黄玉珍会计电算化流程设计.docx
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黄玉珍会计电算化流程设计
一、系统管理与基础设置
【学习目标】
知识目标:
1、掌握设置操作员及其权限的作用和方法、建立账套的方法和知识要点的问题;
2、掌握系统启用的方法;
3、掌握设置各种基础档案的作用和方法、设置会计科目、凭证类别及结算方式的方法;
4、熟悉账套备份和恢复的方法。
能力目标:
能够根据企业的实际情况设置操作员及其权限,为企业会计核算及其管理设置账套并进行账套的管理,进行适合企业需要的各种基础档案的设置,并根据企业的实际需要进行会计科目的设置等。
V10.1版财务管理系统由多个子系统组成,各子系统都是为同一个主体的不同方面服务的。
各子系统之间既相对独立,又相互联系,协同运作,共同完成一体化的会计核算与管理工作。
为了实现一体化的管理应用模式,要求各子系统共享公用的基础信息,拥有相同的账套的年度账,并要求操作员设置操作权限进行集中管理,所有的数据共用一个数据库。
因此,为了完成全面的系统服务,系统中建立了系统管理功能,为各子系统提供统一的环境,对财务管理软件所属的各个系统进行统一的操作管理和数据维护,最终实现财务和业务的一体化管理。
系统管理的主要功能是用友版V10.1财务管理软件的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护。
系统管理的内容主要包括对操作员及其权限的管理和对账套的管理。
1.1操作员管理
操作员管理的主要内容包括设置或修改操作员信息,以便企业的有关财务人员登录系统并进行软件的各项操作。
【任务导入】
恒机股份有限公司2015年1月购买了V10.1版财务管理软件,已经安装在了计算机当中,现在想马上开始使用软件,那么哪些人可以操作这个软件呢?
这就需要对操作员进行管理了。
恒机股份有限公司财务部共有3人,分别是会计主管杨繁、会计余洪静和出纳张祥,我们要把财务部的3位员工的信息设置在软件中,使得他们能够对软件进行操作。
【做中学】
任务1:
启动系统管理:
以系统管理员“admin”的身份启动系统管理。
【操作过程】
(1)、单击【开始】/【程序】/【V10.1/【系统管理】(或直接双击桌面上的系统管理图标),打开“系统管理”窗口。
(2)、在“系统管理”窗口中,单击【系统】/【注册】,打开“注册〖控制台〗”对话框。
在“用户名”文本框中录入“admin”。
(3)、单击【确定】按钮(即不修改系统管理员的口令,默认口令为空),进入“V10.1”窗口(以下简称〖系统管理〗窗口)。
【知识要点】
①、启动系统管理的操作包括启动系统管理模块并进行注册,即登录进入系统管理模块。
在系统管理中可以进行设置操作员、建立账套和设置操作员权限等的操作。
②、系统允许用户以系统管理员“admin”的身份,也可以以账套主管的身份注册进入系统管理。
③、系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作,可以管理该系统中所有的账套。
以系统管理员身份注册进入,可以进行账套的建立、恢复和备份,设置操作员、指定账套主管,并可以设置和修改操作员的密码及其权限等。
④、账套主管负责所选账套的维护工作。
主要包括对账套进行修改、功能模块启用及对年度账套的管理(包括建立、清空、恢复、备份以及各子系统的年末结转和所选账套的数据备份等),以及该账套操作员权限的设置。
⑤、由于第一次运行该软件时还没有建立核算单位的账套,因此,在建立账套前应由系统默认的管理员“admin”登录。
⑥、系统管理员“admin”没有密码,即密码为空。
在实际工作中,为了保证系统的安全,必须为系统管理员设置密码。
在教学过程中,由于一台计算机需供多个学员使用,为了使用方便则建议不为系统管理员设置密码。
【做中学】
任务2:
增加操作员:
增加下表所示的操作员。
操作员编号
操作员姓名
操作员口令
YF
杨繁
111111
