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团购制度
西安寰宇商贸有限公司团购制度
为提高寰宇商贸有限公司各项工作高效完成,完善销售部门现行管理规范,特制定此制度,通过小步快跑试错迭代,实现组织及个人共同成长。
一、销售部职能
1.1年度销售计划,进行目标分解,并执行实施;
1.2建立完整顾客资料档案,保持与顾客之间的双向沟通;确保销售人员离职后顾客不丢失;
1.3收集市场信息,根据客户修改团购方案;
1.4重点客户维护好客户情感,有任何异动随时汇报;
1.5配合财务部,统计、催收和结算回款;
1.6分析市场供应、需求、成交量等竞争状况,定期调整、修改产品及报价;
1.7销售人员需每月和财务进行回款和未回款对账,(需财务出具相应数据)确保销售人员不出现漏账现象。
二、销售部工作程序
2.1客户
2.1.1核心:
维护老客户,碎片化销售,致力于散客。
2.1.2客户开发,这是一个持续不断的工作,呈现的效果以曲线形式上升。
我公司客户开发以转介绍为主,紧抓加各系统内部个人销售。
辅助以社群及商会形式开展团购工作。
2.1.3系统客户资料建立,需要客户名称,单位名称,联系电话11位手机号码。
新建立客户当月内完成资料填写,月底30前行政抽查。
2.1.4每月参加一次社群活动(樊登、混沌、吴晓波等)慢慢建立人脉。
2.2订单
2.2.1业务人员前一个工作日制作销售单,销售单项目填写齐全,系统日期为实际出库日期,有特殊情况的在摘要处写明情况,做完销售单后请认真核对,检查无误后通知财务人员审核,(核对品项,数量,金额,价格,部门,人员名称)项目必须填写齐全,系统日期为实际出库日期,有特殊情况的在摘要处写明情况,做完销售单后请认真核对,检查无误后通知财务人员审核,(核对品项,数量,金额,价格,部门,人员名称)每月五次修改订单配额。
个人、超市三联单,财务一份,库房一份,销售一份。
单位及直营四联单,财务一份,库房一份,销售一份,客户一份。
2.2.2由财务系统审核(财务不在有潘建华暂代)(潘建华不在由李宗员暂代),谁审核谁出单。
制单人在产品较多时仔细复核不要串行。
2.2.3空调订单口头报备采购,采购协调后紧急订单,需要自行提货并要购货单,提货后提货数字有变化需要OA系统修改调货数字。
回到公司后拿购货单或者填写入库三联单交库管,库管交采购办理采购入库,销售单补单最迟次日完成。
2.2.4需要新品,需要做OA系统提交新品申请单,采购查收7天内报价。
销售人员核实毛利,客户确定后按需采购。
紧急采购当天回复。
2.3订单修改
2.3.1出入库单有错误应找财务说明原因进行更改。
2.3.2出库单数量、金额错误的,如没有链接下游单据,可以找财务反审核后进行自行修改,当日完成订单修改审核(没有打印的,修改后再打印。
已打印的交回手上所以联次进行作废,重新打印)。
如果已生成下游单据或跨月,数量错误的应对原出库单数量进行增加或冲红。
金额错误的(20元已上内含20元),无需更改,回款时出纳作为销售返利下账。
金额错误较大的(20元以上)需采购冲红,重新做一张正确的出库单。
2.4配送
2.4.1配送工作,目前已自送为主。
2.4.2大货提前一天报备采购(潘建华暂代),由公司配送直接送达,销售人员不用跟随。
2.5应收账款
2.5.1团购账期时间最长60天。
业务人员及时和客户沟通解决应收款问题,并及时向领导汇报,采取催收和暂停供货等措施。
2.5.2特殊情况需到期日前OA系统账期延期,领导审批同意后延期,但延期最长不得超过30天。
相关业务的人员暂扣提成,直到货款收回后再发放。
