第七章 降龙990会计核算软件的凭证管理.docx

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第七章降龙990会计核算软件的凭证管理

第七章凭证管理

一、填制凭证

（一）记账凭证的格式、要素与分类

1、记账凭证的格式

降龙990会计软件根据会计核算的内在要求和会计电算化的优势，摒弃许多软件单纯模仿手工账，把记账凭证分为收、付、转三类凭证（甚至更多）的做法，而是提供一张通用的复式记账凭证格式。

2、记账凭证的要素

通用复式记账凭证全面反映下述要素：

①凭证名称；

②凭证编号；

③填制凭证日期；

④经济业务内容摘要，结算和业务信息；

⑤账户名称、借贷方向、金额、数量及外币金额、汇率；

⑥所附原始凭证张数和其它有关资料的份数；

⑦制证、复核、主管、记账的签章。

3、记账凭证的类型

降龙990会计软件中的记账凭证，按生成方式分为五类：

（1）人工录入凭证

由人工在制证界面，直接录入，这类凭证的基础和原始的数据，是会计电算化条件下工作量最为集中的内容，有些业务每个月都要发生，而且每个月变化不大或没有变化，这时可用系统提供的自动复制凭证的功能进行复制或使用凭证模板功能。

（2）复制凭证

可以将某号凭证原样复制，如有变动，只需在原有基础上稍作改动，即可完成所需制作的凭证。

这类凭证主要用于经常或定期发生的经济业务，因此凭证的内容基本相同，一般只需对借贷方金额稍作改动即可。

（3）凭证模板

我们可以将经常或定期制作的凭证定义成凭证模板，下次发生相同或类似的经济业务时，可以随时调出该凭证模板，并自动生成凭证。

（4）自动转账凭证

这类凭证是系统根据用户事先定义的转账分录而自动生成的。

许多有规律的凭证都可以用这一方法生成，如销售成本、本年利润（收支结余）等分录。

（5）超级转账凭证

对于一些有规律但核算较复杂的业务，一般要根据（通过表格）计算结果而制作凭证，这时可用降龙990会计报表系统提供的超级转账功能制作，如工业生产成本、固定资产折旧、管理费用分摊、进销差价分摊、提取坏账准备、工资核算等。

