司年度经营计划
每年度11-12月
运营管理中心
总经理、分管领导及部门经理
总经理
A-7
年度全员大会
述职总结及计划安排宣布(公司级)
年度公司及工作总结及下一年度公司及部门工作计划
每年末
人力行政中心/运营管理中心
全体员工
运营管理中心负责人
A-8
周部门例会
各部门内部例会
各部门内部工作安排及阶段性工作总结
每月两次
部门负责人
部门全部员工(可邀请分管领导)
部门负责人
专题会议
A-9
项目开发决策会议
涉及项目开发决策重要事项(公司级)
项目开发过程中的重要业务决策事项,如规划方案、营销方案
根据业务需要不定期组织
业务部门/分管领导
经营班子成员及相关成员
业务部门/分管领导
A-10
项目进度协调会
涉及项目进度的各类事务的协调
汇报项目进度情况;项目配合情况分析及总结;协调解决各类现场问题
各项目每月一次或根据需要调整
项目经理/运营管理中心负责人
项目群及相关职能部门负责人
项目经理
文化会议
A-11
务虚会议
公司联谊类、员工活动类、座谈类会议(公司/部门级)
以公司/部门为范围组织的员工联谊、文化联欢、春茗酒会、座谈类会议等
根据需要策划具体时间
人力行政中心
临时策划
临时指定
备注:
以上会议A-10专题会议根据需要召开,会前需进行详细规划,其余会议不再详述,按表中所列时间及要求定期召开。
二、项目开发决策会议体系说明
1)项目开发决策会议:
是指房地产项目开发过程中的决策或评审会议,通常是与开发业务紧密相关的专题会议。
2)根据阶段成果的规划,从“项目可研”至“项目后评估”,可以根据实际情况设计若干会议开发决策会议或专业会议。
3)决策会议确定的依据包括:
①房地产项目开发主线路中的关键环节;②包含公司《权责手册》中涉及项目开发的决策会议。
4)凡本文件中所列出的会议,上会前议题主责部门应做好会前的沟通,力求达到相关部门意见一致,如存在分歧主责部门应提出备选方案和明确的推荐性意见。
是否具备会议召开的条件,由会议主持人确定,以下不再特别说明。
5)凡本文件涉及到的决策会议,所有会议纪要应抄送运营管理中心、人力行政中心,以下不再特别说明。
6)原则上各参会部门的部门负责人必须参加,特别原因不能参会、需指定可代表部门发表意见的其他人员、并对其意见负责,且需经会议召集部门分管领导同意,以下不再特别说明。
7)《业务环节关键决策会议清单》列举出了关键决策会议,可作为参考,公司可视实际情况进行拆解或合并。
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