办公室实务练习.docx
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办公室实务练习
综合习题
(一)
1.办公室布置要注意( )。
A.上司单独用的办公桌椅靠墙放
B.一般办公室桌椅最好面对面放置
C.打字、复印间离上司办公室近些
D.各种沟通、保密
2.文员在进行办公室布置时,以下哪些行为是不适宜的?
( C )。
A.准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条
B.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理
C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方
D.下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
3.以下关于文员对办公室布置的情况,哪一个是错误的?
( B )。
A.伸直双臂再合拢,在高于桌面15cm左右画弧形,手臂所能覆盖的桌子面积,比较适合摆放与工作有关的物品
B.办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐,东西可放得满一些
C.各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品,并贴上标识
D.纸张和较重的东西放在架子下面几层,较小的物品先放人盒中,再放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方
4.传真机的使用哪一项是不对的?
( )。
A.发送前检查原稿质量
B.随时随地可向对方发送
C.不宜发送礼仪性文本
D.不宜发送私人、保密文本
5.在使用复印机的过程中,以下哪项内容是不恰当的?
( A )。
A.接通电源可立即复印操作
B.选定复印纸后要抖松消除静电
C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸
D.复印完毕应取下复印品和原稿
6.以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的?
( )。
A.录音时需将监听开关至于“ON”位置
B.想保存录制好的内容,可将磁带盒两侧的防抹片除掉
C.机内话筒录音,注意最佳录音距离为30一150厘米
D.录音时要防止杂音混入,可采用传输线录音
7.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的?
( C )。
A.安置窗帘遮挡室外光线
B.与其他设备正确连接
C.投影机要远离热源
D.应设置电脑的桌面屏幕保护功能
8.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责?
( B )。
A.订购
B.制造
C.分配
D.储备
9.以下文员订购和储备办公用品的行为中,哪一项是不适宜的?
( )。
A.保留一张购货订单,收到货物时一一核对打勾
B.让员工们随意领取办公用品
C.通过电话订购或传真订购,可以提高交货速度
D.用库存一览表来储备办公用品
10.以下文员的工作顺序中,哪一项是正确的?
( )。
A.没有任何设想就应着手从事该项工作
B.文员也应具有适当判断情况,机智应对的应变能力
C.上司分派两项以上工作时,按照先来后到顺序进行
D.上司所指示的工作如果不合适,可以不实施
11.文员按照“优先顺序”处理工作,以下哪一项是不适宜的?
( )。
A.先将自己想做的工作以重要程度为标准分类
B.其次以紧急程度和重要程度为标准分类
C.同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率
D.可以按照文员自己的习惯进行工作
12.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?
( )。
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来
B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做
C.每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力
D.对每一项工作作出安排,定好最后期限
13.以下关于文员管理好时间的说法,哪一个是不正确的?
( )。
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来
B.想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务
C.开始工作之前要做好准备工作,就不会因遗忘某事而中途停顿
D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做
14.以下文员对办公室零用现金管理的行为中,哪一项是不适宜的?
( )。
A.现金通常放在一个带锁的盒子里,放在带锁的办公桌抽屉里
B.把每一次支出的数额都记在零用现金单据中
C.标准的零用现金单据有一个签名
D.不允许任何人从零用现金基金里借钱
15.文员必须管理好金钱,学会节约开支,以下行为中哪一项是不恰当的?
( )。
A.最好到价格便宜的商店去购买,质量并不重要
B.作出预算,按月或季度预计办公室的开销来控制开支
C.采购大量物品时可以享受批量折扣,就一次多购买一些办公用品
D.限制不必要的长途电话,轻易不要选择快递服务
16.文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的?
( )。
A.传达可以根据上司主要意思,夹进自己的意见
B.必要时可形成文字材料,照本宣科
C.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示
D.重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记
17.文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的?
( )。
A.善于同他人合作,密切配合,步调一致
B.应该有自己的个性,尽可能使别人服从自己
C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则
D.公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任
18.以下接打电话的行为中,哪一项是不适宜的?
