三合一程序文件范本.docx
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三合一程序文件范本.docx
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三合一程序文件范本
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受控状态:
文件编号:
RYJT-CX-01~26-2004
QEO程序文件汇编
版本号/修改状态:
1/0
编制:
日期:
2003年12月02日
审核:
日期:
2003年12月26日
批准:
日期:
2004年01月02日
文件发放号:
发布日期:
2004年1月2日实施日期:
2004年1月2日
目录
1文件控制程序…………………………………………………………………………2
2记录控制程序…………………………………………………………………………7
3法律法规和其他要求的获取、识别与更新控制程序………………………………10
4管理体系策划控制程序………………………………………………………………12
5管理评审控制程序……………………………………………………………………15
6环境因素识别与评价控制程序………………………………………………………19
7危险源辨识、风险评价和风险控制程序………………………………………………24
8内外协商与沟通控制程序……………………………………………………………28
9人力资源管理控制程序………………………………………………………………31
10设施和工作环境控制程序……………………………………………………………35
11与顾客有关的过程控制程序…………………………………………………………38
12采购控制程序…………………………………………………………………………44
13建筑施工和服务控制程序……………………………………………………………48
14标识和可追溯性控制程序……………………………………………………………55
15监视和测量装置的控制程序…………………………………………………………58
16应急准备与响应控制程序……………………………………………………………61
17顾客满意测量控制程序………………………………………………………………65
18内部审核控制程序……………………………………………………………………67
19监视和测量控制程序…………………………………………………………………72
20不合格品控制程序……………………………………………………………………80
21数据分析控制程序……………………………………………………………………83
22不符合纠正、预防措施控制程序……………………………………………………87
附件:
附件一:
本公司潜在事故和紧急事件及应急方案…………………………………………91
附件二:
三级体系文件清单…………………………………………………………………92
文件控制程序
文件编号
RYJT-CX-01-2004
修改状态
0次
版本
1
章节号
01
页次
1/5
1目的
对公司范围内与质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有关的文件进行有效控制,确保在各个部门、各个场所可获得相应文件的最新有效版本,防止作废文件的非预期使用。
2范围
本程序适用于与本公司所有与质量、环境、职业安全健康管理体系有关的文件,包括外来文件的控制。
3职责
3.1总经理负责审批及发布管理手册和程序文件。
3.2管理者代表负责审核程序文件及文件发放范围。
3.3办公室负责本程序的组织实施。
负责全公司范围内体系运行文件标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制。
3.4总工办负责技术性文件和施工作业文件的编制、更改及审核以及负责本部门范围内的文件编制和控制。
3.5其他部门负责本部门管辖范围内文件的编制及本部门的文件控制。
4程序
4.1质量、环境和职业健康安全管理体系文件包括:
1)QEO管理手册———一级文件;
2)程序文件———二级文件;
3)作业文件———三级文件(如作业指导书、操作规程、验收规范、施工方案、公司制度、办法、标准、计划书等);
4)记录(如数据报告、信息单、过程活动记录、各种记录表格等)。
4.2文件的编号
4.2.1文件的编号按文件层次递进,易于查阅和检索
文件编号由办公室统一规定,具有统一性标识。
文件编号由企业名称代号、文件代号、章节号、顺序号几部分组成。
顺序号从01开始。
文件控制程序
文件编号
RYJT-CX-01-2004
修改状态
0次
版本
1
章节号
01
页次
2/5
管理体系文件的编号
1)管理手册:
本公司名称代号—体系代号—手册代号—年号。
如图示:
RYJT—QEO—SC—2004
2)程序文件:
本公司名称代号—程序文件代号—顺序号—年号。
如图示:
RYJT—CX—01—2004
3)作业指导书:
部门代号—顺序号。
如图示:
GC—01
4)记录:
记录代号.程序文件章节号—顺序号。
如图示:
JL.CX02—01
5)其他行政文件的编号:
建司[纪元年号]数码编号
如图示:
[XXXXXXX]XX
6)版本号以1、2、3……数字表示;修改状态号以0、1、2、3、4……表示;
页次以第X页/总页数表示。
当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号,以便于识别文件的现行状态,并确保在使用处可获得相应的有效版本。
文件控制程序
文件编号
RYJT-CX-01-2004
修改状态
0次
版本
1
章节号
01
页次
3/5
4.2.2各部门代号规定如下:
部门名称
代号
部门名称
代号
总经理
ZJL
财务部
CWB
管理者代表
GD
办公室
BGS
SJB
工会
GH
ZAB
ZGB
CSB
备注:
如今后有新增设部门,该部门的代号用前两个字汉语拼音的第一个字母为代号。
4.2.3文件分发号:
部门代号—序号。
例如:
SJ—03,表示审计部的第三本文件。
4.3文件的批准、评审与更新
1)《QEO管理手册》由管理者代表审核,总经理批准;
2)程序文件夹由管理者代表负责审核,总经理批准;
3)作业文件由部门负责人审核,主管领导审批;
4)技术性文件由总工办负责人审核,总工程师批准;
5)外来文件由管理者代表审批其适用性;
6)必要时对文件评审与更新时,需再次批准。
4.4文件的更改和作废
必要时文件进行更改。
要填写“文件更改申请表”,并保留更改内容的记录。
4.4.1管理手册、程序文件由办公室负责实施更改,管理者代表审核,总经理批准。
4.4.2作业文件的更改由各相应部门负责人批准后,再由各部门指定人员进行更改。
4.4.3所有被更改的原文件必须由相应部门收回,进行统一管理,以确保有效文件的唯一性。
4.4.4文件更改后,与更改文件相关的其他文件应同时进行更改,以保证文件的统一性和协调性。
文件控制程序
文件编号
RYJT-CX-01-2004
修改状态
0次
版本
1
章节号
01
页次
4/5
4.4.5文件更改分为换页、插页和章节更改。
4.4.6文件经多次更改,或文件需进行大幅度更改时,应进行换版,原版文件即时作废,换发新版本。
4.4.7文件更改应由该文件的原审批部门进行更改,若由其他部门进行修改时,该部门应获得修改所需依据的背景文件资料,并经原审批部门同意。
4.4.8文件更改应在“文件更改申请表”上记录文件修改内容,修改日期和更改原因、更改生效时间,同时做修订状态标识。
4.4.9作废文件由办公室按“文件更改申请表”中原登记发放范围收回原版文件并记录,并在作废文件上加盖“作废”印章,填写“文件销毁登记表”,经主管领导批准后,统一销毁。
需做资料保存的作废文件,加盖“作废保留”印章后方可保存。
4.4.10作废文件要及时从发放和使用场所收回,确保文件现行有效。
4.5文件的发放和领用
4.5.1受控文件的发放要加盖“受控”印章,经批准后,办公室按规定发放范围发放,确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。
4.5.2文件领用者在“发文薄”上签字后,领取标有分发号的受控文件,并在“发文薄”上登记。
4.5.3文件领用者的文件严重破损影响使用时,应向办公室申请办理更换手续,交回破损文件,补发新文件,新文件的分发号仍沿用原文件的分发号,办公室将破损文件收回时,必须填写“文件销毁申请表”。
4.5.4当文件持有者的文件丢失后,应向办公室办理申请领用手续,但必须在领用申请中作出说明,办公室在补发文件时,应编排新的分发号,将丢失文件的分发号注明为作废文件的分发号并通知各有关部门,补发文件在原文件编号前加“补”字样以示区别。
4.6外来文件的控制
1)对外来文件由办公室填写“外来文件适用性审批表”;
2)经审批适用的外来文件,由办公室确定分发数量,办公室负责分发并填写“文件发放、回收登记表”;
文件控制程序
文件编号
RYJT-CX-01-2004
修改状态
1次
版本
1
章节号
01
页次
5/5
3)对失效、过期的外来文件,办公室要及时收回,按作废文件处理。
4.7文件的管理
4.7.1办公室是公司文件管理的主管部门,负责手册、程序文件的编制、更改控制,负责建立健全公司“受控文件清单”并对全公司的文件进行监督管理。
定期将公司“受控文件清单”发放至各部门。
对于受控文件应定期公布受控文件清单,以识别现行使用文件的状态。
凡属受控文件均由办公室统一备案存档(包括软盘、光盘、录像带、录音带等)。
4.7.2文件的借阅复制
特殊情况要查阅文件时,到办公室查阅,不得带走,不得擅自复印。
需要增发时,由文件发放部门按本程序4.5文件的发放和领用执行。
4.7.3文件的评审
质量、环境和职业健康安全管理体系文件每年通过体系审核及管理评审定期评审一次,必要时进行修订,修订后的文件要由经过授权的审批人审批其适用性。
4.7.4文件的受控状况
文件分为“受控”、“非受控”、“作废”、“作废留用”四类,凡与管理体系运行紧密相关的文件应为受控,由各部门按规定执行。
