解读编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表上篇.docx
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解读编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表上篇
解读:
编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表(上篇)
编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表
存在问题
根据前期业务指导和审核情况总结,企业在编制档案保管期限表时主要存在以下问题:
1.文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料
许多应纳入归档范围的重要文件材料没有列入保管期限表中,尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。
2.文件材料保管期限不合理
应该定为永久保管的档案,定为30年或10年;应该定为30年保管的,定为10年。
3.表述太笼统
文件材料内容条目过多使用模糊语言,如“重要的”“一般的”等用语,致使保管期限表对鉴定业务起不到应有的指导作用。
4.表述不准确
文件材料内容使用的词语易引起歧义,同一含义内容前后使用不一致词语,或是不使用标准化用语。
5.文件材料内容重复、交叉现象严重
同一层次文件材料分类原则不一致,文件材料内容逻辑混乱,同一内容多次反复出现。
原因分析
企业在档案保管期限表编制过程中造成上述问题的原因主要有:
保管期限表编制没有严格按照机构设置及职责说明来进行,照抄照搬10号令或其他企业保管期限表。
更有甚者,将企业原有保管期限表进行翻版后直接报审。
有的单位档案部门没有处理好业务部门的作用,在保管期限表编制过程中要么完全由档案部门大包大揽,要么完全听由业务部门决定,档案部门不主动作为。
有的单位编制人员没有完全吃透10号令精神,或是没有掌握归档范围和保管期限表的编制要求。
正是上述原因,导致文件材料归档范围和档案保管期限表编制质量不高。
编制流程
企业在文件材料归档范围和管理类档案保管期限表编制过程中应遵循以下步骤:
第一步:
部门职责分析,确定管理类档案保管期限表框架结构。
第二步:
各部门业务流程梳理,依据业务流程、法律法规和规范性文件提出记录保存要求,初步形成部门文件材料归档范围和管理类档案保管期限表。
第三步:
档案部门汇总各部门文件材料归档范围和管理类保管期限表,形成初稿。
此过程中,档案部门可进行必要修改。
第四步:
将初稿下发各部门征求意见,各部门可通过互相借鉴触发修改需求,补充有关内容。
第五步:
档案部门逐一与各部门讨论确定文件材料归档范围和管理类档案保管期限表,形成定稿。
编制准备工作
文件材料归档范围和档案保管期限表编制除按照一定步骤进行外,还要做好编制前准备工作:
1.做好编制的组织工作
文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作不仅仅是档案部门的事,也是业务部门的事,需要充分发挥业务部门作用。
业务部门在梳理文件材料内容、确定档案保管期限过程中常常发挥着重要的作用,编制过程中应充分吸收业务部门人员参与。
有条件的企业应成立文件材料归档范围和档案保管期限表编制领导小组和编制办公室或工作小组。
领导小组由分管档案工作的企业负责人任组长,档案部门负责人任副组长,职能部门负责人、业务部门负责人为成员。
领导小组负责批准文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作计划,审定文件材料归档范围和档案保管期限表,协调编制工作中的重大事项;如有下属单位,领导小组还应负责所属单位文件材料归档范围和档案保管期限表的审查。
编制办公室或工作小组由档案部门、职能部门、业务部门人员组成,职责是:
制定文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作计划;具体组织文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作;起草文件材料归档范围和档案保管期限表;负责文件材料归档范围和档案保管期限表的宣贯;如有下属单位,还应负责指导所属企业开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作。
2.科学制定编制计划,开展10号令宣贯、培训
合理地安排文件材料归档范围和档案保管期限表起草、修改、下发、宣贯等阶段各项工作;要将每一项工作落实到人,并有明确的时间节点和工作成果形式;制定工作计划时同步制定预算;要特别注意,不仅要编制管理类文件材料归档范围和档案保管期限表,还要同时编制和修订其他各类文件材料归档范围和档案保管期限表,如生产和服务提供、科研、重大建设项目等。
要及时开展10号令的宣贯与培训,培训人员包括编制领导小组成员、编制小组组成人员和下属单位有关人员。
要让有关人员了解10号令的精神实质和文件材料归档范围和档案保管期限表编制要求和方法。
3.做好调研、职能分析和资料收集
通过调研,了解掌握本企业组织机构架构和其职责。
通过职能分析,摸清本企业的活动特点,摸清产品和业务组成,梳理出产品和业务从设计研发、生产、销售和售后服务等流程。
此外,还要进行资料收集,特别是要收集除国家档案法律法规和规范性文件以外的、与本企业业务活动有关的法律法规和国家下发的规范性文件,了解国家其他行政管理部门对本企业档案和有关业务形成记录的保存要求。
如《中华人民共和国商业银行法》就对商业银行的信贷档案管理工作提出了要求。
这些法律法规和规范性文件对记录及档案的管理要求,如果有超出10号令或有关档案法律法规和规范性文件要求的,应在本企业的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表中予以体现。
正确发挥业务部门作用
文件材料归档范围和档案保管期限表编制过程中,档案部门一方面不要大包大揽,不吸收业务部门参与,同时也要切忌唯业务部门马首是瞻的做法。
一是要发挥业务部门在梳理文件材料内容方面的作用,具体作法可以设计一张文件材料内容调查表,由业务部门各岗位人员进行填写,内容应包括文件材料名称、产生业务、用途、发放范围、存储格式、载体形式、签署过程、传递方式、内容提要等。
二是充分发挥业务部门在初步确定档案保管期限中的建议作用,有时业务部门对档案保管期限的确定根据是档案部门所不能掌握的。
三是要充分发挥档案部门的专业作用,对业务部门提出的意见和建议把好关,从档案专业角度最终确定采纳与否。
对于业务部门提出的缩小归档范围和缩短保管期限的建议应谨慎处理。
管理类档案保管期限表体例和结构设计
管理类档案保管期限表是10号令贯彻实施过程中第一个要编制的,其中文件材料排列体例和结构既可采用按部门,也可采用按职能,但两种排列方法均有其优缺点和适应性,具体见下表。
排列方式
利
弊
适用性
按机构
(1)制定时可通过分析各部门的 业务活动,将许多需归档的非红 头文件纳入归档范围。
(2)将文件材料归档范围与部门 对应,有利于明确归档责任,有利 于文件材料的收集归档。
(1)可借鉴参考的样表较少,制定时 需分析各部门业务,对编制人员要 求较高,工作量大,编制周期长。
(2)有些企业部门设置变化频繁, 档案保管期限表会因部门频繁变 动而频繁修订。
适用于部门或职能调整不频 繁,有业务能力较强的档案 人员承担编制工作的企业。
按职能
(1)可参考的样表较多,编制工作 量相对较小,对保管期限表编制 人员要求相对较低。
(2)编制好的保管期限表可应对 机构频繁变化。
(1)文件材料形成、归档责任不清, 不利于保管期限表的贯彻实施,不 利于文件材料的收集归档工作。
(2)易遗漏重要的非红头文件。
适用于制定指导行业、下属 单位文件材料归档范围和档 案保管期限表时用;适用于 机构变化频繁的企业或第一 次编制保管期限表的企业。
各企业可根据本企业的档案工作所处的阶段和实际情况选择确定。
保管期限表的设计一般采用三栏式,分别为序号、文件材料、保管期限。