YWZG
高芳
111111
YWKJ
王强
111111
YW
郭云
111111
KG
郑凯
111111
XS
夏荣
111111
YJ
余静
111111
ZX
张祥
111111
【操作过程】
(1)、以系统管理员“admin”的身份在“系统管理”窗口中,单击【权限】/【操作员】,打开“操作员管理”对话框。
(2)、单击【增加】按钮,打开“增加操作员”对话框,输入编号“YF”、姓名“杨繁”、口令“111111”和确认口令“111111”。
(3)、单击【增加】按钮,确认。
(4)、继续增加高芳等其他操作员。
(5)、单击【退出】按钮,系统显示操作员名单。
【知识要点】
①、只有系统管理员(admin)有权设置操作员。
②、系统预置了3位操作员,分别是demo、SYSTEM和UFSOFT,这3位操作员的初始密码与各自的名称一样,并且字母不区分大小写。
③、操作员编号在系统中必须是唯一的。
④、所设置的操作员一旦被使用,就不能删除。
⑤、在实际工作中可以根据需要随时增加操作员。
⑥、为保证系统安全、分清责任应设置操作员口令。
【做中学】
任务3:
修改操作员信息
将“YJ”的姓名“余静”修改为“余洪静”。
【操作过程】
(1)、以系统管理员“admin”的身份注册进入“系统管理”。
(2)、单击【权限】/【操作员】,打开“操作员管理”对话框。
(3)、在“操作员管理”对话框中单击要修改的操作员“余洪静”所在行,再单击【修改】按钮,打开“修改操作员信息”对话框。
(4)、将姓名“余静”修改为“余洪静”。
(5)、单击【修改】按钮,系统自动保存并显示修改后的操作员信息。
【知识要点】
①、在系统中所设置的操作员在未被使用前,可以进行修改,但是操作员信息一旦保存,则编号不能修改。
②、只有系统管理员有权修改操作员信息。
③、在操作员信息中,操作员编号不能修改,操作员姓名、口令及所属部门可以修改。
④、操作员的口令除了可以由系统管理员以修改操作员信息方式进行修改外,还可以在操作员登录系统时由操作员本人进行修改。
1.2账套管理
账套管理工作主要包括建立账套、修改账套、删除账套、恢复账套和系统启用等。
【任务导入】
恒机股份有限公司已创立3年,它是税务部门核定的一般纳税人。
该公司从2015年1月开始使用V10.1管理软件。
现在需要在系统中建账以便把手工业务数据移植到计算机当中,开始在计算机中处理企业的会计业务。
【做中学】
任务1:
建立账套。
创建012账套,单位名称“恒机股份有限公司”(简称“恒机公司”),启用会计期“2015年1月”,单位地址“广恒县机场路882号”,法人代表“张武刚”邮政编码“342256”,联系电话及传真“6532798”,电子邮件6532798@,税号“342519866532798028”。
该企业的记账本位币为“人民币(RMB)”,企业类型“工业”,执行“小企业会计制度”,账套主管“杨繁”,按行业性质预置会计科目。
该企业不要求进行外币核算,对经济业务处理时,需对客户进行分类。
需设置的分类编码分别为:
科目编码级次“4222”,客户分类编码级次“123”。
创建账套后暂时不启用任何子系统。
【操作过程】
(1)、在“系统管理”窗口中,单击【账套】/【建立】,打开“创建账套-账套信息”对话框。
(2)、输入账套信息。
账套号“012”,账套名称“恒机股份有限公司”,启用会计期“2015年1月”。
【知识要点】
①、新建账套号不能与已存账套号重复。
②、账套名称可以是核算单位的简称,它将随时显示在正在操作的财务管理软件的界面上。
③、账套路径为存储账套数据的路径,可以修改。
④、启用会计期为启用财务管理软件处理会计业务的日期。
⑤、启用会计期不能在计算机系统日期之后。
(3)在“创建账套-账套信息”对话框中,单击【下一步】按钮,打开“创建账套-单位信息”对话框。
(4)、输入单位信息,单位名称“恒机股份有限公司”,单位简称“恒机公司”,及其他信息。
(5)、在“创建账套-单位信息”对话框中,单击【下一步】按钮,打开“创建账套-核算类型”对话框。
