用友T3总账报表操作手册.docx
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用友T3总账报表操作手册.docx
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用友T3总账报表操作手册
用友T3操作说明书
一.安装用友T3:
安装完用友T3软件之后,桌面上会有两个图标:
和
的功能:
系统管理只允许两种身份的人登录:
一是Admin(系统管理员),二是账套主管(demo密码(DEMO)),登录进去的主要功能有:
主要功能有:
1.在系统下有:
,注册(管理员登录),检查软件服务状态(检查环境),设置SQLServer口令(设置数据库密码),设置备份计划(也是所说的自动备份,自动备份会有一个窗口
在这里你要点击增加,然后输入编号,名称,类型,频率,天数,开始时间,触发,路径),升级SQLServer数据(是低级版本升级高级版本用的),注销。
退出。
2.账套功能有:
的功能:
账套的初始设置、日常账务、报表处理都在用友通中进行。
二.增加操作员:
2.1双击桌面上的
图标,然后单击“系统”——“注册”,第一次登录用户名为admin,密码默认为空(用户可以自行设置密码,但一定要牢记。
)然后单击确定。
2.2单击“权限”——“操作员”,弹出操作员管理界面,然后单击“增加”按钮如下图:
其中:
编号用户自行定义,数字、字母、数字字母组合都可
姓名输入您的真实姓名此处的姓名将会出现在凭证的记账人、审核人等位置。
口令:
输入您的密码,可以为空。
所属部门:
该操作员所属的部门,可以为空。
上述信息输入完毕之后,单击
按钮,这样就增加了一个操作员。
三.建立账套:
3.1双击桌面“系统管理图标”,单击“系统”——“注册”,使用admin登录,在这里建立账套只能用admin来登陆,账套主管不能建立账套。
3.2单击“账套”——“建立”,弹出建立账套界面,如下图:
其中:
已存账套是已经存在的账套,999为系统内置演示账套,所以默认的从001开始计算。
账套号是您要建立账套的账套号,为三位数。
(001—999)
账套名称一般为公司名字,简称也是输入公司名字,因为简称后面要出现在单据凭证上面。
账套路径默认为软件的安装文件夹,用户无需修改,最好不要放在系统盘,因为万一重新装系统会自动清楚这个文件,备份的账套就会消失了。
启用会计期是指开始用电脑记账的月份,开始记账的时间。
如下图:
输入您公司的信息,其中单位名称为必输,其他可不输
如下图:
选择核算类型
其中:
本币代码、本币民名称为记账使用的币种,如果为人民币,默认不用修改;
企业类型:
工业或商业,一般来说是工业,可以不用修改的,
行业性质:
主要和会计科目有关,一般来说现在选择的是2007新会计制度了。
账套主管:
选择您第一步增加的操作员即可,在这里是账套主管。
按行业性质预置科目:
默认打钩即可,如果去掉,账套将不会预置任何会计科目。
3.3此处选择分类信息
存货是否分类:
不要理会这个设置,因为我们只用到账表,不涉及存货模块。
客户是否分类:
如果客户有很多,可以对这些客户先进行一下分类。
比如您有500多家客户,这些客户来自各个省份,您可以按照不同的省份来分类,例如:
01北京市,02天津,03上海,04河北等,客户如何分类,没有固化的标准,完全根据您实际情况划分。
客户分类不是必须的,您也可以不分类,一旦在此处勾选了分类,那么在增加客户档案之前必须先增加客户分类。
客户档案和客户分类的区别:
客户分类:
是指把您所有的客户按照某种共性分不同的类别,方便管理。
客户档案:
和您公司有业务往来的公司名称。
有无外币核算:
如果涉及外币,请勾选此项。
3.4确认您的分类编码方案:
科目编码级次:
会计科目的编码级次,默认为三级(4-2-2-2)
4-2-2-2表示的意思:
数字本身表示会计科目编码的位长
说明:
4在第一级,那么表示一级会计科目的编码位长是4位数,2在第二级,表示第二级会计科目编码的位长是两位数
举例:
1002银行存款这是一级科目,1002这个编码正好是4位数
100201农业银行这是银行存款的下级科目(二级科目),他的编码为01两位数,但是是在一级科目编码的基础上增加两位数,所以它的编码为100201
其他编码级次请用户根据实际情况自行设置。
3.5定义数据精度:
3.6提示是否立即启用账套,点【是】
如果不启用,登录账套之后看不到任何模块,所以使用账套之前必须启用,
如果您此处点了【否】,那么请用账套主管登录系统管理,执行“账套”——“启用”即可。
如下图,在GL总账前面打钩即可,然后选择启用日期确定即可
四.账套的初始设置:
4.1基础档案设置:
双击桌面上的用友通T3图标,使用账套主管登录demo,密码DEMO,选择对应的账套和登录日期。
一般来说我们第一次登录进去会看到一个页面:
在这里是告诉我们要进行初始设置,(万一你一不小心关掉了,不要担心,在菜单栏里面)
这里有个基础档案初始化也可以调出开始的初始设置。
第一个基本信息有编码方案
4.2部门和职员的设置:
单击“基础设置”——“机构设置”——“部门档案”(部门档案可随时增加)
部门档案:
部门编码和部门名称为必输项,其中部门编码请参照下面的编码原则