所有受控文件必须在该文件封面上加盖其受控状态的印章,并注明分发号。
受控文件加盖“受控”印章,非受控文件加盖“非受控”印章。
作废文件加盖“作废”印章,并及时销毁。
“作废留用”不是有效版本。
5相关文件
5.1《记录控制程序》
6记录
6.1《发文薄》
6.2《收文薄》
6.3《文件借阅、复制记录》
6.4《受控文件清单》
6.5《文件更改申请表》
6.6《文件销毁申请表》
记录控制程序
文件编号
RYJT-CX-02-2004
修改状态
0次
版本
1
章节号
02
页次
1/3
1目的
对质量、环境和职业健康安全管理体系记录进行有效地管理和控制,用以提供本公司的质量、环境和职业健康安全管理体系有效进行的证据,并为公司的产品实现、环境控制和职业健康安全管理的可追溯性,改进、纠正和预防措施提供依据,为文件修改提供依据。
2范围
适用于公司内质量、环境和职业健康安全管理体系中各种记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。
3职责
3.1办公室为本程序的主管部门,负责本公司质量、环境和职业健康安全管理体系记录的管理。
监督检查各部门对本程序的执行情况,并组织相关部门解决本程序运行中发现的问题。
3.2各部门和项目部负责本部门范围内的体系运行记录的填写、收集,做好本部门记录的管理和保存,并定期归档上交办公室。
3.3记录填写人应严格按本程序规定要求填写记录,保证记录的真实性、准确性和及时性。
4程序
4.1记录的种类主要包括:
培训记录、检验报告、试验报告、验收报告、内审报告、评审报告、审核报告、事件事故报告、不合格报告、有关法律法规信息、质量、环境和职业健康安全管理体系运行记录等。
4.2记录的标识编号
记录的标识编号按《文件控制程序》执行。
4.3记录填写
4.3.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用单杠划去;各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据,应在被修改的内容上划一道横线,并在上方填写新的内容,必要时相关人员签字或盖章。
记录控制程序
文件编号
RYJT-CX-02-2004
修改状态
0次
版本
1
章节号
02
页次
2/3
4.4记录的保存、保护
4.4.1各部门的资料员必须把所有记录分类,依日期顺序整理好,存放于通风、干燥的地方,所有的记录保持清洁,字迹清晰。
各部门按规定的期限保存记录,对于保存一年以上的记录交办公室保存。
4.4.2办公室编制《记录清单》将本公司所有与质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的记录汇总,包括名称、编号(版本)、保存期、使用部门等内容,交管理者代表审批,并汇集备案记录的原始样本。
各部门应将本部门使用的记录清单作为部门管理文件的一部分,并汇总本部门的记录原始样本。
4.4.3办公室每年检查一次各部门记录的使用、管理情况。
4.4.4以纸张为载体的记录贮存应防尘、防潮、防虫蛀、防鼠害、防火及防丢失,并便于查阅,录像带、光盘和软盘存放的记录应专人控制,注意防磁、防潮、防尘、防压,并有备份。
4.4.5 国家有相关规定的按国家要求的保存期限保存,其它体系文件和QEO体系运行记录由办公室在记录清单上规定保存期限。
4.5记录发放、借阅和复制
4.5.1各部门填写《发文薄、收文薄》,向办公室领用所需记录空白表。
4.5.2各部门保管的记录应便于检索,需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》,由记录管理人登记备案。
4.6记录的销毁处理
记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时,由办公室填写《文件销毁申请表》,交管理者代表审批,由办公室统一销毁。
4.7记录格式
4.7.1各部门的记录格式,由各部门主管负责组织编制,部门负责人审批,交办公室备案。
4.7.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改,执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
4.8记录的查阅
4.8.1记录的查阅要经保管部门的主管领导批准。
记录控制程序
文件编号
RYJT-CX-02-2004
修改状态
0次
版本
1
章节号
02
页次
3/3
4.8.2接受第三方审核时,合同规定允许查阅记录的顾客只能在合同规定的期限内查阅合同规定的记录内容。
4.8.3随时向第三方体系审核人员提供有关记录。
4.9办公室每半年对本公司各部门的记录进行抽查。
5相关文件
5.1《文件控制程序》
6记录
6.1《记录清单》
法律法规和其他要求的获取、识别
与更新控制程序
文件编号
RYJT-CX-03-2004
修改状态
0次
版本
1
章节号
03
页次
1/2
1目的