(6)、单击行业性质栏下三角按钮选择“小企业会计制度”,单击账套主管栏下三角按钮选择“杨繁”。
【知识要点】
①、行业性质的选择决定着系统采用何种会计制度下的会计科目进行会计核算。
②、账套主管可以在此确定,也可以在操作员权限设置功能中进行修改。
③、系统默认按所选行业性质预置会计科目,如果单击“按行业性质预置会计科目”复选框(即取消√)则不按行业性质预置会计科目。
(7)、在“创建账套-核算类型”对话框中,单击【下一步】按钮,打开“创建账套-基础信息”对话框。
(8)、设置基础信息。
选中“客户是否分类”前复选框。
(9)、单击【下一步】按钮,打开“创建账套-业务流程”对话框。
(10)、单击【完成】按钮,系统弹出“创建账套”提示框。
(11)、单击【是】按钮,打开“分类编码方案”对话框。
设置科目编码级次“4222”,客户分类编码级次“123”。
【知识要点】
①、为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理,软件将对会计科目、企业的部门等进行编码设置。
编码方案是指设置编码的级次方案,这里采用群码方案,这是一种分段组合编码,每一段有固定的位数。
编码规则是指分类编码共分几段,每段有几位。
一级至最底层的段数称为级次,每级(或每段)的编码位数称为级长。
编码总级长为每级编码级长之合。
②、除科目编码级次的第一级外,其他均可以直接根据需要进行修改。
③、由于系统按照账套所选行业会计制度预置了一级会计科目,因此,第一级科目编码级次不能修改。
④、在系统未使用前,如果分类编码方案有误,可以在系统中的“基础设置”中进行修改。
(12)、单击【确认】按钮,打开“数据精度定义”对话框。
(13)、单击【确认】按钮,系统提示“创建账套{恒机股份有限公司:
[012]}成功。
”
(14)、单击【确认】按钮,系统提示“是否立即启用账套”。
(15)、单击【否】按钮,暂时先不启用任何系统。
【知识要点】
①、账套是指一组相互关联的账务数据。
一般来说,可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套,系统最多可建立999个账套。
其中“999”账套是系统预置的演示账套。
在账套管理功能中可以完成建立账套、修改账套、备份账套及删除账套操作。
②、建立账套。
即采用财务管理软件为本企业建立一套账簿文件。
在建立账套时可以根据企业的具体情况进行账套参数设置。
主要包括:
核算单位名称、所属行业、启用时间以及编码规则等基础参数。
账套参数决定了系统的数据输入、处理及输出的内容和形式。
③、此时可以直接进行系统启用的操作,否则,只能以账套主管的身份注册系统管理后,再进行相应系统启用的操作。
【做中学】
任务2:
修改账套
以012账套主管“YF杨繁”(密码:
111111)的身份,将012账套设置为不对“客户”进行分类,而对“供应商”进行分类并且“有外币核算”的账套。
供应商分类编码为“122”。
【操作过程】
(1)、在“系统管理”窗口中,单击【系统】/【注册】,打开“注册〖控制台〗”对话框。
(2)、在“用户名”栏录入“YF”,输入密码“111111”,单击“账套”栏下三角形按钮,选择“[012]恒机股份有限公司”。
(3)、单击【确定】按钮
【知识要点】
①、若当前操作员不是要修改账套的主管,则应在“系统注册”窗口中,注销当前操作员后再以主管的身份注册系统管理。
②、注册系统的操作员可以在输入正确的密码后,单击【修改密码】按钮,修改自己的密码。
(4)、单击【账套】/【修改】,打开“修改账套”对话框。
(5)、单击【下一步】按钮,打开“单位信息”对话框,再单击【下一步】按钮,打开“核算类型”对话框,再单击【下一步】按钮,打开“修改账套-基础信息”对话框。
(6)、单击“客户是否分类”前的复选框,取消对客户分类的设置。
(7)、单击选中“供应商是否分类”和“有无外币核算”前的复选框。
(8)、单击【完成】按钮,系统提示“确认修改账套么?
