论电子时代档案信息资源利用的新特点.docx

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论电子时代档案信息资源利用的新特点

论电子时代档案信息资源利用的新特点

——利用者的视角

潘玉民/何宏甲

2012-12-2216:

11:

19　　来源：

《上海大学学报：

社会科学版》2009年3期

　　【英文标题】OntheNewCharacteristicsoftheArchivesInformationResourceUtilizationintheElectronicAge:

FromtheUser'sPerspective

　　【作者简介】潘玉民（1953-），男，辽宁沈阳人，上海大学图书情报档案系教授，主要研究档案学。

上海200444

　　何宏甲，上海大学图书情报档案系，上海200444

　　【内容提要】从利用者的视角观察，当下我国档案信息资源利用有下列新特点：

其一，档案利用领域社会化，政务查考、科学研究、编史修志、民众生活等社会各方面大量利用档案；其二，档案利用需求立体化，档案学术利用、实际利用、普遍利用、休闲利用并举；其三，档案利用主体全面化，除国家党政机关和社会团体外，公民个人利用档案呈上升趋势，境外利用者也日渐增多；其四，档案利用客体多样化，既有历史档案利用，也有现行文件利用，更有政府信息公开查阅；其五，档案利用依据法规化，档案法律法规对档案开放的时限、范围，档案利用的原则、程序，档案公布的形式、权限，档案利用者的权利和义务等作的明确规定，为保障档案利用的实现提供了法律依据；其六，档案利用方式科学化，表现为档案利用者理念的科学化，所获档案信息的真实化，利用途径的多样化；其七，档案利用手段的现代化，计算机网络为远程的档案利用提供了技术手段，档案馆数字化、信息化建设、档案网站建设，为档案利用者提供了丰富的数字化档案信息资源。

上述档案利用的新特点均表现为一个逐步显现的过程；随着信息时代的发展，经济建设和社会发展的变革，档案信息资源利用的特点也将更加多元化。

认识和运用档案利用出现的新特点及其规律，对于做好档案服务具有十分重要的现实意义。

　　TheutilizationofthearchivesinformationresourcesinChina,fromtheuser'sperspective,possessesthefollowingnewcharacteristics:

（1）intheaspectofuser'sfield,thereisatendencytosocialization,usingextensivelygovernmentreference,scientificresearch,historiographyandpopularlife;

（2）intheaspectofachievesrequirement,thereisatendencytothree-dimension,notonlyincludingarchivesresearchbutalsoconcerningaboutsomethingpracticalgenericandleisure;（3）intheaspectoftheusingsubject,thereisatendencytoall-roundness,thatis,therearemoreandmoreindividualandoverseausersinadditiontothePartyandgovernmentorganandsocialorganization;（4）intheaspectoftheusingobject,thereisatendencytodiversification,includingtheusageofboththehistoricalachievesandthecurrentachieves,eventheopenconsultancy;（5）intheaspectoftheutilizationgrounds,thereisatendencytolegalization,adefiniteregulationbeingmadeabouttheprincipleandprocedureoftheachievesutilization,theformandpurviewoftheachievesproclamation,andtherightandobligationofthearchivesuser;（6）inthemodeofarchivesutilization,thereisatendencytoscientificity,displayingascientificutilizationmethod,atruearchivesinformationandadiversityoftheutilizationaccess;（7）intheaspectofarchivesinstrument,thereisatendencytomodernization,whichsuppliesthelong-rangearchivesutilizationwithsuchtechnologicalmeansasthedigitalizationofthearchivesoffice,theconstructionofinformationizationandarchiveswebsites.Alltheseexhibitaprocessofstep-by-stepdevelopment.Withthegrowingoftheinformationage,economicconstructionandsocialevolution,thecharacteristicsofarchivesutilizationissuretobegreaterdiversified.Therefore,itissignificantformakingagoodjobofarchivesservicetounderstandandexerttheabovenewcharacteristicsandgoverning-laws.