（二）填制凭证的界面

图7-1

如图7-1所示，填制凭证的界面由四个部分组成。

基本信息显示行：

显示核算单位的名称、制证日期、凭证编号及页号、制证人姓名、附张数等内容。

业务内容输入窗：

从左到右分摘要、科目名称、借贷方发生额。

处理信息提示窗：

在制证过程中跟踪提示录入处理过程中的信息，包括出错信息。

功能按键提示行：

提示操作过程中的功能键和快捷按钮。

放大缩小功能：

可以根据用户需求，调大录入窗口

（三）系统规定

1、制证日期：

默认的制证日期为计算机的时钟日期（不包括年、月），用户可根据情况进行修改；

2、凭证编号：

自动连续编制凭证编号、多页凭证的分页号，多页凭证的编号不受限制；

3、摘要：

每条记录必须有摘要；

4、科目名称不能为空，增加同级子目时，操作员必须具有“建账”权；

5、制证者只能修改、翻阅自已制作的凭证；

6、红字冲减的记录数据，应以负数输入；

7、为便于用户核算收支（损益）类科目，系统允许制作只出现借方正负数相抵或贷方正负数相抵的有借没有贷、有贷没有借的特殊分录；

（四）操作步骤与方法

第一步，输入制证日期，可按F2键输入或点击日历按钮选择日期，也可直接点击至日期处进行修改，（修改月份：

SHIFT+F2组合键；修改年份：

CTRL+F2）

第二步，输入摘要，可复制上行相同内容，可人工录入，可由预设的联想词组选择录入。

定义新的联想词组：

用鼠标或光标选中所需定义的词组，然后敲回车键即可。

也可在词组库中直接定义。

调用词组：

打开词组库（SHIFT+F5），输入词组打头的第一个汉字即可调出相关的词组。

第三步，输入科目名称，可在“科目盒选择法”、“代码联想法”、“科目汉字联想法”三种方法中选择一种适合自已的方法录入；

第四步，输入数据，有些汇总数据可由系统提供的计算器算出，有些差额数据可由系统直接给出（F11）；有些数据可由上一行复制（F3）

第五步，存盘并输入附件张数；

（五）功能键与快捷按钮

1、工具按钮

为方便制作，系统在制证界面的主菜单工具栏上提供了一系列快捷按钮（如图7-2）

图7-2

这些17个快捷按钮从左到右依次为：

删除凭证、指定凭证号、插行、删行、复制、自动平衡、第一号、前一号、后一号、末一号、上页、下页、存盘、打印、其他、帮助、退出

2、其他热键：

通过SHIFT+F1可以弹出热键说明窗。

详细说明：

*****************************************************

ESC退出　　　Shift+F1打开此帮助

F2修改凭证日　Shift+F2修改凭证月

Ctrl+F2修改凭证年

F4进入自动转帐　Shift+F4进入自动转帐定义

F5上一号凭证　Ctrl+F5第一号凭证

Shift+F5摘要联想开关Shift+F8摘要核算开关

F6下一号凭证Shift+F6最末号凭证

F7选择凭证号Shift+F7修改凭证号

Ctrl+F7凭证自动连续编号（过滤掉空号）

F9凭证存盘　　Shift+F9　凭证插入保存

Ctrl+F9调出AC990计算器

Ctrl+Alt+F9保存凭证的同时将其存为模板

F10根据当前所在行的科目调帐查询

PageUp上翻一页PageDown下翻一页

Ctrl+B删除当前凭证

Ctrl+D删除当前页　Alt+D　回到录入窗口

Ctrl+F复制当前凭证　Ctrl+Alt+F　批量复制凭证

Ctrl+I修改原始凭证张数

Alt+I查看凭证信息

Ctrl+K删除一批凭证

Ctrl+Alt+M打开凭证模板列表

Ctrl+N插入一行　Ctrl+P　打印当前凭证

Ctrl+R打开日历

Ctrl+S打开当前行的数量金额录入窗

Ctrl+W打开当前行的外币汇率录入窗

Ctrl+Y删除一行

*****************************************************

当光标在摘要栏时可使用以下功能键：

“回车键”复制上一行摘要

当词组被选中时，“回车键”即将其存入摘要库（可用

Shift+左右光标键或鼠标拖动方式选中词组）

Ctrl+M将当前摘要存入摘要库

F3复制上一行摘要

+摘要联想时在摘要列表中后翻一页

-摘要联想时在摘要列表中前翻一页

*****************************************************

当光标在科目栏时可使用以下功能键：

F3复制上一行科目

Ctrl+U调出科目盒

*****************************************************

当光标在金额栏时可使用以下功能键：

F3复制上一行金额

F11自动平衡凭证借贷金额

*****************************************************

当光标在科目列表时可使用以下功能键：

F8增加同级子目

（六）录入技巧

1、摘要的录入

（1）新摘要的录入：

新词必须由人工录入，如该词以后会经常用到，则可以定义联想词组；如图7-3所示，要将“提现金”定义为联想词组，首先由人工录入该词，当光标停留在该词末尾时，左手按住“SHIFT”键，右手按光标左键向左移动直至该词全部置于篮色方块内时（如图7-3）按回车键，系统自动将“提现金”这一词组追加到词组库中，下次只要输入“提”时，“提现金”这一词自动在联想词组窗中弹出供用户选择。

图7-3

（2）与上行相同的摘要直接回车复制，或用F3功能键复制。

（3）词组库中已存在某一词如“提现金”，键入该词的第一个汉字“提”时，该词组自动在联想窗口中弹出（如图7-4所示）。

图7-4

（4）摘要标识：

摘要中的特定字符，在查账时可以作为查询条件，在报表取数中可以作为取数标识，如果定义摘要标识核算且已打开摘要标识开关（SHITF+F8），在制证时，会自动弹出摘要标识窗如下图。

