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档案管理讲义

档案管理讲义

第二编

档案管理

第一章

文书档案管理

一、

文书档案：

是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在党务、行政管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。

二、文件材料的收集是指立档单位各部门及个人按照档案管理的要求，在日常工作中有目的地收集文件材料的活动。

三、文件材料的收集工作的要求：

1.文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求；2.归档文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能；3.档案机构要加强对收集工作的监督和指导；4.及时移交应归档文件材料。

四、文件材料收集主要有几种方法：

1.严格按照归档范围进行收集。

这是收集工作的主要形式。

2.建立相关制度，加强对零散文件的收集。

3.明确具体人员职责，保证归档文件材料齐全完整。

4.平时收集。

五、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务：

一是确定归档范围；二是划分保管期限

六、文件材料的鉴定原则：

1.历史的观点，要分析文件材料的价值，不能脱离当时的历史条件。

2.全面的观点，一方面要全面地分析文件材料各方面的特征，再一方面要全面地预测将来社会对档案利用的需要；既要考虑当前的需要，又要考虑长远的需要3.发展的观点，档案的价值有时效性和扩展性的特点。

七、.鉴定应注意的问题：

1.以文件材料为主，不是“有收必归”，凡是报道本机关情况，反映本单位工作活动的，或以简报形式发布的与本机关主要职能工作有关的文件，则应随同本机关形成的文件纳入归档范围。

2.以文件材料价值为主，不是“有文必档”。

3.归与不归，不能光看有无红字版头和文号。

普发文件不存档。

4.以本机关为主，不是“外机关都不要”，许多外来的上、下级文件，都是反映本机关主要职能活动的。

5.要注意宏观文件材料，也要注意微观文件材料。

八、2020年12月18日国家档案局颁发《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。

各机关单位必须以此作为鉴定工作和判定文件材料归档和不归档的基本依据。

九、机关文件材料归档范围：

1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益方面具有凭证价值的文件材料。

3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

4.其他对本机关具有查考价值的文件材料。

十、机关文件材料不归档范围：

1.上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料，不是重要的不保存。

十一、国家档案局对文书档案规定的保管期限有2种，即永久和定期。

定期一般分为30年、10年。

带“重要”划分为永久。

分析文件材料的内容是判定其价值和划分保管期限的基础。

文件材料的现实作用和历史作用主要取决于其内容

十二、永久保管的文书材料主要包括：

1.本机关制定的政策法规性文件材料；2.本机关召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4.本机关关于重要问题的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；5.本机关机构演变、人事任免等文件材料；6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、批复等文件材料。

十三、划分保管期限应注意的问题：

1.注意文件之间的联系，不要孤立地看其价值；2.注意考察文件的实际内容，不要单从形式上看其价值；3.注意考虑文件的长远需要，不要静止地看其价值；4.要综合研究文件的各种作用，不要片面地看其价值。

十四、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》是正确区分文件材料价值、划分保管期限的基本依据。

《档案保管期限表》主要由顺序号、条款、保管期限和备注等项组成。

条款是一组类型相同的文件材料名称，包括一组文件材料的来源、内容和形式，文字要简明确切。

十五、归档文件：

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

十六、归档文件有以下限定：

1.必须是办理完毕的文件材料，文书处理程序不是文件现行效用的结束。

2.必须是文书档案范畴的纸质文件材料。

3.必须是应保存的文件材料。

十七、归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序的过程。

十八、《规则》确定了归档文件的整理原则：

1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2.区分文件不同价值。

3.便于保管和利用”。

“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”是整理原则的基本指导思想，“便于保管利用”是整理原则的基本要求。

“事由原则”将同一事由的的文件材料排在一起，是为了充分体现文件的形成规律和文件之间的有机联系。

十九、《规则》规定：

“件”即归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一份。

这是对“件”概念认识和“件”实体确定的基本原则。

二十、归档文件整理单位

“件”的确定的统一要求是：

1.正本与定稿为一件，正本与发文处理为一体；2.正文与附件为一件；3.转发文与被转发文为一体；4.原件与复制件为一件；5.来文与复文可为一件；6.文件处理单与文件为一件；7.报表、名册、图册等每册（本）为一件。