2.5.3因公司发票原因导致的货款不能在账期日前入账,相关业务免责。
2.5.4每笔应收款需要业务人员告知出纳下逐步下账,回款和销售单一一对应,不可以直接下总账。
业务人员或者出纳下总账导致账务混乱需承担责任。
2.6坏账
2.6.1销售部业务出现的死帐由相关业务人员负责赔款。
业务以经离职由交接人承担。
2.6.2坏账如果是财务数据不准确,由财务人员负责差额部分损失,坏账按产品成本核实。
2.7客户划分
2.7.1已开发客户分配到业务人员名下后,客户停止购买两个月以上必须查明情况及时汇报直属领导。
2.7.2三个月未动销客户,公司有权根据实际情况收回该客户,该客户重新划归到公司客户资料库,由公司重新划分其他业务跟单。
2.8客情关系
2.8.1业务人员必须及时掌握办公室主任、财务、具体办事人员的资料,如果客户单位人事变动应及时更新客户资料,为后期的开展跟进打下坚实基础。
(姓名,性别,年纪,职务,生日,爱好,家庭住址,孩子的生日)
2.8.2每月5个客户生日,或者重要客户孩子生日,月会汇报。
2.9发票
2.9.1客户发票按实际购买金额开票(货品、价格、数量、单位名称)等信息,开票前进行核对,减少错开发票的次数。
一个月最多错开3张/人。
2.9.2客户需要多开发票,需要找总经理协商,同意后做OA系统发票多开申请,审核后,财务才能多开,税点费用需要标明。
2.9.3开完发票,业务人员在发票登记本签字,注明开票日期,票号(票号填写齐全)、单位名称、金额、领票人签名。
2.9.4开专用发票需要对方公司提供营业执照、开户许可证、一般纳税人资格证。
2.10临时出货
2.10.1以库管,值班经理(李宗员暂代)发货。
发货人OA借货单,确定产品数量。
拿货人打白条,客户直接拿货的由发货人代打白条。
2.10.2收假当日完成补单流程。
2.10.3补单完成后业务人员需自行在库房清除白条,后期出现任何纠纷公司按单据为准进行处理。
2.11收款
2.11.1现金:
客户现金货款,金额在一万元以上当日交给出纳,以保证货款的安全。
2.11.2转账:
客户银行转账,业务人员需把准确转账信息以短信或者微信发给客户,让客户在办理转账时及时告知,业务并将详细信息转告出纳留意银行信息,落实回款。
2.11.3对公:
对公转账,业务人员需把准确对公信息以短信或者微信发给客户,让客户在办理转账时及时告知,业务并将详细信息转告出纳留意银行信息,落实回款。
2.11.4支票:
所收支票要详细审查,一定不能有重章、印章不清楚、票面脏或有污迹、墨水迹等,如果支票不合格,由直接责任人负责退换。
2.11.5支付宝及微信:
微信收款后,直接转给出纳。
支付宝收款前,确定添加客户为好友,或者把准确的名称、邮箱、支付宝号需要反复核对,让客户在转款是填写你的名字,防止发错账户,货款遗失。
2.12资金使用
2.12.1领款单、(过账款、货款、垫付的费用等)过账款由经办人填写,填写要求:
过账款附原始凭据、填写税点及税点金额,过账款数减税点金额,财务确认签字,经办人确定签字。
2.12.2报销单、由经办人填写,填写要求附原始凭据(最好有发票,没有发票要有收据),填写代办部门,金额,事项,明细,日期,核销费用需要备注(核销二字,产品,明细,金额,核销时间)财务确认签字,经办人确定签字。
2.12.3接待、礼品等预算金额需要提前给总经理申报,同意办理。
2.12.4借款单填写要求:
走网络OA,借款人填写,金额,事项,明细,财务确定,采购确定(采购部分采购确定),总经理确定,出纳付款。
出纳出单。
2.12.5网络报销单,装卸费、运费、信用卡还款、借款单,填写要求:
事项,明细,金额,合计。
财务审批,总经理审核,出纳付款。