图7-5

（5）结算与业务号

在银行存款分录的摘要中，输入了结算号，或输入了其他业务信息，可以帮助用户更方便地进行账务查询。

2、科目名称的录入

（1）科目盒选择法

初级用户可用打开科目盒帮助录入，打开方法有三种：

一是在科目名称栏直接回车弹出，二是按组合键“CTRL+U”弹出，三是点击图标“科目树”（如图7-6）。

图7-6

（2）科目代码联想法

可以输入类别代码、一级科目代码或任一级科目的代码（如图7-7所示）

图7-7

（3）科目名称汉字联想法

例如某科目的编码为

如要输入“南京”这一个明细科目，制证时可以输入“库存商品”、“香烟”、“南京”三个科目中任何一级科目名称打头的汉字，回车后系统自动弹出科目联想窗口（如图7-8）。

图7-8

上述三种输入法中，科目盒输入法操作比较简单，但输入速度较慢；代码联想法，也比较方便，但需要记住科目代码，对明细科目如往来账的输入就比较困难；科目名联想法速度最快，但对用户的汉字输入速度要求较高，用户应根据自己的情况选择使用。

3、金额、数量、外币的输入

在填制涉及数量、单价、汇率方面的凭证时，系统自动开启数量、外币窗口（如图7-9），这时用户在输完金额后，系统将自动弹出一个可输入数量、单价、汇率的小窗口供用户输入，在输入数量后，系统自动计算出单价、外币金额，以提高输入效率。

如果不需要输入数量、汇率，按一下ESC键，即可将窗口关上。

当凭证行中输入了相应的数量、汇率后，数量、单价、汇率、外币金额信息会反映在打印出的记账凭证摘要文字中，如摘要段没有足够的书写空间则不予反映。

图7-9

规定：

A．在科目设置中，如设定了该科目的数量或外币单位，在制证时，输完借贷方金额后则自动弹出数量或外币核算窗。

B．修改凭证时，一旦改变了金额，则再次弹出数量或外币核算窗。

C．人工打开数量核算窗：

CTRL+S人工打开外币核算窗：

CTRL+W

4、重要功能键

F3复制：

使用本功能键可以将当前栏上行的内容复制下来，提高输入速度。

（包括摘要、科目、金额的复制）

F4自动转账：

此功能与“六、自动转账”相同，详见后。

F8增加同级子目：

具有建账、制证权的用户在制证时要输入新的子目（如农业银行），只须输入该新子目的上级科目（银行存款）的代码或名称，系统在屏幕下方打开科目联想窗口，显示同类子目，此时按下F8键，系统自动连续编码（如银行存款中已有1002001工商银行、1002002交通银行，则系统将农业银行代码自动编为1002003）并提示用户输入新增子目名称（农业银行），输完后单击“确定”，系统自动将此科目存入科目库，并依次排列在屏幕窗口中，供用户选择。

为避免制证会计因不熟悉科目体系而误增子目（特别是往来账），引起数据混乱，系统将F8与这一功能的使用权交由主管在“会计分工”中设定，主管宜将F8增加同级子目的权力授予熟悉会计核算业务和本单位科目体系的制证会计。

F10调账

通过此键（或在科目名称处双击鼠标左键）可直接调出当前光标所在科目的账簿，用户可随时了解该科目的发生额及余额。

同时还可再双击账簿某一行，调出该号凭证。

F11取入差额：

如果会计分录的借贷金额不相等，当按“F11”时，系统便自动计算出借贷方的差额，并将差额自动输入少的一方。

结算（Alt+J）：

此功能按钮在凭证左下角，可以输入结算方式及结算号以便查询。

业务（Alt+Y）：

在此输入业务编号以便查询。

Ctrl+F：

复制凭证。

进入所需复制的凭证，按此键可将其复制到当前月份最末一号凭证。

Ctrl+Alt+F：

复制一批凭证。

按此键将出现一窗口，可在该窗中直接输入所需复制的凭证号数，用“，”隔开，如：

1，3，……；也可单击“选取”按钮，用鼠标进行选择，然后点击“检查“按钮，检查无误单击“确定”，最后点击“确定”即进行复制。

复制好的凭证将出现在当前月份凭证最末处。

Ctrl+K：

删除一批凭证。

此功能操作方法与“复制一批凭证”相同。

Ctrl+Alt+F9保存凭证的同时将其存为模板凭证制作完成后，如要将其存为模板，可以用组合键：

Ctrl+Alt+F9，出现如图7-10所示的界面（下图）

图7-10

点击“确定”就可以将该凭证定义为凭证模板，便于下次制作该类凭证时调用；以“购进药品”为例，下次制作时，使用组合键CTRL+ALT+M就可以打开并选择凭证模板，如图7-11所示，点击“确定”即自动生成该凭证。