　　【关键词】电子时代/信息资源/档案利用Electronicage/Archivesusage/Informationresources

　　一、问题的提出

　　所谓档案利用，其含义通常包括三个方面：

一是为研究或解决问题而使用档案；二是档案法规定的通过阅览、复制和摘录等形式，依法利用国家档案馆或档案室保存的档案的行为；三是档案馆或档案室以其所藏档案信息资源为基础，通过一定的方式，直接提供档案，为利用者服务的工作。

[1]前两者称“利用档案”，也称“档案利用”；后者则称为“档案提供利用”，又称“档案提供服务”、“档案利用工作”。

档案利用是指利用者到档案馆或档案室获取档案信息，而档案利用服务则是指档案馆或档案室为满足利用需要向利用者提供档案信息。

一方面是社会利用档案的需要，另一方面是档案馆或档案室提供可利用的档案为其服务。

利用档案是档案利用服务存在的前提，而档案利用服务的开展又是档案利用得以实现的条件，若无档案利用服务，档案利用则不可能实现。

由此可见，档案利用与档案利用服务这两种行为往往先后或同时发生，表现为一个过程的两个方面。

　　在长期的档案提供利用服务实践过程中，我国档案界已经形成了较为成熟的具有中国特色的档案开发与利用理论，但在信息化条件下，随着社会政治、经济、科技、文化的快速发展，档案利用正处于前所未有的转型时期。

虽然我们对电子时代如何开展档案信息资源的开发利用进行了诸多卓有成效的研究，并获得了相应的研究成果。

但不无遗憾的是，迄今为止，我们的研究多是从档案部门的角度出发来予以阐述电子时代档案信息资源利用的问题，其重点均落在了档案部门应如何开展档案资源利用的策略层面上，而对于档案利用的主体，即档案利用者，则关注得不够。

为此，本文站在广大档案利用者的立场上来讨论电子时代档案信息资源利用的新特点，目的是使对该问题的探讨更加多维度、全面化，进而达到合理化和科学性的要求。

　　二、档案利用领域的社会化

　　电子时代的档案利用区别于以往任何社会的档案利用，其显著特点之一就是档案利用领域的社会化。

档案利用领域的社会化不是档案产生时就有的现象，它是随着社会的发展而逐渐出现的。

在古代和近代社会，统治者将档案看作政治中枢的机密和君主权力的象征，对档案实行严格控制，不向社会开放，使档案一直处于封闭状态。

据记载，清代内阁大库贮藏的档案，“三百年来，除舍人省吏循例编目外，学士大夫罕有窥见其美富者”；[2]即使“九卿翰林部员，有终身不得窥见一字者”。

[3]

　　档案的价值在于利用。

纵观我国档案利用的历史，在20世纪80年代以前，档案利用没有超出政务查考和编史修志范围。

虽然利用档案编修史志是我国自古以来的历史传统，迄今流传下来十分丰富的官修实录、圣训、典章等图籍。

但无论如何，它与当今科学研究利用档案不可同日而语。

在这个历史时期，利用档案只是某些管理者的特权，广大人民群众根本无权利用档案。

1980年5月，为适应社会主义现代化建设对档案利用的需要，中共中央决定，将1949年10月新中国成立以前的明清档案、民国档案、日伪档案等历史档案和中国共产党的革命历史档案，除某些特定部分限制在一定范围使用外，均向史学界和有关部门开放。

[4]在全国性开展大规模编史修志的背景下，档案利用出现了新的高潮。

仅据浙江省档案馆对1980-1994年这15年档案利用情况的统计，编史修志利用分别占利用人次的92.6%，利用卷次的90.4%。

从全国的综合档案馆来看，编史修志利用者均达到80-90以上。

[5]关于这十几年间档案利用的特点，曹喜琛教授认为有三：

一是到档案馆查档的单位（或人次）和调档数量大幅度上升；二是档案利用动向由服务于阶级斗争向生产建设、科学研究和编史修志为主转变；三是提供档案方式由零散提调向按问题提调为主转变。

[6]

　　随着国家实行改革开放，科学技术快速发展，社会信息化建设突飞猛进，人民生活水平大幅度提升。

在社会发展的大背景下，档案利用领域社会化趋势日益明显，利用者对档案的利用不再局限于机关工作查考和编史修志，而是涉及社会政治、经济、科学、文化、外交和民众生活的各个方面。