什么叫编码原则,看到这里是1个*和2个*,意思是第一级的编号只有1位,也就是说你公司最大的部门有10个,然后二级部门的编号是2位。
假如3表示车间,301表示一车间,302表示二车间,303,304,305……一直到399都是属于车间下面的。
单击“基础设置”——“机构设置”——“职员档案”(职员档案可随时增加),
增加职员档案的时候请在职员编号下面直接双击输入即可,不要点击上面的【增加】按钮,因为这个增加是增加行的。
增加完毕一个职员档案后,敲几次回车,直到又出来一个空白行,这样职员档案就被保存了。
职员编号没有编码限制,用户自定义,但是编号必须唯一。
4.3往来单位设置
客户/供应商分类:
如果在建立账套的时候您勾选了客户/供应商分类,此处必须先增加分类,然后才能建立客户/供应商档案。
“基础设置”——“往来单位”——“客户分类”
类别编码请参照下面的编码原则。
增加完客户分类之后,增加客户档案
“基础设置”——“往来单位”——“客户档案”,(客户档案可随时增加)
客户编号用户自行定义,但必须唯一,客户简称为必输项,客户名称可以不输入,
所属分类码就是刚才增加的客户分类,指定这个客户属于哪一个客户分类。
最后单击保存
请用户参照以上步骤自行设置供应商分类和供应商档案。
4.4财务相关的设置:
会计科目:
单击“基础设置”——“财务”——“会计科目”
如下图,系统内置了大部分一级科目,明细科目需要用户自行设置。
例如:
要在管理费用下面增加一个明细科目工资,操作为:
先点
,然后找到管理费用这个科目它的编码为6601,我们单击
,然后如下图输入
科目编码为660101
科目名称为工资
说明:
6601为一级科目编码01为二级科目编码,编码的时候参照
使用相同的方法增加其他明细科目即可。
特殊科目设置:
A.外币科目
例如,银行存款下面有一个美元账户,我们参照以下方法增加:
先增加外币,操作菜单为:
基础设置——财务——外币种类,输入外币币符和名称,确认,然后输入汇率。
一般我们都没有选择外币科目,因为换算起来很复杂,而且我们也没有用到换算。
然后打开会计科目界面,点击增加
账页格式选择外币金额式,外币核算前面打勾,选择对应的外币,然后确定即可。
一般来说我们都没有做外币会算,如果我们没有选择外币换算,而且还没有定义外币的话,这里是不能选择的。
数量金额式科目
例如,要在库存商品下面增加一个明细科目:
惠普打印机,计量单位为台
打开会计科目界面,单击增加
勾选数量核算前面的对勾,然后输入计量单位台单击确定。
应收应付类科目
按照以往的习惯,要在应收应付科目下面增加明细的科目,但是软件中不必要在这些科目下面增加明细科目,而是使用辅助核算来实现这个功能。
什么是辅助核算?
如果一个企业的往来业务频繁、清欠和清理工作量大时,可以使用辅助核算,即将这些明细科目的上级科目设置为末级科目并设为辅助核算,将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。
一个科目设置了辅助核算以后,它发生的每一笔业务都将会登记在总账和辅助明细账上。
未使用辅助核算的科目设置:
使用辅助核算的科目设置:
科目编码科目名称科目编码科目名称辅助核算
1122应收账款1122应收账款客户往来
112201北京石化公司
112202天津销售分公司
一般地,收入或费用类科目可设置部门辅助核算
与客户的往来科目如应收账款、应收票据、预收账款可设置客户往来核算
与供应商往来的科目如应付账款、应付票据、预付账款可设置供应商往来核算
在建工程及收入成本类科目可设置项目核算
如果挂上了辅助核算的话,在填制凭证的时候,输入科目的时候,例如:
要输入应收账款的科目1122,他会自动弹出一个对话框:
在这里可以输入哪个人收了哪个客户的多少钱,票号是好多,都能查到的。
辅助核算的设置方法:
例如:
将1122应收账款这个科目设置为客户往来的辅助核算
打开会计科目界面,找到应收账款这个科目然后双击它,点右下角的修改按钮,在客户往来前面打钩然后确定。
使用同样的方法,把其他收付科目也设置为辅助核算。
简单记忆:
应收类科目名称有【收】字的,都设置为客户往来,
应付类科目名称有【付】字的,都设置为供应商往来
指定科目:
指定科目是指定出纳的专管科目,一般指现金科目和银行存款科目。
指定科目后,才能执行出纳签字,从而实现现金、银行管理的保密性,才能查看现金日记账、银行存款日记账。
操作方法:
打开会计科目界面,单击“编辑”——“指定科目”
如下图:
这里指定现金流科目是生成现金流量表的前提之一。
在这里要说明下,如果要做现金流量的话,要把科目选择好,一般来说:
现金总账科目指定为1001库存现金
银行总账科目指定为1002银行存款
现金流科目指定为1001现金、1002银行存款的明科目、1009其他货币资金的明细科目
预置现金流项目(是生成现金流量表的前提之一)
基础设置——财务——项目目录,然后单击
,如下图设置:
4.5凭证类别:
指定日常填制凭证使用的凭证类别
基础设置——财务——凭证类别
一般来说:
我们在这里只用记账凭证。
4.6结算方式:
一般用到的有现金、支票、电汇等,逐一增加即可,如下图:
至此,期初设置基本完成
接下来要做的工作是录入期初余额,开始正常的业务!