( )。
A.电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立即记录
B.文员离开办公室时,要安排别人替你接电话
C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系
D.如果已经回电,但没打通,切记要再联系
19.以下哪个接打电话的行为是不正确的?
( )。
A.受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击
B.给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上
C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用
D.中途因有事需放下电话请对方等待时,应把听筒朝下放置
20.文员在接打电话时,正确的做法是( )。
A.电话铃响一声就应接听
B.在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立即记录下来
C.文员接听业务电话时,应首先让对方报出姓名、单位
D.文员替上司传话时,应考虑对方的情绪以个人的口吻转达
21.以下文员应遵守的电话礼仪中,哪一项是不适宜的?
( )。
A.考虑打电话的时间是否合适
B.打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话
C.有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”
D.对待投诉电话先安抚他,以友善的态度表达歉意,并告知一定马上调查此事
22.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?
( )。
A.按收件人姓名分拣
B.按收件部门名称分拣
C.按私人公务标准分拣
D.换邮件重要性分拣
23.文员在拆邮件时,不正确的做法是( )。
A.拿到信件后在桌子上磕几下,然后用手撕开
B.应该把邮件分成最急件、次急件和普通件
C.经授权阅看信件时,应把重点部分用红笔划出,提醒上司注意有关问题
D.在移交物品要打印一份清单,注明收到日期,请接受人员签字,并保存好
24.邮件的寄发不要考虑以下哪个因素?
( )。
A.时间
B.便利
C.经济
D.爱好
25.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是( )。
A.国名、地址、部门、姓名
B.姓名、地址,部门、国名
C.姓名、部门、地址、国名
D.姓名、国名、部门、地址
26.传真机最好用来传送以下哪种邮件?
( )。
A.一般的图纸
B.机密文件
C.很长的文件
D.感谢信
27.以下关于握手的礼节,不正确的是( )。
A.上级先伸手后,下级才能相握
B.一般社交场合握手不可太用力,但也不可漫不经心用手指尖点一下
C.双方有很多人时,可以交叉握手
D.握手时应上身稍前倾,双目注视对方,微笑致意或问好
28.文员从事信访工作,在处理顾客或其他人的来信时,不应( )。
A.拆开后信纸在后、信封在前,一并装订,有转办单的放在信纸前面一并装订
B.对写信人的各项情况逐项登记
C.处理信件按照“分级负责、归口办理”原则,进行转办、交办或自办
D.对问题复杂、调查处理的时间较长的信件,应复信作解释和答复
判断题
1.文员作介绍,若年龄、地位都相同,应从较亲近的人开始介绍。
( )
2.如果是你主持会议,则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹,如果以后出现问题,可以查看笔记,证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。
( )
3.如果不小心发生日程安排计划重复的情形,就要排定能够动用的空档,自己决定优先顺序。
( )
4.文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档",有归档范围和要求,但没有期限。
( )
5.要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。
如果上司不加采用,应说服上司。
( )
6.如果要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
( )
7.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯,但必须有反映我国传统风味的土特产品,如茅台等烈性酒。
( )
8.如果上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每一次见面的情况,文员应把有关资料输入电脑,准备交往提示文件。
( )
9.假如对方所要求的日期已经被预约,除非有相当的确认,文秘人员切不可独断地拒绝,应该问明上司的意思,因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。
( )
10.为来自外地的与会者安排宾馆住宿,最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间,只要弄清有多少人数即可。
( )
11.文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。
( )
12.凡是单位撤消,原公章应立即停用,不用通知有关单位。
( )
综合习题
(二)
1.社交场合很讲究次序礼仪,一般()
A.以右为次B.以右为尊
C.以后为次D.以左为尊
2.办公室人员在社交活动中应如何选择话题,哪些是属于合适的话题?
()
A.有共同利益的话题B.夸耀自己的话题
C.保密的话题D.应当忌讳的话题
3.邮件的寄发不要考虑以下因素()
A.时间B.便利
C.经济D.爱好
4.文员做会议记录时,可以在会议记录中()
A.加入自己的主观意见
B.不记录议题
C.与发言者用词不一致但意思完全一致
D.对所记内容作评论
5.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?