举凡教学科研、宣传教育、外交活动、军事斗争、经济建设、国家管理等，无一不利用档案，档案利用综合性趋势已经形成。

利用者除了利用档案解决公务问题之外，还利用档案来维护个人的切身利益，如协议合同文件、房地产档案、个人学历档案、工龄证明档案、技术专利文件等，都是经常利用的档案。

据调查，当下综合档案馆涉及房地产、公证、婚姻、学历、奖励、上山下乡等内容的档案利用率均比较高。

这一方面反映利用者社会需求的多样化，另一方面也说明档案利用领域的社会化是现代社会、经济建设加速发展的必然结果。

　　值得注意的是，档案利用领域社会化的趋势并非是一种盲目的扩张过程，它的产生与发展具有一定的规律性。

主要体现在以下两个方面：

　　首先，档案利用领域社会化是一个渐进的过程。

档案利用领域的社会化拓展表现为利用者权利的扩大化，它与社会政治民主化进程、科学技术的发展息息相关。

国家政治生活透明度的加强，档案开放范围的延伸，新生产活动领域的出现，尤其是电子信息时代，一大批新兴产业迅速崛起，利用者可以使用以前不能利用的档案信息资源，档案利用领域不断向社会生活的各个方面渗透。

当然，档案利用达到完全社会化的程度绝不是一蹴而就之事，它要有一个循序渐进的、不断向前发展的过程。

但无论如何，社会越发展，档案利用领域的社会化程度就会越高。

　　其次，档案利用领域的社会化过程中依然存在着一些限制因素。

虽然在电子时代信息的交流与传播方便快捷，各个行业、领域信息交流频繁，人们可以通过各种各样的手段获得所需要利用的信息，但是作为社会信息资源重要构成的档案，利用者在利用时却会受到一定的限制。

这主要是档案的保密属性所致。

有些档案在某一段时间内有较强的秘密性质，其传播被严格限制在一定的范围内，不能随意利用，如涉及国家安全和重大机密的档案、涉及企业商业秘密的档案和涉及公民个人隐私的档案，等等。

因此，在档案利用领域不断朝着社会化方向发展的同时，我们也要清醒地认识到，有些领域的档案利用还需待以时日。

但是，随着时间的推移，一些涉秘的档案终将获得解密处理，为人们所利用。

　　三、档案利用需求的立体化

　　档案利用需求是利用者产生利用行为的根本动力，它源于利用者的个人生活和社会事务。

档案利用者通过利用能够获得的相关档案信息来解决各自在社会活动中所遇到的种种问题。

档案利用需求分为两类：

一为个体档案利用需求；二为群体档案利用需求。

个体档案利用需求具有一定的针对性和具体性，群体档案利用需求则具有较强的普遍性和代表性。

群体档案利用需求包含着个体档案利用需求，个体档案利用需求反映着群体档案利用需求的某个方面，而群体档案利用需求则更具典型性。

因此，站在利用者的角度来看档案信息资源利用，研究群体档案利用需求则更加有现实意义。

当前，档案利用者的利用需求在电子时代立体化的发展趋势已日益明显。

一方面利用者面临问题需要利用多方面的档案，另一方面利用者希望能够利用到切实解决问题的档案。

其突出表现在传统的档案利用需求稳步提升的同时，新的利用需求又不断出现。

　　20世纪以来，档案利用需求一直作为国际档案界普遍关注的热点问题而不断发展创新。

50-60年代的国际档案圆桌会议曾多次将档案利用列为国际性问题，1976年第八届国际档案大会更是将档案查阅和利用定为中心议题。

1980年第九届国际档案大会再次将档案利用定为中心议题，并对档案利用需求作了分类，即为进行学术研究服务的学术利用，为实际工作服务的实际利用，为普通公民服务的普遍利用。

2000年第十四届国际大会提出档案休闲利用的理论。

谢伦伯格是欧美档案利用理论的代表人物，他在《现代档案——原则与技术》一书中指出：

“成为公共档案的文件有两种价值：

对于原机构的原始价值，对于其他机构或非政府使用的从属价值。

”[7]谢伦伯格关于档案双重价值的观点，为档案利用奠定了理论基础。

　　档案的学术利用、实际利用、普遍利用和休闲利用，在我国表现得也十分明显。

从档案馆的档案利用情况，我们可以看到近年来档案利用需求的新变化和新发展。

据对上海市档案馆2004-2005年档案利用需求的调查，学术利用3326人次，实际利用2373人次，普遍利用4555人次，各占32%、23%、45%。

档案的利用需求日益增大，其范围已不限于学术研究和工作查考，而更多的被用于私人领域，已渗透到社会实际生活之中，这一趋势在全国各档案馆都有显现，在县市级档案馆显现得更为充分。