序号采用层垒制编号,表中编号不得重复,以方便进行档案鉴定时引用。
在编制管理类档案保管期限表过程中,企业首先要设计表的结构和进行职责分析。
在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时,充分依据并分析职责,是当前国际档案界推崇的做法。
本文将就机构职责的重要作用、职责分析在文件材料归档范围和管理类档案保管期限中的运用进行阐述。
以往企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表过程中,很少依据部门职责。
归档范围和保管期限表要么照抄照搬档案行政管理部门下发文件时提供的样表,要么照抄照搬其他企业的样本。
这种做法导致文件材料归档范围和档案保管期限表可实施性差,导致企业文件材料的归档收集和档案鉴定工作的粗放。
为此,国家档案局在10号令实施中提出:
企业在编制文件材料归档范围和管理类档案保管期限表时,要分析企业机构职责。
这是因为,10号令附表是为所有企业提供原则依据而制定的,并未能包括企业所有产生的应归档的管理类文件材料。
因此,不仅文件材料归档范围和管理类档案保管期限表结构要以企业机构职责为依据进行设计,而且凡企业机构在职责履行过程中形成的文件材料,都要在归档范围和保管期限表中反映出来。
只有这样,才能做到应归尽归。
而要实现这个目标,只能通过职责分析。
通过职责分析确定业务类型
不同类型的企业因其业务不同,文件材料归档范围和档案保管期限表的内容应不同。
企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时,首要工作就是确定本企业业务类型,并据此确定管理类档案保管期限表的内容范围。
按照是否从事具体产品生产,企业可分为集团型企业和非集团型企业。
集团型企业一般设有企业不从事具体产品生产的总部,总部通过战略、财务或生产计划对下属或控股企业加以管控。
集团型企业分类、管控特点及保管期限表特点如表1。
企业类型
管控特点
保管期限表特点
战略管控型
集团总部主要通过战略控制来管理下属企业,总部对下属单位日常经营、管理事务干预较少,总部战略管理机构强大。
集团总部主要通过战略控制来管理下属企业,总部对下属单位日常经营、管理事务干预较少,总部战略管理机构强大。
财务管控型
集团总部主要通过财务或财务指标等工具来管理下属企业,总部对下属单位日常经营、管理事务干预较少,总部财务管理机构强大。
集团总部主要通过财务或财务指标等工具来管理下属企业,总部对下属单位日常经营、管理事务干预较少,总部财务管理机构强大。
生产管控型
集团总部主要通过生产计划来管理下属企业,总部对下属单位日常生产、经营、管理事务干预较多,总部生产管理机构强大。
集团总部主要通过生产计划来管理下属企业,总部对下属单位日常生产、经营、管理事务干预较多,总部生产管理机构强大。
混合型
集团总部针对下属单位不同的产业采用不同的管控方式,事业部机构较多。
集团总部针对下属单位不同的产业采用不同的管控方式,事业部机构较多。
非集团型企业一般指从事具体产品生产且无下属单位的企业。
这些企业按照产品的不同又可分为不同类型,其特点如表2。
企业要根据本企业特点,对10号令中的内容进行相应取舍。
企业类型
产品特点
保管期限表特点
有形产品生产企业
企业产出主要为机械等有形产品。
生产技术、经营管理职能丰富,产生文件材料较多。
无形产品生产企业
企业产出主要为无形服务,如咨询公司。
无生产技术文件材料,经营管理和业务管理文件材料较多。
混合产品生产企业
企业产出既有有形产品,又有无形服务。
上述两者兼具。
通过职责分析确定表的结构
企业管理类档案保管期限表结构分别是按机构或按职能,不论选哪一种,其结构安排必须以企业机构设置及其职责为依据。
即使采用职能排列法也要对职责进行分析,而不能照抄照搬10号令的一级条目。
1. 通过机构设置与职责分析,将10号令附表的有关内容编入相应的机构或职能
由于不同企业的管理理念不同,同一职能工作会置于不同部门。
如档案工作,有的放在企业办公室,有的企业则划分在质量部,还有的企业档案工作是信息部门职责的一部分,也有的企业单独设置档案部门。