()
A.按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣
C.按私人公务标准分拣D.换邮件重要性分拣
6.传真机最好用来传送以下哪种邮件?
()
A.一般的图纸B.机密文件
C.很长的文件D.感谢信
7.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责()
A.订购B.制造
C.分配D.储备
8.文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种()
A.初次写信,或有过激言行的B.有过激言行或漫骂领导的匿名信
C.已做结案处理的D.没有具体内容的匿名信
9.以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议。
()
A.口字型B.教室型
C.圆桌型D.U字型
10.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。
如问函与复函等用()
A.按通讯者特征立卷B.按地区特征立卷
C.按文种特征立卷D.按作者特征立卷
二、判断题(正确打“√”,错误打“×”。
每小题1分,共10分)
1.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。
()
2.没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。
()
3.文员第一次做一项工作时应该快一些,如果错误可以再做一遍。
()
4.文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或减少,以个人的口吻来转达。
()
5.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机,效果不受影响。
()
6.文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读。
()
7.男女之间,男士先伸手了,女土才能与之相握。
()
8.按英美国家习惯,文员接待来访者,应该站起来与来访者讲话。
()
9.如果会客室的门是拉开的,文员进入会客室后,才能让客人进入。
()
10.介绍地位相同的人时,应按照到职的先后,先介绍新进的职员;若同时到职,就先介绍年纪较轻的人。
()
三、简答题(每小题10分,共20分)
1.什么是受意?
受意有几种?
办公室人员应怎样运用受意方法?
2.公文的完全格式包括哪几项?
请写出这些项目。
四、设计题(每小题10分,共20分)
1.小李是刚到公司的文员,公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架,办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机,还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀),要求小李整理好办公桌,把东西分门别类放置在适当的位置。
小李应该怎么做?
2.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术入股,利用安徽比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。
上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。
假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?
五、案例分析题(每小题20分,共40分)
1.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了,为了不影响公司的工作,在征得上司的同意后,她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作,时间为一个月。
陈小姐大专刚毕业,比较单纯,刘小姐把工作交代给她,并鼓励她努力干,准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。
某一天,经理外出了,陈小姐正在公司打字,电话铃响了,陈小姐与来电者的对话如下:
来电者:
“是利达公司吗?
”
陈小姐:
“是。
”
来电者:
“你们经理在吗?
”
陈小姐:
“不在。
”
来电者:
“你们是生产塑胶手套的吗?
”
陈小姐:
“是。
”
来电者:
“你们的塑胶手套多少钱一打?
”
陈小姐:
“1.8美元。
”
来电者:
“1.6美元一打行不行?
”
陈小姐:
“对不起,不行的。
”说完,“啪”挂上了电话。
上司回来后,陈小姐也没有把来电的事告知上司。
过了一星期,上司提起他刚谈成一笔大生意,以1.4美元一打卖出了100万打。
陈小姐突口而出:
“啊呀,上星期有人问1.6美元一打行不行,我知道你的定价是1.8,就说不行的。
”上司当即脸色一变说:
“你被解雇了”,陈小姐哭丧着脸说:
“为什么?
”上司说:
“你犯了五个错。
”
陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错,分别是什么?
她在电话礼仪方面还犯了哪些错?
2.文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后,又遇到了负责宣传的张副经理,小曹又向他作了请示,结果两位领导的意见很不一致,小曹无所适从,两位领导也因此矛盾加深。
孙认为小曹与张关系亲近些,支持过张,认为小曹有意与他作对;而张认为此业务是他引介的,小曹应先同他通气。
请你分析小曹这样做对不对?
错在哪里?
面对这种情况小曹应该怎么办?
综合习题(三)
1.办公室布置要注意( )。
A.上司单独用的办公桌椅靠墙放
B.一般办公室桌椅最好面对面放置
C.打字、复印间离上司办公室近些
D.各种沟通、保密
2.文员在进行办公室布置时,以下哪些行为是不适宜的?
( )。
A.准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条
B.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理
C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方
D.下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
3.以下关于文员对办公室布置的情况,哪一个是错误的?