上海市卢湾区档案馆社会公民档案利用占80%，他们利用需求集中在婚姻档案、知青上山下乡档案、劳动力调配情况档案。

浙江省慈溪市档案馆，近年来档案用于工作查考、学术研究和编史修志需求仅占总利用人数的6%，而普遍利用则占总利用人数的94%，其中知青档案利用占普遍利用总数的90%。

普遍利用主要内容包括：

知青档案、婚姻档案、房产档案、招工档案、新兵入伍档案、精简下放档案、各企业转制后的职工档案等。

查阅婚姻档案用于补办结婚证、户口迁移、银行按揭、解除婚约、办理准生证、申请经济适用房以及民事诉讼等需要。

查阅房产档案用于因老房产确权、申领房产证、拆迁证据保全、房产公证、解决信访、法院判决、征地拆屋赔款等需要。

其他因企业单位转制，职工确定工龄，办理退休手续，精简下放职工要求解决自身实际问题等利用档案。

大连市中山区档案馆婚姻档案利用需求在普遍利用中也占较大的比例，据统计，婚姻档案利用占每年档案利用量的50%以上。

主要用于办理出国探亲、经济索赔、国外减免税、继承遗产、进城落户、买卖房产、公证、计划生育、结婚、离婚等事项中。

　　档案休闲利用除利用档案原件外，还体现在参观档案展览方面。

全国各级各类档案馆举办主题多样的档案展览，为档案休闲利用提供了广阔的平台。

如2004年8月，中央档案馆与中宣部、文化部、国家博物馆等单位联合举办的“世纪伟人邓小平——纪念邓小平同志诞辰100周年展览”，仅一个多月就吸引观众达27万人次。

又据上海浦东新区档案馆统计，仅2005年4月浦东开发开放展览开展至2006年底，已接待海内外参观者18.5万余人次。

[8]再如，2006年“五一”节长假期间，上海市档案馆外滩新馆以公益性特色服务吸引众多市民和中外游客，共有6200多人前来参观、活动和查档。

　　以上可见，档案利用需求在学术研究、工作查考的基础上，民众在社会生活中需要利用档案的情况也日益增长。

当然，随着社会和经济建设的发展，对档案利用需求会发生适时适量的若干变化，但总体上档案利用需求呈现出的立体化趋势不会发生逆转。

　　四、档案利用主体的全面化

　　通过前面的论述，我们看到在20世纪80年代之前，档案利用的主体是国家机关和社会团体。

近年来，随着国家经济建设的发展，政治民主的推进，档案开放政策的实施，档案利用主体发生了明显的变化。

目前，档案利用主体除既定的国家党政机关和社会团体外，还有公民及其他单位。

其中个人查档利用增加较快，呈上升趋势。

据金坛市档案馆统计，2001年比2000年增长21.3%，2002年比2001年增长52%。

另据北京市西城区档案馆2007年第一季度利用统计，公民个人利用者仍是查阅档案的主体，人次占总人次的86%。

[9]

　　从档案利用者国籍来看，既有境内利用者，也有境外利用者；从利用者职业来看，既有公务员、科研人员、教师、作家、新闻工作者，也有工人、农民、个体户、学生。

总之，档案利用主体朝着全面化的方向不断发展。

社会各个机关、团体、企事业单位是档案的利用者，每个公民是档案的利用者，港澳台同胞、侨胞也是档案利用者，外国组织和外国人也可以利用我国收藏的档案。

　　我国档案法律、法规对档案利用主体作了明确规定。

1987年颁布的《中华人民共和国档案法》第十九条第三款规定：

“中华人民共和国公民和组织，持有合法证明，可以利用已经开放的档案。

”第二十条规定：

“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。

”1990年11月发布实施的《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条第三款又对外国人或者外国组织利用中国已开放的档案作了具体规定。