”。
(9)、单击【是】按钮,打开“分类编码方案”对话框,修改“供应商”的编码方案为“122”。
再单击【确认】按钮,打开“数据精度定义”对话框,再单击【确认】按钮,系统提示“修改账套{恒机股份有限公司:
[012]}成功”。
(10)、单击【确定】按钮。
【知识要点】
①、经过一段时间的运行,如果发现账套的某些信息需要修改或补充,可以通过修改账套功能来完成。
此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息。
②、系统要求,只有账套主管才有权使用账套修改功能。
如果要修改某一账套的信息,首先应在启动系统管理后,以账套主管的身份,选择要修改的账套登录注册系统管理。
【做中学】
任务3:
备份账套。
将012账套备份至“d:
\012账套备份\建立账套备份”文件夹中。
【操作过程】
(1)、在D盘中建立“012账套备份\建立账套备份”文件夹。
(2)、以系统管理员“admin”的身份进入“系统管理”窗口,单击【账套】/【备份】,打开“账套输出”对话框。
(3)、选择“账套号”下拉列表框中的“[012]恒机股份有限公司”。
(4)、单击【确认】按钮。
(5)、经过压缩进程,系统进入“选择备份目标”对话框,选择“d:
\012账套备份\建立账套备份”。
如图1-22所示。
(6)、单击【确认】按钮,系统弹出“硬盘备份完毕!
”提示对话框。
(7)、单击【确定】按钮,系统提示“备份恢复数据时,建议您使用用友安全通进行杀毒”。
(8)、单击【关闭】按钮。
【知识要点】
①、由于计算机在运行时经常会受到来自各方面因素的干扰,如人为因素、硬件的因素、软件或计算机病毒等因素,有时还会造成会计数据被破坏。
因此“系统管理”窗口中提供了账套“备份”和账套“恢复”的功能。
②、账套备份,即会计数据备份,它是将财务管理软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。
其目的是长期保存,防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏;能够利用所备份的数据,使系统数据得到尽快恢复以保证业务正常进行。
③、账套的“备份”功能除了可以完成账套的备份操作外,还可以完成删除账套的操作。
如果系统内的账套已经不需要再继续保存,则可以使用账套的“备份”功能进行账套删除。
④、只有系统管理员才有权限备份账套。
⑤、在删除账套时,必须关闭所有系统模块。
⑥、建议在每次备份时都新建一个文件夹,并注明该备份文件的内容。
⑦、在企业中应该在每个月末的结账时进行账套备份。
学生在学习的过程中可以将阶段性的操作结果进行备份,以使在计算机出现故障时或更换计算机进行操作时,及时地引入备份数据继续进行操作。
【做中学】
任务4:
恢复账套。
将已备份到d盘的“012账套备份\建立账套备份”文件夹中的数据恢复到系统中。
【操作过程】
(1)、以系统管理员“admin”身份进入“系统管理”窗口,单击【账套】/【恢复】,出现建议使用安全通的提示。
(2)、单击【关闭】按钮,打开“恢复账套数据”对话框。
(3)、选择“d:
\012账套备份\建立账套备份”中的数据文件“UF2KAct.Lst”。
(4)、单击【打开】按钮,系统弹出是否覆盖当前账套的提示对话框。
(5)、单击【是】按钮确定,系统弹出“账套[012]恢复成功!