图7-11

5、摘要标识的运用

用户在摘要标识核算模块事先设置完成相关内容后，如摘要标识、项目代码、相关科目代码等内容。

在填制凭证过程中（摘要核算在“开”的状态），当相关会计科目金额输入完毕，回车要至下一行时，系统会自动弹出窗口，让用户选择对应的摘要标识核算代码。

将光标移至对应的摘要标识内容处，回车，所选摘要核算代码就会自动添加到原有摘要后。

如图7-12。

图7-12

6、在填制界面，其他下拉选项中有很多快捷功能，

修改凭证号（如图7-13）

图7-13

删除凭证后，需将凭证号连续（如图7-14）

图7-14

凭证销号单（如图7-15）

图7-15

二、凭证复核

操作界面，如图7-16。

图7-16

（一）凭证复核的方法

记账凭证的复核是根据原始凭证的经济内容检查记账凭证中科目运用等内容是否正确。

在电脑作业中，记账凭证的复核有两种情况：

一种是制证后进入本模块，直接在屏幕上复核所制的记账凭证是否正确。

另一种是制证完毕后将记账凭证打印出来，经过复核后，盖章签字，作为会计的依据，电脑屏幕上的“复核”及“主管签字”只是例行一个手续而已。

有权进入“复核与主管签字”的操作员才能使用本功能。

如果操作员只具有复核权限，那么该复核人签字后，仅在当前凭证的复核人位置填上操作者的姓名；如果操作员同时具有复核与主管签字的权限，那么在复核与主管位置都填上操作者的姓名；如果既没有复核权又没有主管权，则系统会提示“没有需要您复核的凭证”。

凭证操作顺序按制证、复核、主管、记账的先后顺序进行。

（二）功能键：

ESC:

退出

F2复核：

对当前凭证进行复核。

F3否决：

对当前已复核凭证进行否决。

F4查询：

网络版上，可刷新查询（调出其他操作员最近制作的凭证）。

F5上一号：

翻到上一号凭证。

F6下一号：

翻到下一号凭证。

F7凭证号：

调用已存在的记账凭证。

F8成批复核：

复核选定范围内的一批凭证。

按F8键，系统提示所签凭证的起讫号，确认后即可完成。

F9成批否决：

否决选定范围内的一批凭证。

复核后如发现差错，按F9键进行否决，修正差错后再进入复核与主管签字。

SHIFT+F1：

帮助

三、查阅凭证

（一）操作界面（如图7-17）。

图7-17

和复核凭证一样，查阅凭证也有权限限制。

有权查询记账凭证的操作员（在会计分工模块中定义）按以下方法查询：

1、系统默认的日期为当前账务时间，即在当月账务可直接查询。

2、F7键确定凭证号：

输入或选择查询的凭证号，确认后系统显示该年该月该号凭证，如不记得凭证号，从确定时间后系统显示的第一号记账凭证开始依次查询，可用上一号（F5）、下一号（F6）键在上、下号记账凭证中切换。

用PgUp和PgDn键可以在同号凭证内进行上下页的切换。

3、如想查阅指定范围内的一批凭证，可先用F4键指定条件，再进行查阅如图7-18。

图7-18

4、由于屏幕尺寸的限制，显示的记账凭证信息如摘要、科目名称可能是不完整的，相应的数量、单价及汇率、外币信息也隐含在金额的后面，用户查阅时当前光标栏隐含的信息会在屏幕下方显示出来。