建立获取法律法规及其他要求的渠道,以便及时获取、识别并更新公司质量、环境和职业健康安全适用的法律、法规及其他要求。
2范围
本程序适用于公司获取、识别和更新质量、环境、职业安全法律、法规和其他要求以及适用性确认。
3职责
3.1办公室
1)负责适用的法律、法规、标准及相关要求的识别、获取和更新,并填写相关记录,将信息传递到各相关部门,并确保实施;
2)负责法律、法规、标准和相关要求的发放及归档管理。
3.2各部门负责本部门法律、法规的识别及收集,制定相应清单并经本部门领导审批,将相关信息及时与办公室沟通。
3.3管理者代表负责法律、法规适用性审批。
4程序
4.1与公司相关的国家质量法律、法规和产品标准及地方性规定。
4.2与公司相关的国家及地方环境法律、法规和其他要求。
4.3 与公司相关的国家及地方职业健康安全法律、法规和其他要求。
4.4获取的方法和途径
4.4.1办公室每半年与技术情报所进行电话联系,获取新的国家质量的法律法规。
4.4.2办公室每半年与劳动保护科学研究所进行电话联系,获取新的国家职业健康安全的法律法规。
4.4.3办公室每半年与环保研究所联系,获取环保方面最新的法律法规、标准。
4.4.4办公室还可以通过图书馆、出版社以及网络等渠道,获取最近的文件、法律法规。
4.5选择、确认
4.5.1办公室负责组织各部门确认所获取的各类法律、法规、标准及要求的适用性和符
法律法规和其他要求的获取、识别
与更新控制程序
文件编号
RYJT-CX-03-2004
修改状态
0次
版本
1
章节号
03
页次
2/2
合性,记录在《适应性法律法规一览表》。
当上述文件更新或增加时,及时修正。
4.5.2办公室保存质量/环境/职业健康安全法律、法规、标准及其他要求的原件,按《文件控制程序》对法律法规进行管理。
4.6法律法规的传达、学习
4.6.1办公室负责将相关法律、法规和要求传达给全体员工。
可以对法律法规中的重要内容进行摘编,有针对性的分发到相关部门。
4.6.2办公室负责组织全体员工学习相关法律、法规和要求,并遵照执行《人力资源控制程序》。
4.7 法律法规及其它要求的更新
办公室每半年进行一次法律法规、条例规范和标准有效性的确认,对已失效的法律法规、条例、规范、标准必须在法律法规清单的相应位置中进行更新、失效及其日期的标识。
更新的法律法规、标准于十日内发放到相关部门。
5相关文件
5.1《人力资源控制程序》
5.2《文件控制程序》
6记录
6.1《适应性法律法规一览表》
管理体系策划控制程序
文件编号
RYJT-CX-04-2004
修改状态
1次
版本
1
章节号
04
页次
1/3
1目的
进行管理体系的策划,以制定管理目标和指标,并规定必要的运行过程和相关资源以实现目标;为确保目标和指标的完成和实现,本公司应制定相应的管理方案,并予以实施,来改进本公司的环境、安全行为。
2范围
适用于对确保实现管理方针和目标、指标的过程和资源加以识别和策划。
3职责
3.1总经理根据本公司的管理目标、指标,配置必要的资源,负责批准有关部门编制的质量、环境、职业健康安全一体化的管理体系文件并负责审批环境和职业健康安全管理方案。
3.2管理者代表负责审核各部门为管理策划编制的有关文件,并负责对实施情况进行监督检查以及对环境、职业健康安全管理方案实施进度检查。
3.3各部门主要负责人负责组织本部门的质量、环境、职业健康安全一体化的管理体系策划以及管理方案的实施。
4程序
4.1总经理应确保对质量、环境、职业健康安全管理体系进行策划,以满足管理目标及一体化管理体系的总要求。
进行一体化管理体系策划的时机:
本公司在下列情况下需进行管理策划:
1)按照质量、环境、职业健康安全管理标准建立、改进质量、环境、职业健康安全管理体系;
2)本公司的管理方针、管理目标、组织机构发生重大变化;
3)本公司的资源配置、市场情况发生重大变化;
4)现有体系文件未能涵盖的特殊事项。
5)针对具体的产品、项目或合同的管理策划执行《实施过程的策划控制程序》。
4.2管理策划的内容
总经理应确保对实现管理目标所需的资源加以识别和策划。
管理策划的内容应包括:
1)需达到的管理目标及相应的质量、环境、职业健康安全管理过程,确定过程的输入、输出及活动,并作出相应规定;
2)识别为实现管理目标所需建立的过程的资源配置;
管理体系策划控制程序
文件编号
RYJT-CX-04-2004
修改状态
1次
版本
1
章节号
04
页次
2/3
3)对实现总体管理目标和阶段或局部的管理目标进行定期评审的规定,重点应评审过程和活动的改进;
4)根据评审结果寻找与管理目标的差距,确保持续改进,提高管理体系的有效性和效率;
5)策划的结果(包括变更)应形成文件,如管理方案、管理计划等。
4.3环境、职业健康安全管理方案
4.3.1环境、职业健康安全管理方案是实现管理目标和指标的方法措施,以时间和责任划分。
管理方案制定时应考虑的问题:
1)可选择的最佳环境、职业健康安全技术,以及经济、运
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