会议记录为一本，不要拆开，保持一件。

二十一、归档文件的修整：

1.修裱破损文件；2.复制字迹模糊或易褪变文件；3.超大纸张折叠；4.去除易锈蚀的金属物。

二十二、只有有明确请求、询问的事项，需要对方明确答复（批复、批示、复函）时，其形成的来文与复文方可“可为一件”。

二十三、件内稿本、文本的排列:

《规则》规定：

“正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后”。

处理单在前，正本在后；发文文件处理单在前，定稿在后。

二十四、装订的要求：

采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐；采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐。

装订工作最好由专人负责。

二十五、分类是归档文件按其内容和形式特征划分类别和层次，构成有机体系的过程。

分类必须在区分全宗的基础上进行。

在通常情况下，一个独立的机关、团体、企业、事业单位，可以称为一个立档单位，其形成的归档保存的文件材料（档案）单独构成全宗。

二十六、归档文件的分类具体包括选择确定分类方法，制定分类方案和文件实体归类等内容。

《规则》以年度、机构或问题和保管期限作为基本的分类方法。

规划、计划应归于当年度，年度总结一般放入第二年。

件内稿本、文本日期不一致的，应以装订时排在前面的文本日期为准。

二十七、保管期限分类法是将归档文件按照不同的保管期限分开，分成永久、定期两个类别，其中定期一般可分为30年、10年。

二十八、年度分类时应注意哪些情况：

1.文件有多个时间，分年度时，一般来说以文件签发日期（即落款日期）为准据以断定文件所属年度。

2.跨年度形成的有密切联系的文件，往往统一在办结年度归档。

3.件内稿本、文本日期不一致，应以装订时排在前面的文本的日期为准；4.文件没有标注日期。

二十九、机构分类法：

机构分类法是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。

机构适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成文件材料在内容上不相交叉的机关单位。

注意事项：

1.原则上哪个机构处理处理或办理的文件就归入哪个机构的类别中，对于几个机构共同处理或办理的文件，有主办机构的应归入主办机构。

2.机关内部设置的临时机构，应和内部机构一样设置类目，其形成的文件材料归入该临时机构。

三十、问题分类法：

问题分类法是按归档文件内容划分类别。

按问题分类，不受机关内部机构限制。

这种分类法适用内部机构变化较大，职责范围不甚清楚，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单位。

采用问题分类法，可以避免或减少同一内容文件材料分散的现象，便于按专题查找利用。

采用问题分类法，要注意考虑机关内设机构的基本职能和业务范围，尽量做到问题和机构基本对应。

同时，类目设置要符合逻辑，类名要简明准确，前后一致。

三十一、分类方案有哪些：

1.保管期限――年度――机构分类法；2.保管期限――年度――问题分类法；3.年度――机构――保管期限分类法；4.问题――年度――保管期限分类法；5.保管期限――年度分类法。

三十二、分类应注意的问题：

第一，同一层次的分类必须依据同一标准；第二，类目设置要合理，含义要明确，不可互相交叉，互相包容，类目具有排它性；第三，划分的子项的外延总和应等于母项的外延。

三十三、归档文件的排列，是指在分类体系的最低一级类目内，按照一定的原则和方法排定归档文件先后次序的过程。

归档文件的排列，《规则》强调了“事由原则”，同一事由即有密切联系的文件材料应当排列在一起。

《规则》还提供了按照文件材料形成时间、重要程序等排列的不同方法。

三十四、按照事由原则排列归档文件的主要优点是：

第一，体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整理原则。

第二，对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用；第三，有利于检索和档案实体存取工作。

三十五、排列的方法：

1.同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按照文件材料形成时间的先后顺序，时间最的在前、时间晚的在后。