如光标所在行科目具有数量、单价或汇率、外币信息，屏幕上方自动出现“数量”或“外币”标志。

查阅时将光标移至金额位置，其信息便会显示在凭证下方。

四、打印凭证

有四个地方可以打印记账凭证：

1、填制凭证时，点击“打印图标”打印；

2、复核凭证时，点击“打印图标”打印；

3、查阅凭证时，选择“打印”或点击“打印图标”打印；

4、打印凭证模块打印。

凭证打印模块既为用户提供常用凭证打印方案，同时为用户提供了更灵活的打印设置，用户可以根据实际工作的要求随心所欲地设计自已需要的满意方案。

（一）范围选择：

如图7-19所示用户可以有四种范围选择，通过范围选择用户可以有选择性地进行凭证成批打印。

图7-19

（二）科目级别打印选择：

如图7-20所示，可以设置科目打印至哪一级别，科目最多可设6级，级别的选择就在总账科目、二级科目、三级科目、四级科目、五级科目、最明细科目之间进行选择。

另外，系统还提供了打印科目编码的选择，如用户打印凭证时需要打印对应科目编码，只要在（如图7-16）“打印科目编码”前打上勾即可。

图7-20

（三）打印方案选择：

（一）

（二）两处选定完毕后，点击“确定”系统提示是否进行预览，如用户无须预览，系统则按照用户以往设定的方案进行打印；如用户需重新选择或设计打印方案，则选择预览进入如图7-21所示的界面。

