商务接待流程行政接待流程含图表.docx
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商务接待流程行政接待流程含图表
商务接待管理办法(暂行)
一、目的
为树立公司良好形象,在“热情礼貌、服务周到、厉行节约、严格标准”原则下,提升商务接待质量,做好各类接待工作,特制定本办法。
二、范围
本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。
三、职责
集团总部及公司层面的接待工作由行政部统筹安排,协调相关部门落实接待任务。
公司其他部门提出的接待申请,由该部门对接人与当地接待负责人联系,沟通相关信息。
涉及各类后勤保障,需求部门在**系统提起招待申请流程,抄送行政部,由行政部协助后勤保障。
需公司领导出面的重要接待,至少提前2天通知相关领导。
四、流程图
五、流程安排
(一)站点迎接
1.确定来宾到站时间,根据人数安排车辆,检查车辆卫生及物资。
2.视情况准备欢迎牌、工作证,提前1小时在出口等候迎接。
3.主动问候,协助提拿行李,引导来宾上车。
主动为来宾开关车门,与来宾同车的接待人员要了解轿车位次礼仪。
(二)到达目的地
1.目的地门口迎宾提前10分钟到达正门迎接;控电梯人员提前10分钟到位,主动阻挡电梯。
2.介绍主宾双方,握手,其他迎接人员鼓掌欢迎。
(三)参观考察
1.为来宾准备饮用水。
2.提前检查参观地的:
(1)环境,包括卫生、温度、灯光等;
(2)设备,包括屏幕、易拉宝、音乐、话筒、激光笔、移动鼠标等;(3)坐席。
3.根据参观地点安排宣讲人员,根据实际情况安排警察陪同。
4.安排合适场景组织合影。
(四)座谈及会议
1.提前检查会议室环境(温度、灯光)、设备(大屏、投影、音响、话筒、摄像机、激光笔、电脑、会议材料、席卡、纸笔、水杯、指示牌)、食品(餐具、水、饮料、点心)及卫生状况,尤其是洗手间卫生全程保持。
2.坐席安排详见附件1。
3.根据实际情况,在来宾入座、会议休息或茶歇环节分发小食与咖啡。
4.安排人员进行会议记录,并形成会议纪要。
5.根据实际情况,安排人员进行拍摄或录影。
(五)用餐标准
1.酒店用餐
(1)确定用餐人数、用餐人员、入席时间、离席时间,尤其是主方陪同人员。
(2)预订餐厅,安排菜品(包括工作人员),需提前与来宾秘书沟通口味。
注意特殊群体菜品及饮料,如小孩儿(鸡汤、鸡蛋羹等不辣的菜肴、果汁)、老人(软烂易嚼的食物、热饮)。
(3)根据接待等级准备佐餐酒水、香烟、茶叶、餐桌签(视情况)。
(4)为用餐人员安排车辆,确保主方人员不晚于客人到达用餐地点。
(5)提前一小时到酒店,核对菜单,准备酒水、茶水、鲜榨果汁、矿泉水、宝宝座椅等。
(6)与现场沟通,在客人出发前往酒店时上凉菜。
如无法精确获知客人到达时间,在计划用餐时间提前半小时上凉菜。
(7)提前10分钟到酒店门口迎接并控制电梯,确认所有来宾和工作人员到位。
(8)人员落座休闲区,安排服务员上茶;人员落座餐桌,安排服务员斟酒、倒饮料、上茶。
(9)询问用酒客人是否需要矿泉水。
(10)用餐过程中安排酒店服务员及时添加饮品、更换餐具,根据用餐时间把控上餐节奏。
(11)根据实际离席时间,提前20分钟上主食(可点选当地特色,如红汤面等),提前10分钟上水果。
(12)服务员分餐时,及时引导分餐次序。
先客后主,先高后低。
(13)提前获知客人餐后行程,安排送客车辆,为自驾饮酒来宾预约代驾。
(14)来宾离场后,准备的纪念品应适时送交客人。
同时回收物料,结账。
(六)酒店住宿
提前预定酒店,预定标准如下:
接待级别
接待对象
主要来宾
随从及工作人员
一级标准
国家部委领导
股份公司部门经理及以上级别领导
集团公司副总经理及以上级别领导
五星级酒店套房
五星级酒店标准间
二级标准
政府市级领导
集团公司部门级别领导
兄弟单位总公司正副职
业主项目经理级官员
一般项目监理人员
四星级酒店套房
四星级酒店标准间
三级标准
政府一般级别官员、
分包单位国内领导
有业务往来公司的技术人员
商务酒店套房
商务酒店标准间
(该表仅供参考,综合考虑实际情况)
在来宾入住前1天协同酒店工作人员,逐项检查酒店房间布置情况,需整改处立即与酒店沟通解决。
协助来宾办理入住手续,安排来宾入住,联系酒店对接人解决来宾需求。
接待期间,安排工作人员同住酒店,解决突发情况。
(七)参观游览
提前与来宾秘书或助理沟通参观游览计划,制定游览路线交公司领导审核。
联系车辆,订购门票,安排导游,与景区对接人交代注意事项。
根据实际情况安排警察陪同。
(八)礼送
1.来宾秘书或助理沟通,根据行程提前预订机票或车票。
2.提前3小时打印好纸质车票或纸质登机牌,并办理好行李托运。
3.提前联系机场开通VIP通道,做好VIP候机室准备。
4.提前1小时到机场与机场对接人确认,熟悉路线。
5.来宾到达前15分钟在门口迎接,引导前往VIP通道。
(九)归档记录
将来宾信息、来访报道、会议纪要、图片归档等素材归档留存。
六、车辆安排:
根据来访人员制定相应的车辆计划,车辆明确编号。
一般每车乘坐3人,必要时可向合作单位借调车辆或在当地租赁车辆。
认真检查车辆,确保车况良好,油量充足。
车内外卫生整洁,物品摆放齐全包括:
矿泉水、薄荷糖、茶叶、清洁袋、干(湿)纸巾、雨伞、多接口USB线、纸、笔、口罩、腰枕、拖鞋。
司机统一着公司制服,随时待命并保持手机通讯畅通(必要时准备对讲机),协助来宾放置行李。
严格遵守交通法规,不得超速。
司机驾车途中不得听音乐、收音机或使用手机。
附件1
接待中的座次安排
一、主席台座次的安排
(一)主席台必须排座次、放名签,以便领导同志对号入座。
(二)主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置。
(三)几个机关的领导人同时上主席台,通常按机关排列次序排列。
(四)开会前必须逐一确认名签无错别字,逐一确认上主席台的领导同志能否届时出席会议。
如有临时变化,应及时调整座次、名签,防止出现名签差错或领导空缺。
(五)如主席台人数较多时,应当准备座位图。
主席台人数为奇数时主席台人数为偶数时
二、会议室座次的安排
(一)来宾在面对房门的一侧,公司领导在靠近房门的一侧。
(二)人员为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置。
(三)来宾最高领导与公司最高领导位置需相对应。
长条桌沙发室
注:
A为上级领导,B为主方席
三、宴席座次的安排
宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他人员可以随意。
以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情而定。
中餐桌西餐桌
四、签字仪式的座次安排
签字双方主人在左边,客人在主人的右边。
双方其他人数一般对等,按主客左右排列。
五、合影座次安排与主席台安排相同。
附件2
(单位)参观考察行程表
日期
时间
地点
行程
参与人员
备注
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