物资采购管理办法.docx

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物资采购管理办法

物资采购管理办法（暂行）

G/00/ZD-2-001-A.0-2012

1.0目的

为了规范公司物资设备采购管理工作，实现物资集中采购管理，完善物资设备采购管理监督机制，保证物资设备采购管理工作规范、廉洁、高效运作，依据公司实际情况，特制定本办法。

2.0采购原则

2.1当个人存在利益冲突时，则该个人不得参与任何采购决策。

利益冲突包括与供应商存在亲属关系，大量持有供应商公司的股份，或由于个人与供应商的关系而可能带来个人利益的其他情形。

2.2参与采购活动的工作人员都要以对公司利益高度负责的精神，力求节约、反对浪费、廉洁、高效履行职责。

在采购询价、合同技术谈判及商务谈判过程中，必须有两人及以上人员参加。

2.3采购活动必须遵守国家有关法律、法规，各部门都要自律规范，各尽其职、主动配合、协调支持、努力提高工作效能。

2.4集中采购和管理的原则，各项采购活动都要遵循“公开、公平、公正”和“集中采购、货比三家、择优选购”的原则，选定符合使用要求，性价比较高的物资设备。

3.0适用范围

3.1本办法所规定的日常办公、生活和生产用物料、备品备件、工器具等低及简易维修耗材是指办公场所使用的、与工作相关的物品。

3.2土建、设备安装工程的实施及工程监理、装修，维修，检查，设计、咨询，评估，审计，代理，技术开发/支持，生产设备设施软件购买，设备系统培训等服务的采购按公司其他相关管理制度执行。

3.3办公用品分类：

3.3.1低值易耗类物品：

各种纸张、饮用水、笔、回形针、（空白）票据、饮用水杯、笔记本、纸篓、垃圾袋、档案袋、文件夹、装订夹、长尾夹、打孔机、订书机（针）、直尺、胶水、铁夹、铅笔刀、即时贴、记事贴、不干胶、封箱胶、透明胶、光盘、图钉、办公刀具、计算器、电脑耗材（墨盒、碳粉等）、电话机、印刷品（含财务部用账本、票据及各类表格和账页等）、书籍报刊杂志等。

3.3.2固定资产类物品：

3.3.2.1固定资产的采购（指使用期限超过1年的房屋，建筑物，机器，机械，运输工具及其他与生产，经营有关的设备，器具，工具等的采购。

3.3.2.2不属于生产经营主要设备（如文件柜、办公家具、传真机、打印机、笔记本电脑、台式电脑、网络硬件设备、复印机、移动硬盘、U盘、摄像机、照相机、刻录机、保险柜、投影仪等），但单位价值在2，000元人民币以上，且使用年限超过2年的货物的采购。

3.4生活用品

其他非办公场所使用而员工必须用品类：

床、椅子、衣柜、洗衣粉、洗发水、香皂、洗洁精、扫把、拖把、消毒液、杀虫剂、垃圾袋、洗手液、纸巾（员工宿舍、办公室、厨房用）等可视为生活用品管理，个人使用时视为向公司借用或租用；其他纯属个人生活使用的物品，如不能作为公司生活用品，但可作为劳保用品，按劳保用品购买、管理、发放之规定执行。

3.5生产用物料、工器具类：

各类价值较低、使用期限较短、不能作为固定资产核算的各类生产（维修）用工具、量具、生产消耗物料、备品和备件等。

3.6劳保用品

生产工作岗位使用的物资用品类：

防静电工作服、安全帽、帆布手套、工作鞋、电工工作鞋、电工手套、防护手套、防护面罩、防目镜、防尘口罩、防毒面具、防静电雨衣及雨鞋、防护面罩、线手套等防护用品。

4.0职责与权限

4.1职责

4.1.1行政部

4.1.1.1行政部是公司物资的采购与管理的主管部门，凡涉及物资（除3.2条款）事宜均由行政部负责。

4.1.1.2负责组织制定采购管理办法和业务流程建议方案，报采购相关领导审定决策；

4.1.1.3负责采购项目的采购方式、招标方案、供应商选择名单拟定，报相关领导审定决策；

4.1.1.4搜集采购资源信息，落实采购计划，整体推进工作进度，保证按期完成采购工作任务；

4.1.1.5组织协调各有关部门参与采购活动；组织相关部门对所购物资设备的验收入库；

4.1.1.6行政部设专人负责，加强管理，负责采购文件资料的形成、整理、归档工作。

4.1.2申购部门

负责编制采购计划及提交采购申请，负责提供所申购计划相关技术和规格参数，对供应商提供产品及相关资质进行技术评定（另聘技术专家除外）；对标的物的使用功能和产品质量性能负责；有权对标的物的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能提出建议，参与相关验收工作。