按文件材料的重要程度排列，重要的在前，次要的在后。

2.不同事由间归档文件的排列：

（1）是按不同事由办结时间的先后顺序排列；

（2）是按事由的重要程度排列。

（3）按事由文件材料的责任者或承办部门分别集中排列。

（4）按事由文件材料所反映的不同问题分别集中排列。

三十六、归档文件排列应注意哪些问题；1.不同类目归档文件的排列，编制分类方案时就确定了的，应以编制部门的有关文件为准。

2.不可将归档文件直接按形成时间或收、发文文号顺序排列。

3.“随办随归”应服从归档文件按事由排列原则。

4.“零头”归档文件的排列。

三十七：

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

编号是编目工作的起点和基础，其目的是固定分类、排列体系，也为编目及查找实体提供了条件。

三十八、件号分为室编件号和馆编件号两种。

室编件号在同一年度、统一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。

三十九、馆编件号的编制方法有哪几种参考；1.将室编件号与馆编件号合二为一；2.充分利用原基础，对部分变动较大的归档文件目录进行调整；3.统一编制馆编件号。

四十、档号项目分为哪几项：

档号项目分为必要项和选择项：

其中必要项目包括全宗号、年度、保管期限和件号，机构或问题项为选择项。

四十一、归档章一般盖在归档文件首页上端居中的空白位置。

编目主要是指编制归档文件目录。

编制归档文件目录，可以实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。

四十二、归档文件目录设置件号（室编件号、馆编件号）、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

责任者填写：

责任者是指制发文件的国家机构、社会组织或个人，即文件的作者、署名者。

1.责任者有多个时，填写列居首位的责任者；2.主办单位、立档单位或上级主管部门是责任者的必须填写，其余视需要填写；3.被省略的责任者用

“〔等〕”表示，责任者之间以“；”分隔；4.没有责任者的文件材料，需考证清楚后填写，并加

“〔〕”标识。

题名填写：

1.正题名不能揭示文件内容时，副题名应当抄录在正题名之后，并在副题名之前加“：

”。

2并列题名是以第二种语言书写的与正题名对照并列的题名，填写时与正题名一并抄录，并列题名前加“＝”。

3.有些文件题名过于简单或题名含义不清，不能揭示文件材料内容，填写时也要照实抄录，但应重新拟定准确的题名附后，并加“〔〕”标识。

4.对于没有题名的文件，可直接填写拟好的题名，加上“〔〕”标识。

5.如果正文题名反映出附件内容，转发文题名指明被转发文题名，填写时仅抄录正文题名、转发文题名。

否则，附件题名、被转发文题名均要抄录，并加“（）”标识，但不可另作条目。

6.干部任免、调配等人事方面的文件材料，凡涉及到本单位人员，其人员名字要照实抄录，附在题名后，并加“（）”标识。

7.来文与复文为一件时，填写复文题名作为本件题名。

来文与复文各为一件时，分别填写来文与复文的题名。

日期填写：

以8位阿拉伯数字标注年月日。

时间不详时用数字“0”表示，同时在备注中加以说明。

页数填写：

填写一件文件的总页数。

有字迹和图表的页面算作一页，空白面不算。

备注填写：

备注用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、移出、销毁等。

备注栏难以填写时，可以在备注栏加注“※”，将具体内容填入备考表中。

四十三、装盒是将归档文件按件号顺序装入档案盒，同时包括填写盒内文件目录、盒内备考表和编制、填写盒封面与盒背脊项目等工作内容。

档案盒的摆放方式分为竖式和横式两种。

起止件号：

填写盒内排列最前和最后的归档文件的件号，其间用“－”连接，如“18－36”。

填写备考表是对盒内文件材料进行动态管理的有效措施。

盒脊项目的设置包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题、起止件号和盒号等。

四十四、装盒的具体要求：

第一，不同形成年度的归档文件不能放入同一档案盒。

第二，不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒。

第三，不同机构或问题类目的归档文件不能放入同一档案盒。

第四，当遇到同一类目的归档文件数量少，不够一盒时，只能通过装入不同厚度的档案盒来解决。

第五，档案盒只是归档文件的装具，不具有保管单位的性质和作用。

第二章

科技档案管理

四十五、科技档案管理的核心任务是：

依据档案法律法规，按照科技档案的运行规律和特点，集中统一管理科技档案，确保其完整、系统、准确和安全，为满足科技档案的利用需求提供信息支持与服务。

四十六、科技档案：

企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及此管理活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