在法律层面上对档案利用者予以规定，为利用者行使档案利用权利提供了坚实的保障。

　　改革开放以来，境外档案利用者日渐增多。

这方面，上海市档案馆接待的境外利用者有一定的典型性。

据邵勤统计，在1994-2003年的10年间，共接待境外利用者4736人次，平均每年473人次。

其中历史学者和新闻记者，占境外利用者总数的94%，他们的利用都不同程度地与上海改革开放有关。

[10]另据吴铭调查，2004-2005年共接待境外利用者927人次，提供档案8406卷，其中最近几年境外在中国的留学生利用档案人次增加得较快。

　　五、档案利用客体的多样化

　　档案利用者和档案是主客体关系。

档案作为利用客体，其价值和实际状况决定主体利用需求满足的程度，反映着档案利用的特点。

当前，档案利用者不仅利用档案的数量增多，而且利用的档案的种类也越来越多。

总的来说，档案利用的客体是越来越多样化。

　　从档案时限上来划分，包括有历史档案利用、现行文件利用。

特别是现行文件的提供利用，是近年来随着政务信息公开而出现的新的档案利用领域。

2002年11月6日，广州市政府公布了第一部政府信息公开的规定。

之后，地方政府信息公开立法发展迅速，到2006年底，全国已有21个地区的28个地方人民政府制定了政府信息公开的规章，占全国地区总数的67.7%。

　　2007年4月5日，国务院颁布《中华人民共和国政府信息公开条例》。

在政府信息公开的背景下，为集中提供现行文件利用服务，全国各级国家档案馆普遍设立“现行文件利用中心”。

在“十五”期间，全国已有近2500个县级以上国家档案馆开展了现行文件利用工作，占国家档案馆总数的80%以上。

仅辽宁省各级现行文件中心在“十五”期间，就接待利用者25827人次，提供现行文件65430卷（件）次。

　　从档案性质上来看，利用的档案有文书档案、科技档案、专门档案。

这可以山西日报报业集团档案室的档案利用为例。

据该单位1990-2004年的档案利用情况统计：

档案利用文书档案652卷，占5.51%；科技档案8208卷，占69.24%；人事档案374卷，占3.16%；会计档案1359卷，占11.47%；有实物档案189件，占1.59%；信用档案207卷，占1.75%；资料736册，占6.44%。

其中科技档案、会计档案的利用率较高。

[11]

　　从档案载体上来看，电子时代之前，利用者利用的主要是传统的纸质档案和音像档案。

在电子信息时代，计算机技术和网络技术的发展，并且应用于经济建设及社会生活的方方面面，产生形成了大量的电子文件。

由于电子文件存储空间密集，传播速度快，使用方便快捷，近年来，电子文件的利用数量迅速增加。

档案网站的相继建成开通，为电子文件利用搭建了物理平台。

到2006年底，上海、深圳、青岛等地档案网站的访问量均在200万人次以上。

虽然电子档案利用新动向已经显现，但它完全替代纸质档案利用还需有一个渐进过程，在相当长的一个时期内，各种档案载体的利用将会长期并存。

　　六、档案利用依据的法规化

　　档案信息资源利用是一个由封闭走向开放的过程，同时也是一个规范化、法制化的过程。

用法律法规保障利用者的档案利用权利，明确档案管理部门的职责，这也是电子时代档案利用的一大特点。

档案利用问题，始终是我国档案法律法规的重要内容。

现已颁布实施的档案法律法规，对档案开放的时限、范围，档案利用的概念、原则、程序，移交档案单位利用档案的权限，档案利用者的权利与义务，档案公布的含义、形式、权限，档案利用与知识产权的衔接，档案复制件的法律效力等都作了明确的规定，是保障利用者利用档案的法律依据。

　　《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日通过，1996年7月5日修正）第十九条对档案开放作了规定：

“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。

经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。

档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。

”第二十条对利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案作了规定。

档案法对档案利用范围的规定包括三个方面：

一是档案馆已经开放的档案；二是档案馆未开放的档案；三是机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。

[12]从中可见，档案法确定了档案利用客体对象的基点，即凡是国家档案信息资源都是可以利用的，不存在不能利用的国家档案信息资源。

国务院批准发布的档案行政法规《中华人民共和国档案法实施办法》（1990年11月19日发布，1999年6月7日修订），国家档案局发布的档案行政规章，如《各级国家档案馆开放档案办法》（1991年）、《外国组织