各部门由专人负责做好采购申请计划编制、物品领用和保管工作。

4.1.3财务部

根据需要参与物资设备的采购活动，对所有采购计划是否在预算内进行审核；对采购物资每一笔相关款项支付手续及材料进行审核；对采购活动的资金使用效率负责。

4.1.4分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总经理负责权限范围内生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。

4.2权限

采购申请提出及审批权限规定表

物品类别

提出部门

申购依据

（用途说明）

审核人

审批人

日常办公所需的办公用品

各部门

用途说明

部门负责人

分管副总、总经理

工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等

使用部门

月初提出采购申请

部门负责人

分管副总、总经理

经营、办公等需要的大件设备和工具（属于固定资产投资类）

使用部门

每月初编制固定资产采购申请

部门负责人

分管副总、总经理

生产常用备料、备件

设备专员

（仓库管理员配合）

日常领料情况、库存情况

厂长

分管副总、总经理

备注：

上述物资采购严格按照权限审批，超越权限的按公司其他相关管理办法执行。

5.0采购管理

5.1办公用品、低值易耗品开支标准

5.1.1对生产、办公等过程中确需使用的低值易耗品，由各部门月末编制次月采购计划，并于每月3号前报相关领导逐级审批，经总经理审批财务部审查同意后，交付行政部统一采购。