”提示对话框。
(6)、单击【确定】按钮。
【知识要点】
①、恢复账套(即会计数据引入)是指把软盘或光盘等存储介质中的备份数据恢复到系统软件中,即利用现有的数据进行恢复。
恢复账套(或数据引入)的目的是,当硬盘数据被破坏时,将最新备份数据恢复到硬盘中,系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中,从而有利于集团公司的操作。
例如子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中,以便进行有关账套数据的分析和合并工作。
②、备份的账套数据不能直接运行,只有在系统管理中进行恢复(引入)后才能运行。
③、恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖,因此如果没有发现数据被破坏时,不能轻易进行数据恢复。
【做中学】
任务5:
启用系统。
2015年1月1日,由012账套主管杨繁(即YF,密码:
111111)注册进入系统管理,启用“总账”、“工资管理”、“固定资产”、“核算”、“生产管理”和“购销存管理”系统,启用日期均为2015年1月1日。
【操作过程】
(1)、单击【开始】/【程序】/【V10.1/【系统管理】(或直接双击桌面上的系统管理图标),进入“系统管理”窗口。
(2)、单击【系统】/【注册】,打开“注册〖控制台〗”对话框。
(3)、在“用户名”栏,录入012账套主管“YF”,在“密码”栏录入“111111”,选择账套“[012]恒机股份有限公司”。
(4)、单击【确定】按钮。
(5)、在V10.1〖系统管理〗”对话框中,选中【账套】/【启用】。
如图1-28所示。
图1-28“系统管理”对话框
(6)、单击【账套】/【启用】,打开“系统管理”对话框。
单击“总账”前复选框,弹出“日历”选择对话框,从中选中“2013年1月1日”。
(7)、单击【确定】按钮,系统弹出“提示信息”对话框。
(8)、单击【是】按钮,完成总账系统的启用设置。
其他系统同样操作。
(9)、单击【退出】按钮。
【知识要点】
①、系统启用是指设定畅捷通T3应用系统中各个子系统开始使用的日期,只有启用后的子系统才能进行登录。
②、系统启用有两种方法:
一是在系统管理中创建账套时启用系统,即当用户创建一个新的账套完成后,系统弹出提示信息对话框,系统管理员Admin可以选择立即进行系统启用设置;二是在账套建立完成后,由账套主管登录到系统管理中在“【账套】/【启用】”功能中进行系统启用的设置。
由于012账套在建立账套后并进行系统启用的设置,因此,只能由012账套的主管在系统管理的账套启用功能中进行012账套的系统启用的设置。
1.3设置操作员权限
设置操作员权限的工作主要是指为非账套主管的操作员,设置操作权限或修改操作权限。
【任务导入】
为了加强内部控制,在设置了操作员并建立了账套后就要对操作员进行权限分工设置,以确保在恒机股份有限公司中,有专人对畅捷通T3管理软件的不同功能模块进行操作。
那么应该如何进行操作员的权限设置呢?
【做中学】
任务1:
增加操作员权限。
ID
姓名
权限
YJ
余洪静
公用目录设置、固定资产、总账、工资管理
ZX
张祥
公用目录设置、现金管理、往来、总账、核算、应收管理、应付管理、采购管理、销售管理
YWZG
高芳
主管
YWKJ
王强
主管
YW
郭云
公用目录设置、应付管理、采购管理
XS
夏荣
公用目录设置、应收管理、销售管理
KG
郑凯
库存管理
【操作过程】
(1)、以系统管理员“admin”身份登录进入“系统管理”窗口,单击【权限】\【权限】,打开“操作员权限”对话框。
(2)、单击选中操作员显示区中的“YJ余洪静”所在行,单击对话框右上角“账套主管”栏右侧下三角按钮,选择“[012]恒机股份有限公司”及时“2013”选项行。
(3)、单击【增加】按钮,打开“增加权限-[YJ]”对话框。
(4)、双击“产品分类选择”框中的“公共目录设置”选项,系统在“明细权限选择”框中显示已增加的权限。
(5)、再分别双击“产品分类选择”框中的“固定资产”、“总账”和“工资管理”选项,系统会在“明细权限选择”框中分别显示已增加的权限。
(6)、单击【确定】按钮。
按照上述方法继续增加其他操作员的操作权限。
【知识要点】
①、为了保证权限清晰和企业经营数据的安全与保密,企业需要对系统中所有的操作人员进行分工,设置各自相应的操作权限。