五.期初余额的录入:
操作菜单:
总账——设置——期初余额
如下图:
期初余额只能录在末级科目
显示的为非末级科目,不能录入
白色显示的为末级科目,双击输入余额即可
显示的为辅助核算科目,双击输入明细的余额,自动合计总数
在这里要说明下:
非末级科目是不能录入的,因为系统只认最末级科目。
而辅助核算科目蓝色的可以录入,而且在他的上一级是自动进行金额汇总的。
录入完毕期初余额之后,点击上面的
按钮,试算平衡即可,一定要试算平衡才可以,不然账不平。
六.日常业务流程:
初始设置完毕之后,日常的操作流程如下图
6.1首先填制凭证
首先点击
,增加后才能进行凭证的填写,首先录入摘要,然后录入科目名称,在这里要强调一下,如果你的科目挂有核算的话,他会弹出另一个窗口,你要输入必要的条件,最后输入金额,而下一次的金额则按“=”就可以得出相同的金额,最后点击保存,这样一张凭证就做完了。
6.2关于月末转账,一般是指期间损益结转,用户只需要用软件自动进行期间损益结转,不需要再手动填制转账凭证
6.3
【如果设置了凭证无需审核直接记账,则可跳过此步。
】
因为财务规定:
制单人和审核人不能为同一人,所以必须用其他操作员的身份登录软件,审核凭证,在这里,首先退出当前操作员,然后换一个操作员进来,
单击
,选择要审核的月份,直接单击【确认】
如下图,单击确定:
当然,如果凭证做的比较多,可以成批审核凭证,单击“审核”——“成批审核凭证”
注意:
凭证可以不审核,直接记账,用户可以根据需要自行设置。
在“总账”——“设置”——“选项”中可以设置,如下图:
下图红色框的地方打钩,则凭证无需审核即可记账。
6.4
单击
,然后单击【全选】,然后根据提示点下一步即可,直到提示记账完毕
6.5
单击
,先选择期间损益结转,然后单击它后面的
如下图,单击本年利润科目后面的
,选择本年利润科目,选择完毕之后单击【确定】
如下图,在这个界面单击右上角的【全选】,下面都变成浅绿色,然后单击【确定】
如
下图,系统自动生成转账凭证,单击
,凭证左上角出现
字样。
注:
然后还得对生成的这张转账凭证进行【记账】
6.6
本月所有工作都完成之后,就可以进行月末结账,单击
,直接点击下一步,系统自动对账,出现下图,点击【结账】按钮即可,至此一个月的业务完成!
如果出现下图提示,则请点击【上一步】,仔细查看工作报告,检查哪步没有完成。
七.财务报表:
启动财务报表:
报表的状态:
报表有两种状态:
格式状态和数据状态
格式状态下:
可以编辑报表公式设置关键字等
数据状态下:
可以进行数据处理,还可以追加表页,例如,每年有12个月,然后可以追加12张,那么不用每次都要选择模式。
格式状态和数据状态的切换可以通过报表左下角的
按钮进行切换。
第一次使用报表的操作流程:
1.打开UFO报表系统,单击
【新建】按钮,新建一个空白表页。
2.单击菜单栏的
,选择
3.如下图,选择您所在的行业以及要生成的报表,提示是否覆盖本表格式,选择【是】
注:
选择模板的时候行业性质一定要与总账中的行业性质一致,否则会造成报表取数不正确。
如果您不知道总账选择的行业,可以到总账中查看
查看路径是:
总账——设置——选项——其他——行业性质【如下右图】
4.查看公式定义是否正确,不正确的可以单击
按钮进行修改,也可以进行双击修改,一般我们不建议修改公式。
5.单击左下角的
按钮,切换到数据状态,提示是否全表重算,点击【否】。
6.依次选择菜单栏的“数据”——“关键字”——“录入”,输入年月日,单击确认。
7.稍等片刻,就会显示出数据,如果有的列数据显示为
,请调整其列宽即可。
8.如果生成的数据不正确,请查看公式定义是否正确,余额方向是否一致等,修改后重新计算即可。
9.确认无误后,保存报表。
【记得保存的位置和名字】
下一月生成报表的流程:
1.进入UFO报表系统,打开上一月生成的报表。
2.单击菜单栏的“编辑”——“追加”——“表页”,输入追加的页数1确认。
3.这时,在左下角会看到
的标识,单击第2页。
4.依次选择菜单栏的“数据”——“关键字”——“录入”,输入年月日,单击确认。
5.稍等片刻即可显示本月的数据。
6.确证数据无误后,保存报表即可
7.以后每月重复1-6步即可。
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