会议筹备.ppt
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会议筹备.ppt
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有效会议管理有效会议管理会议筹备
(二)会议筹备
(二)5月份是鲜花盛开的季节,某市的精神文明表彰月份是鲜花盛开的季节,某市的精神文明表彰大会选在大会选在5月上旬的一天召开。
开幕这天上午,市政府月上旬的一天召开。
开幕这天上午,市政府礼堂主席台上摆满了鲜花,台下参加大会的人员已坐礼堂主席台上摆满了鲜花,台下参加大会的人员已坐满了所有的坐椅,领导同志也到休息室等候,会场播满了所有的坐椅,领导同志也到休息室等候,会场播放着悦耳的歌曲。
这时距预定的大会开幕时间还有放着悦耳的歌曲。
这时距预定的大会开幕时间还有15分钟。
分钟。
负责这次大会会务工作的室政府办公室田主任习负责这次大会会务工作的室政府办公室田主任习惯地在会场周围巡视了一遍,检查有无不足之处。
一惯地在会场周围巡视了一遍,检查有无不足之处。
一位记者走到他身边提出建议,说主席台的背景两侧应位记者走到他身边提出建议,说主席台的背景两侧应插上红旗才显得庄重。
插上红旗才显得庄重。
案例分析案例分析1田主任一想:
田主任一想:
“有道理,我怎么原先就没有考虑有道理,我怎么原先就没有考虑到呢!
到呢!
”于是他立即将全体会务人员调到主席台上,于是他立即将全体会务人员调到主席台上,要求重新不止主席台,搬走部分鲜花,在主席台背景要求重新不止主席台,搬走部分鲜花,在主席台背景两侧各插上两侧各插上3杆红旗。
当场有同志告诉他,只剩杆红旗。
当场有同志告诉他,只剩15分钟分钟大会就要开幕了,恐怕来不及改动。
田主任却自信地大会就要开幕了,恐怕来不及改动。
田主任却自信地说:
说:
“时间是够用,干吧!
时间是够用,干吧!
”主席台的红色大幕被重主席台的红色大幕被重新拉上了,只听见里面响起一阵杂乱的搬动声。
新拉上了,只听见里面响起一阵杂乱的搬动声。
然而,然而,15分钟已经过去,主席台并没有像田主任分钟已经过去,主席台并没有像田主任估计的那样在预定的大会开幕时间之前就重新布置估计的那样在预定的大会开幕时间之前就重新布置好,大会被推迟了近好,大会被推迟了近20分钟才开幕。
市政府领导对分钟才开幕。
市政府领导对此很不满意,批评了市政府办公室主任。
这件事在此很不满意,批评了市政府办公室主任。
这件事在与会者中也造成了不良影响。
与会者中也造成了不良影响。
讨论:
讨论:
1、为什么大会会延迟开幕?
、为什么大会会延迟开幕?
2、田主任的决定存在什么问题?
、田主任的决定存在什么问题?
案例分析案例分析2从四面八方来的负责人差不多到齐了。
李董事长环视会场,从四面八方来的负责人差不多到齐了。
李董事长环视会场,与到会的下属不断点头问与到会的下属不断点头问好,满脸微笑。
好,满脸微笑。
“都到齐了吗都到齐了吗?
”?
”他问秘书小张。
他问秘书小张。
“都到齐了,整二十位。
都到齐了,整二十位。
”小张说。
小张说。
突然,突然,董事长脸上的笑容凝住了。
他吸了吸鼻子,沉默了一会,一声董事长脸上的笑容凝住了。
他吸了吸鼻子,沉默了一会,一声不响地走出了会不响地走出了会议室。
议室。
张秘书一下子紧张起来,也跟着走了张秘书一下子紧张起来,也跟着走了出来。
与会者只得坐在那里等待。
出来。
与会者只得坐在那里等待。
“董事长董事长”张秘书轻声叫张秘书轻声叫道,等待指示。
道,等待指示。
“小张,会场上怎么有股生人味小张,会场上怎么有股生人味?
”?
”董事长问。
董事长问。
“生人味生人味?
”?
”张秘书不解地问。
张秘书不解地问。
“好像有不该参加的人来到了好像有不该参加的人来到了会场。
会场。
”“”“不会吧,不会吧,”张秘书说,张秘书说,“名单您审定过,这里名单您审定过,这里是您的签字。
来的都是各地经销处的负是您的签字。
来的都是各地经销处的负责人。
责人。
”他拿出经董他拿出经董事长审定的名单,递给董事长。
事长审定的名单,递给董事长。
会场里会场里“生人味生人味”董事长没有接过名单,问道:
董事长没有接过名单,问道:
“坐在我对面的那日本人怎坐在我对面的那日本人怎么也到会了么也到会了?