2.12.6返利单OA系统提前申报,财务审核,总经理批准,回款后走领款程序。
2.12.7报销当月核报,过期作废。
当月最后一天完成当月报销工作。
2.12.8费用报销单及付款单要清楚写上是现金支付还是银行支付。
2.13对账
2.13.1销售人员需每月和财务进行回款和未回款对账,自己建立流水账在次月和财务出具数据核对,确保无漏账、挂错账、下错账,未下账、回款等其他问题。
有特殊情况及时汇报总经理。
2.14涨价及活动
2.14.1行政发布OA调价单后,接到通知3天内通知客户完成,根据市场情况调价或者做活动,15天内制定活动方案,报总经理审批。
开始活动方案。
2.14.2行政发布OA产品活动单后,接到通知6天确定活动方案,报总经理审批,12天内活动开始执行。
次月收集数据进行数据分析。
为下次活动提供依据。
2.15车辆
2.15.1车辆使用:
车辆用于配送为主,每日登记出行记录及公里数。
2.15.2车辆维修:
车辆有异样及时在OA系统申请维修,及时去指定修理厂维修。
2.15.3车辆保养:
根据OA系统使用,公里数满5000公里保养一次,3个月自行查看,行政月汇总月会提醒保养,过保养1000公里严罚车辆责任人。
2.15.4车辆爱护:
外部和内部保持清洁,夏二周清洁一次,冬一月清洁一次。
2.15.5凡违反交通法规受到交警部门处罚,由车辆使用人当月处理、承担所有费用。
当月未处理,公司通过第三方代为处理,一次违章代理费用为30元。
2.16接待
2.16.1宴请客户,提前报备经总经理同意后宴请,餐后索要发票,按发票报销。
2.17赠品
2.17.1赠品以销售订单出库,金额为零,总经理审核。
2.17.2重大节气提前1个月准备客情名单及客情方案,节庆前3周和协商后总经理定下方案,3周时间完成客情。
2.17.3节庆后次月月会上汇报客情情况。
2.18返利
2.18.1特殊产品给予客户返利,高毛利产品客户返利最多为销售额的10%,不能超过净利润的20%。
以成本核算为准。
2.18.2按次返利客户,中秋及春节客情费用不能超过毛利润5%
2.18.3散客没有返利。
(特殊情况请示李总)
2.19散客
2.19.1低价原则:
畅销品毛利润一瓶5-10元左右。
低价产品为一件20元左右。
啤酒为一件25元左右。
2.19.2不透明产品加价率在20%-30%之间。
2.19.3根据市场价格随时灵活调整价格,系统单位可以用买送方式处理。
2.19.4散客也需要做系统登记,客户名称,电话,等基础信息。
2.19.5散客需要加微信,保持弱联系。
2.21库房要求
2.21.1团购退货时,库管人员必须对货物进行检查,确认产品外包装完好无损、封印完整、包装无破损、无重大污渍,不影响公司进行二次销售的才可以予以退库,库管确定后,办理三联单,采购办理退库手续。
两日内办理完手续费。
2.21.2退库产品如有破损,经办人发起OA破损申请,库房审核,采购审核,财务复核。
确定后采购破损处理,打印三联单。
两日内办理完手续费。
2.21.3原则上不可以有借条,特殊情况,需要第二天及时补单,一个月内特殊情况不能超过6次/人。
2.21.4进入库房时把文件袋、手提袋、公文包等放置指定地方,配合库管工作。
2.21.5节假日出货,库管及总经理负责取货(李宗员暂代),做OA系统借货单,收假当日业务补单自行消白条,库管见单消条。
2.22行政要求
2.22.1印章的使用:
任何部门在启用印章前,均需与公司行政部办理OA领取手续。
2.22.2公司日常所用办公用品,低值易耗品由行政负责统一采购。
各部门通过OA提交需求。
2.22.3各部门领用办公用品必须填写OA“领用单”,由部门负责人核签,行政复核,在行政部领取。