因此,必须通过职责分析,将相应的职能对号入座,归入相应的部门或职能中,为组织文件材料提供依据。
否则,易把该由甲部门归档的文件材料置入乙部门归档范围。
2. 通过机构设置与职责分析,找出10号令附表中无对应文件材料的职责
在确定了管理类档案保管期限表的框架后,应在将10号令附表中内容与职责对号入座的基础上,找到10号令附表中无对应文件材料的职责,为下一步通过分析职责导出具体的文件材料提供依据。
通过职责分析确定条目内容
企业管理类档案保管期限表由各条目内容组成,它的内容主要也由职责分析来确定,方法如下:
1.照抄10号令附表
这部分内容主要是通过职责分析,可从10号令附表直接确定对应的条目内容。
如“3本企业资本登记、资本变动、融资文件材料”“7本企业承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议、国际性会议的文件材料”“13.2建设项目工作文件材料”“14.2质量管理工作文件材料”等。
2. 在10号令附表基础上经过适当增、删或修改后形成
有部分条目内容需要在10号令附表基础上适当增加、删除或修改形成。
在10号令附表基础上需要增加的文件材料比较多,如“15.3文秘、机要、档案、保密工作文件材料”,涉及档案工作文件材料的有15.3.1—15.3.3,但根据有的企业的档案管理职责分析,需补充“档案工作检查、考核、专项业务指导、项目档案验收等文件材料”。
需要删减的如“14.1生产组织工作文件材料”。
由于有的集团型企业总部不承担具体业务或产品的生产,对下属企业也采用战略管控或财务管控进行管理,尽管总部机构中也包括此职责,但总部一般不形成“14.1.3生产作业计划编制、执行及调度工作文件材料”和“14.1.4生产调度会议记录”,那么在保管期限表可不体现此类文件材料。
需要修改的如“14.11图书、情报工作文件材料”。
有的企业并不对图书进行管理,但有情报工作文件,那么可将此项职能的文件材料修改为“情报工作文件材料”。
3.在10号令附表基础上进行细化
为增强可操作性,保管期限表中文件材料的内容尽可能不出现“重要的”“一般的”等模糊词语,10号令附表中的模糊词语必须细化为具体的词。
因为保管期限表的编制人员与档案鉴定人员往往不是同一个人,如果不特别说明,档案鉴定人员一般难以掌握保管期限表编制时的“重要的”和“一般的”指的是什么。
其中很大一部分模糊词的细化可根据企业管理标准来进行,但还有一部分文件材料的细化需要通过分析该职责和其对应的业务流程来细化确定。
如“15.2.9本企业人员参加社会保障、医疗保险、商业保险、住房公积金、劳动保护、职业安全、医疗卫生、计划生育等文件材料”,其中的“企业人员参加住房公积金”职责需要经过单位登记、公积金缴纳、公积金提取、信息变更等流程。
以北京市为例,住房公积金办理流程及形成的文件材料如下:
单位和个人登记、变更文件材料:
单位登记表、单位账户注销登记表、单位信息变更登记表、个人信息变更申请书、转移申请书;
公积金缴纳形成的文件材料:
预留印鉴卡、住房公积金汇缴变更清册、住房公积金汇缴(跨年)清册、住房公积金汇缴书、单位汇款缴存公积金备案表、委托银行收款缴交住房公积金协议、特约委托收款付款授权书、补缴书、单位缓缴住房公积金申请表;
公积金提取形成的文件材料:
提取申请书、提取清册。
4.完全通过职责分析导出
在职责分析时,有的职责在10号令附表中无对应的内容,这部分职责形成的文件材料应完全通过职责分析导出,类似的情况还有企业成立的临时机构或非正式机构形成的文件材料。
如某机构职责中有“持续跟踪股东大会、董事会有关决议的执行情况,并根据需要撰写执行情况汇报材料”。
该职责在10号令附表中找不到相应的文件材料,其形成的文件材料就必须通过职责分析来导出。
通过分析,可以确定该职责形成的文件材料应该有“股东大会、董事会有关决议的执行情况报告”。
临时机构或非正式机构,如风险管理委员会、党的群众路线教育活动领导小组及其办公室等,这些机构形成的文件材料应根据其承担的任务或职责进行分析后导出。
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