”“?
”“他是我们东京的代销商。
他是我们东京的代销商。
”“”“代销商和经代销商和经销处长一样吗销处长一样吗?
”?
”董事长严肃地问,董事长严肃地问,“你难道不知道今天会议你难道不知道今天会议的议题的议题?
”“?
”“今天是研究海外市场促销对策今天是研究海外市场促销对策”“”“这是本公这是本公司的核心机密。
代销商只是合作伙伴,并不是本企业的成员,司的核心机密。
代销商只是合作伙伴,并不是本企业的成员,更不是研究更不是研究企业经营决策的核心成员。
内外有别啊企业经营决策的核心成员。
内外有别啊!
”!
”董事长董事长说。
说。
“名单上有李明,这代销商的中国名字也叫李明名单上有李明,这代销商的中国名字也叫李明”“好了好了!
你呆会儿认真地再看看那名单吧!
你呆会儿认真地再看看那名单吧!
”董事长一挥手说:
董事长一挥手说:
“现在,你说该怎么办现在,你说该怎么办?
”?
”小张待董事长离开后打开名单一看,除各销售处长的名单小张待董事长离开后打开名单一看,除各销售处长的名单外,董事长亲笔加了外,董事长亲笔加了“请东请东京的李明同志到会京的李明同志到会”一行字。
东一行字。
东京的李明同志是指公司派往东京的市场调查员。
而日本的京的李明同志是指公司派往东京的市场调查员。
而日本的野野田二郎虽也叫田二郎虽也叫“李明李明”,但不是,但不是“同志同志”,只是合作者。
,只是合作者。
如果你是秘书小张,你该怎么处理这个问题?
如果你是秘书小张,你该怎么处理这个问题?
讨论讨论案例分析案例分析2“现在,现在能不能由我通知日本人让他退出会场现在,现在能不能由我通知日本人让他退出会场?
”?
”张张秘书说。
秘书说。
“你说呢你说呢?
”?
”董事长反问道。
董事长反问道。
“这样好像不妥,会这样好像不妥,会影响关系的。
影响关系的。
”张秘书说,张秘书说,“是不是能改变会议议题是不是能改变会议议题?
”“?
”“现在也只有这样了。
现在也只有这样了。
”董事长说,董事长说,“今天上午的议题改为介今天上午的议题改为介绍东京代销商野田二郎先绍东京代销商野田二郎先生与各生与各经销处长认识,交流经销经经销处长认识,交流经销经验。
主要请野田先生讲东京的市场状况和他们的对策,我验。
主要请野田先生讲东京的市场状况和他们的对策,我介介绍中国绍中国“三十六计三十六计”在日本商场的运用。
用半天务虚,下午正在日本商场的运用。
用半天务虚,下午正式研究问题。
你通知公关式研究问题。
你通知公关部下午派人陪野田游览市内风景名部下午派人陪野田游览市内风景名胜,并通知公关部下午派人陪野田到张家界国家森林公胜,并通知公关部下午派人陪野田到张家界国家森林公园去园去游览三天。
三天后我抽出时间,再与他单独研究如何拓宽双方游览三天。
三天后我抽出时间,再与他单独研究如何拓宽双方的合作。
的合作。
”说罢,董事长说罢,董事长快步走进会议室。
快步走进会议室。
会场里会场里“生人味生人味”董事长的处理方法否合理,请进行分析。
董事长的处理方法否合理,请进行分析。
讨论讨论会场里的会场里的“生人味生人味”是由于筹备会议的秘书人员没有认真是由于筹备会议的秘书人员没有认真领会领导的意图,没有根据领会领导的意图,没有根据会议的主题和内容审定与会代表资会议的主题和内容审定与会代表资格造成的。
秘书人员工作上的疏忽使得不该参加会议的格造成的。
秘书人员工作上的疏忽使得不该参加会议的人前来人前来参加会议,应该参加的人反而没能到会,若不及时处理,可能参加会议,应该参加的人反而没能到会,若不及时处理,可能造成会议具有保密意造成会议具有保密意义的内容泄露出去,出现消极影响,甚至义的内容泄露出去,出现消极影响,甚至给组织造成损失。
给组织造成损失。
“会场的生人味会场的生人味”同样警示我们做好会议事务,马虎大意是同样警示我们做好会议事务,马虎大意是要不得的。
要不得的。
点评点评再者,再者,“会场的生人味会场的生人味”让我们懂得召开一次会议,准备让我们懂得召开一次会议,准备几个议题的重要,它可以在情几个议题的重要,它可以在情况发生变化时救急或减少不必要况发生变化时救急或减少不必要的损失。
在这一案例中,如果董事长不因野田二郎的的损失。
在这一案例中,如果董事长不因野田二郎的“生生人味人味”而想出应急的议题,而采取不让野田二郎开会的方法,会影而想出应急的议题,而采取不让野田二郎开会的方法,会影响双方关系,直至使合响双方关系,直至使合作关系破裂,应视为下下策。