四十七、科技档案的种类主要有：

工业生产技术档案，农业科技档案，设备仪器材料，科学技术研究档案，地质档案，测绘档案和医学科技档案等。

工业生产技术档案主要是工业产品档案，其基本特点是型号成套；基建档案的特点是建设项目成套；设备仪器档案特点是型号成套；科研档案的基本特点是课题成套。

四十八、科技档案的功能：

（一）、科技档案的知识储备和依据凭证功能。

1.知识储备功能。

它所储备的是在科技、生产活动中直接产生和形成的原生信息。

2.依据凭证功能：

（1）.科技档案是产品定型的依据；

（2）.科技档案是产品再生产或停产产品恢复生产的依据；（3）.科技档案是工程维护、使用的依据；（4）.科技档案还具有客观的凭证作用。

（二）科技档案的情报功能。

科技档案的情报功能是指科技档案的内容

在科技、生产活动中所具有的科技参考作用和科技交流作用。

它表现在三个方面：

1.科技档案为科技研究工作提供条件。

2.科技档案为工程和产品设计提供条件。

3.科技档案是进行科学技术交流的工具。

（三）、科技档案的促进生产力发展和提高经济效益的功能。

四十九、科技档案的收集：

就是按照国家的有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和社会有保存价值的科技文件资料收集到档案部门的工作。

科技档案收集工作主要包括：

科技文件归档、基层档案部门收集工作和档案馆的收集工作。

五十、科技文件归档制度的内容，一般包括科技文件归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续。

确定归档范围的标准：

科技文件是否具有保存价值。

五十一、确定归档范围的基本方法：

1.研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的各类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件；2.掌握本单位的基本职能情况，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件，从而确定这些科技文件的归档范围；3.正确划分本单位科技资料、科技文件与文书档案材料的界限；4.根据国家及专业主管部门确定的文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件归档范围。

五十二、科技文件的归档时间最常见的5种情况：

1.在项目全部结束时间归档；2.按工作阶段归档；3.按子项结束时间归档；4.按年度归档；一是活动和形成周期较长，按年度比按阶段归档更合适的科技项目文件；二是某些自然观察或观测活动中形成的科技文件；三是应该作为科技档案归档保存的科技文件，一般按年度归档。

5.随时归档。

（1）.科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位施工图。

（2）.机密性较强的特殊科技文件。

（3）.外来文件。

五十三、科技文件归档的基本要求：

一是归档工作由相关的科技业务部门承担；二是归档的科技文件，应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰，有利于长久保存；三是归档的科技文件必须做到完整、准确，并经过系统整理、编目，由项目负责人审查后及时归档；四是档案部门有责任监督、指导科技人员做好科技文件的归档工作。

五十四、基层档案部门开展科技档案收集应注意哪几个问题：

1.要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则；2.要遵循科技档案的自然形成规律；3.要保证科技档案的完整、准确。

五十五、科技文件的归档份数一般归档1份，重要的、使用频繁的应归档2份以上。

在具体确定科技文件归档份数时，应考虑：

要考虑归档材料的重要程度、要考虑开架阅览的需要、要根据国家有关规定。

办理科技文件归档手续主要包括两个方面：

编写归档情况简要说明、填写归档文件移交清单。

五十五、基层档案部门开展科技档案收集工作的方法和措施：

1.按照归档制度的规定接收科技文件材料归档，按照本单位归档制度的有关规定，接收科技文件材料归档，是基层档案部门收集科技档案的基本方法。

2.纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法，各单位应当把科技材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划，列入有关部门有关人员的职责范围。

3.确定和疏通科技档案收集渠道，定向定内容收集。

4.抓住重要环节和关键阶段进行收集。

五十六、从2020年起，安徽省委、省政府在全省范围内实施了档案管理模式改革。

改革的内容之一就是调整科技档案的归属和流向，将科技档案由原先的科技专业档案馆保管改变为由国家综合档案馆保管。

五十七、国家综合档案馆确定收集范围时应考虑以下原则：

1.价值原则。

2.分级管理原则。

3.综合性原则。

五十八、科技档案接收制度：

1.科技档案实行无偿进馆制；2.科技档案实行相关单位主送制；3.科技档案实行补送制。

五十九、科技档案进馆的交接手续：

向国家综合档案馆移交科技档案时，移交单位需要准备一式两份的移交清册和有关及档案的考证材料。

六十、科技档案的整理工作，包括系统整理和科学编目两部分。

六十一、科技档案整理工作的原则：

遵循科学档案的自然形成规律，保持科技档案之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类地整理，便于保管和利用。