财务分工在财务管理软件中主要体现在两个功能中,即系统管理中的操作员权限设置(功能权限设置)和总账模块中的明细权限设置。
②、操作员权限设置功能用于对已设置的操作员进行赋权,只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置,但两者的权限又有所区别。
系统管理员可以指定某个账套的账套主管,还可以对各个操作员进行权限设置;而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。
③、明细权限设置功能用于对总账模块中各个操作员的凭证审核、科目制单及明细账查询打印进行设定。
④、由于操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限,因此,在设置操作员和建立该核算账套之后,可以在操作员权限设置功能中进行操作员权限的设置。
【做中学】
任务2:
修改操作员权限。
取消操作员“YJ余洪静”在012账套中“GL010303上年结转”的权限。
【操作过程】
(1)、在“系统管理”窗口中,单击【权限】\【权限】,打开“操作员权限”对话框。
(2)、单击对话框右上角下拉按钮选择“[012]恒机股份有限公司”和“2013”选项。
(3)、单击选中操作员区中的“YJ余洪静”所在行,在权限显示区中单击选中要被删除的“GL010303上年结转”权限。
(4)、单击【删除】按钮,系统弹出“删除权限:
[上年结转]吗?
”的提示框。
(5)、单击【是】按钮,确认删除操作员余洪静012账套的“上年结转”权限。
【知识要点】
①、修改操作员的权限包括设定或取消账套主管,及修改某一位操作员的某一个功能模块的所有权限及部分权限。
②、账套主管的设立首先在建立账套时指定,修改时由系统管理员进行账套主管的设定与删除的操作,首先在“操作员权限”对话框左边窗口中选择欲设定或删除账套主管资格的操作员,然后在对话框右上角选择账套,最后选中旁边的“账套主管”复选框。
③、在实际工作中一个账套可以定义多个账套主管,一位操作员也可以担任多个账套的账套主管。
在设置操作员权限时,只需要对非账套主管的操作员设置相应的操作权限,而系统默认账套主管自动拥有该账套的所有权限。
④、系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除。
⑤、系统约定,操作员权限一旦被引用,便不能被删除或修改。
⑥、如果要删除某一操作员在某一账套中的多个操作权限,可以在选中第一个要删除的权限后,按住Shift键,同时移动鼠标,便可选定一批权限,然后单击【删除】按钮,执行批量删除的功能。
1.4设置基础档案
基础档案的设置主要包括部门档案、职员档案、往来单位分类及档案、凭证类别和结算方式等。
【任务导入】
恒机股份有限公司在充分了解了V10.1管理软件的主要功能和业务处理流程之后,发现要想进行系统的日常业务处理都必须首先进行基础设置。
问题是应该如何完成部门和职员档案的设置、供应商往来单位的设置、会计科目的设置(特别是会计科目中辅助核算内容到底有什么作用),以及凭证类别的设置和结算方式呢?
【做中学】
任务1:
启动并注册系统。
以操作员YF(杨繁)(密码为:
111111)的身份在2015年1月1日登录注册012账套的总账系统。
【操作过程】
(1)、执行【开始】/【程序】/V10.1】/(或直接双击桌面上“V10.1理信息化软件教育专版”图标),打开“注册〖控制台〗”对话框。
(2)、在“用户名”栏录入“YF”,在“密码”栏录入“111111”,选中“账套”右边下拉列表框中的“[012]恒机股份有限公司”,在“会计年度”右边下拉列表框中选择“2015”,在“操作日期”栏中录入“2015-1-1”。
(3)、单击【确定】按钮,打开“期初档案录入”窗口。
(4)、单击右上角×按钮,打开“V10.1—企业管理信息化软件教育专版”窗口。
(5)、单击“总账”选项,出现总账系统操作流程图。
【知识要点】
①、在启动总账系统前应先在系统管理中设置相应的账套。
②、在启动总账系统前应先在系统管理中启用了总账系统。
【做中学】
任务2:
由012账套主管杨繁设置部门档案。
部门档案资料如下表
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