( )。
A.伸直双臂再合拢,在高于桌面15cm左右画弧形,手臂所能覆盖的桌子面积,比较适合摆放与工作有关的物品
B.办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐,东西可放得满一些
C.各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品,并贴上标识
D.纸张和较重的东西放在架子下面几层,较小的物品先放人盒中,再放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方
4.传真机的使用哪一项是不对的?
( )。
A.发送前检查原稿质量
B.随时随地可向对方发送
C.不宜发送礼仪性文本
D.不宜发送私人、保密文本
5.在使用复印机的过程中,以下哪项内容是不恰当的?
( )。
A.接通电源可立即复印操作
B.选定复印纸后要抖松消除静电
C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸
D.复印完毕应取下复印品和原稿
6.以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的?
( )。
A.录音时需将监听开关至于“ON”位置
B.想保存录制好的内容,可将磁带盒两侧的防抹片除掉
C.机内话筒录音,注意最佳录音距离为30一150厘米
D.录音时要防止杂音混入,可采用传输线录音
7.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的?
( )。
A.安置窗帘遮挡室外光线
B.与其他设备正确连接
C.投影机要远离热源
D.应设置电脑的桌面屏幕保护功能
8.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责?
( )。
A.订购
B.制造
C.分配
D.储备
9.以下文员订购和储备办公用品的行为中,哪一项是不适宜的?
( )。
A.保留一张购货订单,收到货物时一一核对打勾
B.让员工们随意领取办公用品
C.通过电话订购或传真订购,可以提高交货速度
D.用库存一览表来储备办公用品
10.以下文员的工作顺序中,哪一项是正确的?
( )。
A.没有任何设想就应着手从事该项工作
B.文员也应具有适当判断情况,机智应对的应变能力
C.上司分派两项以上工作时,按照先来后到顺序进行
D.上司所指示的工作如果不合适,可以不实施
11.文员按照“优先顺序”处理工作,以下哪一项是不适宜的?
( )。
A.先将自己想做的工作以重要程度为标准分类
B.其次以紧急程度和重要程度为标准分类
C.同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率
D.可以按照文员自己的习惯进行工作
12.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?
( )。
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来
B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做
C.每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力
D.对每一项工作作出安排,定好最后期限
13.以下关于文员管理好时间的说法,哪一个是不正确的?
( )。
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来
B.想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务
C.开始工作之前要做好准备工作,就不会因遗忘某事而中途停顿
D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做
14.以下文员对办公室零用现金管理的行为中,哪一项是不适宜的?
( )。
A.现金通常放在一个带锁的盒子里,放在带锁的办公桌抽屉里
B.把每一次支出的数额都记在零用现金单据中
C.标准的零用现金单据有一个签名
D.不允许任何人从零用现金基金里借钱
15.文员必须管理好金钱,学会节约开支,以下行为中哪一项是不恰当的?
( )。
A.最好到价格便宜的商店去购买,质量并不重要
B.作出预算,按月或季度预计办公室的开销来控制开支
C.采购大量物品时可以享受批量折扣,就一次多购买一些办公用品
D.限制不必要的长途电话,轻易不要选择快递服务
16.文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的?
( )。
A.传达可以根据上司主要意思,夹进自己的意见
B.必要时可形成文字材料,照本宣科
C.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示
D.重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记
17.文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的?
( )。
A.善于同他人合作,密切配合,步调一致
B.应该有自己的个性,尽可能使别人服从自己
C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则
D.公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任
18.以下接打电话的行为中,哪一项是不适宜的?
( )。
A.电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立即记录
B.文员离开办公室时,要安排别人替你接电话
C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系
D.如果已经回电,但没打通,切记要再联系
19.以下哪个接打电话的行为是不正确的?
( )。
A.受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击
B.给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上
C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用
D.中途因有事需放下电话请对方等待时,应把听筒朝下放置
20.文员在接打电话时,正确的做法是( )。
A.电话铃响一声就应接听
B.在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立即记录下来
C.文员接听业务电话时,应首先让对方报出姓名、单位
D.文员替上司传话时,应考虑对方的情绪以个人的口吻转达
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