5.1.2行政部、使用部门分别指定专人建账保管，办理入库。

5.1.3购置低值易耗品必须本着实用、节俭、质高的原则就近购买，购置物品必须取得发票连同送货单、入库单等相关单据作为报销凭据。

5.2采购备存

5.2.1低值易耗类物品（含生产维修类工具等）：

对于使用频率大的低值易耗类物品公司可适量备存，具体备存办公用品和数量由行政部根据每月实际消耗数量拟定，并提交行政部经理审核，报分管副总和总经理审批。

5.2.2生产维修类备品备件由生产部根据每月实际消耗数量拟定，并提前15天报分管领导审核，报分管副总和总经理审批后方可实施采购。

（具体表单见《物资采购（维修）申请单》（见附件））。

5.2.3固定资产类物品：

公司遵循“即需即购、先书面申请后采购”的原则，不需要备存。

5.3采购程序及流程

5.3.1低值易耗类物品采购程序

5.3.1.1使用部门每月25日由专人填写《物资采购（维修）申请单》后并提交各部室负责人审核、分管副总和总经理审批。

次月5号由行政部汇总经批准的物资采购申请单，并组织实施采购（常用办公物品原则上24小时内完成采购，对于生产维修类须根据实际情况进行采购）。

5.3.1.2采购后行政部协同相关部门负责对采购物资清点并验收实物数量，生产维修类则由生产部负责清点验收，报销时执行报销相关管理规定。

5.3.1.3验收无误后由办公用品由行政部负责登记入库、管理、发放，生产维修类则由生产部登记入库、管理、发放。

（具体见《月度物资采购领用登记表》）。

5.3.2固定资产类物品采购程序

5.3.2.1由使用部门专人填写《物资采购（维修）申请单》后并提交各部室负责人审核、分管副总和总经理审批，报行政部；

5.3.2.2行政部汇总经批准的物资采购申请单，并组织实施采购（生产维修类须根据实际情况进行采购）；

5.3.2.3采购后由行政部协同财务部（生产维修类由生产部）负责清点验收实物数量、发票及相关附属品（如使用说明书、保修卡、合格证等）；

5.3.2.4验收无误后由财务部负责在《固定资产台帐登记表》上登记（具体表单见《固定资产台帐登记表》（见附件））。

5.3.3生产用物料、工器具类：

5.3.3.1由生产部门专人填写《物资采购（维修）申请单》后提交厂长审核、分管副总和总经理审批，报行政部；

5.3.3.2行政部汇总经批准的物资采购申请单，并组织实施采购，采购周期视实际情况进行采购；

5.3.3.3采购后由行政部协同生产部负责清点验收实物数量、发票及相关附属品（如使用说明书、保修卡、合格证等）；

5.4紧急计划管理

5.4.1由于特殊原因如：

由于突发性事故，生产部门24小时之内急需抢修物资（仓库无备品备件），生产部可自行购买，但必须在两天内按补报原材料采购申请。

5.4供应商及采购价格选定

5.4.1采购供应商及采购价格的选定遵循以下原则：

（1）对于低值易耗品，由行政部“按照货比三家”的原则自行确定供应商和价格；

（2）对固定资产类物品，由使用部门推荐品牌（原则上3个品牌以上含3个），由行政部和使用部门“按照货比三家”的原则共同选定一家供应商并确定价格（必要时可签订长期采购协议）。

5.5其他

5.5.1原则上所有办公用品采购必须按照上述程序审批签字（未来实施办公OA或ERP系统可执行电子签字审批）后才能实施采购，审（核）批人不在时也可电话口头申请由综合部采购后补相关手续，

5.5.2对于低值易耗类物品，采购时尽可能采购同一品牌；

5.5.3对于固定资产类物品（特别是设备类物品），采购时使用部门必须认真验收，确保质量合格方可付款，同时向供应商索要相关附属品，如使用说明书、保修卡、光盘、协议书等，财务部必须做好固定资产登记手续和台账管理。

6.0领用与发放

6.1行政部、使用部门应分别建立低耗品仓库，有关实物购置、领用记录，设立低耗品购领存明细账，其中固定资产类及维修设备类应建立备查卡片，详细登记领用部门、领用人及存放地点，妥善保管库存物品，财务部定期稽核，做到账实相符。

6.2低值易耗品领用程序

6.2.1使用部门专人填写领用单（具体见《物资领用单》（见附件））。

6.2.2由使用部门将《物资领用单》交部门负责人审核后，经行政部审核确认（原则上按需领用，不得多领）确认后发放办公用品。

6.2.3行政部根据《物资领用单》在《物资月度采购领用登记表》上进行相关内容的登记。

6.3固定资产物品领用程序

6.3.1使用人填写领用单（具体见《物资领用单》（见附件））；

6.3.2由使用人将《物资领用单》交由各部室负责人审批；

6.3.3由使用人将审核确认后的《物资领用单》交由综合部备案；

6.3.4行政部根据《物资领用单》进行物品发放并在《固定资产台帐登记表》上进行相关内容的登记。

6.4低值易耗品的领用控制

6.4.1各部门根据实际需要填写领料单，部门负责人签字后方可办理领料，行政部月末稽核入、出库单据，并对领料单按部门分配，分别记入各部门费用明细账，每月末打印至各部门负责人。

6.4.2各部门应严格执行低值易耗品开支定额，控制各项生产、办公、生活费用的支出，对严重超出控制指标的单位要核减下月、年度开支指标。

7.0使用与保管

7.1办公用品的使用与保管遵循“保障供给、及时登记、合理使用、专人保管、定期盘点”的原则：

7.2保障供给：

对于真正需要满足工作的办公用品，公司应该保障供给；

7.3及时登记：

使用人在使用过程中若发生损坏、遗失、需要维护保养和维修等情况时使用人应主动及时向各部室保管人员说明情况并汇总至行政部，由行政部在《物资月度采购领用登记表》及《固定资产台帐登记表》上做好相应的登记；

7.4合理使用：

办公用品不允许无故浪费，做到勤俭节约，不得挪为与工作无关的私用；

7.5专人保管

7.5.1备存的低值易耗品、发票复印件及设备类相关附属品（如使用说明书）由行政部负责保管；

7.5.2公司共用办公用品由行政部统一维护保养；其他个人使用办公用品遵循“谁使用谁保管”的原则，不得无故损坏；

7.5.3对于使用后需交还给行政部保管的，应在规定的时间内交还；

7.5.4员工离职时需将由其保管及使用的办公用品移交后方可办理离职手续；

7.6定期盘点：

每月月末由行政部对公司低值易耗类物品进行盘点统计（具体表单见《物资月度实际消耗用统计表》）；每季度末由行政部协同财务部对公司固定资产类物品进行盘点统计（具体表单见《固定资产台帐登记表》）。