作关系破裂,应视为下下策。
故而,秘书人员在协助领导确定和选择议题时,有必要多故而,秘书人员在协助领导确定和选择议题时,有必要多准准备一至两个,是有好处的。
备一至两个,是有好处的。
点评点评会议议程、日程与程序的含义会议议程、日程与程序的含义会议议程是会议主要活动的安排顺序,他主要是对会议议程是会议主要活动的安排顺序,他主要是对议题性活动的程序化,即将会议的议题按讨论、审议议题性活动的程序化,即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排并固定下来,以反映议题的主次、和表决的次序编排并固定下来,以反映议题的主次、轻重和先后。
轻重和先后。
会议议程起着维持会议秩序的作用。
会议议程起着维持会议秩序的作用。
会议议程会议议程、日程与程序的含义会议议程、日程与程序的含义会议日程是吧一天中会议议程规定的各项活动按单会议日程是吧一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排,它不仅细化围绕会议议题的全位时间具体落实安排,它不仅细化围绕会议议题的全部活动,还包括会议过程中其他的辅助活动,如聚餐、部活动,还包括会议过程中其他的辅助活动,如聚餐、参观、考察、娱乐等。
参观、考察、娱乐等。
日程是表明会议发展的过程,同时也是对完成各日程是表明会议发展的过程,同时也是对完成各项议程所需时间的预测和必要的限制,以提高会议的项议程所需时间的预测和必要的限制,以提高会议的效率。
效率。
会议日程会议议程、日程与程序的含义会议议程、日程与程序的含义会议程序是指一次具体的会议中按照时间先后排列会议程序是指一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。
会议程序可以供与会人员了解每的详细的活动步骤。
会议程序可以供与会人员了解每次具体活动的内容及时间顺序,同时也是会议主持人次具体活动的内容及时间顺序,同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。
掌握会议的操作依据。
以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动,以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动,一般只制定会议程序。
一般只制定会议程序。
会议程序会议议程、日程与程序的含义会议议程、日程与程序的含义会议议程是整个会议活动顺序的总体安排,但不包括会议会议议程是整个会议活动顺序的总体安排,但不包括会议期间的辅助活动,凡有期间的辅助活动,凡有22项以上议题的活动,都应事先制定议程;项以上议题的活动,都应事先制定议程;会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位时间,凡会期满时间,凡会期满11天的会议都应当制定会议日程;天的会议都应当制定会议日程;会议程序则是一次具体或以活动的详细顺序和步骤,是会会议程序则是一次具体或以活动的详细顺序和步骤,是会议议程的具体化和详细化,可供主持人直接操作及掌控节奏。
议议程的具体化和详细化,可供主持人直接操作及掌控节奏。
会议议程、日程和程序的区别会议议程、日程与程序的含义会议议程、日程与程序的含义规模较大、活动较多、会期较长的会议,往往同时制定会规模较大、活动较多、会期较长的会议,往往同时制定会议的议程、日程和程序,以适应不同的需要。
议的议程、日程和程序,以适应不同的需要。
会期较短、议题较少并且较为灵活的回忆只需制定一份会会期较短、议题较少并且较为灵活的回忆只需制定一份会议议程即可。
议议程即可。
以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的回忆活动,一般只以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的回忆活动,一般只制定会议程序。
制定会议程序。
会议议程、日程和程序的区别会议议程的制作会议议程的制作简单的会议议程只需将会议的步骤逐一分条列出即可,详简单的会议议程只需将会议的步骤逐一分条列出即可,详细的回忆议程应包括各种程序(讲话、审议、选举、表决等),细的回忆议程应包括
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