2.22.4办公用品,电脑,打印机,桌椅板凳,文具,工具等出现问题及时通过OA系统申报。
2.22.6促销品需要补货,由库管或者销售部门发起,总经理审核,采购办理。
2.22.7每周销售额黑板填写,每周一下班前完成。
2.22.8每天24点前OA提交当天日报,隔日、后补按未提交处理。
2.22.9送货最迟早9点前完成手头工作,8:
30-9:
30库房开始领货。
2.22.10日报要求(销售额、回款额及明细、费用及明细,工作安排及完成进度,领导交办事宜及进度,明日安排)
三、销售会议制度
3.1周会:
3.1.1完成填写周报表,总结前一周的业务情况,检查目标完成情况。
讨论需要解决的问题,并安排下一周工作相关计划,方向和工作要点。
3.1.2发生问题,处理意见,其他部门回复及完成时间。
3.1.3开发的重点客户,以及开发进度。
3.1.4本周销售额、回款额、费用。
3.1.5当月活动执行情况。
3.1.6下周工作安排(人,事情,准备完成时间)。
3.1.7数据要求准确无误。
3.1.8周重点工作需要填写黑板,上周以完成任务擦掉。
3.2月会:
3.2.1填写,目标总额,及完成比例。
3.2.2本月销售额、回款额、月任务完成比
3.2.3本月费用、及费用总额使用情况
3.2.4未回款客户数量,金额,时间。
3.2.5业务达成情况的分析或未达成情况的分析。
3.2.6本月出现问题,解决结果及完成情况。
3.2.7下月工作安排。
人、事、时间。
3.2.8费用占销售回款的比例(所有费用包括返利,接待,赠品,油费,邮费等)。
3.2.9各项单品当月动销数据对比。
3.2.10下月活动方案。
3.2.11数据要求准确无误。
3.2.12月会上汇报上月节庆客情完成情况。
3.3年会
3.3.1目标总额及完成情况,及完成比例。
3.3.2全年费用明细月年合计,销售占比。
3.3.3全年未回款客户名,数量,金额,账期。
3.3.4全年销售回款率。
3.3.5业务达成情况的分析或未达成情况的分析。
3.3.6全年客情费用明细及月年合计。
3.3.7各项单品年动销数据和前年数据对比。
3.3.8部门毛利率。
3.3.9全年新增客户,及现有客户、数量、全要货前30名及金额。
3.3.10全年老客户丢失情况汇总。
3.3.11各项费用占比。
3.3.12车辆汇总、各车公里数、保养费用、维修费用、加油费用、同比全年,违章情况汇总,各车个人。
3.3.13考勤汇总,部门及个人迟到、未打卡、请假、加班。
3.3.14客户资料汇总,部门及个人,绩效扣款。
3.4计划
3.4.1全年任务计划,分解到月
(去年数字填写,加上今年增长比例就是你每月可以完成任务。
)
1月
2月
3月
4月
5月
6月
白酒
红酒
饮料
烟草
3.4.2根据预算费用及各项费用占比,算出全年各项费用
3.4.3全年新增客户数量预估
3.4.4建议全年增加新品的类型,品牌、
3.5会议要求
3.5.1每次开会不要玩手机、交头接耳。
3.5.2开会无法参会OA会议提交,办事迟到微信提前说明。
四、绩效考核
4.1此制度为暂行制度,后期随时添加,不会删减,特殊情况可以稍微做调整。
4.2上述每一条请自觉遵守,如未按要求完成,一次减绩效20元。
4.3领导交办的工作,未按时完成绩效减20元。
4.4领导交办的工作,应付了事绩效减40元。
4.5领导交办的工作未完成却报完成已经查实绩效减80元。
4.6严格遵守国家各项法律法规,因个人原因违反法律法规而造成公司损失的,个人承担全部责任。
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