六十二、科技档案分类方案的编制具体步骤是什么：

第一，根据库藏科技档案的基本各类设置大类，有多少科技档案，就设置多少个大类。

第二，在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系。

第三，给每一个类目以固定的代字或代号；第四，将形成的类目体系用文字或图表形式表达出来。

第五，撰写说明，指出分类方案的编制依据、分类标准、类目代字或代号的使用方法等。

六十三、科技档案最基本的分类方法有哪几种：

1.工程项目分类法；2.型号分类法；3.课题分类法；4.专业分类法；5.时间分类法；6.地域分类法。

六十四、基建档案的分类：

性质――工程项目分类法、流域（水系）――工程项目分类。

.设备档案的分类：

性质――型号分类法、工序――型号分类法。

随着产品和设备的革新、改进，工程及设备的管理、维修，还会逐步形成和补充一些新的科技文件。

对于这些文件材料，应单独组成案卷，不必地前期已组成案卷的科技文件再行拆卷。

六十五、科技案卷的基本特征：

1.案卷是一组具有有机联系的科技文件。

2.案卷内的科技文件有一个相对的数量界限。

3.一个案卷内科技文件的保存价值大体相同。

价值小的服从价值大的，保管期限一律从长。

六十六、科技档案组卷方法：

1.产品、设备食品文件（特别是图纸部分）按其反映的不同部件、结构、系统分别组成案卷。

2.基建工程的科技文件（特别是图纸部分），按其反映的不同专业，分别组成案卷；3.科研课题的科技文件可以按其反映的不同研究阶段，分别组成案卷。

4.产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组成案卷。

六十七、科技档案案卷排列的具体方法：

1.产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。

2.科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

3.基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工力设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

4.设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收或自制设备设计、制造、验收，设备安装高度，随机文件材料，设备运行，设备维护等排列。

第三章

会计、人事及音像档案的管理

六十八、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

会计档案的特点：

1.形成范围广。

凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。

2.档案类别稳。

3.外在形式多样。

六十九、会计核算材料归档范围包括：

（归档要遵循会计核算工作的规律，力求会计档案的齐全、完整和准确）1.会计凭证，重要的会计核算材料，应当归档。

2.会计账簿，各个单位的会计账簿，其名称和外形虽不尽相同，但账簿是会计核算的主要材料，应全部归档。

3.财务报告都是应归档。

4.其他核算材料。

七十、会计档案的归档要求：

1。

归档的会计核算材料真实、准确。

2.会计档案移交原则上应保持原卷册封装。

3.要严格交接手续。

会计档案保管期限分为永久和定期两类。

定期中又分为3年、5年、10年、15年、25年。

永久保管期限的档案在各立档单位构成比例最小，但价值最大。

它主要是年度决算财务报告及会计档案的保管清册和销毁清册。

七十一、.在销毁会计档案时，应当注意：

部分特殊的会计档案如涉及到未结清的债权债务的原始凭证、涉及产权的原始凭证以及工资发放表等，可适当延长其保管期限，抽出单独立卷，并在会计档案案卷目录中说明。

另外，处在项目建设期间的基建会计档案，即使会计档案期限已满，也不得销毁。

七十二、人事档案的收集：

人事档案的收集工作，是人事档案管理部门根据本机关人事管理权限的范围及人事档案的收集归档范围，将有关部门形成的人事档案集中起来，统一保管的工作。

七十三、人事档案分为正本和副本，正本分为十类：

第一类，履历材料；第二类，自传材料；第三类，鉴定、考核、考察材料；第四类，学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；第五类，政治历史情况审查材料；第六类，参加中国共产党、共青团及民主党派材料；第七类，奖励材料；第八类，处分材料；第九类，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国