8.0维修与报废

8.1对于设备的损坏，在内部无法维修需要外部维修或更换配件的，不得私自外部联系维修和采购配件，严格参照本管理办法采购相关程序规定执行；

8.2对于不能再使用的办公用品（如废旧纸张）及确认需要报废的设备（如电脑），由行政部负责回收、统一处理，不得私自处理。

9.0相关责任

9.1因个人保管不当的设备无故损坏，其发生的维修或更换配件的相关费用应由个人承担；

9.2因个人保管不当而导致的办公用品丢失，应由根据其原价和使用情况承担相应的费用赔偿。

9.3不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。

9.4经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，由于人为原因不能按时采购而影响正常经营的，每发现查实一次罚款100元。

9.5未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。

提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。

9.6物品使用部门（车间）必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真填制购物申请单。

填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采购。

采购计划及申请必须由请购分管副总签字，无请购分管副总签字，审批人不得予以审批。

对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。

9.7采购部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。

并对采购物品的品质、货款结算安全负责。

若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。

特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。

9.8财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。

9.9验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。

若发现品质不符时，必须及时报告采购部门（必要时直接报告总经理）处理。

严禁品质不符的外购物品入库。

因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。

9.10仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。

若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告（必要时直接报告总经理），同时妥善保管该批采购物品等待处理。

对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。

10.0附则

10.1本制度的最终解释、修订权归广州诚恒化工有限公司所有。

10.2本制度自总经理签发之日起实施。

11.0相关图表

11.1采购流程图（附件一）

11.2《物资采购（维修）申请单》（附件二）

11.3《物资月度采购领用登记表》（附件三）

11.4《物资领用单》（附件四）

11.5《固定资产台帐登记表》（附件五）

11.6《物资月度实际消耗用统计表》（附件六）

附件一：

采购流程总图

附件二：

《物资采购（维修）申请单》

请购人

所属部门

需要日期

物品名称

规格

单位

数量

估计价格

用途

单价

总价

备注

部门负责人意见：

年月日

分管副总意见：

年月日

财务经理意见：

年月日

总经理意见：

年月日

董事长意见：

年月日

备注：

1、本表每次采购申请时使用；

2、实际运用时，本表改为excel格式；

3、本表每月一张，月末交总经理审批后由行政部保管，并实施采购。

附件三：

《物资月度采购领用登记表》

序号

品名

品牌

采购

日期

采购

单价

采购数量

采购金额

请购人

本月累计实际使用量

备注

备注：

1、本表由行政部在每次采购后如实填写及更新；

2、实际运用时，本表改为excel格式；

3、本表每月一张，月末交部门经理、分管副总或总经理审阅后由行政部保管。

制表：

日期：

部门负责人：

日期：

分管副总：

日期：

总经理：

日期：

附件四：

《物资领用单》

日期

物品名称

规格

单位

数量

领取人所属部门

领取人签字

备注

审核：

；日期：

；

备注：

1、本表每次申领时使用；

2、实际运用时，本表改为excel格式；

3、本表最终由行政部保管备案。

附件五：

《固定资产台帐登记表》

序号号

品名称

品牌/型号

采购

数量

采购

单价

采购

金额

采购

日期

请购人

使用人

保管人

实际

数量

使用

状态

备注

备注：

1、本表于固定资产添置、维修、移交、报废及每季度末盘点等时由行政部负责填写及更新；

2、实际运用时，本表改为excel格式；

3、本表由行政部保管备查，于每季度末交由部门负责人、财务部、总经理审阅；

4、本表每年度一张；

附件六：

《物资月度实际消耗用统计表》

序号

品名

每月备存量

采购品牌

本月实际采购量

采购实际单价

采购实际发生金额

本月月末盘点实际结余量

下月预计采购量

下月现金预计需要

备注

备注：

1、本表于每月5号由行政部根据《物资月度采购领用登记表》负责统计填写后交由部门负责人、分管副总、总经理审阅和审核（批）；

2、实际运用时，本表改为excel格式；3、本表由行政部负责保管；4、该表每月统计一次，每月一张。