图7-21

点击图标，就可以进行方案的选择。

如图7-22。

图7-22

用户可以直接选择系统为你设计的几种方案，也可以设置不同规格和格式的凭证方案。

（四）打印方案设计：

1．点击“参数”，可以选择纸张的大小、自定义纸张、设定打印方向（图7-23）。

图7-23

2．选择“参数”就可以进行参数的设置。

如图7-23。

通过对“标题、页尾、表格、列属性”的设置，可以定义出自已需要的凭证方案，如需将方案存盘，点击“存盘”,再另外设定一个方案名（图7-21），如：

“ACC公司凭证”的格式，最后点击“保存”即可。

图7-24

标题选项：

点击“标题”即可进入对凭证标题及表头参数的设置。

如图7-24。

图7-24

文本内容：

即记账凭证纸张上的标题内容，分别有：

“记账凭证，单位，单位名称，当前年数，年，当前月份，月，当前日，日，第，凭证号数，号，第**/**页”。

点击左右箭头可以依次在文本内容框中显示以上的内容。

在文本内容框之上有一个“可见”选项，当选中（出现ü）表示文本内容在打印时可以被打印出来，反之，则不被打印出来。

设置距离：

定义标题内容在凭证纸上的位置。

“对齐方式”：

可选为“左对齐”（标题内容相对纸张左边的位置）、“右对齐”（标题内容相对纸张右边的位置）、“居中”（标题内容在纸张的中心位置）。

“离左/右边界距离”：

当对齐方式选为“左对齐”时，此处数字为文本内容离左边界距离的大小、“居中”时此处无效、“右对齐”此处数字为文本内容离右边界距离的大小。

“离上边界距离”表示文本内容距纸张上端边界的距离大小。

页尾选项：

文本内容：

即记账凭证纸张上的表尾内容，分别有：

“主管，主管人，记账，记账人，复核，复核人，制证，制证人，原始凭证，原始凭证的张数，张”。

点击左右箭头可以依次在文本内容框中显示以上的内容。

表格选项：

见图7-25。

图7-25

“每页打印行数”：

表示每张凭证中可打印多少条记录。

“每页表数”：

表示在一张纸上可打印多少张完整的凭证。

“列标题字体”：

点击“选择字体”对凭证中表格中的“摘要，科目名称，借方金额，贷方金额”这几个字段标题设置字体，字体样式，大小和颜色。

“数据字体”：

点击“选择字体”对凭证中表格中的“摘要，科目名称，借方金额，贷方金额”这几个字段的具体内容设置字体，字体样式，大小和颜色。

“每页都打印报表标题”：

选中（出现ü）表示每张凭证都打印标题。

如：

记账凭证，单位等等。

“每页都打印报表页尾”：

选中（出现ü）表示每张凭证都打印页尾。

如：

主管，记张，复核等等。

“打印‘承前页，过次页’”：

表示当凭证的内容多于一页时，当打印下一页时，是否在下一页第一行打印‘承前页，过次页’字样。

列属性选项：

定义凭证的字段头内容。

见图7-26。

图7-26

“内容”：

此列字段表示要显示的内容。

“宽度”：

表示此列在整张凭证表格宽度中所占的千分比。

“对齐方式”：

此列中字段的对齐方式，利用空格键可以进行修改。

（五）凭证套打

如果用户购买了降龙990凭证套打专用纸，点击“打印”时，还可以选择“套打”，如图7-27，如此用户可以得到更为美观的打印效果，而且能大大提高打印速度。

图7-27

五、凭证汇总

记账凭证的汇总是对所有会计分录按一级科目汇总出科目汇总表。

实现五种类型的凭证汇总。

五种类型分别为未登账的凭证、已登账的凭证、所有凭证、凭证号范围、日期范围不同的用户对凭证汇总的要求不同，可以通过不同的操作来实现。

1、输出项目不同。

多数用户只要求输出科目名称及借、贷发生额，但有些用户还要求有期初金额和期末金额等。

2、汇总科目范围不同。

有些用户要求所有一级科目不管本月是否有发生额均要列在凭证汇总表上，也有些用户的要求相反，只要求汇总表上出现本月有发生额的科目名称。

由于工作习惯不同，很难通融。

因此本系统在“凭证汇总表格式定义”（如图7-28所示）中提供了“显示全体科目”和“显示期初期末金额”两个选项。

（汇总时，系统默认只显示发生科目）。

图7-28

3、打印格式的要求不同。

打印格式主要有两种，一种是“双列横排式”,即将资产类与权益类科目分别列在表格的左右两边，左右的合计平衡。

另一种“单列竖排式”，即不管科目属性，只按科目号从小到大的顺序，从上到下列在表中反映出来。

系统提供了打印格式功能键，用户可以在“双列横排”与“单列竖排”格式间切换。

系统默认当前账务时间为凭证汇总指定时间。

在界面上可以修改凭证汇总指定时间，以此实现了对历史记账凭证汇总表的输出。

六、自动转账

在日常制证的工作中除人工制证外，有些转账凭证（如结转销售成本、提取坏账准备金、提取修购基金、结转利润或结余等）可以通过“自动转账”功能实现自动制证，通过此功能，可以帮助用户将平时复杂的转账凭证让计算机来自动完成。

自动转账分成两部分：

设置转账分录、自动转账。

1、设置转账分录：

设置转账分录是一项基础工作，一旦完成设置工作，用户即可以一劳永逸。

自动转账的凭证内容也就是依据我们设置的转账分录而得到的。

界面如图7-29所示，转账分录的内容共有五项：

图7-29

（1）定义转账分录的名称：

为转账分录确定一个名称，目的是让用户能够一目了然地知道该转账分录的实际内容。

（2）确定转账频度：

转账频度分为月转、年转两种，日常会计核算工作中转账凭证的结转一般分为月度结转和年度结转，由此用户可以确定转账频度。

（3）摘要：

即转账凭证的摘要。

（4）科目：

转账分录中科目是通过科目代码来描述的。

科目代码可以为最明细科目、非明细科目或一组范围科目。

（5）借（贷）方金额、数量、外币：

借（贷）方金额、数量、外币的描述与报表中的账务取数公式的描述相同（详见第二部分第四章报表取数公式定义）。

如：

S5101I6表示科目5101（商品销售收入）的本月贷方的发生额，S5101I16表示科目5101的本月贷方的发生数量，CTRL+S打开数量窗，CTRL+W打开外币窗。

转账分录中对于科目与借（贷）方金额、数量、外币的公式描述有如下规定：

（1）科目为最明细科目时，公式中描述的科目可以为最明细科目，或为非明细科目，而且可以进行运算。

（2）科目为非明细科目时，公式中描述的科目应与该科目为同级科目，而且其子细目必须一一对应（特例是科目相同），可以进行运算。

（3）科目为一组范围科目时，两边的科目都必须为最明细科目且科目数相等，不可以进行运算。

其他功能键：

SHIFT+F1热键帮助

ESC退出

F3罗列同级子目：

在定义科目时，如科目